「有給休暇を年5日取得させなければならない」という義務が2019年4月から施行されて数年が経過しました。しかし、中小企業の現場では、制度の詳細を正確に把握できていないまま運用が続いていたり、年度末になって「5日未達の従業員が多数いた」という事態が発覚したりするケースが後を絶ちません。
義務違反が発覚した場合、1人あたり30万円以下の罰金（労働基準法第120条）が科される可能性があります。10人の従業員が未達であれば、最大300万円の罰金リスクです。「知らなかった」では済まされない以上、正確な知識と実務的な対応策を今すぐ整えることが経営者・人事担当者には求められています。
本記事では、法律の要点から実務での管理方法、よくある誤解まで、中小企業の実態に即した形で解説します。
年5日取得義務とは何か――対象者と義務の内容を正確に把握する
まず、制度の基本を正確に理解することが出発点です。根拠となる法令は労働基準法第39条第7項・第8項で、2019年4月1日から施行されています。
対象となる労働者
この義務が適用されるのは、年10日以上の年次有給休暇（以下、有給）が付与されるすべての労働者です。雇用形態は問いません。正社員だけでなく、パートタイマー・アルバイト・契約社員・嘱託社員も、付与日数が年10日以上であれば対象に含まれます。
たとえば、週4日勤務のパートタイマーでも、勤続3年6ヵ月以上になれば比例付与の計算上、年10日以上が付与されるケースがあります。「パートは対象外」という思い込みは非常に危険です。自社のパートタイマー全員について、付与日数を今一度確認してください。
また、労働基準法上の管理監督者（いわゆる「管理職」）も対象に含まれます。管理監督者は時間外労働・休日労働に関する規定の適用が除外されますが、有給休暇に関しては一般の労働者と同様に扱われます。管理職を「対象外」として除外していた企業は、早急に対応を見直す必要があります。
義務の内容とカウントできる日数
使用者（会社）は、有給が付与された日から1年以内に、対象となる労働者に対して5日分の有給を取得させなければなりません。重要なのは、「取得させる義務は会社側にある」という点です。従業員が申請しなかったから問題ない、という論理は通りません。
5日のカウントに含められるのは以下の日数です。
- 労働者が自ら申請・取得した日
- 使用者が時季を指定して取得させた日
- 計画的付与（労使協定に基づくもの）によって取得した日
一方、会社独自の特別休暇・慶弔休暇・夏季休暇、および病欠・欠勤はカウントできません。半日単位の有給休暇は0.5日としてカウントが可能ですが、就業規則に半日有給の規定がある場合に限られます。
今すぐ整備すべき管理インフラ――管理簿と就業規則の見直し
年5日取得義務を確実に実現するには、まず管理の基盤を整えることが不可欠です。実態として、管理台帳が存在しない・古い書式のまま更新されていないという中小企業は少なくありません。
年次有給休暇管理簿の作成と保存
年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存は法律上の義務です（労働基準法施行規則第24条の7）。記載しなければならない項目は以下のとおりです。
- 基準日（有給が付与された日）
- 付与日数
- 取得した日付
- 残日数
管理簿はExcel・紙・勤怠管理システムのいずれで作成してもかまいません。重要なのは個人ごとに管理し、取得状況をリアルタイムで把握できる状態にしておくことです。
管理をシンプルにするための実務的なヒントとして、基準日を全員4月1日などに統一する方法があります。個別に入社日ベースで管理している場合、従業員の増加とともに管理が複雑になりがちです。就業規則の改定を機に基準日を統一することで、年度ごとに一括して確認・対応しやすくなります。
就業規則への時季指定条文の追加
使用者が従業員に対して有給の取得時季を指定する場合、就業規則にその旨が記載されていなければなりません。記載がないまま時季指定を行うことは、手続き上の問題となり得ます。
具体的には、次のような条文を就業規則に追加する必要があります。
（例）「前項の規定にかかわらず、会社は、労働者が年間5日の年次有給休暇を取得していない場合または取得が見込まれない場合、取得時季に関する労働者の意見を聴取した上で、時季を指定して年次有給休暇を取得させることがある。」
