「うちは長年の信頼関係でやっているから、細かい書面なんて必要ない」——そう考えている経営者・人事担当者は、今も少なくありません。しかし、労使間のトラブルが発生したとき、口頭での約束はほぼ証拠として機能しません。退職時の未払い残業代請求、突然の解雇をめぐる紛争、有期契約社員からの無期転換申込——こうした問題が顕在化したとき、最初に問われるのが「雇用契約書はどうなっていたか」です。
中小企業においては、ネットで入手したテンプレートをそのまま使い続けていたり、パート・アルバイトには契約書を作成していなかったりというケースが珍しくありません。また、2024年4月には労働基準法施行規則が改正され、雇用契約書（労働条件通知書）に記載すべき事項がさらに追加されました。法改正への対応が遅れれば、知らぬ間に違反状態になっている可能性もあります。
本記事では、中小企業の経営者・人事担当者の方に向けて、雇用契約書の作成と更新における実務上のポイントを、最新の法律情報を交えながら詳しく解説します。
雇用契約書はなぜ必要か——法的根拠と義務の範囲
まず押さえておきたいのは、雇用契約書の作成が法律上の義務である、という点です。「契約は当事者の合意があれば口頭でも成立する」というのは民法上の原則ですが、労働基準法はこれとは別に、使用者に対して書面による労働条件の明示を義務づけています。
労働基準法第15条では、労働者を雇い入れる際に以下の事項を書面で明示することが使用者に義務として課されています。
- 労働契約の期間（有期・無期の別）
- 就業の場所・従事する業務の内容
- 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇
- 賃金の決定・計算・支払い方法、締め日・支払日
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
これらの明示を怠った場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法第120条）。「知らなかった」では済まされない義務であることを認識してください。
さらに、パートタイム・有期雇用労働法第6条では、パートタイム労働者や有期雇用労働者に対して、昇給・退職手当・賞与の有無、そして相談窓口についても文書等で明示することが追加的に義務づけられています。正社員だけでなく、非正規雇用のスタッフにも契約書を交付することが法律上必要なのです。
2024年4月改正で何が変わったか——新たな明示義務への対応
2024年4月1日から施行された労働基準法施行規則の改正により、すべての労働者に対して新たに明示が義務化された事項があります。この改正に対応できていない雇用契約書は、現時点でアップデートが必要です。
（1）就業場所・業務内容の「変更の範囲」の明示
従来は「現在の」就業場所や業務内容を記載すれば足りていましたが、改正後は将来にわたって変わり得る範囲（変更の範囲）も明示することが求められます。たとえば「会社が定める場所（テレワーク含む）」や「会社が命じる業務全般」といった記載が求められます。転勤や業務変更の可能性がある場合は、その旨を漏れなく記載しておく必要があります。
（2）有期契約の「更新上限」の明示
有期雇用契約においては、更新の上限（通算の年数や回数）の有無とその内容を、契約締結時から明示することが義務化されました。「最大3回更新まで」「通算3年を上限とする」といった内容を、初回の契約書から記載することが必要です。なお、最初に上限を設けずに後から設定する場合には、その理由を労働者に説明することが求められます。
（3）無期転換申込機会・転換後の労働条件の明示
無期転換ルール（労働契約法第18条）とは、有期雇用契約が通算5年を超えて反復更新された場合、労働者からの申込みがあれば使用者は無期契約への転換を拒否できないとするルールです。2024年4月の改正により、この無期転換申込権が発生する契約更新のタイミングで、その旨と転換後の労働条件を書面で明示することが義務となりました。
「無期転換＝正社員化しなければならない」と誤解しているケースがありますが、これは正確ではありません。転換後の労働条件（賃金・職務・勤務時間など）は別途定めることができ、正社員と同一の条件にする必要はありません。ただし、転換後の条件を就業規則等で事前に整備しておく必要があります。
