ハラスメントの相談を受けたとき、「どこまで記録すればいいのか」「記録を残すことで逆に会社が不利にならないか」と悩む経営者・人事担当者は少なくありません。特に専任の担当者を置く余裕がない中小企業では、総務や経理、あるいは社長自身が相談対応を兼務していることも多く、記録管理が属人化しやすい環境にあります。
しかし、ハラスメント相談記録の管理が不十分だと、後日の労働審判や訴訟において「会社は何も対応しなかった」と判断されるリスクが高まります。記録は会社を守る盾でもあります。この記事では、中小企業の経営者・人事担当者が今日から実践できる、ハラスメント相談記録の保管方法を法律の根拠とともに解説します。
なぜ記録が必要なのか——法律が求める相談管理の義務
まず確認しておきたいのは、ハラスメント相談記録の管理が単なる「望ましい対応」ではなく、法律が事業主に求める義務であるという点です。
2020年6月に施行されたパワーハラスメント防止法（労働施策総合推進法の改正）は、中小企業に対しても2022年4月から相談体制の整備を義務付けています。厚生労働省の指針には、相談窓口の設置だけでなく、相談記録の適切な管理と相談者・行為者のプライバシー保護が明記されています。
セクシュアルハラスメントや妊娠・出産・育児休業に関するハラスメントについても、男女雇用機会均等法および育児介護休業法に基づく指針が、相談者・相談内容の秘密保持と記録管理を求めています。
さらに、ハラスメント相談記録には被害者の精神的苦痛や健康状態、人事情報などが含まれることが多く、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に該当する可能性があります。要配慮個人情報とは、本人の人種・信条・病歴・犯罪歴などのように、取り扱いに特別な注意が必要とされる情報のことです。漏洩が発生した場合、2022年の改正個人情報保護法により、監督機関への報告義務が課されるケースもあります。
そして、労働契約法・民法に定められた使用者の安全配慮義務の観点からも、相談記録は「会社が誠実に対応した事実」を証明する重要な根拠となります。万が一、被害者から損害賠償請求を受けた場合、記録の有無が会社側の法的責任の有無に直結します。
記録しないことの重大リスク——よくある誤解を正す
「記録を残すと、それが後で証拠として使われて不利になるのでは」という考えから、あえて記録しない選択をする企業が実務の現場では少なからず存在します。しかし、これは大きな誤解です。
労働審判や民事訴訟の場では、記録がないこと自体が「会社は対応を怠った」という推定に働くことがあります。適切な対応記録があれば、「こういう相談を受け、このように調査し、こういった措置を講じた」と具体的に示すことができます。逆に記録がなければ、口頭で対応していたとしても、それを証明する手段がありません。
また、「相談者が秘密にしてほしいと言ったから記録しなかった」という判断も問題をはらんでいます。相談者の意向を尊重することは大切ですが、完全に記録をゼロにすることは組織としての対応義務を果たせなくなるリスクがあります。被害が後日深刻化した場合や、同じ行為者による新たな被害が発生した場合に、過去の対応経緯が会社を守る重要な情報となります。相談者が匿名性を強く求める場合は、氏名などの特定情報を内部的に限定管理しながら、対応の経緯は最低限記録として残す対応が現実的です。
さらに、「解決したら記録を処分した方がすっきりする」と考える担当者もいますが、ハラスメント案件は解決後も再発・蒸し返し・後日請求が起きやすいという特性があります。早期廃棄は時効成立前に証拠を失うことを意味し、会社にとって不利益をもたらしかねません。
何をどこまで記録するか——記録すべき6W1Hと3種類の書類
では、具体的に何を記録すればよいのでしょうか。基本的な考え方として「6W1H」の枠組みを使うと整理しやすくなります。
- いつ（When）：相談受理日・対応日・事実確認の実施日・措置を決定した日など
- 誰が（Who）：相談者・行為者・対応担当者・立会者の氏名・役職
- 何を（What）：相談内容・ハラスメントの具体的な事実（発言内容・行為の詳細）
