「とりあえず雇用契約書は渡しているから大丈夫」と思っていませんか。中小企業の現場では、数年前に作ったテンプレートをそのまま使い続けているケースや、正社員向けの書式をパートタイマーにも流用しているケースが少なくありません。しかし、2024年4月の法改正を含め、雇用契約書に求められる記載内容は年々厳しくなっており、記載漏れや不備があれば労働トラブルだけでなく、罰則を受けるリスクもあります。
本記事では、労働基準法をはじめとする関連法令に基づき、雇用契約書に必ず記載しなければならない項目を整理するとともに、雇用形態別の注意点や実務上のポイントをわかりやすく解説します。
雇用契約書と労働条件通知書の違いをまず押さえる
実務の現場でよく混同されるのが「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違いです。それぞれの性質を正しく理解することが、適切な書類整備の第一歩になります。
労働条件通知書は、労働基準法第15条および同施行規則第5条にもとづき、使用者が労働者に対して一方的に交付する義務のある書面です。労働者の署名・押印は必要なく、会社から労働者へ「あなたの労働条件はこうなっています」と通知するものです。
雇用契約書は、会社と労働者が労働契約の内容に合意したことを双方で確認するための書面です。双方の署名・押印（または電子署名）が必要で、労使双方が1部ずつ保管するのが原則です。
重要なのは、雇用契約書を作成すれば労働条件通知書の役割も兼ねられるという点です。実務上は「労働条件通知書兼雇用契約書」という形式で一本化しているケースが多く、これは法的にも問題ありません。ただし、その場合でも法律が定める必須記載事項をすべて網羅していなければ、通知書としての要件を満たさないことになります。
また、「採用通知書を渡したから雇用契約書は不要」という誤解もよく見られますが、採用通知書はあくまで「採用する意思」を伝えるものであり、労働条件を明示したことにはなりません。両者は別物です。
絶対に書かなければならない「絶対的明示事項」
労働基準法施行規則第5条では、雇用契約書（または労働条件通知書）に必ず記載しなければならない項目を定めており、これを絶対的明示事項と呼びます。口頭での説明だけでは法律上の義務を果たしたことにはならず、書面（または電子的方法）による明示が必須です。
- 労働契約の期間：無期契約か有期契約かの別。有期の場合は契約期間（開始日・終了日）を明記します。
- 就業の場所および従事する業務の内容：入社時点の就業場所と業務内容を記載します。なお2024年4月の法改正により、転勤や配置転換の可能性がある場合は「就業場所・業務内容の変更の範囲」の明示も義務化されました。
- 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇：具体的な時刻と休日の曜日や日数を記載します。変形労働時間制（一定期間を平均して週40時間以内に収める制度）を採用している場合はその旨も記載が必要です。
- 賃金の決定・計算・支払方法：基本給と各種手当を分けて記載します。「月給○○万円」とだけ書くのでは不十分です。
- 賃金の締切日および支払日：「毎月末日締め、翌月25日払い」のように具体的な日付を明記します。
- 退職に関する事項：退職の手続き（退職の申し出から何日前に届け出るか等）と解雇の事由を含みます。
これらはいかなる雇用形態でも省略できません。一つでも欠けていれば労働基準法違反となり、30万円以下の罰金（同法第120条）が科せられる可能性があります。
定めがある場合に書面明示が必要な「相対的明示事項」
会社にその制度や規定が「ある場合」に限り、書面で明示しなければならない項目を相対的明示事項と呼びます。制度がない場合でも、後述するパートタイマーや有期雇用労働者に対しては「なし」と明記することが求められるケースがあります。
- 退職手当の有無・支給対象・計算方法・支払時期
- 臨時の賃金（賞与など）の有無・計算方法・支払時期
- 食費・作業用品・その他の費用の労働者負担
- 安全・衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償・業務外の傷病扶助
- 表彰・制裁に関する事項
- 休職に関する事項（特にメンタルヘルス不調などに備えて明記しておくことが重要です）
就業規則にこれらを定めている場合は「就業規則第○条による」と参照記載することも認められていますが、就業規則の内容を労働者が確認できる状態にしておく必要があります。就業規則があるからといって個別の契約書への記載を省略できるわけではないため注意が必要です。
パート・アルバイト・有期雇用には追加の記載義務がある
正社員向けのテンプレートをパートタイマーやアルバイトにそのまま流用しているケースは非常に危険です。パートタイム・有期雇用労働法第6条では、短時間・有期雇用労働者に対して以下の事項を文書または電子的方法で明示することを義務付けています。
- 昇給の有無：昇給制度がない場合は「なし」と明記します。
- 退職手当の有無：退職金制度がない場合は「なし」と明記します。
- 賞与の有無：賞与制度がない場合は「なし」と明記します。
- 雇用管理の改善等に関する相談窓口：担当者名または部署名を具体的に記載します。
また、2024年4月施行の改正により、有期雇用契約者に対しては以下の事項も追加で明示する義務が生じました。
- 更新上限の有無とその内容：「契約更新は最大3回まで」「通算5年を上限とする」などと具体的に記載します。
- 無期転換申込権が発生する契約更新時における無期転換ルールの内容：同一の使用者との有期労働契約が通算5年を超えた場合、労働者は無期契約への転換を申し込める権利（無期転換申込権）が発生します。この権利が生じる更新タイミングで、その旨を明示することが義務化されました。
- 無期転換後の労働条件：無期転換後にどのような労働条件になるかを明示します。
これらの改正対応が漏れている場合も、30万円以下の罰則の対象となる可能性があります。有期雇用スタッフを多数抱える事業所では、特に早急な書式の見直しが必要です。
