「従業員がなかなか有給休暇を取得してくれない」「5日間の年次有給休暇取得義務を達成できているか不安だ」——中小企業の経営者・人事担当者からこうした悩みをよく耳にします。2019年4月の労働基準法改正によって、使用者（会社）は年10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての従業員に対して、年間5日以上の有給休暇を取得させる義務を負うことになりました。この義務を果たせなかった場合、労働基準法違反として30万円以下の罰金が科される可能性があります。
しかし、「従業員が自発的に申請してくれるのを待つ」だけでは、なかなか5日を達成できないのが実情です。そこで注目されているのが年次有給休暇の計画的付与制度です。この制度をうまく活用すれば、会社主導で計画的に有給休暇の取得を促進でき、義務達成と従業員のワーク・ライフ・バランス向上を同時に実現できます。
本記事では、計画的付与制度の仕組みから導入手順、パート・アルバイトへの対応、よくある誤解まで、中小企業の実務担当者が押さえておくべき情報をわかりやすく解説します。
年次有給休暇の計画的付与制度とは何か
年次有給休暇の計画的付与制度とは、労働基準法第39条第6項に根拠を置く制度で、労使協定（労働者側と使用者側が締結する取り決め）を締結することにより、従業員に付与された年次有給休暇のうち5日を超える部分について、会社が取得する時季（日程）をあらかじめ指定して与えることができる仕組みです。
通常、年次有給休暇の時季は従業員自身が指定するのが原則です（労働基準法第39条第5項）。ただし計画的付与制度を導入すると、5日を超える分については会社側が取得日を決めることができます。一方で、5日分は必ず従業員が自由に取得できる日数として確保しなければなりません。すべての有給休暇日を会社が指定することは法律上認められておらず、この点は後述の「よくある誤解」でも触れます。
計画的付与の方式は主に次の3パターンがあります。
- 一斉付与方式：全従業員に対して同じ日・同じ期間に一斉に付与する方法。工場の夏季・年末年始休業などに活用されることが多く、製造業・建設業に向いています。
- 交替制付与方式：部署やグループごとにローテーションを組んで付与する方法。業務を止められないサービス業・小売業などに適しています。
- 個人別付与方式：誕生日や入社記念日など、従業員ごとに個別の日程を設定する方法。事務職など個人対応が必要な職場に向いています。
自社の業態や人員体制に合った方式を選ぶことが、スムーズな導入の第一歩です。
5日取得義務との関係を正しく理解する
2019年4月以降、使用者は年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員について、1年間に最低5日間の有給休暇を取得させる義務を負います（労働基準法第39条第7項）。計画的付与制度と5日取得義務の関係について、混乱している方も少なくないため、ここで整理します。
計画的付与で取得させた日数は、5日取得義務の達成にカウントできます。たとえば、計画的付与で3日間取得させ、残り2日は従業員自身の申請で取得させるという組み合わせも有効です。また、「計画付与と自己申告の組み合わせで5日を達成できない従業員」に対しては、会社が時季を指定して取得させる義務（第39条第7項の時季指定義務）が発動します。
なお、年次有給休暇が年10日未満しか付与されない従業員（入社直後など）は5日取得義務の対象外ですが、後述するように計画的付与自体も適用できないケースが多くなります。この点についても、社内の対象者をあらかじめ整理しておくことが重要です。
導入に必要な「労使協定」の締結手順と注意点
計画的付与制度を導入するためには、必ず労使協定を締結しなければなりません。就業規則への記載だけでは不十分であり、労使協定なしに実施した場合は労働基準法違反となります。では、労働組合がない中小企業はどうすればよいのでしょうか。
労働組合がない場合の「過半数代表者」の選出
労働組合がない会社では、従業員の過半数を代表する者（過半数代表者）と労使協定を締結します。過半数代表者の選出には、投票・挙手・回覧など民主的な手続きが必要です。「社長が指名した」「管理職が自動的に代表になる」といった形での選出は認められておらず、行政指導の対象となりうるため注意が必要です。また、管理監督者（いわゆる管理職）は過半数代表者にはなれません。
労使協定に必要な記載事項
