2019年4月、働き方改革関連法の施行により、年次有給休暇の取得が企業の義務となりました。それから数年が経過した今もなお、「制度の内容は知っているが、実際の対応が追いついていない」「違反リスクがどの程度あるのかわからない」という声が中小企業の経営者や人事担当者から多く聞かれます。
人手不足が慢性化する中小企業では、「誰かが休むと業務が回らない」という現実が有給休暇取得の大きな壁になっています。しかし、義務を果たさなかった場合の罰則は労働者1人につき最大30万円の罰金と、決して軽くはありません。本記事では、法律の基本から実務的な対応策まで、中小企業が今すぐ取り組める内容を体系的に解説します。
有給休暇取得義務化の基本：押さえておくべき法律の要点
まず、制度の根拠となる法律と義務の内容を正確に理解することが出発点です。
労働基準法第39条の改正により、年間10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての労働者に対して、使用者は毎年5日以上を取得させる義務を負うこととなりました。「取得を促す努力義務」ではなく、結果として5日取得させることが法的に求められている点に注意が必要です。
対象となる労働者の範囲についても誤解が多く見られます。正社員だけでなく、週4日以上または年216日以上勤務するパート・アルバイトも条件を満たせば10日以上の有給が付与されるため、義務の対象となります。また、いわゆる「管理職」と呼ばれる管理監督者も対象から外れません。自社でパートやアルバイトを多く雇用している場合は、見落としのないよう個別に付与日数を確認してください。
罰則については、5日取得させなかった場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。従業員が10人いてそれぞれ義務違反があれば、最大300万円の罰金になり得る計算です。「会社全体で30万円」という誤解が散見されますが、違反は労働者個人に対して成立するため、人数分が累積します。
また、時季指定義務の違反だけでなく、時季指定や管理簿の整備に関する周知義務の違反も同様に罰則の対象となります。制度の存在を知っていることと、適切に運用できていることは別物です。
よくある誤解と失敗パターン：自社の現状を点検する
制度を正しく理解していないことで生じる誤解や失敗は、実務の現場に根強く残っています。以下のチェックリストで自社の状況を確認してみてください。
- 「本人が希望しないなら取らせなくていい」は誤り：取得を促しても5日に達しない場合、使用者が時季を指定して取得させる義務があります。従業員の意向だけに委ねることは法律上認められません。
- 「管理簿は作らなくても問題ない」は危険な考え方：年次有給休暇管理簿は作成・3年間保存が義務付けられており、労働基準監督署の調査では必ず確認されます。記録がなければ違反を証明できず、是正勧告や書類送検のリスクが生じます。
- 「計画的付与で全員に一斉付与すれば完了」は注意が必要：入社間もない従業員は有給休暇の付与日数が5日未満のことがあります。計画的付与制度は5日を超える部分にしか適用できないため、対象外の従業員には個別の対応が必要です。
- 「有給消化を人事評価で不利に扱う」は法律違反のリスク：労働基準法附則第136条は、有給休暇取得を理由とした不利益取扱いを禁止しています。取得を促すと言いながら、実際には評価に影響するような職場風土は制度の形骸化を招くだけでなく、法的リスクにもつながります。
- 「年度末にまとめて取得させれば間に合う」は現場の混乱を招く：3月や年度末に集中して有給を消化させようとすると、繁忙期と重なりやすく現場が混乱します。年度初めから計画的に管理することが不可欠です。
管理の仕組みを整える：年次有給休暇管理簿の作り方
有給休暇の取得義務を確実に果たすためには、管理の「見える化」が前提となります。年次有給休暇管理簿は法律上の義務であるとともに、取得状況の把握と義務違反の防止に役立つ実務ツールでもあります。
管理簿に記載すべき項目は、時季（取得した日付）・日数・基準日（有給休暇が付与された日）の3点です。これらを従業員ごとに記録し、3年間保存する必要があります。
管理の方法としては、ExcelやGoogleスプレッドシートでの自作テンプレートから、クラウド型の勤怠管理システムまで選択肢はさまざまです。重要なのは「誰でも確認できる」「更新漏れが起きにくい」仕組みを作ることです。口頭や紙の申請書だけで管理している場合は、データとして記録する運用に切り替えることを強くお勧めします。
また、基準日を年2回（例：4月1日・10月1日）に統一する方法は、入社時期がバラバラな企業での管理を大幅に簡素化します。ただし、この方法を採用する場合、法定の付与日数を下回らないよう繰り上げて付与する必要があります。法定より少なくなる設定は認められません。
取得状況の確認は月1回程度を目安に行い、残り取得日数が少ない（5日未達に近い）従業員を早期に把握して促すことが、年度末の混乱を防ぐポイントです。
計画的付与制度と時季指定：中小企業が活用すべき2つの手段
5日取得義務を確実に果たすための具体的な手段として、計画的付与制度と使用者による時季指定の2つがあります。
計画的付与制度の仕組みと活用方法
計画的付与制度とは、労使協定（使用者と従業員の過半数代表者または過半数労働組合との書面による合意）を締結することで、有給休暇のうち5日を超える部分を計画的に付与できる制度です。
方式は大きく3種類あります。
- 一斉付与方式：全従業員が同じ日に取得する（例：夏季休暇・年末年始に有給を充当）
- グループ別付与方式：部署やチームごとに取得日を分散させる
- 個人別付与方式：従業員それぞれの希望を反映して個別に計画を立てる
