「有給休暇の年5日取得義務、違反したら罰則あり」中小企業が今すぐ見直すべき管理義務と計画的付与の実務ポイント

「従業員が有給休暇を申請してこないから、うちは特に問題ない」——そう思っている経営者・人事担当者は少なくありません。しかし2019年4月に施行された労働基準法の改正により、有給休暇の取得管理は使用者側の義務となりました。従業員が自ら申請しなくても、会社が積極的に取得を促し、確実に5日間取得させなければならないのです。

違反した場合は対象労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があり、中小企業であっても例外はありません。また、管理簿の未整備や計画的付与の手続きミスなど、実務上の落とし穴も多く存在します。

本記事では、有給休暇の管理義務の基本から、計画的付与の導入手順、パート・アルバイトへの対応、管理業務の効率化まで、中小企業の経営者・人事担当者が今すぐ実践できる内容を体系的に解説します。

有給休暇の付与ルールと年5日取得義務の基本

まず、有給休暇（正式名称：年次有給休暇）の付与ルールを整理しましょう。労働基準法第39条により、雇い入れ日から6ヶ月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、使用者は有給休暇を付与しなければなりません。付与日数は勤続年数に応じて以下のとおり増加します。

• 0.5年（入社半年）：10日
• 1.5年：11日
• 2.5年：12日
• 3.5年：14日
• 4.5年：16日
• 5.5年：18日
• 6.5年以上：20日

そして2019年4月1日に施行された労働基準法第39条第7項により、年間10日以上の有給休暇が付与された労働者に対して、使用者は基準日（付与日）から1年以内に5日間取得させる義務が生じました。「基準日」とは有給休暇が付与された日を指します。

重要なのは、この5日は使用者が管理して取得させる義務であるという点です。従業員が自ら申請して取得した日数や、後述する計画的付与の日数はカウントに含めることができます。しかし、従業員任せにした結果として5日に達しなかった場合、責任を負うのは会社側です。違反した場合は対象労働者1人につき30万円以下の罰金（労働基準法第120条）が科される可能性があります。

有給休暇管理簿の整備義務——後回しにできないその理由

年5日取得義務と合わせて、多くの中小企業が見落としがちなのが有給休暇管理簿の整備義務です。労働基準規則第24条の7により、年10日以上の有給休暇が付与された労働者については、管理簿を作成・保存することが義務付けられています。

管理簿に記載すべき3つの項目

• 時季：実際に有給休暇を取得した日付
• 日数：取得した日数の累計
• 基準日：有給休暇が付与された日

この3点が最低限の記載事項です。書式は法定されていないため、既存の勤怠管理帳票に項目を追加する形でも対応できます。

保存期間と今後の動向

管理簿の保存期間は、有給休暇を与えた期間の満了から3年間です。なお、2023年の法改正により将来的には5年への延長が予定されており、経過措置として当面3年とされています。今後の法改正の動向にも注意が必要です。

紙やExcelで管理している企業は、担当者の異動や退職によって管理が属人化し、記載漏れや計算ミスが発生しやすい状況にあります。勤怠管理システムの導入により自動集計・アラート機能を活用することで、こうしたリスクを大幅に低減できます。定期的なシステム見直しや、従業員のメンタルヘルスケアも含めた職場環境整備については、メンタルカウンセリング（EAP）の活用も選択肢の一つです。

計画的付与制度の仕組みと導入手順

有給休暇の消化率を高め、かつ業務計画を立てやすくする手段として有効なのが計画的付与制度（労働基準法第39条第6項）です。この制度を使うと、会社があらかじめ決めた日に有給休暇を取得させることができます。

計画的付与の3つの方式

• 一斉付与方式：全従業員が同じ日に取得。お盆・年末年始の休業期間に合わせるケースが多く、製造業や小売業に向いています。
• 個人別付与方式：従業員ごとに希望を聞きながら個別に日程を設定。シフト制のサービス業や医療・介護現場に適しています。
• グループ別付与方式：部署・班単位で取得日を設定。部門によって繁閑の異なる企業に向いています。

計画的付与の重要な制限事項

計画的付与には重要なルールがあります。付与日数のうち5日を超える部分についてのみ計画的付与が可能です。たとえば、付与日数が10日の従業員に対して計画的付与できるのは最大5日です。残り5日は従業員自身が自由に取得できる日数として確保しなければなりません。

また、計画的付与の対象日には従業員の時季指定権も使用者の時季変更権も及ばないため、協定で定めた日には原則として休業させる義務があります。業務上の都合を理由に出勤させることは認められません。