- どこで（Where）：ハラスメントが発生した場所・相談が行われた場所
- どのように（How）：発生の手段（口頭・メール・SNS等）・相談の形式（面談・電話等）
- なぜ・どう対応したか（Why/How responded）：判断の根拠・講じた措置・フォローアップの内容
実務上は、これらを3種類の記録様式に分けて管理する方法が効果的です。
相談受付票
相談が寄せられた時点で作成する初期記録です。受付日時・相談者情報・相談内容の概要・対応担当者名を記載します。口頭での相談であっても、その場でメモを取り、後日文書化するルールを社内に定めることが重要です。「口頭だったから記録しなくていい」という慣行をなくすことが第一歩です。
事実確認記録
相談者・行為者・関係者それぞれへのヒアリング内容を記録するものです。誰に対していつ・どのような質問をし、どのような回答が得られたかを具体的に記載します。可能であれば、ヒアリングを受けた本人の署名または確認のサインをもらうことで、後日の「言った言わない」トラブルを防ぐ効果があります。
対応経過記録
相談受付から解決（または一定の対応完了）までの経緯と、講じた措置の内容を記録するものです。配置転換・注意指導・懲戒処分などの対応内容、その後のフォローアップ面談の有無なども含めて記録します。
これらのフォーマットは厚生労働省の指針や各種実務書を参考にしながら、自社の規模・体制に合ったものを作成することをお勧めします。ハラスメント相談窓口の整備や記録様式の策定については、産業医サービスを活用することで、専門家のサポートを受けながら体制構築を進める選択肢もあります。
保管方法と保存期間の設定——紙・電子・アクセス権限の考え方
記録する内容が整理できたら、次はどのように・どこに・いつまで保管するかを決める必要があります。
紙での保管
紙の記録は鍵付きキャビネットに保管し、アクセスできる者を相談担当者・経営者など必要最小限に限定します。キャビネットの鍵の管理責任者を明確にし、アクセスログ（誰がいつ開けたか）を記録する運用を加えると、より安全性が高まります。
電子での保管
デジタルデータで保管する場合は、アクセス権限を設定したフォルダやシステムを使用し、閲覧・編集できる担当者を限定します。クラウドサービスを利用する場合は、サーバーの所在地・セキュリティ認証の水準（ISO27001等）を事前に確認することが重要です。また、編集履歴やタイムスタンプが自動的に残るシステムを選ぶことで、改ざん防止の観点からも有効です。定期的なバックアップの取得も欠かせません。
保存期間の設定
ハラスメント相談記録の法定保存期間は現時点で明示されていません。労働基準法が定める労働者名簿・賃金台帳の保存期間は5年（当面3年）ですが、ハラスメント記録についてはこれに準拠した規定はありません。
実務上の推奨としては、最低5年、できれば事案解決後7〜10年を社内規程で明定することが望ましいとされています。根拠として、安全配慮義務違反に基づく損害賠償請求権の消滅時効が5年（民法改正後）であること、労働審判や民事訴訟が解決から数年後に提起されるケースが存在することが挙げられます。
廃棄の方法についても規程に明記することが重要です。紙媒体はシュレッダー処理、電子データは完全削除（単なるごみ箱への移動ではなく、復元不可能な削除処理）を実施するルールを定めてください。
担当者の異動・退職時の引継ぎ
中小企業では担当者が交代した際に記録が引き継がれず、対応履歴が実質的に消えてしまうケースが多く見られます。これを防ぐために、引継ぎ手順を文書化し、どこに何が保管されているか・アクセス方法は何か・進行中の案件の状況はどうかを、担当者個人ではなく組織として管理できる仕組みを作ることが求められます。
プライバシー保護と活用のバランスをとるための実践ポイント
ハラスメント相談記録の管理で最も難しいのは、プライバシーを適切に保護しながら、組織として記録を活用できる状態を維持するバランスをとることです。
過剰な保護によって「鍵をかけすぎて誰も開けられない」状態になってしまうと、引継ぎもできず、再発防止のための組織的な分析もできません。一方で、管理が緩すぎると情報漏洩が発生し、相談者の信頼を失うことになります。
