新型コロナウイルスの感染拡大を契機に急速に普及したテレワークは、今や多くの企業にとって標準的な働き方の一つとなりました。政府もその推進を後押ししており、中小企業においても導入の機運は高まっています。しかし「とりあえず在宅勤務を認めてみたものの、労務管理がうまく機能していない」「法律的に問題がないか不安」という声も多く聞かれます。
テレワークは単に「会社に来なくてよい」というだけの制度ではありません。労働基準法をはじめとする各種法令はテレワーク中の従業員にも同様に適用されますし、制度設計を誤れば未払い残業代の発生や労働災害の認定漏れ、メンタルヘルス不調の見逃しなど、深刻なリスクを招くことがあります。本記事では、中小企業の経営者・人事担当者が押さえておくべきテレワーク導入時の労務管理上の注意点を、法律・制度の視点から実践的に解説します。
テレワークでも変わらない「労働時間管理」の基本義務
テレワークを導入する際にまず理解しておきたいのは、社員がオフィスの外で働いていても、使用者（会社）の労働時間把握義務はなくならないという点です。労働基準法第32条および第108条に基づき、使用者は労働者の労働時間を適正に把握しなければなりません。厚生労働省のガイドライン「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」もテレワーク勤務者に適用されます。
テレワーク中に発生した残業・深夜労働・休日労働についても、労働基準法第37条に基づく割増賃金の支払いが必要です。「在宅だから残業代は出ない」という扱いは違法となります。また、休憩（第34条）や休日（第35条）の付与義務も変わりません。
客観的な記録による時間管理が基本
在宅勤務では上司が直接確認できないため、労働時間の把握に「自己申告」を用いる企業が多くなります。自己申告自体は否定されるものではありませんが、厚生労働省のガイドラインはPCのログイン・ログオフ時刻やWeb会議システムの接続記録など、客観的な記録を補完的に活用することを推奨しています。自己申告の内容と客観的記録の間に著しい乖離がある場合は、実態を調査する義務があるとされています。
クラウド型の勤怠管理システムの活用も有効です。週の労働時間が一定時間を超えた場合に管理者へアラートを送る機能を備えたものもあり、長時間労働の早期把握に役立ちます。
「中抜け時間」の取り扱いを明確にする
テレワーク特有の問題として「中抜け時間」があります。これは、子どもの送迎や宅配便の受け取りなど、業務の途中で一時的に離席する時間のことです。厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」（2021年改定）では、中抜け時間の取り扱いをあらかじめ労使間でルール化することを推奨しています。たとえば「中抜け時間は休憩扱いとし、始業・終業時刻をその分ずらす」「時間単位の年次有給休暇と連動させる」などの方法が考えられます。どの方法をとるにせよ、就業規則や社内規程に明記しておくことが不可欠です。
テレワークに対応した就業規則・社内規程の整備
テレワークを適切に運用するうえで、制度の土台となる就業規則や社内規程の整備は最重要課題の一つです。「在宅勤務を認め始めたが、就業規則は何も変えていない」という企業は、法的リスクを抱えた状態にあるといえます。
常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則の変更を行う場合、所轄の労働基準監督署への届出が義務付けられています（労働基準法第89条・第90条）。テレワーク勤務規程を独立した規程として策定する場合も、就業規則の付属規程として位置づけるため同様の手続きが必要になることがあります。社会保険労務士などの専門家に相談しながら進めることをお勧めします。
規程に盛り込むべき主な内容
- テレワークの対象者・対象業務の範囲（全社員か、特定職種のみかなど）
- 実施場所の範囲（自宅のみか、カフェ・コワーキングスペースも可とするかなど）
- 申請・承認のフロー（上司の事前承認制にするか、届出制にするかなど）
- 始業・終業時刻の報告方法および勤怠管理ツールの指定
- 中抜け時間の取り扱い
- 費用負担のルール（通信費・光熱費・機器貸与に関する取り決め）
- 情報セキュリティに関するルール
- テレワーク中の連絡体制・緊急時の対応
適切な労働時間制度の選択も重要
テレワーク導入時は、自社の業務内容に合った労働時間制度の選択も検討しましょう。活用される主な制度として以下のものがあります。
