「有給休暇を取らせたいのに、業務が回らなくて促せない」「年5日取得義務への対応が後回しになっている」——中小企業の経営者・人事担当者からこうした声を頻繁に耳にします。有給休暇の管理は、従業員の健康維持や職場環境の改善に直結するだけでなく、法令違反リスクを回避するためにも避けて通れないテーマです。
2019年4月に施行された改正労働基準法では、年10日以上の有給が付与されるすべての労働者に対して、使用者が年5日を確実に取得させる義務が課されました。しかし、現場の実態を見ると、この義務への対応が不完全なまま放置されているケースが少なくありません。
本記事では、有給休暇に関する法律の基本から、中小企業が実践できる管理・計画取得の具体的な手順まで、わかりやすく解説します。
有給休暇の基本ルールをおさらいする
まず、有給休暇に関する基本的な法律のルールを確認しましょう。労働基準法第39条では、以下の条件を満たした労働者に対して、使用者が有給休暇を付与することを義務付けています。
- 雇入れ日から6ヶ月継続して勤務していること
- その期間の全労働日の8割以上に出勤していること
この2つの要件を満たした場合、まず10日の有給休暇が付与されます。その後、継続勤務年数が増えるにつれて付与日数も増え、6年6ヶ月以上勤務した場合は最大20日が付与されます。付与された有給休暇の有効期限（時効）は2年間です。翌年度への繰り越しは1年分に限られます。
パート・アルバイトも有給休暇の対象です
「パートやアルバイトには有給を付与しなくてよい」と誤解している経営者・人事担当者が今でも少なくありません。しかし、これは明確な誤りです。
週所定労働日数が4日以下かつ週30時間未満のパート・アルバイトには、労働日数に応じた比例付与が適用されます。たとえば週1日勤務であっても、6ヶ月継続勤務と8割以上の出勤要件を満たせば有給休暇が発生します。
週の所定労働日数ごとの付与日数は法令で細かく定められており、これを無視した運用は法令違反となります。パート・アルバイトが多い業種の企業ほど、この点の管理が抜け落ちやすいため、早急な見直しをお勧めします。
年5日取得義務——見落としが許されない法的義務
2019年4月の改正労働基準法施行により、年10日以上の有給休暇が付与される労働者すべてを対象に、使用者が年5日を確実に取得させる義務が生じました。管理監督者や有期雇用労働者（パート・アルバイトを含む）も対象となります。
この制度で特に注意が必要なポイントをまとめます。
- 義務の主体は「使用者（会社）」：本人が「取りたくない」と言っても、会社には取得させる法的義務があります
- 違反した場合の罰則：30万円以下の罰金が、労働者1人につき科される可能性があります
- カウントの対象：労働者が自ら取得した日数、計画年休による取得日数、会社が時季指定した日数の合計が5日以上であれば義務を果たしたことになります
- 繰り越し分はカウント外：年5日の取得義務は、その年に新たに付与した日数を基準として管理します。前年から繰り越した有給休暇の取得はカウントに含まれないため注意が必要です
年度末になって「まだ5日に達していない従業員がいる」と気づいても、その時点での対応は非常に難しくなります。年度の途中から定期的にモニタリングする仕組みを設けることが、現実的な対策となります。
また、長時間労働や未消化の有給休暇は従業員のメンタルヘルスにも悪影響を与えます。社員の心身の健康維持が気になる場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の活用も選択肢の一つとして検討してみてください。
有給管理台帳の整備——属人的な管理からの脱却
中小企業では、有給休暇の残日数をベテラン担当者が頭の中だけで把握していたり、バラバラのメモ書きで管理していたりするケースがよく見られます。しかし、法律では有給休暇の取得状況を記録した有給管理簿の作成・保存（3年間）が義務付けられています。
管理台帳に記録すべき項目
管理台帳に法定様式はありませんが、少なくとも以下の情報を全従業員分、一元的に管理することが必要です。
- 有給休暇の付与日（基準日）
- 付与日数
- 取得した日付と日数
- 残日数
- 時季指定を行った場合はその記録
管理ツールの選び方
小規模な企業であればExcelで管理台帳を作成することも可能ですが、従業員数が増えるにつれてミスが起きやすくなります。クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、残日数の自動計算や取得状況の一覧確認が可能となり、管理の手間を大幅に削減できます。
また、管理の煩雑さを軽減するために、付与基準日を全員統一する（例：毎年4月1日）方法も有効です。ただし、入社日基準から統一基準日に変更する際は、従業員に不利益が生じないよう慎重に対応する必要があります。変更にあたっては社会保険労務士への相談を推奨します。
計画年休制度の活用——会社全体で有給取得を設計する
「従業員が自分で有給を取ってくれない」「繁忙期に取得が集中して困る」といった悩みを解消するための有効な手段が、計画年休制度（計画的付与制度）です。
計画年休とは、労働基準法第39条第6項に基づき、労使協定（会社と労働者代表との書面による合意）を締結することで、有給休暇の取得時季を計画的に指定できる制度です。付与日数のうち5日を超える部分について計画取得を設定できます。
計画年休の取得方式
- 一斉取得方式：会社全体で同じ日に一斉に取得する（製造業のお盆休み・年末年始などに活用されるケースが多い）
