従業員が体調不良やメンタルヘルス上の問題で出社できなくなったとき、会社はどのように対応すべきでしょうか。近年、うつ病や適応障害といった精神疾患を理由とした休職が増加傾向にあり、中小企業においても「いきなり休職の相談を受けて、どうすれば良いかわからなかった」という声を多く耳にします。
実は、休職制度は法律で義務付けられた制度ではなく、会社が就業規則や労働契約によって独自に設ける任意の制度です。だからこそ、制度の内容が会社ごとに大きく異なり、規定の不備がトラブルの火種になるケースが後を絶ちません。「就業規則に休職規定がそもそもない」「記載はあっても曖昧で運用できない」という状況では、いざというときに会社も従業員も困ることになります。
本記事では、中小企業の経営者・人事担当者の方に向けて、休職制度を就業規則に適切に整備するための具体的なポイントを、法律の根拠や実務上の注意点とあわせて解説します。制度を整えることは、従業員を守るだけでなく、会社をトラブルから守るためにも不可欠な取り組みです。
休職制度と就業規則の関係：まず法律上の位置づけを確認する
休職制度は、労働基準法において「法律上必ず設けなければならない」とは定められていません。ただし、常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則の作成と労働基準監督署への届け出が義務となっており（労働基準法第89条）、就業規則を作成する場合には「休職に関する事項」を記載することが同法第89条第9号によって定められています。
つまり、就業規則がある会社は休職に関する規定を必ず盛り込まなければならず、内容が曖昧なままでは記載義務を果たしたとは言えません。また、就業規則で定めていない事項については会社が任意に運用することになり、後になって従業員から「そんなルールは知らなかった」「不当な扱いを受けた」といったトラブルに発展するリスクが高まります。
さらに、労働契約法における解雇権濫用法理（解雇が客観的に合理的な理由を欠いたり、社会通念上相当でない場合は無効とされるルール）も、休職期間満了後の自然退職の有効性に影響を与えます。休職規定を整備せずに「期間が来たから退職扱いにする」という対応は、会社にとって大きな法的リスクになり得ます。
就業規則に必ず盛り込むべき休職規定の項目
休職制度を実際に機能させるためには、就業規則に以下の事項を明確に定めておくことが不可欠です。項目ごとに「なぜ必要か」を含めて確認していきましょう。
休職の種類と発令要件
休職には「私傷病（業務外の病気やケガ）による休職」「事故欠勤による休職」「その他会社が認めた事由による休職」など複数の種類があります。どのような事由で休職を認めるのかを明記しておかないと、本人から「休職させてほしい」と言われた際に、会社としての判断基準がない状態になってしまいます。
また、発令要件として「欠勤が連続○日以上続いた場合」「医師の診断書を提出した場合」といった条件を定めておくことが重要です。ここで注意すべきは、診断書の提出＝即休職、ではないという点です。診断書はあくまで参考情報であり、休職を発令するかどうかの最終判断は会社が行います。ただし、発令を不当に遅らせると安全配慮義務違反（会社が従業員の健康・安全に配慮する法的義務）に問われるリスクがあるため、速やかに対応する姿勢は必要です。
休職期間の設定と通算規定
休職期間は、勤続年数や雇用形態によって差をつけることが実務上の慣行です。一般的な目安として、勤続1年未満であれば1〜2ヶ月、勤続1〜3年であれば3〜6ヶ月、勤続3〜10年であれば6〜12ヶ月、勤続10年以上であれば12〜24ヶ月程度が参考になります。ただし、企業の規模・財務状況・業種によって適切な期間は異なるため、自社の実態に合わせた設定が必要です。
特に見落とされがちで重要なのが「通算規定」です。復職後に一定期間（目安として6ヶ月〜1年以内）に同一または類似の疾患で再び休職となった場合、前回の残期間を通算する旨を明記しておかないと、再休職のたびに満額の休職期間がリセットされて付与されることになります。これが繰り返されると、会社の人的・財務的な負担が長期化するだけでなく、従業員本人の療養・回復にとっても適切なケアが難しくなることがあります。
