「休職中の給与は払うべき？社会保険はどうなる？中小企業が押さえるべき手続きの全手順」

従業員が病気やケガで突然休職することになった場合、経営者や人事担当者はさまざまな実務対応を迫られます。「休職中に給与を払い続けなければならないのか」「傷病手当金の手続きはどうすればよいのか」「復職後の給与はどう設定すればよいか」——こうした疑問は、休職の経験が少ない中小企業ほど対応に迷うことが多いものです。

手続きの遅れや誤りは、従業員の生活への影響だけでなく、会社側の法的リスクや信頼の損失にもつながります。本記事では、休職開始から復職・退職に至るまでの給与・保険手続きの実務を、法律の根拠とともにわかりやすく解説します。

休職中の給与支払いは義務なのか——ノーワーク・ノーペイの原則

結論から言えば、傷病による休職中の給与支払いは、法律上の義務ではありません。労働基準法では「ノーワーク・ノーペイの原則」が基本とされており、労働の提供がなければ賃金を支払わなくてよいとされています。ただし、これはあくまで「法定上の最低ライン」であり、就業規則や労働契約の内容によっては有給の休職が定められている場合もあります。

実務上は、まず自社の就業規則に休職中の給与に関する規定があるかどうかを確認することが出発点です。規定がない場合は無給扱いが原則となりますが、そのことを従業員に明確に伝え、傷病手当金などの公的給付を案内することが重要です。

また、休職に入る前に本人が希望する場合は、年次有給休暇を消化させることも可能です。ただし、有給休暇の取得はあくまで本人の申請に基づくものであり、会社が強制することは認められていません。休職前に有給休暇の残日数を確認し、本人に選択肢として伝えることが丁寧な対応といえます。

傷病手当金の申請手続き——タイミングと方法を押さえる

業務外の傷病で休職した場合、従業員が受け取れる公的給付として傷病手当金があります。傷病手当金は健康保険の給付であり、申請先は協会けんぽまたは会社が加入している健康保険組合となります。

支給要件と支給額

傷病手当金が支給されるためには、以下の要件を満たす必要があります。

• 業務外の傷病であること（業務上の傷病は労災保険が適用されます）
• 連続する3日間の待期期間があること（公休・有給休暇を含む）
• 4日目以降の就労不能な日が支給対象となること
• その期間に給与の支払いがないか、支給された給与額が傷病手当金より少ないこと

支給額は、標準報酬日額（直近12か月の標準報酬月額の平均を30で割った額）の3分の2です。休職中に給与が一部支払われた場合は、傷病手当金との差額のみが支給されます。

支給期間は、支給開始日から通算して最長1年6か月です。2022年1月の改正により、途中で就労できる期間があってもその日数を除いた通算で1年6か月となりましたので、長期休職の場合は受給期間の管理が必要です。

申請時の会社側の役割

傷病手当金の申請書には、主治医が記載する「療養担当者意見書」と、会社の人事担当者が記載する「事業主証明」の欄があります。会社側は、欠勤日数や給与の支払い状況を正確に記入する必要があります。

申請は毎月行うことも、まとめて行うことも制度上は可能ですが、まとめて申請すると支給が大幅に遅れるため、毎月申請を推奨するケースが多いです。傷病手当金が支給されるまでには数週間かかることを従業員に伝え、生活資金の準備について早めに案内することも人事担当者として重要な配慮といえます。

なお、業務上・通勤中の傷病による休業の場合は健康保険ではなく労災保険が適用されます。労災では休業補償給付として給付基礎日額の60%に加え、特別支給金として20%が支給され、実質的に80%相当が補償されます。業務上疾病か業務外かの判断が難しいケースでは、早めに社会保険労務士や産業医サービスに相談することを検討してください。

休職中の社会保険料はどう処理するか

休職中であっても、健康保険・厚生年金の被保険者資格は継続します。育児休業中には社会保険料の免除制度がありますが、傷病による休職にはその制度の適用がないため、会社負担分・本人負担分ともに保険料の支払いが発生し続けます。

無給休職時の保険料徴収方法

給与支払いがない期間は、通常の給与控除による徴収ができません。このため実務上は以下のいずれかの方法で対応することになります。

• 本人が毎月会社に振り込む方法：本人負担分のみを指定口座に振り込んでもらう。管理がシンプルで確実。
• 会社が立替えて復職後に分割控除する方法：会社が一時的に立替え、復職後の給与から数か月に分けて控除する。複数回に分けて控除する場合は労使協定の締結が必要な場合があります。

