従業員を採用するたびに「雇用契約書はどう作ればいいのか」「テンプレートをそのまま使っても大丈夫か」と悩んでいる経営者・人事担当者の方は少なくありません。雇用契約書の不備は、後日「言った・言わない」のトラブルや、最悪の場合は労働紛争・行政指導につながるリスクがあります。
特に2024年4月には労働基準法施行規則が改正され、就業場所・業務内容の変更の範囲や有期契約の更新上限など、新たに明示が義務付けられた事項が増えました。以前作成したテンプレートをそのまま使い続けている場合、すでに法令違反の状態になっている可能性があります。
本記事では、雇用契約書作成時に中小企業が特に注意すべきポイントを、法律の根拠とともにわかりやすく解説します。採用担当者として最低限押さえておくべき知識を整理しましたので、ぜひ自社の運用を見直す機会としてください。
雇用契約書と労働条件通知書の違いを正しく理解する
まず、多くの方が混乱しやすい「雇用契約書」と「労働条件通知書」の関係を整理します。
労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、使用者が労働者に対して一方的に交付する義務がある書面です。これは使用者から労働者への「通知」であり、双方の署名は必須ではありません。
一方、雇用契約書は労使双方が合意した労働条件を確認するための契約書面であり、労働者の署名または記名押印が必要です。法律上は必須書類ではありませんが、双方合意の証拠として非常に重要です。
実務上のおすすめは、両者を一体化した「雇用契約書兼労働条件通知書」として作成することです。この形式にすれば、法定の明示義務を果たしながら双方合意の証拠も残せるため、後日のトラブルを大幅に減らせます。就業規則がある場合は「詳細は就業規則による」と明記し、内容の整合性を必ず確認してください。
2024年改正で追加された明示義務を見落とさない
2024年4月1日以降に締結・更新される雇用契約については、労働基準法施行規則の改正により、新たに3つの事項の明示が義務付けられました。既存のテンプレートには含まれていないことが多いため、早急な確認と更新が必要です。
新たに必須となった明示事項
- 就業場所・業務内容の変更の範囲：「将来的に配置転換や転勤が生じる可能性があるか」「どの範囲の業務に従事させる可能性があるか」を具体的に記載します。たとえば「会社が定める場所（テレワーク含む）」「会社が命じる業務全般」などの記載が考えられます。
- 有期契約の更新上限の有無と内容：有期契約の場合、「更新は○回まで」「通算○年まで」といった上限を設ける場合はその旨を明記する必要があります。更新上限を設けない場合もその旨の記載が求められます。
- 無期転換申込機会・転換後の労働条件：有期契約が通算5年を超えた場合、労働者には無期雇用への転換を申し込む権利（無期転換申込権）が発生します。その申込機会と、転換後の労働条件についても明示が必要です。
これらは2024年4月以降の新規採用・契約更新の時点から適用されます。違反した場合、労働基準法違反として30万円以下の罰金が科される可能性がありますので、早急に書式を見直してください。
雇用形態別に記載内容を変える必要がある
「正社員と同じテンプレートをパートにも使っている」という企業は多いですが、雇用形態によって記載すべき事項が異なります。雇用形態に応じた書式を整備することが、トラブル防止の基本です。
正社員の場合
正社員の雇用契約書では、以下の点に特に注意が必要です。
- 試用期間の条件：試用期間の長さと、その間の賃金・労働条件を明記します。試用期間中であっても、14日を超えた後の解雇には30日前の予告が必要です。また、試用期間の延長を行う可能性がある場合は、その旨を事前に契約書に定めておかないと一方的な延長は認められません。
- 配転・出向の可能性：将来的な人事異動や出向の可能性がある場合は、変更の範囲として明記しておくことで、後日の紛争を防げます。
- 副業・兼業に関するルール：副業を禁止または制限する場合は、その旨と根拠を記載します。
パート・アルバイト・有期契約社員の場合
パートタイム・有期雇用労働法の適用を受ける労働者には、正社員への明示事項に加えて、以下の事項も明示する義務があります。
- 昇給・賞与・退職手当の有無
- 相談窓口（苦情や相談を受け付ける担当者または部署）の明示
- 契約更新の有無・更新基準（「業務量による」「本人の勤務態度による」など）
また、同一労働同一賃金の原則により、正社員との不合理な待遇差は禁止されています。賃金だけでなく、福利厚生・教育訓練・各種手当についても整合性を確認してください。
外国人労働者の場合
外国人労働者を雇用する場合は、在留資格と業務内容の整合性を必ず確認してください。在留資格の範囲を超えた業務に従事させると、入管法違反になります。また、帰国旅費の負担に関する取り決めも契約書に明記しておくことをおすすめします。
固定残業代・賃金控除は記載方法を間違えると無効になる
賃金に関する記載は、特に注意が必要なポイントです。誤った記載は後々の未払い残業代請求につながりかねません。
固定残業代（みなし残業）の正しい記載方法
固定残業代とは、毎月一定額の残業代をあらかじめ給与に含める制度です。この制度を有効に機能させるためには、固定残業代の時間数と金額を明示する必要があります。たとえば「月20時間分の時間外労働に対する割増賃金として、毎月○万円を固定残業代として支給する。20時間を超えた分は別途支給する」という形で記載してください。