導入に必要な労使協定の締結手順

計画的付与を実施するには労使協定の締結が必要です。労働基準監督署への届出は不要ですが、協定書は保存しておく必要があります。締結の手順は以下のとおりです。

• ステップ1：労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数を代表する者）を確認する
• ステップ2：付与方式（一斉・個人別・グループ別）と具体的な日程を検討する
• ステップ3：協定書に「対象者の範囲」「付与日または付与方法」「有効期間」等を明記して締結する
• ステップ4：従業員へ周知し、管理簿に反映する

協定には有効期限を設けて定期的に見直すことで、実態に合った運用を維持できます。また、計画的付与日に有給が不足する従業員（入社間もない方など）については、特別休暇の付与や入社時の前倒し付与などの対応策を協定内に明記しておくことが実務上のトラブル防止につながります。

パート・アルバイトへの比例付与——見落とされがちな義務

「パートやアルバイトには有給を与えなくてよい」という誤解は今なお根強く存在しますが、これは明確な違法です。労働基準法は雇用形態を問わず適用されます。週1日勤務のアルバイトであっても、所定の要件を満たせば有給休暇の付与義務が生じます。

比例付与の対象となるパート・アルバイト

週所定労働時間が30時間未満、かつ週所定労働日数が4日以下（または年間所定労働日数が216日以下）の短時間労働者については、週所定労働日数に応じた比例付与が適用されます。たとえば週3日勤務で勤続0.5年の場合は6日、週2日勤務の場合は3日の付与となります。

比例付与の管理で注意すべき点

• 週の所定労働日数が変わった場合は、次の基準日時点で付与日数を見直す必要があります
• 比例付与の対象者も、年5日取得義務が生じるのは付与日数が10日以上になった場合です
• 管理簿の整備義務も同様に適用されます

パートタイマーが多い飲食業・小売業・介護事業所などは特に注意が必要です。従業員の雇用形態や労働日数に変更があるたびに有給休暇の付与状況を確認する仕組みを整備しましょう。

実践ポイント——中小企業が今すぐできる管理体制の整備

法律の概要を理解したうえで、実務として何から着手すればよいかをまとめます。

1. 基準日の統一で管理を効率化する

従業員の入社日がバラバラだと、各人の基準日が異なり管理が複雑になります。多くの企業では基準日を4月1日などに統一する方法を採用しています。ただし、統一によって付与日数が減る従業員が出ることは不利益変更にあたるため、入社直後に通常より多めに付与するなど、不利益が生じない形で調整することが必要です。

2. 年度途中に残日数を確認・通知する仕組みを作る

基準日から1年の期末が近づいた時点で5日に達していない従業員に対して、管理者や人事担当者がアラートを発し、取得を促す運用を設けましょう。年度末に慌てて一気に取得させる状況はトラブルの原因になりやすく、早期の進捗管理が重要です。

3. 申請しやすい職場風土の醸成

制度を整えても、従業員が「申請しづらい」と感じる職場では消化率は上がりません。上司が率先して有給を取得する、取得理由を聞かない（原則として理由の申告は不要です）、といった文化づくりが消化率向上の土台になります。従業員が心身の不調を抱えながら休めない状況は生産性の低下にも直結します。職場のメンタルヘルス対策と合わせて、産業医サービスの活用も検討してみてください。

4. 勤怠管理システムの導入を検討する

紙やExcelでの管理は、計算ミスや記載漏れ、担当者の異動による引き継ぎ失敗などのリスクが伴います。勤怠管理システムを導入すると、有給残日数の自動計算・5日未達のアラート・管理簿の自動作成などが可能となり、管理コストを大幅に削減できます。初期費用が気になる場合は、クラウド型の低コストなサービスから試してみることをお勧めします。

5. 誤解を解消し、正確なルール認識を社内で共有する

「本人が申請しないから会社の責任はない」「パートには有給は不要」「計画的付与すれば5日義務は自動クリア」といった誤解は、罰則リスクに直結します。管理職や現場リーダーにも正確な知識を共有するための社内研修や情報提供を定期的に行うことが、コンプライアンス（法令遵守）体制の強化につながります。

まとめ

有給休暇の管理義務は、2019年の法改正以降、使用者が能動的に取り組むべき義務へと変わりました。年5日の取得義務・管理簿の整備・計画的付与の労使協定・パート・アルバイトへの比例付与——これらはいずれも法律に明確な根拠があり、違反した場合は罰則の対象となります。

「うちは小さな会社だから」という認識は通用しません。むしろ人事専任スタッフが少ない中小企業こそ、管理の仕組みを早期に整備することで、担当者の負担軽減と法的リスクの回避を同時に実現できます。

まずは現時点での管理簿の整備状況と、年5日取得の達成状況を確認することから始めてみましょう。そのうえで、計画的付与の導入や勤怠管理システムの活用など、自社の実態に合った対策を一歩ずつ講じることが、従業員が働きやすい職場環境づくりにもつながります。