メンタルヘルス不調や身体疾患による休職者の復職対応は、多くの中小企業にとって頭を抱える問題のひとつです。「主治医が復職可能と書いてくれたから戻ってもらったが、3か月も経たずに再び休職してしまった」「本人は早く復帰したいと言っているが、本当に大丈夫なのか判断できない」——こうした声は、経営者・人事担当者から非常に多く聞かれます。
問題の根本には、復職判断のプロセスが曖昧なまま、主治医の診断書だけを頼りに意思決定しているという実態があります。主治医は患者を治療する専門家ですが、職場の業務内容や職場環境を熟知しているわけではありません。そのため、主治医の「復職可」という判断と、会社側が求める「業務遂行が可能な状態」とが、しばしば噛み合わないのです。
本記事では、主治医との適切な情報共有の進め方から、復職可否の判断基準の整備、さらには個人情報保護の観点まで、中小企業の実務に即した形で解説します。
なぜ「診断書だけの復職判断」が危険なのか
主治医が発行する診断書は、あくまで医療的な観点から回復状況を記したものです。「職場復帰可能」という記載があったとしても、それは「治療の観点から就労を再開できる段階にある」という意味であり、「従来通りの業務をフルタイムでこなせる状態になった」という保証ではありません。
主治医は患者の主訴や検査データをもとに診断しますが、職場の業務負荷・対人関係・通勤環境といった情報は、本人から聞く範囲に限られます。そのため、「日常生活は送れている＝職場でも問題ない」という判断が先行しがちで、実際の業務遂行能力との乖離が生まれやすいのです。
厚生労働省が策定した「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」でも、最終的な復職可否の決定権は会社（使用者）にあると明示されています。主治医の判断は重要な参考情報ですが、それだけで復職を決定するのは、法的リスクの観点からも望ましくありません。
また、再休職を繰り返すことは、本人の健康にとっても、職場の業務継続性にとっても大きな負担となります。最初の復職時に丁寧なプロセスを踏むことが、結果として再発リスクを大幅に下げることにつながります。
主治医から情報を取得する際の法的ルールと手順
「主治医に直接聞いてもよいのか」という疑問を持つ担当者は少なくありません。結論からいえば、本人の同意を得た上で適切な手順を踏めば、主治医への照会は可能です。ただし、健康情報は個人情報保護法における「要配慮個人情報」に該当するため、通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが求められます。
ステップ1：本人から情報提供同意書を取得する
主治医に情報照会をする前に、必ず従業員本人から書面による同意を取得してください。口頭の同意では後々トラブルになる可能性があるため、書面化が原則です。同意書には以下の事項を明記しましょう。
- 情報を取得する目的（例：復職可否の判断、職場での支援内容の検討）
- 情報を取得する相手先（主治医の氏名・医療機関名）
- 取得する情報の範囲（例：業務遂行に際しての配慮事項、業務制限の有無など）
- 社内での情報共有範囲（誰が閲覧するか）
ステップ2：主治医への照会は書面（照会書）で行う
口頭での問い合わせは記録が残らず、認識の齟齬を生みやすいため、照会書（書面）で問い合わせることを推奨します。照会書では、主治医が回答しやすいよう具体的かつ答えやすい質問を設定することがポイントです。たとえば次のような質問が有効です。
- 現時点での就労可能な時間・日数の目安はどのくらいか
- 業務遂行上、特に配慮が必要な点はあるか（例：残業制限、出張制限、特定業務の回避など）
- 復職後の通院・服薬管理について、職場で把握しておくべきことはあるか
- 再発リスクを高める可能性がある環境・状況はあるか
「職場復帰できますか」という漠然とした質問では、主治医も具体的な回答が難しく、結果として情報の質が下がります。照会書の書式を事前に用意しておくと、担当者の負担も軽減できます。
ステップ3：取得した情報の社内管理を徹底する
取得した健康情報は、必要最小限の関係者のみに共有し、施錠できる書庫やアクセス制限付きのシステムで管理してください。「病名を上司に伝えてよいか」という問題については、原則として病名は非開示とし、業務上の配慮事項のみを共有するという方針が、プライバシー保護と職場対応のバランスとして適切とされています。
産業医がいない場合の復職判断をどう進めるか
