従業員が休職に入った瞬間、多くの中小企業の担当者は「どうすればよいのか」と途方に暮れます。連絡を入れれば療養の妨げになるのではないかと心配し、かといって連絡を絶てば従業員が孤立してしまうのではないかと悩む。その板挟みの状態で、気づけば対応が場当たり的になってしまう——そういったケースは決して珍しくありません。
実際、休職中の従業員対応をめぐるトラブルは労働相談の中でも増加傾向にある領域です。「復職を急かされた」「連絡が一切なく不安だった」「復職したら環境が変わっていた」など、会社側に悪意がなくとも従業員との認識のずれが深刻な問題に発展することがあります。
本記事では、中小企業の経営者・人事担当者が休職中の従業員に対して取るべき連絡・支援の方法を、法律上の根拠を踏まえながら実務的な視点で解説します。「何をしてよいか」だけでなく「何をしてはいけないか」も含めて整理していきます。
休職中でも安全配慮義務は続く——法律上の基本的な考え方
まず押さえておくべき大前提として、従業員が休職中であっても、会社の安全配慮義務は継続します。安全配慮義務とは、使用者が労働者の生命・身体・健康を守るために必要な措置を講じなければならない義務のことで、労働契約法第5条に定められています。
「休んでいる間は会社は関与しなくていい」と思われがちですが、法律上はそうではありません。休職中に適切なサポートを行わず、従業員の状態が悪化した場合、会社の安全配慮義務違反を問われるリスクがあります。
一方で、健康に関する情報は「要配慮個人情報」として個人情報保護法上、特に厳格な管理が求められます。病名や診断内容を本人の同意なく上司や同僚に伝えることは原則として許されません。関与し過ぎてもいけない、関与しなさ過ぎてもいけない——この両面のバランスを意識することが、対応の基本軸になります。
また、休職制度そのものは法律で義務づけられているわけではなく、各社の就業規則で任意に定めるものです。休職期間・賃金の取り扱い・復職の条件・期間満了時の扱い（自然退職か解雇か）などが就業規則に明記されていない場合、後々のトラブルに発展しやすいため、制度の整備状況も今一度確認しておきましょう。
「連絡の仕方」が関係の質を決める——頻度・手段・内容の設計
休職中の連絡対応で最も多い悩みが「どれくらいの頻度で連絡すればよいか」という問題です。結論からいうと、連絡の頻度や手段は、休職に入る前に本人と合意・文書化しておくことが最も重要です。後から「そんな約束はしていない」「連絡が多すぎてつらかった」というトラブルを防ぐためにも、休職開始前のすり合わせが欠かせません。
連絡ルールの決め方
- 頻度の目安：一般的には月1回程度が適切とされています。ただし、本人の状態によっては隔月でも構いません。頻度は状況に応じて柔軟に見直す姿勢を持ちましょう。
- 連絡手段：本人の希望を優先します。電話が心理的負担になる方はメールや書面のみに限定するなど、配慮が必要です。
- 窓口担当者：直属の上司ではなく、人事担当者を窓口にすることが推奨されます。上司への気遣いや職場への負い目を感じることなく、従業員が率直に状況を話しやすくなるためです。
連絡で話してよいこと・避けるべきこと
連絡の目的は「業務の確認」ではなく「療養のサポート」です。この目的を忘れると、知らず知らずのうちに従業員を追い詰める連絡になってしまいます。
- 話してよいこと：体調の大まかな様子、必要なサポートの有無、傷病手当金などの手続き確認、次回の連絡時期の確認
- 避けるべきこと：業務の進捗確認、復職時期の催促、病状の詳細な追及、職場の人間関係情報の共有、担当業務が滞っていることへの言及
特に「いつ戻れますか？」という言葉は、たとえ悪意がなくても従業員にとって大きなプレッシャーとなります。職場への影響が気になるのは経営者・人事担当者として当然ですが、復職時期の確認は主治医の意見が出てからにとどめましょう。
復職判断は「診断書だけ」では不十分——三者連携のすすめ
休職から復職へのプロセスで最も判断が難しいのが「本当に復職できる状態なのかどうか」の見極めです。主治医（かかりつけの医師）から「復職可能」と書かれた診断書が提出されても、それだけで判断するには限界があります。
主治医の役割はあくまでも「治療」であり、職場環境や業務内容に照らした職場適応性の判断は専門外の領域です。「病状は安定している」と「職場で通常業務をこなせる」の間には、大きなギャップがある場合があります。
このため、復職の可否判断には「主治医の診断書」「産業医の意見」「職場環境のアセスメント（評価）」の三者を組み合わせることが望ましいとされています。
中小企業で産業医が選任されていない場合（常時50人未満の事業場は産業医の選任義務がありません）は、地域産業保健センターを活用する方法があります。地域産業保健センターは労働者健康安全機構が各地域に設置しており、産業医への相談や保健指導を無料で受けられます。積極的に活用を検討してください。
また、本人の同意を得た上で「職場情報提供書」を主治医に送付し、職場の業務内容・環境・状況を共有するという方法も効果的です。主治医が職場の実情を知った上で意見を出してくれることで、より実態に即した判断が可能になります。
専門的なサポートが必要な場合には、産業医サービスの活用も有効な選択肢のひとつです。復職面談への同席や就業上の意見書の作成など、判断の根拠を積み重ねることができます。
段階的な復職支援——「試し出勤」の活用と再休職の防止
いきなりフル勤務に戻ることで体調が悪化し、再休職してしまうケースは少なくありません。これを防ぐために有効とされているのが、試し出勤（慣らし勤務）です。段階的に勤務時間や業務量を増やしていくことで、従業員が職場環境に再適応する機会を設けます。
ただし、試し出勤には法的な義務はなく、制度設計を誤ると思わぬトラブルにつながる可能性があります。実施する場合は次の点を事前に整理しておきましょう。