中小企業で特に活用しやすいのは、夏季休暇や年末年始と組み合わせる一斉付与方式です。従業員が申請しなくても自動的に有給取得がカウントされるため、「有給を申請しにくい」という職場文化のある企業でも取得が進みやすくなります。ただし、付与日数が5日未満の従業員（入社間もない方など）には適用できないため、別途個別対応が必要です。
使用者による時季指定の正しい手順
従業員が自ら取得を申請せず、計画的付与でも5日に達しない場合、使用者は時季を指定して取得させる義務があります。この時季指定は使用者が一方的に決めるのではなく、あらかじめ本人の意向を聴取した上で、できる限り希望に沿う形で行うことが実務上望ましいとされています。
年度初めに「今年はいつ有給を取る予定ですか」と確認し、取得スケジュールをあらかじめ記録しておく仕組みを作ることが、後のトラブル防止にもつながります。時季指定の手続きや記録方法については、就業規則または別規程に明記しておくことを推奨します。
就業規則の整備と職場文化の改善：制度を定着させるために
制度の運用を継続的に機能させるためには、ルールの文書化と職場文化の両面からの取り組みが欠かせません。
就業規則・別規程への反映
時季指定の手続き、管理簿の運用ルール、計画的付与の方式などは就業規則または有給休暇管理規程として文書化することが重要です。従業員数が10人未満の事業所は就業規則の作成・届出義務がありませんが、労使間のトラブルを防ぐためにも文書化は強くお勧めします。2019年の法改正以降、就業規則を更新していない場合は、現在の実務と規定内容が乖離している可能性があります。改めて内容を見直してください。
管理職・現場リーダーへの研修
どれだけ制度を整えても、現場の管理職が「繁忙期に有給を取るのか」「みんなが忙しいのに」といった言動を取れば、従業員は有給取得をためらいます。こうした言動は、場合によってはパワーハラスメントとして問題化するリスクもあります。管理職向けに、有給取得義務の内容と不利益取扱い禁止の趣旨を周知する研修を実施することが、制度の実効性を高めます。
また、従業員のメンタルヘルスや働き方全般の相談窓口として、メンタルカウンセリング（EAP）を導入することで、有給取得が難しいと感じている従業員の背景にあるストレスや職場の問題を早期に把握できる場合があります。制度の整備と合わせて検討する価値があります。
実践ポイント：今日から始める5つのステップ
以上の内容を踏まえ、中小企業が有給休暇取得義務化に対応するための実践的な手順を整理します。
- ステップ1：対象者の洗い出し：正社員だけでなくパート・アルバイトも含め、年間10日以上有給が付与されている従業員を全員リストアップします。
- ステップ2：年次有給休暇管理簿の整備：基準日・付与日数・取得日数・残日数を記録できるフォーマットを作成し、運用を開始します。既存の勤怠管理システムに機能が含まれていないか確認しましょう。
- ステップ3：取得計画の策定：年度初めに各従業員と面談し、いつ5日を取得するかの計画を立て、記録します。計画的付与制度の導入も併せて検討します。
- ステップ4：就業規則・規程の見直し：時季指定の手続きと管理簿の運用方法を文書化し、就業規則または別規程に明記します。
- ステップ5：管理職への周知・研修：有給取得を阻む言動が法的リスクにつながることを管理職に伝え、取得を支援する姿勢を職場全体に定着させます。
これらの取り組みを進める中で、産業保健の専門的なサポートが必要になる場面もあります。従業員の健康管理や職場環境の改善については、産業医サービスを活用することで、労務管理と健康管理を一体的に推進することができます。
まとめ
有給休暇取得義務化は、2019年の法改正から時間が経過した今も、十分な対応ができていない中小企業が少なくありません。「義務だと知っている」と「きちんと運用できている」の間には大きな差があります。
人手不足や職場文化の壁は確かに存在しますが、義務違反による罰則リスク（労働者1人につき最大30万円の罰金）は無視できません。また、有給休暇が取りやすい職場環境は、従業員の定着率向上や採用力強化にもつながる可能性があります。
まずは自社の管理状況を点検し、管理簿の整備・就業規則の見直し・取得計画の策定という基本的な3点から着手してください。制度の整備は一度行えば終わりではなく、定期的な確認と改善を繰り返すことで初めて機能します。法律を守ることを入口に、従業員が働きやすい職場づくりへとつなげていただければと思います。
Q. パートタイマーも有給休暇取得義務の対象になりますか？
はい、条件を満たすパート・アルバイトも対象です。週4日以上または年間216日以上勤務し、継続勤務6ヶ月以上で年間10日以上の有給休暇が付与される場合は、正社員と同様に5日取得させる義務が生じます。「パートは関係ない」という誤解が多いため、必ず個別に付与日数を確認してください。
Q. 従業員が「有給を使いたくない」と言っている場合はどうすればよいですか？
従業員本人が取得を希望しない場合でも、取得日数が5日に達しないときは使用者が時季を指定して取得させる義務があります。本人の意向を聴取した上で、できる限り希望に配慮した形で時季を指定することが法律上求められています。「本人が嫌がっているから取らせなかった」は義務違反の言い訳にはなりません。
Q. 計画的付与制度を導入するには何が必要ですか？
計画的付与制度を導入するには、使用者と従業員の過半数代表者（または過半数労働組合）との間で労使協定を書面で締結する必要があります。協定には付与する日程・対象者・方式などを定めます。また、付与日数が5日以下の従業員（入社間もない方など）は制度の対象外となるため、個別対応が別途必要です。