労働安全衛生法では、常時50人以上の労働者を使用する事業場に産業医の選任が義務付けられています（第13条）。しかし日本の中小企業の約90%はこの基準に満たない規模であり、産業医がいない状態で復職判断を迫られるケースが非常に多いのが現実です。
産業医は主治医と異なり、職場環境や業務内容を踏まえた「就労可否・就労条件」を医学的に判断する専門家です。産業医がいる場合は、復職プロセスの中で産業医面談を必須ステップとして就業規則に明記することが強く推奨されます。
産業医が選任されていない事業場については、以下の代替手段を活用してください。
- 地域産業保健センター（地産保）の無料相談：都道府県ごとに設置されており、産業医による個別相談を無料で受けることができます。50人未満の事業場が主な対象です。
- 産業保健総合支援センター（さんぽセンター）：各都道府県に設置されており、産業保健に関する相談や情報提供を無料で実施しています。
- EAP（従業員支援プログラム）の活用：外部の専門機関が従業員のメンタルヘルスに関する相談や職場復帰支援を提供するサービスです。メンタルカウンセリング（EAP）を導入することで、産業医不在の企業でも専門家によるサポート体制を構築できます。
なお、50人以上の事業場であっても月1回の嘱託産業医しか選任していない企業では、産業医との連携が形式的にとどまっているケースがあります。この場合も、産業医が実質的に復職判断に関与できるよう、面談の機会や情報共有の仕組みを整えることが重要です。
復職判断の基準を「就業規則」に明文化する重要性
多くの中小企業では、復職に関する社内ルールが曖昧で、担当者が毎回一から対応しているのが実態です。これは担当者の負担を増やすだけでなく、判断の属人化・不公平感・法的リスクの増大にもつながります。
厚生労働省の「職場復帰支援の手引き」では、復職支援のプロセスを以下の5つのステップで示しています。
- 第1ステップ：病気休業開始および休業中のケア
- 第2ステップ：主治医による職場復帰可能の判断
- 第3ステップ：職場復帰の可否の判断および職場復帰支援プランの作成
- 第4ステップ：最終的な職場復帰の決定
- 第5ステップ：職場復帰後のフォローアップ
このフローを参考に、自社の就業規則・復職規程に具体的な基準と手続きを明記することが、トラブル防止の出発点です。「復職できる状態」の目安としては、たとえば以下のような基準を設けている企業があります。
- 通勤時間帯に一人で公共交通機関を利用できること
- 週5日・1日6時間以上の活動が2週間以上継続できていること
- 主治医および産業医（または産業保健機関）の双方が復職可と判断していること
また、試し出勤制度（リハビリ出勤・慣らし勤務）を設ける場合も、就業規則上の根拠が必要です。賃金の取り扱いや労災の適用範囲など、法的な整理を事前に行った上で制度化してください。
1998年の片山組事件（最高裁判決）では、従来の業務ができなくても他の業務に就かせられる場合は復職を認めるべきという判断が示されており、配置転換の可能性を含めた柔軟な対応が求められています。こうした判例の趣旨も踏まえ、復職後の業務内容・勤務条件の調整についても規程に盛り込んでおくことが望ましいでしょう。
復職後の再発防止に向けた支援プランの作り方
復職はゴールではなく、支援の新たなスタートです。復職後の最初の3〜6か月は再発リスクが最も高い時期とされており、この期間をどう過ごすかが長期的な就労継続に大きく影響します。
復職支援プランを文書化して共有する
復職が決定したら、復職後6か月間を目安とした支援プランを文書化し、本人・直属上司・人事担当者の三者で共有してください。プランには以下の項目を含めることを推奨します。
- 当面の勤務形態（短時間勤務・残業制限など）と段階的な変更スケジュール
- 担当業務の範囲と制限事項
- 上司との定期面談の頻度と内容
- 通院・服薬継続の確認方法（本人のプライバシーに配慮した形で）
- 再発・体調悪化の際の報告・相談窓口
上司・現場との情報共有の範囲を明確にする
現場の上司にどこまで情報を伝えるかは、プライバシー保護と業務対応のバランスが問われる難しい問題です。基本的な考え方として、「病名・診断名は伝えず、業務上の配慮事項のみを伝える」という方針が適切です。たとえば「残業は月10時間以内にしてほしい」「定期的な通院が必要なため月に1回の早退が発生する」といった情報は共有しますが、疾患名や服薬内容は必要がなければ開示しません。