雇用形態別に見る——契約書作成の必須項目と注意点
正社員の雇用契約書
正社員は原則として無期雇用・フルタイムの雇用形態です。試用期間を設ける場合は、その期間・試用中の賃金水準・試用期間終了後の本採用基準を明記することが重要です。試用期間中であっても解雇には一定の合理的理由が必要とされており、「試用期間中は自由に解雇できる」という誤解はトラブルのもとになります。
また、副業・兼業の取り扱いについても、許可制か届出制か、禁止される業種（競合他社など）を具体的に記載しておくことが、後のトラブル予防につながります。
パートタイム・アルバイトの雇用契約書
パートタイム・有期雇用労働法の対象となるため、正社員向けの書式をそのまま流用することは適切ではありません。所定労働時間・所定労働日・時間給の計算方法・昇給の有無・退職手当の有無・賞与の有無などを明確に記載することが求められます。
また、同一労働同一賃金の観点から、正社員との待遇差が生じる場合はその理由を説明できるよう整理しておくことも重要です（パートタイム・有期雇用労働法第8条・第9条）。
有期契約社員・嘱託社員の雇用契約書
有期契約には契約期間の定めがあるため、契約期間・更新の有無・更新基準・更新上限・無期転換に関する事項の記載が特に重要です。「更新する場合がある」「更新しない場合がある」という曖昧な記載ではなく、更新判断の基準（業務量の状況、勤務態度、会社の経営状況など）を具体的に記載することで、雇い止め時のトラブルリスクを低減できます。
テレワーク・在宅勤務者の雇用契約書
テレワーク勤務を認める場合は、就業場所の欄に「会社が認めた自宅または会社指定の場所（テレワークを含む）」と記載し、通信費・光熱費等の費用負担のルールも明記しておくことが望ましいです。費用負担について書面に明記しておかないと、後から労働者から費用請求を受けるリスクがあります。
有期契約の更新時に必ず行うべき手続き
有期雇用契約の更新時に多いのが、「口頭で確認しただけで書面を交わさなかった」という手続き漏れです。これは法的なリスクのほか、後々の労使紛争において使用者側に不利な状況を生み出す原因となります。
有期契約の更新時には、以下の手順を確実に行うことを徹底してください。
- 更新のたびに新たな契約書を作成・交付する：「自動更新」での口頭確認のみは法的明示義務を満たしません。
- 更新の可否を契約満了の30日前までに判断・通知する：継続して1年を超えて雇用されている場合、または更新が3回以上行われている場合は、雇い止め（契約の不更新）の30日前までに予告が必要です。
- 通算契約期間を管理する：無期転換申込権の発生（通算5年超）を見落とさないよう、台帳やシステムで個人ごとに管理します。
- 更新上限に達した場合は丁寧な説明を行う：当初から明示していた上限であっても、契約終了の際には丁寧な説明と書面による通知が紛争予防に有効です。
雇い止め法理（労働契約法第19条）により、反復更新された有期契約を合理的理由なく終了させることは認められない場合があります。「有期契約だからいつでも終了できる」という考え方は、現在の法律上は通用しないと理解しておくことが重要です。
労使間のトラブルが深刻化する前に、メンタルヘルスや人間関係の問題も含めた相談体制を整備しておくことも有効です。メンタルカウンセリング（EAP）を導入することで、職場内の不満や不安を早期に把握し、契約更新時の紛争リスクを低減する効果も期待できます。
実践ポイント——今すぐできる雇用契約書の整備ステップ
雇用契約書の整備は、一度にすべてを完璧にしようとするのではなく、優先順位をつけて段階的に進めることをおすすめします。以下のステップを参考に取り組んでみてください。
ステップ1：現状の契約書を棚卸しする
まず、現在使用している雇用契約書（または労働条件通知書）の様式をすべて洗い出します。雇用形態別（正社員・パート・有期契約社員等）に整理し、2024年4月改正で追加された明示事項（就業場所・業務内容の変更の範囲、更新上限の有無、無期転換に関する事項）が含まれているかを確認します。