- 事業場外みなし労働時間制：労働時間の算定が困難な場合に所定労働時間を働いたとみなす制度です。ただし、PCログ等で管理が可能な状況では「算定が困難」とは認められないため、テレワークへの適用は限定的とされています。
- フレックスタイム制：一定の清算期間内で始業・終業時刻を労働者が自由に設定できる制度です。導入には労使協定の締結と、コアタイム（必ず働く時間帯）・フレキシブルタイム（働く時間帯を選べる時間帯）の設定が必要です。
- 裁量労働制：業務の遂行手段や時間配分を労働者の裁量に委ねる制度です。対象となる業務が専門業務型・企画業務型に限定されており、導入要件も厳格です。
いずれの制度も、安易に導入すると法令違反となるリスクがあります。導入前に産業医サービスや労務の専門家と連携しながら、適切な体制を整えることが重要です。
費用負担の線引きと「テレワーク手当」の考え方
テレワーク導入時に多くの企業が悩む問題の一つが、通信費・光熱費・備品費などの費用をどこまで会社が負担すべきかという点です。厚生労働省のガイドラインは「労働者に過度な負担が生じないよう、費用の負担について労使で十分に話し合い、就業規則等に規定することが重要」としています。
実務上の主な対応としては次の二つが考えられます。
- 実費精算方式：領収書などをもとに実際にかかった費用を精算する方法。正確ですが、通信費や光熱費のように按分計算が必要なものは事務手続きが煩雑になります。
- 月額手当（テレワーク手当）方式：毎月一定額の手当を支給する方法。シンプルで運用しやすい反面、実費との乖離が生じる可能性があります。
手当を支給する場合は、就業規則や給与規程に明記することが必要です。また、国税庁は通信費・電気料金に関するテレワーク費用の非課税取扱いについて通達を出しており、一定の計算式に基づいて算出した金額までは所得税の課税対象外とされています。詳細は国税庁のウェブサイトや顧問税理士に確認することをお勧めします。
なお、会社がPCやモバイルルーターなどを貸与する場合は、紛失・盗難時の対応、私的利用の可否、返却に関するルールも就業規則に盛り込んでおくと後のトラブルを防ぐことができます。
テレワーク時代のメンタルヘルスと安全衛生管理
テレワークは通勤ストレスの軽減や育児・介護との両立という利点がある一方、孤立感・オン・オフの切替困難・運動不足・長時間労働の常態化といったメンタルヘルスリスクを生じさせやすい環境でもあります。労働安全衛生法に基づく健康診断やストレスチェックの実施義務はテレワーク勤務者にも当然適用されますが、それだけでは不十分です。
作業環境管理のチェックが第一歩
テレワーク開始時には、自宅の作業環境が適切かどうかを確認する取り組みが重要です。厚生労働省は「自宅等においてテレワークを行う際の作業環境を確認するためのチェックリスト」を公開しており、これを活用して従業員に自己チェックを行わせ、会社がフォローする体制を整えることが望ましいとされています。照明の明るさ、椅子・机の高さ、換気など、長時間労働に耐えうる環境かどうかを定期的に確認しましょう。
「つながらない権利」と長時間労働対策
テレワーク中は上司や同僚からの連絡が深夜・休日にも届きやすく、「断れない」という心理的プレッシャーから過重労働につながるケースがあります。深夜や休日のメール・チャット送受信について「原則禁止」または「受信しても返信不要」といったルールを明文化し、いわゆる「つながらない権利」を会社として保障する姿勢を示すことが重要です。
定期的なオンライン面談・1on1の実施
テレワークでは、上司が部下の表情や様子を日常的に観察する機会が激減します。週1回程度のオンライン1on1面談や、月1回の人事担当者との面談を制度化し、不調の早期発見に努めましょう。また、メンタルカウンセリング（EAP）のような従業員支援プログラムを導入し、社員が気軽に相談できる窓口を設けることも、テレワーク下でのメンタルヘルス対策として有効な手段の一つです。
テレワーク中の労働災害（労災）と情報セキュリティ
在宅勤務中の労災はどう判断されるか
テレワーク中に発生した事故・傷病であっても、業務との因果関係（業務起因性）が認められれば労働災害として扱われます。たとえば、自宅で業務用PCを操作中に転倒してケガをした場合などは、労災として認定される可能性があります。一方で、同じ在宅中であっても、昼食の準備中や私的な運動中のケガは「私的行為」として労災対象外となります。