金額だけ記載して時間数を明示しなかった場合や、基本給の中に含まれているとされているだけの場合は、裁判で固定残業代が無効と判断されるリスクがあります。
賃金控除には労使協定が必要
社宅費・積立金・組合費など、賃金から控除（差し引き）を行う場合は、労使協定（労働基準法第24条に基づく協定）の締結が必要です。契約書に「社宅費を給与から控除する」と記載しても、労使協定がなければ違法になりますので注意してください。
電子契約への移行は法的に有効だが条件を確認する
ペーパーレス化・テレワークの普及に伴い、雇用契約書を電子契約で締結したいというニーズが高まっています。2023年4月以降の法改正により、労働条件の明示方法は大幅に柔軟化されました。
具体的には、以下の方法による電磁的交付が認められています。
- メール送付（PDF等の添付）
- FAX送付
- クラウド上での閲覧・ダウンロード
- 電子署名を活用した電子契約サービスの利用
ただし、重要な条件として「労働者が同意した場合に限る」という要件があります。労働者が紙での交付を希望する場合は、書面で対応する必要があります。また、電子契約を採用する場合は送受信のログを保存し、交付した事実を記録として残してください。
電子契約サービスを活用することで、署名の依頼・回収・保管をオンラインで完結できるため、「署名してもらえないまま放置されている」という問題の解消にも有効です。
実践ポイント：雇用契約書作成・運用のチェックリスト
雇用契約書を適切に整備・運用するために、以下のポイントを確認してください。
作成時のチェックポイント
- 2024年改正対応済みか：就業場所・業務内容の変更の範囲、更新上限、無期転換に関する記載があるか確認する
- 雇用形態に応じた内容か：正社員・パート・有期契約それぞれ専用の書式を用意し、適切な内容を記載する
- 就業規則と整合性が取れているか：解雇事由・退職手当・懲戒規定などが就業規則と矛盾していないか確認する
- 固定残業代は時間数と金額が明記されているか：曖昧な記載では無効と判断されるリスクがある
- 競業避止義務・秘密保持義務の範囲は合理的か：期間・対象業務・地域的範囲が過度に広い場合は無効と判断される可能性がある
交付・保管時のチェックポイント
- 入社前または入社初日までに交付しているか：採用内定後・入社前に交付するのが原則
- 労使双方の署名がある書面を各1部保管しているか：会社控えと本人控えを必ず保管する
- 交付日と受領確認の記録を残しているか：電子契約の場合は送受信ログを保存する
- 未締結の状態で放置されていないか：署名が返ってこない場合は入社前に再依頼する仕組みを作る
また、従業員のメンタルヘルスや職場環境に関する相談窓口を社内に整備することも、労働トラブルを未然に防ぐ上で効果的です。外部のメンタルカウンセリング（EAP）を活用することで、従業員が気軽に相談できる環境を整えることができます。
まとめ
雇用契約書は「とりあえず作ればよい」ものではなく、法令を満たした内容で、自社の実態と整合した形で作成・交付・保管することが重要です。本記事のポイントを改めて整理します。
- 雇用契約書と労働条件通知書は一体化した兼用様式で作成すると管理しやすい
- 2024年4月改正で新たに明示義務となった3つの事項（変更の範囲・更新上限・無期転換）を必ず盛り込む
- 雇用形態ごとに書式を分け、パート・有期雇用には追加の明示事項を記載する
- 固定残業代は時間数と金額を明記しないと無効になるリスクがある
- 電子契約は労働者の同意があれば有効だが、記録の保存を徹底する
- 作成して終わりではなく、交付・署名回収・保管までを一連の業務として管理する
労務管理の体制整備は、採用後の職場環境づくりと一体で考えることが大切です。従業員の健康管理や職場のメンタルヘルス体制を整えたい場合は、産業医サービスの活用も選択肢の一つとして検討してください。専門家のサポートを受けながら、法令に準拠した健全な職場環境を構築していきましょう。
よくある質問
雇用契約書がなくても、口頭での合意があれば労働契約は有効ですか？
口頭での合意によっても労働契約自体は成立します。しかし、使用者には労働基準法第15条に基づき、労働条件を書面で明示する義務があります。この義務に違反した場合、30万円以下の罰金が科される可能性があるほか、「言った・言わない」のトラブルが起きやすくなるため、必ず書面を交付してください。
就業規則があれば、雇用契約書は省略できますか？
就業規則は全従業員に適用される集団的なルールですが、個別の労働条件を明示する義務（労働基準法第15条）は別途存在します。就業規則があっても雇用契約書（または労働条件通知書）の交付は省略できません。就業規則と雇用契約書の両方を整備し、内容が矛盾しないよう整合性を確認することが重要です。
有期契約を繰り返し更新することで、無期転換を回避できますか？
労働契約法第18条により、有期労働契約が同一の使用者との間で通算5年を超えた場合、労働者には無期契約への転換を申し込む権利（無期転換申込権）が発生します。また、更新を繰り返してきた実態があれば、「雇い止め法理」（労働契約法第19条）により、契約終了が無効と判断される場合もあります。無期転換ルールへの対応については、社会保険労務士などの専門家に相談の上、契約更新の都度、適切に記載内容を見直すことをおすすめします。