- 就業規則への明記：試し出勤の期間・目的・賃金の取り扱いを明確にしておく必要があります。
- 労災の取り扱い：試し出勤中に業務上の事故が発生した場合の対応を整理しておきます。
- 評価基準の明確化：「何ができれば正式復職とするか」の基準を担当者と本人の双方が共有しておくことで、判断のトラブルを防ぎます。
また、復職後も一定期間はフォローアップ面談を継続することが重要です。目安として復職後1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月の節目に担当者との面談の場を設けると、再燃の兆候を早期に察知しやすくなります。
メンタルヘルス不調による休職の場合、職場の人間関係や業務上のストレスが背景にあるケースも多くあります。復職後に従業員が気軽に相談できる環境として、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も検討の価値があります。外部の専門家に相談できる窓口があることで、従業員の安心感が高まり、早期の問題発見にもつながります。
情報管理と同僚への説明——プライバシー配慮の実務
休職中の従業員の情報管理は、担当者が意外と見落としがちなリスク領域です。「あの人はうつ病らしい」「〇〇さんはストレスで休んでいる」といった情報が職場内で広まってしまうと、個人情報保護法上の問題になるだけでなく、従業員が復職しづらい状況をつくり出すことにもなりかねません。
情報共有の範囲を限定する
健康情報（病名・診断内容・治療経過など）は、人事担当者・経営者など「知る必要がある者」に限定して共有することが基本です。情報を共有した場合は、誰に・いつ・どの範囲で伝えたかを記録しておくことも重要です。アクセス権限の設定など、情報管理のルールを整備しておくことで、意図せぬ情報漏洩を防ぐことができます。
職場の同僚への説明の仕方
「〇〇さんはどこへ行ったのですか？」と同僚から問われた場合、原則として「現在療養のためしばらく不在にしています」という説明にとどめることが適切です。病名や休職理由を開示することは、本人の同意がない限り原則として認められません。
業務の引き継ぎや人員調整の必要性は十分理解できますが、その必要性をもって健康情報の開示を正当化することはできません。「療養中」という事実だけを伝え、業務体制の調整は会社として取り組む、という姿勢を明確にすることが大切です。
実践ポイントまとめ——今日からできる対応チェックリスト
ここまでの内容を踏まえ、中小企業の担当者がすぐに確認・着手できる実践ポイントを整理します。
- 就業規則の休職規定を確認する：休職期間・賃金・復職条件・期間満了時の扱いが明記されているか確認し、不備があれば社会保険労務士などに相談して整備する。
- 連絡ルールを休職前に文書で合意する：頻度・手段・担当窓口を明確にし、本人の希望を反映した形で文書に残す。
- 傷病手当金の申請をサポートする：健康保険から支給される傷病手当金（標準報酬日額の3分の2、最長1年6ヶ月）の申請には会社の証明が必要です。手続きの内容を担当者が把握しておく。
- 復職判断は主治医の診断書だけで行わない：産業医や地域産業保健センターの意見を取り入れ、職場環境のアセスメントも含めた判断を行う。
- 試し出勤制度を導入する場合は事前に整備する：就業規則への明記と賃金・労災の取り扱いを整理した上で実施する。
- 復職後のフォローアップ面談を計画的に実施する：1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月を目安に面談を設け、再燃の兆候を早期に把握する。
- 健康情報の共有範囲を明確にする：知る必要がある人に限定し、記録・管理ルールを整備する。
まとめ
休職中の従業員への対応は、「関与し過ぎず、放置し過ぎず」のバランスが求められる難しい業務です。しかし、その本質は「従業員が安心して療養し、無理なく職場に戻れるための土台をつくること」にあります。
法的には安全配慮義務が休職中も継続することを忘れず、連絡ルールの整備・情報管理の徹底・段階的な復職支援の仕組みづくりを着実に行っていくことが、企業と従業員の双方にとっての最善策です。
中小企業では産業保健スタッフが不在なケースも多いですが、地域産業保健センターや外部の産業医・EAPサービスを活用することで、専門的なサポートを受けることは十分可能です。一人で抱え込まず、外部リソースを積極的に組み合わせながら対応体制を整えていきましょう。
よくあるご質問
休職中の従業員に連絡する際、どのような点に注意すればよいですか？
連絡の目的は業務確認ではなく療養のサポートであることを意識することが大切です。連絡頻度は月1回程度を目安とし、方法（電話・メール・書面）は本人の希望を優先してください。また、復職時期の催促や病状の詳細追及、業務の進捗確認は避けるべき内容です。理想的には休職開始前に本人と連絡ルールを合意・文書化しておくことで、双方の不安を軽減できます。
主治医の診断書で「復職可能」とあれば、そのまま復職させてよいですか？
主治医の診断書はあくまでも治療上の判断であり、職場への適応性を保証するものではありません。可能であれば産業医や地域産業保健センターに相談し、職場環境・業務内容を踏まえた意見をもらうことが望ましいです。また、段階的な復職（試し出勤）の活用や、復職後のフォローアップ面談の実施によって、再休職のリスクを下げることが重要です。
従業員の休職を職場の同僚にどこまで伝えてよいですか？
健康情報（病名・休職理由など）は要配慮個人情報に当たるため、本人の同意なく同僚に開示することは原則として認められません。同僚への説明は「現在療養中のためしばらく不在です」にとどめることが適切です。業務の引き継ぎや人員調整は、情報開示とは切り離して会社として対応する姿勢が求められます。