在宅勤務中は業務時間と私的時間の区切りが曖昧になりやすいため、始業・終業の報告ルールを徹底し、業務時間の記録を明確に残しておくことが、万一の際のトラブル防止につながります。
情報セキュリティ管理も労務管理の一環
テレワーク中は社外のネットワーク環境を使用するため、情報漏えいのリスクが高まります。VPN（仮想プライベートネットワーク：インターネット上に安全な通信経路を確保する技術）の使用義務化、私物端末の業務利用禁止（BYOD制限）、画面のぞき見防止フィルターの装着義務など、具体的なルールをテレワーク規程に盛り込むことが重要です。また、万が一情報漏えいが発生した場合の報告フローや対応体制もあらかじめ規定しておきましょう。
今日から始められる実践ポイント
テレワークの労務管理は「完璧な制度を作ってから導入する」のではなく、現状の課題を把握しながら段階的に整備していくことが現実的です。以下のチェックリストを参考に、まず着手できるところから取り組んでみてください。
- 【制度整備】 テレワーク勤務規程（または就業規則の特則）を策定・更新し、常時10人以上の事業場は労働基準監督署へ届出を行う
- 【時間管理】 クラウド型勤怠管理システムやPCログを活用し、客観的な労働時間の記録体制を構築する
- 【費用負担】 通信費・光熱費の負担ルールを明確化し、手当の支給または実費精算の方法を就業規則に明記する
- 【メンタルヘルス】 テレワーク開始時に作業環境チェックリストを実施させ、定期的なオンライン面談を制度化する
- 【連絡ルール】 深夜・休日の連絡対応に関するルールを策定し、全社に周知する
- 【労災・セキュリティ】 業務時間の記録ルールを徹底し、情報セキュリティに関する具体的な行動基準を規程化する
まとめ
テレワーク導入は、従業員の働き方の柔軟性を高め、採用力の向上や業務効率化にもつながる有効な施策です。しかし、労働基準法をはじめとする法令の適用はオフィス勤務と変わらず、制度設計と運用管理の甘さが法的リスクや従業員の健康問題を引き起こすことがあります。
特に中小企業では、専任の人事・労務担当者が少ないために制度整備が後回しになりがちです。しかし、「問題が起きてから対処する」では手遅れになるケースも少なくありません。就業規則の整備、客観的な労働時間の把握、費用負担ルールの明確化、そしてメンタルヘルス対策の充実という四つの柱を軸に、自社の実情に合ったテレワーク労務管理体制を構築することが、持続可能なテレワーク運用の第一歩となります。
不明な点は社会保険労務士や産業医などの専門家に相談しながら、着実に整備を進めていただければ幸いです。
よくある質問（FAQ）
テレワーク中の従業員の残業代は支払わなくてよいのですか？
いいえ、支払わなければなりません。テレワーク中であっても労働基準法第37条に基づく割増賃金の支払い義務は変わりません。「在宅だから残業代は不要」という扱いは法令違反となります。労働時間を客観的に把握する仕組みを整え、残業が発生した場合は適正に賃金を支払うことが必要です。
事業場外みなし労働時間制を使えば、テレワークの残業管理は不要になりますか？
そうではありません。事業場外みなし労働時間制（労働基準法第38条の2）の適用には「労働時間の算定が困難であること」が要件とされています。PCログや勤怠管理システムで労働時間の把握が可能なテレワークでは、この要件を満たさないとされるケースが多く、厚生労働省もその点を明確にしています。安易に適用すると法令違反のリスクがありますので、導入前に専門家へ相談することをお勧めします。
テレワーク中に従業員が自宅でケガをした場合、労災になりますか？
業務との因果関係（業務起因性）が認められる場合は労災として取り扱われます。たとえば、業務用PCを操作中に転倒してケガをした場合などが該当する可能性があります。一方、昼食準備中や私的な外出中のケガは「私的行為」として労災対象外となります。業務時間の記録を明確に残しておくことが、認定判断において重要な証拠となります。
テレワーク導入にあたり就業規則は必ず変更しなければなりませんか？
テレワーク勤務の条件（対象者・実施場所・費用負担・連絡ルールなど）は、就業規則または別途策定するテレワーク勤務規程に明記することが強く推奨されます。常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則の変更・新設にあたり所轄の労働基準監督署への届出が法律上義務付けられています。未整備のまま運用することは労使間のトラブルリスクを高めるため、早期の対応をお勧めします。
