「有給休暇の計画的付与、何から始めればいい？中小企業が押さえるべき労使協定・就業規則のポイントを解説」

従業員の有給休暇取得率の低さに悩む中小企業は少なくありません。「声をかけても取得してくれない」「繁忙期が続いて取得のタイミングがない」という声をよく耳にします。こうした状況を打開する方法のひとつが、有給休暇の計画的付与制度です。

2019年4月に施行された労働基準法の改正により、年間10日以上の有給休暇が付与される従業員には、年5日以上の取得が使用者に義務づけられました。違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があるため、対応は急務です。計画的付与制度を正しく活用すれば、この義務の充足にも役立てることができます。

ただし、計画的付与には厳格なルールがあります。手続きを誤ると労働基準法違反となるリスクもあるため、制度の仕組みを正確に理解した上で導入することが重要です。本記事では、中小企業の経営者・人事担当者が押さえておくべき計画的付与の基本ルール、手続きの流れ、よくある失敗例まで、実務に役立つ形でわかりやすく解説します。

有給休暇の計画的付与とは何か：制度の基本を理解する

有給休暇の計画的付与とは、労働基準法第39条第6項に基づく制度で、使用者が従業員の有給休暇取得日をあらかじめ指定できる仕組みです。通常、有給休暇は従業員が自分で取得時期を決めるものですが、計画的付与では会社側が主導して取得日を設定できます。

この制度を活用することで、「取得しようと思っていたが結局使えなかった」という状況を防ぎ、組織全体の有給取得率を高めることが期待できます。製造業や小売業など、業務の繁閑がある程度予測できる業種では特に有効な手段です。

必ず守らなければならない「5日ルール」

計画的付与において最も重要なルールが、付与日数のうち5日を超える部分しか計画的付与の対象にできないという点です。たとえば年間10日の有給休暇が付与されている従業員の場合、計画的付与できるのは最大5日までです。残りの5日は、従業員が自由に使える日数として必ず確保しなければなりません。

この「5日は従業員の自由裁量分として残す義務」は法律上の要件であり、会社側が全日数を指定することは認められていません。有給休暇の付与日数が10日未満の従業員については、そもそも計画的付与の対象にできないケースもあるため注意が必要です。

3つの付与方式：自社に合うのはどれか

計画的付与の方式には、主に次の3つがあります。

• 一斉付与方式：全従業員に対して同じ日に一斉に付与する方法。夏季休暇や年末年始の休暇に合わせて設定するケースが多く、製造業や小売業に向いています。
• 交替制付与方式：従業員をグループに分け、グループごとに異なる日程で付与する方法。業務を止められないサービス業や医療機関などで活用されています。
• 個人別付与方式：従業員一人ひとりの希望を踏まえながら個別に日程を設定する方法。柔軟に対応できる反面、管理が煩雑になることもあります。

中小企業では、管理の手間を考えると一斉付与方式が導入しやすい傾向があります。一方、サービス業など業務の性質上一斉に休むことが難しい場合は、交替制や個人別を組み合わせることを検討してください。

計画的付与を導入するために必要な手続き

計画的付与を実施するには、法律上定められた手続きを踏まなければなりません。手続きを省略した場合は労働基準法違反となり、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

ステップ①：労使協定の締結

計画的付与を行うためには、労働者の過半数で組織する労働組合（労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者）との書面による労使協定の締結が絶対条件です。会社が一方的に指定することはできません。

労使協定には以下の内容を明記する必要があります。

• 計画的付与の対象となる従業員の範囲
• 計画的付与の日数と具体的な時季（取得予定日）
• 付与方式（一斉・交替・個人別のいずれか）

「当社が指定する日に付与する」というだけの曖昧な記載では不十分です。具体的な日付や期間が示されていないと、従業員から拒否されるケースもあります。協定書は3年間の保存義務がありますが、労働基準監督署への届出は不要です。

ステップ②：就業規則への記載

就業規則は、有給休暇に関する事項が絶対的必要記載事項（必ず記載しなければならない事項）とされています。計画的付与を導入する際は、「会社は、労使協定に基づき、従業員の有給休暇を計画的に付与することができる」といった旨を就業規則に明記してください。

就業規則を変更した場合は、常時10人以上の労働者を使用する事業場では労働基準監督署への届出が必要です。また、変更内容を従業員に周知することも義務づけられています。

ステップ③：有給管理簿への記録

計画的付与を実施した場合も、その取得日・日数を有給管理簿（年次有給休暇管理台帳）に正確に記録する義務があります。有給管理簿は3年間保存しなければなりません。記録が不十分だと、労働基準監督署の調査で年5日取得義務の達成を証明できなくなるリスクがあります。

年5日取得義務との関係：計画的付与で義務を満たせるか

2019年4月以降、年間10日以上の有給休暇が付与されている従業員については、使用者が年5日以上取得させる義務があります（労働基準法第39条第7項）。計画的付与で取得させた日数は、この年5日の取得義務のカウントに含めることができます。

