「先月から急に欠勤が続いているAさん、どう対応すればいいのか…」「主治医から復職OKの診断書が出たが、本当に職場に戻せるのだろうか」——中小企業の経営者や人事担当者から、こうした相談が後を絶ちません。
厚生労働省の調査によると、メンタルヘルス上の理由による休職者を経験した企業は年々増加しており、もはや大企業だけの問題ではありません。しかし中小企業では、休職規定が整備されていないケース、産業医との連携体制がないケース、そもそも「どこから手をつければいいかわからない」というケースが非常に多いのが実情です。
対応を誤ると、安全配慮義務違反（労働契約法第5条に定める、使用者が労働者の生命・身体・健康を守る義務）として法的リスクを負う可能性もあります。一方で、適切に対応することで社員の早期回復を促し、職場全体の安定にもつながります。
本記事では、休職の判断から復職後のフォローアップまで、実務に即した流れと注意点を体系的に解説します。
休職を勧めるべき判断基準——「申し出を待つ」だけでは不十分
多くの企業が、「本人から申し出がない限り、休職の話は持ち出しにくい」と感じています。しかし、安全配慮義務の観点からは、明らかに不調のサインが見られる社員に対して会社が何も行動しないことは、義務違反につながるリスクがあります。
管理職が日常業務の中で気づくべき早期発見のサインには、以下のようなものがあります。
- 遅刻・早退・欠勤が急に増えた
- ミスや確認漏れが目立つようになった
- 表情が暗く、コミュニケーションを避けるようになった
- 以前と比べて発言量が激減した
- 身だしなみが乱れてきた
こうしたサインを複数確認した場合、まず産業医や外部の専門家への相談を促すことが有効です。受診勧奨（受診を勧めること）は本人の同意を得ながら慎重に行い、必ず記録を残しておきましょう。強制的な受診命令はトラブルの原因になり得るため注意が必要です。
診断書の提出を求める際は、「主治医の氏名・病名・必要な療養期間」が明記されていることを依頼してください。この診断書が、休職開始の起点となります。
なお、「診断書がないから休職させなくていい」という誤解が現場でよく見られますが、これは危険な考え方です。本人の状態が客観的に見て明らかである場合、会社側から休職を命じることも安全配慮義務の一環となります。
休職期間中の対応——連絡ルールと社会保険手続きが鍵
休職中の連絡はルールを決めて「最小限」に
休職中の社員への連絡について、「どこまで連絡していいのか」と悩む担当者は少なくありません。基本的な考え方は、業務に関する連絡は原則として行わないことです。療養に専念してもらうことが最優先であり、業務連絡を続けることで回復が妨げられた場合、損害賠償請求のリスクも生じます。
事前に以下のルールを本人と合意しておくことをお勧めします。
- 連絡の頻度：月1回程度を目安にする
- 連絡手段：電話よりもメールが望ましい（本人が都合の良いタイミングで確認できるため）
- 窓口担当者：直属の上司ではなく、人事担当者に一本化する
- 連絡の目的：体調の確認と復職に向けた状況確認のみとし、業務の引き継ぎや進捗確認は行わない
傷病手当金の申請手続きを会社からも支援する
休職中の社員が収入面で不安を抱えると、十分な療養ができないまま早期復職を急いでしまうことがあります。傷病手当金（健康保険から支給される給付金）の存在と手続き方法を、会社側からも積極的に案内することが重要です。
傷病手当金の主な概要は以下のとおりです。
- 支給開始：業務外の傷病による休業4日目から
- 支給額：標準報酬日額（過去12ヶ月の平均月収を基に算出）の3分の2
- 支給期間：同一の傷病につき通算1年6ヶ月（2022年の法改正により、途中で復職した期間があっても通算して1年6ヶ月が上限となった）
申請書の「事業主欄」は会社が記載する必要があるため、担当者はあらかじめ手続きの流れを把握しておきましょう。社会保険手続きに不慣れな場合は、社会保険労務士や産業医サービスを活用して支援体制を整えることが効果的です。
また、就業規則に休職規定（休職の要件、期間、期間満了時の取り扱いなど）が定められていない場合は、この機会に整備することを強くお勧めします。「休職期間が満了した場合に退職となるのか、延長があるのか」を曖昧にしていると、後々のトラブルに直結します。
復職判断のプロセス——「主治医の復職可」がゴールではない
復職対応において最も多い失敗が、「主治医から復職可の診断書が出たので翌日から復職させた」というケースです。主治医が行う判断は、あくまでも日常生活を送れる状態かどうかという視点が中心です。一方で、職場で業務をこなせるかどうかは別の話です。
厚生労働省が公表している「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」では、職場復帰を5つのステップで段階的に進めることが推奨されています。
- 第1ステップ：病気休業開始および休業中のケア
- 第2ステップ：主治医による職場復帰可能の判断
- 第3ステップ：職場復帰の可否判断・復帰支援プランの作成（最重要）
- 第4ステップ：最終的な職場復帰の決定
- 第5ステップ：職場復帰後のフォローアップ
特に重要なのが第3ステップです。ここでは、主治医の意見書をもとに、産業医（または外部の産業保健スタッフ）が就労可能かどうかという職場レベルの視点で評価し、復帰支援プランを作成します。産業医がいない50人未満の事業場では、地域の産業保健総合支援センターの活用や、外部の産業医サービスの利用を検討してください。
復帰支援プランには、以下の内容を具体的に盛り込むことが望ましいです。
- 復職日および最初の業務内容・範囲
- 残業・深夜勤務の制限期間
- 配置転換や担当業務の変更の要否
- 試し出勤（リハビリ出勤）の実施有無と期間