休職中の給与・社会保険料の取り扱い
私傷病による休職中の給与については、法律上の支払い義務はなく、無給とすることが一般的です。ただし、就業規則に明記しておかないと「給与が支払われるものと思っていた」というトラブルの原因になります。
給与が無給の場合、従業員は健康保険の傷病手当金を受給できる可能性があります。傷病手当金は、業務外の病気やケガで連続3日間休んだ後、4日目以降の休業日に対して支給されるもので、支給額は標準報酬日額（社会保険料の計算基準となる1日あたりの報酬額）の3分の2、支給期間は支給開始日から通算で最大1年6ヶ月（2022年の法改正で通算化）です。会社から給与が支払われる場合は、その額に応じて調整・減額または不支給となります。従業員に対して、こうした公的給付の仕組みを事前に丁寧に説明しておくことが、休職中の不安軽減にもつながります。
また、休職中も社会保険（健康保険・厚生年金）の加入は継続が原則です。会社負担分は引き続き会社が拠出する必要があり、本人負担分については「休職前に一括徴収するか」「毎月振込で回収するか」を就業規則や誓約書で明確にしておくことが、後々のトラブル防止につながります。
復職プロセスの整備：判断基準を明確にすることが再休職防止のカギ
休職制度において、もっともトラブルが生じやすいのが復職の判断プロセスです。「主治医（本人のかかりつけ医）が復職可能と言っているのに、なぜ会社は認めないのか」というケースや、逆に「主治医の判断を信じて復職させたら、すぐに再休職になってしまった」というケースは珍しくありません。
復職の可否は、主治医の診断書だけで判断するのではなく、会社として独自に行う判断プロセスを就業規則に定めておくことが重要です。具体的な流れとして、以下のステップが実務上有効です。
- 復職申請書・主治医の診断書の提出：本人から書面で復職の意思と医師の意見を確認する
- 産業医または会社指定医の意見聴取：主治医とは独立した医療専門家の視点で就労可否を判断する
- 会社による最終的な復職可否の判断：上記の情報を総合して、人事担当者・管理職・経営者が判断する
- 試し出勤・リハビリ勤務の活用：いきなりフルタイム復帰ではなく、段階的に就労状況を確認する機会を設ける
- 復職後のフォローアップ面談：復職1週間後・1ヶ月後などにタイミングを決めて状況確認を行う
特に産業医の関与は、復職判断の客観性・公平性を高めるうえで非常に有効です。産業医が選任されていない小規模な事業場でも、産業医サービスを活用することで、必要なタイミングで専門家の意見を取り入れる体制を整えることができます。メンタルヘルス不調による休職では特に、職場環境や業務内容との適合性を専門的な視点で確認することが、再休職の予防につながります。
休職期間満了時の対応：「自然退職」の規定と手続きの丁寧さが重要
休職期間が満了しても復職できる状態に至らなかった場合、多くの会社では就業規則に基づいて「自然退職」（雇用契約が自動的に終了する）として処理します。解雇ではなく規定に基づく契約の終了であるため、解雇予告（30日前の通知または30日分の賃金の支払い）は不要とされていますが、これはあくまで「規定が適切に整備されており、かつ手続きが適正である」ことが前提です。
実際には、自然退職の規定があっても手続きが不十分であったり、本人への説明が不足していたりすると、不当解雇として争われるリスクがあります。最低限のポイントとして、以下を守ることが重要です。
- 満了の1ヶ月前を目安に本人・家族へ書面で事前通知を行う
- 公的給付（傷病手当金の残期間、失業給付など）についての情報提供を行う
- 復職に向けた努力・調整の機会（業務内容の変更・時短勤務の検討など）を検討したことを記録として残す
- 就業規則の規定と実際の手続きが一致していることを確認する
満了後の対応は、当事者にとって非常に重大な場面です。会社として丁寧かつ誠実に対応することが、後々の法的トラブルを防ぐだけでなく、職場全体の信頼感の維持にも影響します。