ステップ2：就業規則との整合性を確認する
雇用契約書と就業規則の内容に矛盾がある場合、労働者に有利な方の条件が優先されるのが原則です（労働契約法第12条）。たとえば就業規則の試用期間が3か月なのに、契約書に6か月と記載されていたといったケースは、思わぬトラブルのもとになります。両者の内容を照合し、矛盾がないか確認してください。
ステップ3：雇用形態別に専用の書式を整備する
一つの様式をすべての雇用形態に使い回すことは、法的リスクと管理の煩雑さを生みます。正社員用・パートタイム用・有期契約社員用それぞれに適した書式を用意し、必要事項が漏れなく記載できる構成にしましょう。
ステップ4：電子化の活用を検討する
労働基準法施行規則の改正により、労働者が希望する場合には電子メールやクラウドサービスを通じた労働条件の交付も認められています。電子契約サービス（クラウドサインなど）を活用することで、書類の保管・管理が効率化され、更新漏れのリスクも低減できます。なお、電子交付の具体的な要件については社会保険労務士等の専門家にご確認ください。
ステップ5：専門家への相談と定期的な見直し
労働法令は定期的に改正されます。社会保険労務士や弁護士による定期的なレビューを受けることで、法改正への対応遅れを防ぐことができます。また、従業員のメンタルヘルスや職場環境の問題が雇用契約トラブルに発展するケースもあるため、産業医サービスを活用して職場環境の整備を並行して進めることも、リスクマネジメントの観点から有効です。
まとめ
雇用契約書の整備は、「もしものトラブル」に備えるための守りの施策であると同時に、従業員との信頼関係を築くための積極的な取り組みでもあります。「うちは信頼でやっている」という姿勢は大切ですが、その信頼をより確かなものにするのが、透明性のある書面による合意です。
2024年4月の法改正を機に、現在の雇用契約書を見直してみてください。特に、就業場所・業務内容の変更の範囲の明示、有期契約の更新上限の明示、無期転換に関する記載の整備は、今すぐ対応が必要な事項です。
また、パート・アルバイト・有期契約社員など、これまで契約書を交わしていなかった雇用形態の方々についても、速やかに書面による労働条件の明示を行うことが、経営リスクを最小化するうえで重要です。雇用契約書の整備は、経営者・人事担当者にとって避けては通れない基本インフラであることを、改めて認識していただければ幸いです。
雇用契約書と労働条件通知書は何が違うのですか？
法律上の義務として使用者が交付しなければならないのは「労働条件通知書」です。一方、「雇用契約書」は双方が署名・捺印して合意内容を確認するための書類です。実務上は、双方の署名欄を設けた「労働条件通知書兼雇用契約書」として一体化した書式を用いることが多く、これにより法的義務の履行と合意の明確化を同時に達成できます。どちらの名称を用いるかよりも、法定の明示事項がすべて記載されており、労働者への交付と写しの保管が行われているかどうかが重要です。
有期契約を5年以上更新してしまった場合、無期転換は必ず応じなければなりませんか？
はい、労働者から無期転換の申込みがあった場合、使用者はこれを拒否することができません（労働契約法第18条）。ただし、無期転換後の労働条件は就業規則や個別の合意によって別途定めることができ、必ずしも正社員と同じ条件にする必要はありません。無期転換を見越して、転換後の労働条件（賃金体系・職務・勤務形態など）を事前に就業規則等に整備しておくことが重要です。また、無期転換申込権の発生を見落とさないよう、有期契約社員の通算契約期間を個人ごとに管理する仕組みを構築することをおすすめします。
パートやアルバイトにも雇用契約書は必要ですか？
はい、必要です。労働基準法第15条の労働条件明示義務はすべての労働者に適用されるため、パートやアルバイトであっても書面による明示が義務づけられています。さらに、パートタイム・有期雇用労働法第6条により、昇給・退職手当・賞与の有無および相談窓口についても追加で明示することが必要です。「短時間だから」「試しに雇うだけだから」という理由で書面を省略することは法律違反になります。雇用形態に応じた専用の書式を用意し、雇い入れのつど必ず交付することを徹底してください。