就業規則を改定した場合、常時10人以上の労働者を使用する事業場では労働基準監督署への届出が必要です。また、改定内容は従業員に周知しなければなりません。10人未満の事業場でも、作成・変更の際の周知義務は同様に適用されます。
最も実務的な取得促進策――計画的付与制度の活用
「有給を取らせたくても業務が回らない」「申請しにくい職場の雰囲気がある」という悩みは、多くの中小企業に共通しています。個別に従業員が申請する形だけでは取得が進まない場合、計画的付与制度の活用が最も現実的かつ効果的な手段のひとつです。
計画的付与制度とは
計画的付与とは、労使協定（労働者代表との書面による協定）を締結することで、有給の取得時季を事前に計画的に定める制度です（労働基準法第39条第6項）。夏季休暇・年末年始・ゴールデンウィークなどに合わせて一斉に有給取得日を設定することができます。
この制度には以下のメリットがあります。
- 業務の閑散期に合わせて計画できるため、人手不足の影響を最小化しやすい
- 一斉付与であれば取得しにくい雰囲気が生まれにくい
- 会社として計画的に休業日を設定できるため、業務計画が立てやすい
- 「申請する・されない」という心理的ハードルをなくせる
注意点として、計画的付与に充てられるのは5日を超える部分の有給日数のみです。従業員が自由に使える有給が最低5日残るよう設計する必要があります。また、労使協定の締結と就業規則への記載が手続き上の要件となります。
年間取得計画表の活用
計画的付与制度を導入しない場合でも、年度初めや有給付与時に個人ごとの年間取得計画表を本人に記入してもらう方法が有効です。「いつ頃、何日取得する予定か」を事前に確認することで、上司や管理者が取得状況を意識的に管理しやすくなります。
さらに、四半期ごとに取得状況を確認し、残り3ヵ月の時点で取得日数が2日以下の従業員には管理者から声かけを行うといった仕組みを設けると、年度末になって気づいたときには手遅れという事態を防ぎやすくなります。勤怠管理システムを使用している場合は、未取得アラート機能の設定も検討してください。
時季指定の実施手順――未達が見込まれる場合の対処法
取得促進の仕組みを設けていても、個別の事情から5日に届かない従業員が発生することはあります。その場合、使用者が積極的に時季を指定して取得させることが求められます。以下の手順で進めることが重要です。
時季指定の4ステップ
- ステップ1：残日数と残期間を確認する 管理簿をもとに、付与日から1年の期限まで残り何日あるか、未取得日数はいくらかを確認します。
- ステップ2：本人に取得希望日を聴取する 書面またはメールなど記録が残る方法で、取得希望の日時を本人に確認します。意見聴取の記録は必ず残してください。
- ステップ3：会社が時季を指定して通知する 希望がない場合や希望日が業務上の都合で困難な場合は、会社側で取得時季を指定し、書面で通知します。
- ステップ4：管理簿に記録する 指定日・取得日を管理簿に記載し、3年間保存します。
時季指定の際は「労働者の意見を聴取し、その意見を尊重するよう努める」ことが法律上求められています（労働基準法第39条第8項）。一方的に会社が日程を押しつけるのではなく、まず本人の希望を確認するプロセスを必ず踏んでください。
よくある誤解と失敗事例――リスクを防ぐために知っておくべきこと
制度の理解不足によるミスは珍しくありません。以下に代表的な誤解と失敗例を整理します。自社の対応を振り返る際の参考にしてください。
誤解①「パートタイマーは年5日取得義務の対象外」
前述のとおり、これは誤りです。週4日勤務で勤続3年6ヵ月以上のパートタイマーは年10日以上が付与されるため、義務の対象となります。パートタイマーの比例付与日数の計算が煩雑で確認が後回しになっているケースが多く見られますが、放置はリスクにつながります。
誤解②「本人が申請しないのだから会社の責任ではない」
「取得させる義務」は使用者側にあります。従業員からの申請がなかったとしても、会社が時季指定を行わなかった場合には義務違反となります。「うちの従業員は自分から申請しないタイプ」という認識のままでは、年度末に違反状態となっていた、という事態が起こり得ます。