ただし、注意点があります。前述の通り、計画的付与は付与日数の5日を超える部分にしか適用できないため、付与日数が10日の従業員であれば計画的付与で最大5日まで設定でき、それだけで年5日の義務を満たすことも可能です。しかし、付与日数が5日以下の従業員は計画的付与の対象にならないため、個別に取得を促すなどの対応が必要です。

また、年5日の義務は「有給休暇を付与した日（基準日）から1年以内」のカウントが基本です。従業員ごとに基準日が異なる場合は個別管理が必要になるため、管理の負担が増します。基準日を統一する「斉一的管理」を就業規則で定めている企業も多く、中小企業ではこの方法が実務的に扱いやすい場合があります。

パート・アルバイトへの適用：見落としがちな注意点

「計画的付与はパートやアルバイトには関係ない」と思っている経営者・人事担当者の方は少なくありませんが、これは誤りです。パート・アルバイトであっても、比例付与（所定労働日数に応じた日数の付与）で5日を超える有給休暇が付与されている場合は、計画的付与の対象となります。

たとえば、週4日勤務で勤続1年6ヶ月以上のパート従業員には、法律上11日の有給休暇が付与されます。この場合、5日を超える6日分については計画的付与を行うことができます。一方、勤続6ヶ月未満など有給休暇がまだ付与されていない従業員は対象外です。

雇用形態を問わず一律に計画的付与を設定しようとすると、有給残日数の少ない従業員に不利益が生じることがあります。特に、夏季の特別休暇（無給）を廃止して有給の計画的付与に切り替える際は、有給日数の少ない従業員への対応策をあらかじめ検討しておく必要があります。一般的には、有給が不足する従業員に特別有給休暇を付与して対応する方法が採られています。

実践ポイント：中小企業が計画的付与を円滑に運用するために

制度の概要を理解したうえで、実際に運用する際に押さえておくべき実践的なポイントをまとめます。

計画的付与日に出勤させないための職場環境整備

計画的付与を設定しても、「業務が気になって出勤してしまう」「上司が出勤しているので休みにくい」という状況では意味がありません。計画的付与日に出勤させてしまうと、年5日取得義務の違反や労使協定違反となるリスクがあります。やむを得ない事情で出勤が必要になった場合は、代替日を設けることが必要です。

管理職自身が率先して休暇を取得する姿勢を示すとともに、業務の属人化を防ぐ仕組みづくりも重要です。一人が休んでも業務が滞らないよう、引き継ぎルールや情報共有の体制を整えておくことが、計画的付与を機能させる前提条件になります。

なお、従業員のストレス状態や職場の人間関係が原因で休暇を取得しにくくなっているケースもあります。そうした職場環境の課題には、メンタルカウンセリング（EAP）を導入してメンタルヘルスの側面からサポートすることも有効な選択肢のひとつです。

労使協定は具体的な内容で締結する

労使協定に「会社が指定する日」とだけ記載し、具体的な日程が明記されていないために後からトラブルになるケースがあります。付与予定日を協定書に明記するか、毎年度の計画表を別途作成して従業員に周知する運用を徹底してください。個人別付与方式の場合は、年度ごとに付与計画表を作成し、全従業員に配布・説明することを標準フローとして定めておくと安心です。

有給管理簿を正確に整備する

計画的付与分・個人取得分を問わず、すべての有給取得を有給管理簿に記録・管理することは法令上の義務です。エクセルや市販の労務管理ソフトを活用し、従業員ごとの付与日数・取得日数・残日数を常に正確に把握できる体制を整えましょう。特に従業員数が少ない中小企業では「頭の中で管理している」ケースも見受けられますが、労働基準監督署の調査に備えて書面での記録は必須です。

専門家・産業医との連携も検討を

有給休暇の取得促進は、従業員の健康管理とも深く関わっています。過重労働やメンタルヘルス不調を防ぐためにも、適切な休息を確保することは重要です。産業医サービスを活用することで、健康面からの働き方改善にも取り組むことができます。労務管理の観点だけでなく、従業員の健康を守るという視点で有給取得を推進することが、長期的な組織の安定にもつながります。

まとめ

有給休暇の計画的付与は、従業員の取得率を高め、年5日取得義務を確実に履行するための有効な手段です。しかし、正しい手続きを踏まなければ法令違反となるリスクがあります。中小企業が計画的付与を導入・運用する際に必ず押さえておくべきポイントを改めて確認しておきましょう。

• 労使協定の締結と就業規則への明記は導入の前提条件。労使協定なしの一方的な指定は法令違反となる
• 付与日数の5日超の部分のみが計画的付与の対象。5日は従業員の自由取得分として確保する
• パート・アルバイトも対象になりうることを忘れない
• 有給管理簿を整備し、3年間保存する義務がある
• 計画的付与日に出勤させないための職場環境づくりと業務体制の整備がセットで必要

制度の設計や労使協定の内容については、社会保険労務士などの専門家に相談しながら進めることも選択肢に入れてください。正しい制度設計と運用が、従業員の働きやすい職場環境と、会社のリスク管理の両方を実現する土台となります。