このバランスをとるために、以下の実践ポイントを社内ルールとして整備することをお勧めします。
- アクセス権者を明文化する：誰が閲覧・編集できるかを就業規則またはハラスメント対応規程に明記する
- 利用目的を限定する：相談記録はハラスメント対応・再発防止・法的対応のみに使用することを規程に定める（人事評価や懲戒以外の目的への流用を禁じる）
- 担当者への守秘義務教育を行う：記録を扱う担当者に対して、情報管理と守秘義務の重要性を定期的に周知・研修する
- 相談者への説明を行う：相談受付時に「どのような情報を・誰が・どの範囲で管理するか」を相談者に説明し、安心して相談できる環境を整える
- 年1回の記録棚卸しを実施する：保存期間が過ぎた記録の廃棄・現在進行中の案件の確認を年次で実施する
また、メンタルヘルス不調を抱える相談者のケアと記録管理を一体的に進めるためには、外部の専門家との連携も有効です。メンタルカウンセリング（EAP）などの外部相談窓口を導入することで、社内での記録管理の負担を分散しながら、相談者のプライバシーをより高いレベルで保護することも可能です。
まとめ
ハラスメント相談記録の適切な保管は、相談者・行為者のプライバシー保護と、会社の法的リスク管理の両方を同時に実現するために不可欠な取り組みです。本記事のポイントを整理します。
- 記録の義務はパワハラ防止法・均等法・育児介護休業法・個人情報保護法など複数の法律に根拠がある
- 「記録しないこと」は会社を守るのではなく、むしろ法的リスクを高める
- 記録は「相談受付票」「事実確認記録」「対応経過記録」の3種類に分けて管理する
- 保存期間は最低5年・できれば7〜10年を社内規程で明定し、廃棄方法も規定する
- アクセス権限を明確化し、担当者交代時の引継ぎ手順を文書化して組織管理を実現する
- プライバシー保護と活用のバランスは、規程の整備と担当者教育によって保つ
中小企業では「まず形から」と思われるかもしれませんが、記録フォームと保管ルールを一枚の紙にまとめることから始めるだけでも、現状よりはるかに安定した管理体制を作ることができます。専門家のサポートも積極的に活用しながら、組織としての相談記録管理を一歩ずつ整備していきましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1. ハラスメント相談記録の保存期間に法律上の定めはありますか？
現時点では、ハラスメント相談記録そのものについて法律で保存期間が明示されているわけではありません。ただし、安全配慮義務違反に基づく損害賠償請求権の消滅時効が5年であることや、労働審判・訴訟が事案解決後に提起されるリスクを踏まえ、実務上は最低5年、できれば事案解決後7〜10年の保存を社内規程に定めることが推奨されています。
Q2. 相談者が「記録を残さないでほしい」と言った場合、どう対応すればよいですか？
相談者の意向を尊重することは大切ですが、完全に記録をゼロにすることは避けるべきです。相談者の氏名などの特定情報を限られた担当者のみが閲覧できるよう管理しながら、対応の経緯を最低限記録として残すことが組織としての対応義務を果たすうえで必要です。相談受付時に「情報管理の方法と目的」を丁寧に説明し、相談者の不安を和らげることが大切です。
Q3. 小規模な会社で専任担当者を置けない場合、どうすれば管理を組織化できますか？
まず、記録フォームと保管場所・アクセス権者を明文化した1枚のルール表を作成することから始めましょう。記録の保管場所（鍵付きキャビネットまたは権限設定フォルダ）を固定し、担当者が変わっても同じ場所・方法でアクセスできる仕組みにすることが重要です。外部の産業医や相談窓口サービスを活用して、記録管理の一部を専門家と分担する方法も有効です。
Q4. 電子保管とペーパー保管、どちらが望ましいですか？
どちらにもメリット・デメリットがあります。電子保管はアクセス権限の設定・編集履歴の記録・バックアップが容易で、引継ぎ時にも便利です。ただし、セキュリティ水準の確認とバックアップ管理が必要です。紙保管はシステム障害に強い反面、物理的な紛失・火災リスクがあります。重要度の高い記録は電子・紙の両方を保管し、それぞれの管理ルールを規程に定めることが理想的です。