誤解③「管理監督者（管理職）は除外できる」
管理監督者は時間外・休日労働の規制の適用除外ですが、有給休暇は適用されます。部長・課長職を対象から外して管理していた場合、早急に見直しが必要です。
失敗例：年度末に発覚するパターン
最も多い失敗が、付与から1年の期限が近づいた段階で未達者が多数いることに気づくケースです。この場合、残期間が短く時季指定の調整が難しいうえ、業務繁忙期と重なると実際に取得させることが困難になります。少なくとも四半期ごとの確認が不可欠です。
実践ポイントまとめ――今日から動ける対応チェックリスト
最後に、中小企業の経営者・人事担当者がすぐに取り組める実践ポイントを整理します。
- 年次有給休暇管理簿の整備：個人別に作成し、基準日・付与日数・取得日・残日数を記録する。既存のExcelや勤怠システムで対応可能。
- 就業規則の確認・改定：時季指定に関する条文が追加されているかを確認し、未記載であれば早急に改定・届出を行う。
- パートタイマーの付与日数確認：雇用形態ごとに付与日数を算出し、年10日以上の対象者をリストアップする。
- 計画的付与制度の検討：夏季・年末年始などに一斉取得日を設定する労使協定の締結を検討する。
- 四半期ごとの取得状況確認：管理者が定期的に取得状況を確認し、未達リスクがある従業員に早期に声かけを行う仕組みをつくる。
- 管理職を対象から外していないかの確認：労働基準法上の管理監督者も有給休暇の義務対象であることを再確認する。
有給取得の促進は、従業員の健康維持やメンタルヘルスの観点からも重要な施策です。心身の疲労が蓄積した職場環境では、生産性の低下や離職リスクが高まります。社内の仕組み整備と並行して、従業員の心理的な負担を軽減するためのサポート体制を設けることも、持続的な職場運営の観点から効果的です。メンタルカウンセリング（EAP）の導入は、従業員が相談しやすい環境をつくる手段のひとつとして検討する価値があります。
義務違反に対するペナルティを避けるだけでなく、有給取得が当たり前の職場文化を根づかせることが、中長期的な人材確保と会社の信頼向上につながります。制度の整備は、従業員と会社の双方にとってプラスになる取り組みです。まずは管理簿の現状確認と就業規則の点検から、今日踏み出してみてください。
なお、制度整備と並行して従業員の健康管理体制を強化したい場合は、産業医サービスの活用もご検討ください。専門的な視点から職場環境の改善や健康リスクの把握をサポートします。
よくある質問（FAQ）
Q. 年5日の取得義務はいつから義務化されましたか？
2019年4月1日から施行されています。根拠となる法令は労働基準法第39条第7項・第8項です。企業規模にかかわらず、すべての事業場に適用されます。
Q. パートタイマーやアルバイトも年5日取得義務の対象になりますか？
はい、対象になります。雇用形態を問わず、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者であれば義務の対象です。週4日勤務のパートタイマーでも、勤続年数によっては年10日以上が付与されるケースがあります。自社のパートタイマー全員の付与日数を確認することをお勧めします。
Q. 従業員が有給を申請しなかった場合、会社は罰則を受けますか？
はい、受ける可能性があります。「取得させる義務」は使用者（会社）にあるため、従業員が自ら申請しなかったとしても、会社が時季指定を行わなかった場合は義務違反となります。違反1件あたり30万円以下の罰金（労働基準法第120条）が科される可能性があります。
Q. 計画的付与制度を導入するにはどのような手続きが必要ですか？
労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者との間で書面による労使協定を締結する必要があります。また、就業規則への記載も必要です。計画的付与に充てられるのは有給のうち5日を超える部分のみで、従業員が自由に使える5日分は残るよう設計してください。
Q. 管理監督者（管理職）も年5日取得義務の対象ですか？
はい、対象です。労働基準法上の管理監督者は時間外労働・休日労働に関する規定の適用は除外されますが、年次有給休暇に関する規定は適用されます。管理職を対象外として管理している場合は、早急に対応を見直してください。