中小企業が休職制度を整備するための実践ポイント
「就業規則の整備が必要なのはわかっているが、専任の人事担当者もおらず、どこから手をつければいいかわからない」という声は、中小企業経営者の方から特に多く聞かれます。以下に、実際に取り組む際のポイントを整理します。
現状の就業規則を点検する
まず、現在の就業規則に休職規定が存在するかどうか、存在する場合は上記で解説した必要事項が含まれているかを確認します。社会保険労務士（社労士）に依頼して点検・改定を行うことが、最もミスが少なく効率的な方法です。
運用マニュアルを整備する
就業規則とは別に、実際の運用フロー（誰が何をいつ行うか）を記したマニュアルを用意しておくと、担当者が変わった場合にも対応が安定します。「休職発令時のチェックリスト」「復職面談のガイドライン」などを用意しておくことで、場当たり的な対応を防ぐことができます。
メンタルヘルス不調への対応力を高める
休職の主要因となっているメンタルヘルス不調への対応は、制度整備だけでは十分ではありません。従業員が気軽に相談できる窓口としてメンタルカウンセリング（EAP）（従業員支援プログラム）の導入を検討することも有効です。早期に専門家への相談ができる環境があれば、休職に至る前に問題を解決できるケースも少なくありません。
制度を従業員に周知する
どれだけ良い制度を作っても、従業員が知らなければ活用されません。入社時のオリエンテーションや定期的な説明の機会を通じて、休職制度の概要・傷病手当金の仕組み・相談窓口などを周知しておきましょう。
まとめ
休職制度は、従業員が病気やメンタルヘルス上の問題に直面したときに、安心して療養に専念できる環境を整えるための重要な仕組みです。同時に、会社にとっても適切な制度と手続きが整っていなければ、法的トラブルや職場環境の悪化につながるリスクをはらんでいます。
就業規則への記載は、「休職の種類・要件」「休職期間と通算規定」「給与・社会保険料の扱い」「復職プロセス」「期間満了時の対応」という5つの柱を中心に整備することが基本です。制度を整えたうえで、産業医や外部の専門家とも連携しながら実際の運用に落とし込んでいくことが、中小企業における現実的かつ持続可能なアプローチといえます。
今の就業規則の内容に不安を感じている場合は、まず現状の点検から始めてみてください。一つひとつの整備が、従業員と会社の双方を守る基盤になります。
よくある質問（FAQ）
Q. 休職制度がない会社でも、従業員から休職を求められたら応じる義務はありますか？
休職制度は法律上の義務規定ではないため、就業規則や労働契約に定めがない場合、会社に休職を付与する法的義務は原則としてありません。ただし、従業員が就労困難な状態であるにもかかわらず、退職や解雇の方向に進めた場合には、安全配慮義務違反や解雇権の濫用として争われるリスクがあります。制度がない場合でも、個別対応の余地や代替措置（有給休暇の消化など）を検討したうえで、就業規則の整備を早急に進めることをお勧めします。
Q. 主治医が「復職可能」と診断書に書いている場合、会社は復職を認めなければなりませんか？
主治医の診断書は重要な参考情報ですが、復職可否の最終判断は会社が行うものです。主治医は日常生活における回復を評価することが多く、職場での業務遂行能力や職場環境との適合性については、産業医や会社側の判断が必要になる場面があります。ただし、合理的な理由なく復職を拒否し続けることはトラブルの原因になるため、産業医への意見聴取や試し出勤の活用など、客観的なプロセスを踏んだうえで判断することが重要です。
Q. 休職期間満了時に退職させる場合、解雇予告は必要ですか？
就業規則に「休職期間満了時に復職できない場合は自然退職とする」旨が明確に定められており、その規定に基づく場合、解雇（解雇予告）ではなく労働契約の自動終了として扱われます。そのため、解雇予告や解雇予告手当（30日分の賃金）は原則として不要です。ただし、規定が不明確であったり手続きが不十分であったりすると、実質的な解雇とみなされるリスクがあります。満了1ヶ月前を目安に本人へ書面で通知し、丁寧な手続きを踏むことが重要です。
