【10人以上で義務化】就業規則の作成・変更手続きを中小企業向けにわかりやすく解説

「うちは小さいから不要」は危険な思い込み──就業規則の作成義務と手続きを正しく理解する

「従業員が少ないから、就業規則なんて必要ない」「ひな型をダウンロードして、とりあえず署名押印した」「10年前に作ったまま、一度も見直していない」──中小企業の経営者や人事担当者から、こうした声を耳にすることは決して珍しくありません。

しかし、就業規則の未整備や不備は、労使トラブルが発生した際に会社を無防備な状態に追い込むリスクがあります。残業代の未払い請求、不当解雇の訴え、ハラスメント問題──いざというときに「就業規則に書いていなかった」では、会社側の主張が通らないケースが生じます。

本記事では、就業規則の作成義務の基準から、届出・周知・変更手続きの正しい流れ、不利益変更の考え方まで、実務に即して解説します。法律の要点と現場での落とし穴を整理することで、自社の就業規則を見直すきっかけにしていただければ幸いです。

就業規則の作成義務──「常時10人以上」の正しい数え方

就業規則の作成・届出義務は、労働基準法第89条に定められています。具体的には、「常時10人以上の労働者を使用する使用者」に対して、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ届け出る義務が課されています。

ここで注意が必要なのは、「10人」のカウント方法です。正社員だけを数えるのではなく、パート・アルバイト・契約社員を含む全労働者が対象となります。たとえば、正社員が6人、パートタイム労働者が5人であれば合計11人となり、作成義務が生じます。「正社員だけなら10人未満だから大丈夫」という判断は誤りです。

また、「常時」とは、常態として10人以上を使用しているという意味です。繁忙期だけ一時的に10人を超えるようなケースは義務の対象外となる場合がありますが、判断が難しい場合は専門家に相談することをお勧めします。

一方、9人以下の事業所であっても、就業規則を作成することは法律上なんら問題ありません。むしろ、小規模であっても就業規則を整備しておくことで、労働条件の明確化、トラブル防止、採用時の信頼性向上といったメリットがあります。義務がないからこそ、任意でも整備しておく価値は十分あります。

就業規則に必ず記載すべき事項──絶対的記載事項と相対的記載事項

就業規則に記載すべき内容は、法律上「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の2種類に分かれています。

絶対的必要記載事項（必ず記載しなければならない項目）

• 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、および交替制勤務に関する事項
• 賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切日・支払日、昇給に関する事項
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

これらは会社の規模や業種にかかわらず、就業規則に記載することが義務づけられています。記載がない場合、就業規則としての体裁を満たしていないと判断されるリスクがあります。

相対的必要記載事項（定める場合は記載が必要な項目）

退職手当、賞与、表彰・制裁（懲戒処分）、安全衛生、職業訓練、業務上の災害補償などについては、「会社としてそのような制度を設ける場合には」記載が必要とされています。「賞与は業績に応じて支給することがある」と口頭で伝えるだけでは不十分です。支給する可能性があるならば、就業規則に根拠を明記しておく必要があります。

特に懲戒規定については、どのような行為が懲戒の対象となるか、どのような手続きを経て処分を行うかを具体的に記載していないと、いざという場面で懲戒処分が無効と判断されるリスクがあります。「服務規律に違反した場合は懲戒する」という抽象的な記載では不十分です。

届出・周知の手続き──「作った」だけでは不十分

就業規則は、作成するだけで完結しません。届出と周知という2つの義務を履行して、はじめて法的な効力が生じます。この点を見落としている会社が少なくありません。

労働基準監督署への届出

作成した就業規則は、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。届出の際には、労働者代表の意見書を添付することが求められています（労働基準法第90条）。

ここで一つ重要な点があります。意見書は「同意書」ではありません。労働者代表から反対意見が出されたとしても、その意見書を添付して届出を行えば、手続き上は有効とされます。もちろん、反対意見が出た場合は真摯に向き合い、内容を再検討することが望ましいですが、「同意が得られなかったから届出できない」というわけではありません。

労働者代表の正しい選出方法

意見を聴取する「労働者代表」は、過半数を組織する労働組合がない場合、労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）を選出する必要があります。

この選出にあたって、実務上よく見られる誤りが2点あります。

• 使用者が代表者を指名してはいけません。挙手・投票など民主的な方法で、労働者自身が選出する必要があります。
• 管理監督者（部長・マネージャーなど）は代表者になれません。使用者側と一体とみなされる立場にある者は対象外です。

選出のプロセスは、後日問題になることを防ぐためにも、書面で記録を残し、保存しておくことを強くお勧めします。「〇年〇月〇日、全従業員による投票を実施し、〇〇氏が過半数代表者に選出された」といった記録を残しておくことが肝心です。

全労働者への周知義務

労働基準法第106条は、使用者に対して就業規則を労働者に周知させる義務を課しています。届出と周知は別々の義務です。労働基準監督署に届け出ただけで、従業員に内容を知らせていなければ、就業規則は効力を生じません。

周知の方法として認められているのは、以下の3つです。

• 常時見やすい場所への掲示または備え付け
• 書面での交付
• 電子データによる閲覧（パソコンやタブレット等で常時確認できる状態にする）

電子化については、社内イントラネットやグループウェアへの掲載でも適法とされています。ただし、すべての労働者がいつでも閲覧できる状態であることが条件です。アクセス権限の設定によって一部の社員しか閲覧できない状態になっていないか確認が必要です。