上司が余計な情報を知ることによる偏見や不適切な対応を防ぐという観点からも、情報の「必要最小限」の原則は守られるべきです。
再発時の対応フローも事前に準備する
万が一、復職後に再び体調が悪化した場合の対応フローも事前に整備しておきましょう。何度も再休職を繰り返すケースでは、最終的に就業規則の規定に基づいて休職期間の上限を適用し、自動退職・解雇の手続きに移行せざるを得ない場面も出てきます。ただし、この判断は個々の事情や就業規則の内容、過去の対応の経緯によって大きく異なるため、社会保険労務士や弁護士への相談を踏まえた慎重な対応が求められます。
実践ポイント：今日から始められる復職対応の整備
ここまで解説してきた内容を踏まえ、まずは以下の5つの実践ポイントから着手することをお勧めします。
- 情報提供同意書の書式を作成する：主治医への照会を行う前に必ず取得するための社内標準書式を用意する
- 主治医への照会書の書式を用意する：業務上の配慮事項・就労可能条件を具体的に確認できる質問項目を設定した書式を整備する
- 就業規則・復職規程を見直す：復職の判断基準、試し出勤制度、段階的復職のルールを明文化する
- 産業医・産業保健機関との連携体制を整える：産業医が選任されていない場合は地産保やEAPなどの外部機関との連携を検討する
- 復職支援プランのテンプレートを作成する：復職決定時にすぐ活用できるよう、支援プランの雛形を用意しておく
これらの整備は一度行えば継続的に活用できるものです。担当者が変わっても組織として一定水準の対応ができるようにしておくことが、企業リスクの管理という観点からも重要です。
復職判断の場面でより専門的なサポートが必要な場合は、産業医サービスの活用もご検討ください。産業医が実質的に復職プロセスに関与することで、主治医との連携・業務遂行能力の判断・支援プランの策定まで、一貫したサポートを受けることができます。
まとめ
復職判断において主治医の診断書は重要な参考情報ですが、それだけを根拠に復職可否を決定することは、再休職リスクや法的リスクの双方から見て適切ではありません。最終的な復職の可否を判断する権限と責任は会社にあるという点を改めて確認してください。
主治医との適切な情報共有は、本人の同意取得と書面による照会を前提として、業務上の配慮事項に焦点を当てた具体的なやり取りを行うことで実現します。また、産業医や産業保健機関との連携、就業規則への復職基準の明文化、復職後の支援プランの策定が三位一体となることで、初めて再発予防につながる復職対応が可能になります。
制度や書式を一から整えることは手間のかかる作業ですが、一度体制を構築しておくことで、担当者の負担軽減・従業員の安心感・会社の法的リスク回避が同時に実現できます。ぜひ、今日から一歩ずつ取り組んでみてください。
よくある質問（FAQ）
主治医が「復職可能」と書いているのに、会社として復職を認めないことはできますか？
可能です。厚生労働省の「職場復帰支援の手引き」でも、最終的な復職可否の決定権は会社（使用者）にあると明示されています。主治医の診断書はあくまでも参考情報であり、産業医の意見や業務遂行能力の観点から会社として判断を行うことができます。ただし、不当に復職を拒否し続けることは安全配慮義務違反や債務不履行のリスクがあるため、就業規則に基づく合理的な理由と手続きが必要です。
従業員から同意が取れない場合、主治医への照会はできないのでしょうか？
健康情報は個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に当たるため、本人の同意なしに主治医から情報を取得することは原則として認められません。同意が得られない場合は、提出された診断書の記載内容の範囲で判断するか、産業医や産業保健機関による面談・評価を通じて業務遂行能力を確認する方法を検討してください。同意取得を拒む背景に本人の不安がある場合は、情報の使用目的や共有範囲を丁寧に説明することで同意を得られるケースも多くあります。
産業医がいない50人未満の事業場では、誰が復職の最終判断をすればよいですか？
産業医が選任されていない場合でも、最終的な復職可否の決定権は会社にあります。地域産業保健センター（地産保）の無料相談を活用して産業医による意見を取得する、または産業保健総合支援センターに相談する方法があります。外部のEAP（従業員支援プログラム）を導入している場合は、そのサービスの範囲内で専門家の意見を参考にすることも有効です。いずれの場合も、判断の根拠と経緯を文書化して記録しておくことが重要です。