- 上司・人事・産業医との定期面談のスケジュール
試し出勤制度（職場に一定時間来所しながら本格復帰の準備をする制度）は、法律上の規定はありませんが、実務的には非常に有効です。ただし、賃金の取り扱いや労災の適用関係について事前に整理しておく必要があります。
復職後のフォローアップ——最初の3〜6ヶ月が最も重要
復職後すぐに再休職してしまうケースは、中小企業の人事担当者が最も頭を悩ませる問題のひとつです。再発を防ぐためには、復職後の最初の3〜6ヶ月間に手厚いフォローを行うことが不可欠です。この時期は職場環境への再適応やストレス耐性の回復途中であり、再発リスクが最も高い時期とされています。
フォローアップで実践すべき具体的な取り組みは以下のとおりです。
- 業務負荷を段階的に戻す：最初から通常業務の100%を課すことは避け、2〜3ヶ月かけて徐々に増やす
- 定期的な面談を実施する：上司や人事担当者が1〜2週間に1回程度、短時間でもよいので本人と対話の機会を設ける
- 産業医との定期面談を継続する：職場での状況を専門的視点でモニタリングし、問題の早期発見につなげる
- 本人の「もう大丈夫」を鵜呑みにしない：自己申告を参考にしつつ、客観的な状態も確認する
また、復職した社員への配慮が「特別扱いではないか」という他の社員からの不満が生じることがあります。この点については、「健康上の理由による業務調整は合理的配慮であり、特定の社員に与える優遇ではない」という考え方を管理職に浸透させることが大切です。もちろん、個人の健康情報は厳格に管理し、不要な範囲での開示は厳に慎むべきです。
復職後のメンタルサポートとして、社外の専門家によるカウンセリング体制を整えることも再発防止に効果的です。社員が気軽に相談できる仕組みとして、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も選択肢のひとつとして検討してみてください。
中小企業が今すぐ取り組むべき実践ポイント
ここまでの内容を踏まえ、中小企業が休職対応の体制を整えるために優先的に取り組むべき事項をまとめます。
就業規則の整備
休職規定（休職の要件、休職期間、休職期間満了時の取り扱い、給与の有無）が未整備の場合は早急に整えましょう。規定が曖昧なまま運用すると、本人との認識のズレや法的トラブルに発展するリスクがあります。
管理職への教育
不調の早期サインに気づくためのラインケア研修（上司が部下のメンタルヘルスをサポートするための研修）を実施しましょう。管理職が適切に対応できるかどうかが、休職に至るまでの時間を大きく左右します。
産業保健スタッフとの連携体制の構築
常勤産業医を選任できない規模の企業でも、嘱託産業医（非常勤で企業と契約する産業医）や外部の産業保健サービスを活用することで、復職判断や職場環境の評価において専門的な支援を受けることができます。
連絡・記録ルールの文書化
休職中の連絡ルール、復職支援プランの書式、面談記録のフォームを事前に整備しておくことで、担当者が替わっても一貫した対応が可能になります。記録は万が一の法的トラブルに備えた証拠にもなります。
ハラスメントとの関係を見落とさない
メンタルヘルス不調の背景に職場でのハラスメントがある場合、業務起因性（業務が原因であること）が認められれば労災の対象となります。この場合は傷病手当金ではなく労災申請が必要となるため、発症の経緯を慎重に確認することが求められます。
まとめ
メンタルヘルス不調による休職対応は、「診断書をもらって休ませる」だけでは不十分であり、休職前の早期発見から、休職中の適切なサポート、復職判断、復職後のフォローアップまで、一連のプロセスを体系的に管理する必要があります。
中小企業では人的リソースが限られているからこそ、就業規則の整備や外部専門家との連携によって、仕組みとして対応できる体制を構築することが重要です。一人の社員が長期休職・再発を繰り返すことは、本人にとっても会社にとっても大きな損失です。
「まず何から手をつければよいかわからない」という段階であっても、まずは就業規則の確認と管理職への基本的な教育から始めてみてください。そして、専門的な判断が必要な場面では、産業医や外部の産業保健サービスを積極的に活用することが、結果として企業を守ることにつながります。
Q. 休職規定が就業規則にない場合、休職を命じることはできますか？
就業規則に休職規定がない場合でも、安全配慮義務（労働契約法第5条）に基づいて休職を命じることは可能とされています。ただし、法的な根拠が曖昧なまま運用することはトラブルの原因となるため、早急に就業規則へ休職規定を盛り込むことを社会保険労務士などの専門家に相談しながら進めることをお勧めします。
Q. 主治医が復職可と言っているのに産業医が復職不可と判断した場合、どちらに従うべきですか？
主治医は日常生活レベルでの回復を評価するのに対し、産業医は職場での業務遂行が可能かどうかという就労レベルで判断します。最終的な復職の決定権は会社にあるため、産業医の意見書を参考にしながら会社として判断を下すことになります。主治医と産業医の意見が異なる場合は、産業医が主治医に対して情報提供を求めたり、連絡を取ったりすることで判断の根拠を明確にするプロセスを踏むことが望ましいとされています。
Q. 傷病手当金の申請は、本人が行うものですか？会社が関与する必要はありますか？
傷病手当金の申請書には、被保険者本人が記入する欄、主治医が記入する欄、そして事業主が記入する欄があります。会社は申請書の「事業主証明欄」（休業期間中の給与の支払い有無などを記載する部分）を記入する必要があるため、会社側も手続きに関与しなければなりません。社員が手続きの流れを把握していないケースも多いため、休職開始時に担当者が手続きの説明と書類の案内を行うことが、スムーズな申請につながります。