就業規則の変更手続き──不利益変更と正しい対応の流れ

法改正や会社の制度変更に伴い、就業規則を変更する必要が生じる場面は少なくありません。変更手続きは作成時と基本的に同じですが、特に「不利益変更」にあたる場合は慎重な対応が求められます。

変更手続きの基本的な流れ

• ① 変更案の作成
• ② 労働者代表からの意見聴取
• ③ 意見書を添付した上で、所轄の労働基準監督署へ届出
• ④ 全労働者への周知

④の周知を行って初めて変更が効力を持ちます。「届け出たから変更は終わり」ではなく、周知まで完了してはじめて手続きが完結するという点を忘れないでください。

不利益変更とは何か

「不利益変更」とは、就業規則の変更によって、労働者の労働条件が従前よりも不利になることをいいます。賃金の引き下げ、退職金制度の廃止・減額、休暇日数の削減などが典型例です。

労働契約法第9条は、使用者が労働者との合意なく、就業規則を変更することによって労働者に不利益な変更をすることを、原則として禁じています。

ただし、労働契約法第10条により、以下の要件を満たす場合には、例外的に不利益変更が有効とされる場合があります。

• 変更の内容が合理的であること
• 変更後の就業規則が労働者に周知されていること

合理性の判断にあたっては、労働者が受ける不利益の程度、変更の必要性、代償措置の有無（他の労働条件の改善による補償など）、労働組合や従業員代表との交渉経緯などが総合的に考慮されます。

不利益変更が疑われる場合には、手続き上の義務を果たすだけでなく、事前に従業員説明会を開催し、変更の理由・内容を丁寧に説明した上で、個別の同意書を取得することが望ましい対応です。同意書があれば、後の紛争リスクを大幅に下げることができます。

法改正への対応も変更手続きの一環

近年、労働関連法の改正が相次いでいます。育児・介護休業法の改正、パートタイム・有期雇用労働法による同一労働同一賃金の導入、パワーハラスメント防止措置の義務化など、これらの法改正に対応した就業規則の見直しが求められています。

「10年以上見直していない」という会社は、現行法に照らして未対応の項目がある可能性が高く、法令違反のリスクを抱えていると考えるべきです。定期的な見直し（少なくとも年1回）を習慣化することをお勧めします。

雇用形態別の整備と雛形活用の注意点

正社員だけを念頭に置いた就業規則では、パートタイム労働者や契約社員への対応が不十分となるケースがあります。パートタイム・有期雇用労働法（いわゆるパート・有期法）は、正社員と非正規労働者の間の不合理な待遇差を禁じており、就業規則上でも適用範囲を明確にすることが求められます。

対応策としては、以下の2つのアプローチがあります。

• 雇用形態ごとに別規程（パートタイム就業規則、契約社員就業規則など）を作成する
• 一つの就業規則の中に「適用範囲」の条項を設け、各条文が誰に適用されるかを明確に区分する

また、インターネット上で入手できる就業規則のひな型を活用すること自体は否定しませんが、ひな型をそのまま流用することは非常に危険です。業種・業態・会社の規模・実際の労働慣行によって、必要な記載内容は大きく異なります。

たとえば、フレックスタイム制を採用している会社、裁量労働制を導入している会社、テレワークを常態化している会社では、始業・終業時刻の定め方や在宅勤務に関するルールなど、一般的なひな型には含まれていない内容を追加する必要があります。ひな型はあくまでも「たたき台」とし、自社の実態に合わせたカスタマイズが必須です。

実践ポイント──今すぐ確認すべき5つのチェック項目

自社の就業規則の現状を把握するために、まず以下の5点を確認してみてください。

• ① 常時10人以上の労働者（パート・アルバイト含む）を使用しているにもかかわらず、就業規則を作成・届出していないか
• ② 就業規則を労働者全員がいつでも閲覧できる状態にあるか（周知義務を満たしているか）
• ③ 最後に就業規則を見直したのはいつか。直近の法改正（育児・介護休業法、パワハラ防止法など）に対応しているか
• ④ 労働者代表の選出が、使用者の指名ではなく民主的な方法で行われているか。そのプロセスを書面で記録しているか
• ⑤ パート・アルバイト・契約社員など、雇用形態ごとの適用ルールが明確になっているか

一つでも「不明確」「おそらくできていない」と感じる項目があれば、早急に見直しに着手することをお勧めします。就業規則の整備は、社会保険労務士や弁護士といった専門家に相談しながら進めることで、時間とリスクの両方を抑えることができます。

まとめ

就業規則は、会社と従業員の間の「労働条件の基本ルール」を定めた重要な文書です。作成義務の有無にかかわらず、整備しておくことで、労使双方にとって明確なルールが存在することになり、トラブルの予防につながります。

今回の内容を改めて整理すると、以下のポイントが特に重要です。

• 常時10人以上（パート・アルバイト含む）の事業者には、作成・届出義務がある
• 届出と周知は別々の義務であり、周知なき就業規則は効力が生じない
• 労働者代表は使用者が指名せず、民主的な方法で選出し、記録を残す
• 不利益変更には合理的な理由と周知が必要であり、個別同意の取得が望ましい
• ひな型の流用は危険。自社の実態に合わせたカスタマイズと定期的な見直しが必須

「後回しにしてきた」と感じているなら、今が見直しの好機です。就業規則の整備は、会社を守るためだけでなく、従業員が安心して働ける環境を整えるための土台でもあります。専門家の力も借りながら、一歩ずつ確実に整備を進めていただければと思います。

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