試用期間・賃金・就業場所の記載でよくある失敗
試用期間の記載
試用期間について雇用契約書に定めがない場合、後から「試用期間中だから本採用を拒否できる」と主張しても、裁判上で認められにくくなります。試用期間を設ける場合は、期間の長さ・延長の可否・本採用拒否事由を明記することが不可欠です。一般的な試用期間の目安は3〜6か月とされており、合理的な理由なく長期に設定すると無効と判断されるリスクがあります。また、試用期間中であっても、入社から14日を超えた場合は解雇予告（または予告手当）が必要であり、「試用期間中は自由に解雇できる」というのは誤りです。
固定残業代（みなし残業）の記載
固定残業代制度を採用している場合、雇用契約書には基本給と固定残業代を分けて記載し、固定残業代が何時間分の残業に相当するか、その金額を明示する必要があります。「月給30万円（残業代込み）」という記載だけでは、固定残業代として法的に有効と認められず、後になって未払い残業代を請求されるリスクがあります。固定残業時間を超えた分は別途支払う旨も明記しましょう。
就業場所・業務内容の記載
2024年4月の改正により、雇用契約書には「入社時の就業場所・業務内容」に加えて、「就業場所・業務内容の変更の範囲」も明示することが義務付けられました。転勤の可能性がある場合は「会社の定める事業所（国内全拠点）」などと記載します。一方で、あまりにも広範囲・漠然とした記載は労働者の不安を招くため、実態に即した範囲を明記することが大切です。
有期雇用の更新条件と雇止めリスク
有期雇用契約の更新条件が曖昧な場合、「更新してもらえると思っていた」という労働者の期待（これを雇用継続への合理的期待と呼びます）が認められ、雇止めが無効とされるリスクがあります。更新する場合の基準（業務量、勤務態度、業績など）と更新上限を明確に記載することで、トラブルを未然に防ぐことができます。
電子契約への対応と交付タイミング
2019年の法改正により、労働者が希望する場合に限り、雇用契約書や労働条件通知書をメール・PDFなどの電子的方法で交付することが認められています。クラウドサインなどの電子契約サービスを活用することも可能ですが、労働者側の同意が前提となる点に注意が必要です。会社側が一方的に電子交付のみに切り替えることはできません。
交付のタイミングについては、採用決定時・内定通知時に合わせて渡すのがベストプラクティスです。「入社後に渡せばいい」という認識は法的に誤りであり、入社前に労働者が労働条件を確認できる状態にしておくことが求められます。
実践ポイント：今すぐ確認すべきチェックリスト
以下の項目を確認し、現在使用している雇用契約書の書式を点検してください。
- 絶対的明示事項（6項目）がすべて記載されているか
- パート・アルバイト用の書式に昇給・退職手当・賞与の有無と相談窓口が記載されているか
- 有期雇用者向けに2024年改正対応（更新上限・無期転換ルール・転換後の条件）が反映されているか
- 就業場所・業務内容に「変更の範囲」が記載されているか
- 固定残業代を採用している場合、基本給と分離して時間数と金額が明示されているか
- 試用期間の期間・延長可否・本採用拒否事由が明記されているか
- 雇用契約書を入社前に交付しているか
- 労使双方が署名・押印（または電子署名）し、各1部ずつ保管しているか
特に、休職に関する規定は相対的明示事項ではありますが、メンタルヘルス不調による休職が社会的に増加している昨今、あらかじめ休職条件・期間・復職の手続きを契約書または就業規則に明記しておくことが重要です。メンタルヘルスへの対応に不安がある場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の導入を検討することも、労務リスク軽減の有効な手段の一つです。
まとめ
雇用契約書は、単なる入社手続きの書類ではなく、会社と労働者の関係を支える法的な根拠となる重要な文書です。記載内容に不備があれば、罰則リスクだけでなく、未払い賃金請求・雇止め無効・不当解雇訴訟など、深刻な労働トラブルに発展する可能性があります。
特に注意が必要なのは以下の3点です。
- 正社員とパート・アルバイト・有期雇用では記載項目が異なる
- 2024年4月の改正により有期雇用者への追加明示事項が新設された
- 固定残業代・試用期間・就業場所の変更範囲など、グレーゾーンになりやすい項目こそ丁寧に記載する
現在使用している書式が古い場合や、雇用形態ごとに書式を使い分けていない場合は、この機会にぜひ見直してください。また、採用後の職場定着や健康管理を強化するという観点では、産業医サービスの活用も有効です。書類の整備と職場環境の整備を両輪で進めることが、持続可能な労務管理につながります。
よくある質問（FAQ）
雇用契約書と就業規則はどちらが優先されますか？
原則として、雇用契約書（個別の労働契約）と就業規則が異なる内容の場合、労働者に有利な方が適用されます。ただし、就業規則の基準を下回る労働条件を個別契約で定めた場合、その部分は就業規則の基準が適用されます（労働契約法第12条）。就業規則は全員に適用される最低基準として機能し、個別契約で上乗せすることは可能ですが、下回ることはできません。
雇用契約書を紛失した場合、どうすればよいですか？
雇用契約書の保存期間は、労働基準法上「労働者の退職日から3年間」が義務付けられています（同法第109条）。紛失した場合は、就業規則・給与明細・タイムカードなど他の書類で労働条件を証明することになりますが、トラブル時に不利になるリスクがあります。電子契約サービスやクラウドストレージを活用して、データでの保管体制を整えることを推奨します。
外国籍の労働者に対しても日本語の雇用契約書でよいですか？
法律上は日本語での交付が認められていますが、労働者が内容を理解できない状態では、後にトラブルが生じた際に「説明を受けていない」と主張されるリスクがあります。可能であれば労働者の母国語または理解できる言語での説明を併用するか、翻訳版を添付することが望ましいとされています。厚生労働省が外国語版の労働条件通知書ひな形を公開していますので、活用を検討してください。