- 交替制取得方式：グループごとに交替で取得する（サービス業など業務を止められない職場に適している）
- 個人別取得方式：従業員一人ひとりと協議して取得時季を個別に設定する
計画年休導入の手順
計画年休を導入するには、以下のステップが必要です。
- ステップ1：労働者代表（過半数代表者）と協議し、労使協定を締結する
- ステップ2：就業規則に計画年休に関する規定を追加する
- ステップ3：年間の取得カレンダーを作成し、従業員に周知する
- ステップ4：付与日数が5日以下の従業員（入社間もない社員など）には別途対応する
計画年休を活用することで、年5日取得義務の達成にも貢献できます。また、休暇を取得しやすい職場環境を整えることは、従業員の健康維持やエンゲージメントの向上にもつながります。従業員のメンタルヘルスや職場環境全般に課題を感じている場合は、産業医サービスを利用することで、専門的な視点からのサポートを受けることができます。
時季指定権の適切な行使——関係悪化を避けながら義務を果たす
有給休暇の取得が進まない場合、使用者は時季指定権を行使して取得時季を指定することができます（2019年改正により義務化）。しかし「従業員との関係が悪くなりそうで躊躇してしまう」という声もよく聞かれます。
ここで重要なのは、手順を正しく踏むことです。いきなり会社側が一方的に日を決めるのではなく、まず従業員本人の希望を確認し、希望がない場合や年5日に達しない見込みの場合に限って会社が指定するという流れが法令上の正しい手順です。
- 手順1：取得時季の希望を従業員に書面等で確認する
- 手順2：希望通りに取得できるよう調整する
- 手順3：希望がない、または5日に達しない見込みの場合に、会社が取得時季を指定する
- 手順4：指定した内容を書面で通知・記録する
また、使用者には時季変更権（業務上の真にやむを得ない理由がある場合に、取得時季を変更するよう求める権利）も認められていますが、これは「取得の拒否」を意味するものではありません。取得自体を認めないことは違法となりますので、この点は経営者・人事担当者が十分に理解しておく必要があります。
今日から始める実践ポイント
有給休暇の適正管理に取り組むうえで、まず着手すべき優先事項を整理します。
- 全従業員の付与状況を把握する：正社員だけでなく、パート・アルバイトも含めた付与日数・残日数の一覧を作成する
- 有給管理簿を整備・保存する：法令で3年間の保存が義務付けられているため、記録を整備・保管する体制を構築する
- 年度途中でのモニタリングを習慣化する：半期ごとなど定期的に取得状況を確認し、年度末に慌てる事態を防ぐ
- パート・アルバイトの比例付与を見直す：比例付与の計算が正しく行われているかを確認し、未付与があれば速やかに対応する
- 計画年休の導入を検討する：特定の繁忙期を避けつつ、計画的に有給取得を促せる仕組みを整える
- 管理ツールを導入・見直す：Excel管理であれば精度を高め、人員規模に応じてクラウド型勤怠管理システムへの移行を検討する
まとめ
有給休暇の管理と計画取得は、従業員の健康を守る「配慮義務」であると同時に、法令を遵守するために避けられない「法的義務」でもあります。年5日取得義務の違反は1人あたり30万円以下の罰金という明確なペナルティが定められており、知らなかったでは済まされません。
中小企業においては「特定の人が休むと業務が回らない」という構造的な課題もありますが、それは業務設計や多能工化（一人が複数の業務をこなせるよう育成すること）の問題であり、有給取得を抑制することで解決するものではありません。計画年休の活用や管理台帳の整備を入り口として、有給休暇が取りやすい職場づくりに一歩ずつ取り組んでいただければと思います。
法令対応に不安がある場合は、社会保険労務士への相談と合わせて、職場環境全体を専門家の目でチェックしてもらうことをお勧めします。従業員の健康管理・職場環境改善の観点では、産業医サービスの導入も有効な選択肢です。
よくある質問
パートタイム社員に有給休暇を付与しなくてよいと聞いたことがありますが、本当ですか？
これは誤りです。週所定労働日数が4日以下かつ週30時間未満のパート・アルバイトであっても、雇入れ日から6ヶ月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合には、労働日数に応じた比例付与が法律上義務付けられています。週1日勤務のアルバイトも対象となりますので、雇用形態を問わず有給休暇の付与状況を確認することが必要です。
従業員が「有給を使わなくていい」と言っています。それでも年5日取得させる義務がありますか？
はい、義務があります。年5日取得義務は、本人の意思に関わらず使用者（会社）が取得させなければならない法的義務です。従業員が希望しない場合でも、会社は時季指定権を行使して取得時季を指定し、5日を確実に取得させる必要があります。義務を果たさなかった場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。
有給管理簿はどのような形式で作ればよいですか？
法定の様式はありません。ただし、付与日・付与日数・取得した日付と日数・残日数・時季指定の有無などを記録し、3年間保存する義務があります。Excelで作成することも可能ですが、従業員数が多い場合はクラウド型の勤怠管理システムを活用すると、計算ミスの防止や取得状況の把握がしやすくなります。