労使協定には、以下の事項を明記することが求められます。
- 計画的付与の対象となる従業員の範囲
- 計画的付与の対象となる有給休暇の日数
- 計画的付与を実施する具体的な時季（日程）
- 有給休暇の残日数が不足する従業員の取り扱い
協定書は書面で作成・保存することが必要です（保存期間は有効期間満了後3年間）。労働基準監督署への届出は原則不要ですが、就業規則にも計画的付与に関する規定を盛り込んでおくことが望ましいとされています。また、協定の有効期間を明記し、定期的に更新する運用を社内で確立しておきましょう。
計画付与日の変更・取消しへの備え
一度決定した計画付与日は、労使双方の合意なしに一方的に変更・取消しすることはできません。天災や急な事業上の都合で日程変更が必要になった場合も、改めて労使の合意を取り直すことが必要です。こうした事態に備えて、「緊急時の変更手続きに関する条項」をあらかじめ協定書に盛り込んでおくと、いざというときに柔軟に対応できます。
パート・アルバイトへの適用と残日数不足への対応
パート・アルバイトへの計画的付与
パートタイム・アルバイト従業員にも、週所定労働日数に応じた比例付与（勤続年数と所定労働日数によって付与日数が決まる仕組み）により年次有給休暇が付与されます。計画的付与の対象にすることも可能ですが、付与日数が少ないために「5日を超える部分」が存在しないケースも多く見られます。
たとえば、週2日勤務で勤続6ヶ月の従業員には3日の有給休暇が付与されますが、これは5日以下のため計画的付与の対象にはなりません。こうした従業員を計画的付与の対象外とすることを、労使協定に明記しておくことを強くお勧めします。明記がないと、トラブルの原因になりかねません。
残日数が不足する従業員への対応策
計画付与の対象者の中に、有給休暇の残日数が付与予定日数に満たない従業員がいる場合、以下のような対応策が考えられます。
- 特別休暇（無給）での補填：有給ではなく特別休暇として取り扱うことを協定に明記します。従業員への事前説明も丁寧に行いましょう。
- 計画付与の対象外とする：入社1年未満など、付与日数が少ない従業員をそもそも計画付与の適用除外とする方法です。最もシンプルで、トラブルが起きにくい対応です。
- 次年度の有給を繰り上げて充当：法的にグレーな部分があり、慎重な検討が必要です。専門家に相談した上で対応することをお勧めします。
従業員が計画付与日に慶弔や急病などやむを得ない事情が発生した場合の取り扱いも、あらかじめルールを整備しておくことが大切です。完全な柔軟対応は難しいものの、「別途振替取得を認める」などの規定を設けておくと、従業員の納得感を高めることができます。
計画的付与制度導入の実践ポイント
制度の仕組みを理解した上で、実際の導入・運用に向けた実践的なポイントをまとめます。
ステップ1：自社の状況を把握する
まず、従業員ごとの年次有給休暇の付与日数・残日数・取得状況を整理します。計画的付与の対象となる従業員（5日を超える有給を持つ者）を特定し、どの方式（一斉・交替制・個人別）が自社に合うかを検討します。
ステップ2：計画付与日程の設計と従業員への説明
繁忙期を避けた日程を設計することが、経営上の不安を解消するポイントです。業界・業種ごとの繁忙期カレンダーを踏まえ、従業員が比較的取得しやすい時期を選びましょう。日程案が固まったら、従業員に十分に説明し、意見を聴取することで合意形成がスムーズになります。
ステップ3：過半数代表者を民主的に選出し、協定を締結する
前述の通り、投票・挙手などの民主的手続きで過半数代表者を選出し、協定書を書面で締結します。協定書のひな形は厚生労働省のウェブサイト等で公開されているものも参考になりますが、自社の実態に合わせた記載を心がけましょう。
ステップ4：就業規則への反映と周知
就業規則に計画的付与に関する規定を盛り込み、全従業員に周知します。就業規則の変更には所轄の労働基準監督署への届出も必要です（常時10人以上を使用する事業場の場合）。
ステップ5：運用管理の仕組みを整備する
計画付与後は、従業員ごとの有給残日数・取得実績を適切に管理することが重要です。労働基準法の改正により、使用者には年次有給休暇管理簿の作成・保存（3年間）が義務付けられています。エクセルや勤怠管理システムを活用して、管理の煩雑さを軽減する工夫をしましょう。
また、従業員のメンタルヘルスや健康状態の変化を早期に把握するためには、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も有効です。有給休暇の取得促進と併せて、従業員が安心して働ける職場環境の整備を検討してみてください。
よくある誤解と法的リスクを確認する
計画的付与制度に関しては、誤った理解に基づいて運用してしまうケースが少なくありません。代表的な誤解とそのリスクを確認しておきましょう。
- 「有給休暇をすべて会社が指定してよい」は誤り：計画的付与できるのは5日を超える部分のみです。5日分は必ず従業員の自由取得分として残す必要があります。全日数を会社が指定することは違法です。
- 「労使協定なしで一斉休業に充当できる」は誤り：就業規則への記載だけでは不十分です。必ず労使協定の締結が必要であり、協定なしの計画付与は労働基準法違反となります。
- 「計画付与分は時間単位でもよい」は誤り：計画的付与は1日単位または半日単位が原則です。時間単位年休（労働基準法第39条第4項）との併用は可能ですが、計画的付与を時間単位で行うことはできません。
- 「管理職を過半数代表者にすれば手続き完了」は誤り：管理監督者は過半数代表者になれません。民主的な手続きによる選出が必須です。
法的リスクを避けるためにも、制度導入前に社会保険労務士などの専門家に相談することをお勧めします。また、従業員の心身の健康管理や職場環境の整備については、産業医サービスを活用して専門的なサポートを受けることも選択肢のひとつです。
まとめ
年次有給休暇の計画的付与制度は、5日取得義務の達成に悩む中小企業にとって、非常に実効性の高いツールです。要点を整理すると、以下の通りです。
- 計画的付与の根拠は労働基準法第39条第6項であり、付与できるのは5日を超える部分のみ
- 導入には労使協定の締結が必須（就業規則だけでは不十分）
- 労働組合がない場合は民主的手続きによる過半数代表者と締結する
- 計画的付与で取得させた日数は5日取得義務の達成にカウント可能
- パート・アルバイトへの適用可否は付与日数を確認し、協定に適用除外規定を明記することを推奨
- 残日数不足の従業員には特別休暇補填または対象外規定で対応する
- 計画付与日の変更には労使双方の合意が必要（変更手続きを協定に盛り込んでおくと安心）
制度の設計・運用に不安を感じる場合は、社会保険労務士や専門機関に相談しながら、自社の実態に合った形で導入することを検討してください。有給休暇の適切な取得促進は、従業員の心身の健康維持にもつながり、長期的には離職防止や生産性向上にも貢献します。今こそ、計画的付与制度の活用を本格的に検討してみてはいかがでしょうか。
よくある質問（FAQ）
Q1. 計画的付与制度を導入するために、労働組合がない中小企業はどうすればよいですか？
労働組合がない場合は、従業員の過半数を代表する者（過半数代表者）と労使協定を締結する必要があります。過半数代表者の選出は、投票・挙手・回覧などの民主的な手続きで行わなければなりません。使用者が一方的に指名したり、管理監督者を自動的に代表者とすることは認められておらず、この点を守らないと協定の効力に問題が生じる可能性があります。
Q2. 入社して間もない従業員や、有給休暇の残日数が少ないパート従業員は計画的付与の対象になりますか？
計画的付与の対象となるのは、年次有給休暇が5日を超えて付与されている従業員のみです。付与日数が5日以下の場合（たとえば週2日勤務の短時間パートや入社直後の従業員など）は、計画的付与の対象にはなりません。こうした従業員を適用除外とする旨を労使協定に明記しておくことを推奨します。
Q3. 計画付与日に従業員が急病や慶弔などやむを得ない事情が発生した場合、どう対応すればよいですか？
原則として、一度決定した計画付与日は労使双方の合意なしに変更することができません。ただし、あらかじめ労使協定の中に「緊急時の振替取得に関する規定」を盛り込んでおけば、急な事情が発生した場合に別の日への振替を認めるなど、柔軟な対応が可能になります。突発的な事態への対処方針を事前に協定に明記しておくことが、トラブル防止のうえで重要です。
Q4. 計画的付与制度を導入すれば、5日取得義務（年5日の時季指定義務）は自動的に満たされますか？
計画的付与で取得させた日数は5日取得義務の達成にカウントできますが、計画的付与だけで自動的に義務が満たされるわけではありません。計画付与日数が5日に満たない場合や、対象外の従業員がいる場合は、自己申告による取得や使用者の時季指定によって5日を補う必要があります。年間を通じた取得状況の管理が引き続き重要です。