どちらの方法を採用するにしても、休職開始前に本人と文書で合意しておくことが後のトラブルを防ぐ上で重要です。また、保険料を長期間未納のまま放置すると会社側に延滞金が発生するリスクもあるため、早めに方針を決めて本人に通知してください。

雇用保険と標準報酬月額の扱い

雇用保険についても、休職中は被保険者資格が継続します。ただし、賃金の支払いがない期間は雇用保険料の徴収対象外となります。給与支払いが再開された時点で自動的に徴収が再開されます。

標準報酬月額（社会保険料の算定基準となる等級）については、休職中は固定的な賃金の変動がないとみなされるため、随時改定（月額変更届の提出）は基本的に不要です。ただし、休職前の等級を正確に記録・管理しておくことは、復職後の手続きのために重要です。

復職時の給与設定と社会保険の手続き

従業員が復職する際には、給与の設定と社会保険手続きの両面で正確な対応が必要です。対応を誤ると、従業員とのトラブルや法的リスクにつながる可能性があります。

復職判定のプロセス

復職の可否を判断するためには、以下のステップを踏むことが一般的です。

• 本人から復職申請書と主治医の診断書を提出してもらう
• 産業医による面談・意見書の取得（従業員50人以上の事業場では産業医選任が義務。50人未満でも活用が強く推奨されます）
• 会社として復職の可否・業務内容・勤務形態を判断する
• 復職日・配属先・勤務条件を書面で通知する

主治医が「復職可能」と判断していても、職場環境や業務内容への適応が十分かどうかは別問題です。産業医の意見を踏まえて会社が最終判断を行うことが適切とされており、この流れを就業規則に明記しておくことが望まれます。

復職後の給与はどう設定するか

復職後の給与については、原則として休職前の等級・水準に戻すことが基本です。休職を理由とした降格や減給は、就業規則に明確な根拠規定がない場合、不当労働行為や不法行為として問題になるリスクがあります。

ただし、段階的復職（時短勤務）や職種変更を行う場合は別の考え方が必要です。時短勤務により所定労働時間が短くなった場合、その時間に応じた給与設定を行うこと自体は合理的ですが、その際も就業規則に時短復職時の処遇について根拠規定を設けておくことが不可欠です。規定のない状態での一方的な減給は法的リスクを伴います。

復職後の社会保険等級変更のタイミング

時短復職により固定的賃金（基本給や役職手当など）が大幅に変動した場合は、随時改定（月額変更届）の提出を検討する必要があります。随時改定の要件は、固定的賃金の変動があり、変動月から3か月間の実際の報酬平均と現在の標準報酬月額との間に2等級以上の差が生じた場合です。変動から3か月後に確認し、要件を満たす場合は速やかに月額変更届を提出してください。

また、復職と同時に傷病手当金の受給は終了となります。重複受給が発生しないよう、健保への連絡と申請の締め切りを確認しておきましょう。

休職から退職になった場合の手続きと注意点

休職期間が満了しても復職できない場合、就業規則の定めにより自然退職または解雇となるケースがあります。この場合は、退職後の給付・手続きについて従業員に丁寧に案内することが重要です。

傷病手当金の継続受給

退職時に傷病手当金を受給中であった場合、被保険者期間が継続して1年以上あれば、退職後も残りの受給期間（支給開始から通算1年6か月の範囲内）は継続して受給できます（資格喪失後の継続給付）。この際、健康保険の任意継続や国民健康保険への切り替えとは無関係に受給できますが、退職後の申請書の事業主証明欄が不要になるなど、手続き上の変更が生じます。

退職後の傷病手当金の受給中は、雇用保険の失業給付（基本手当）との同時受給はできません。傷病手当金を受給している間は「労働できる状態にない」とみなされるため、失業給付の受給開始を延期する手続き（受給期間の延長申請）をハローワークに対して行うことを案内してください。

健康保険の任意継続と離職票

退職後に健康保険の任意継続を希望する場合は、退職後20日以内に協会けんぽまたは健康保険組合に申請する必要があります。任意継続期間は最長2年間で、保険料は会社負担分も含めた全額を本人が負担することになります。

また、離職票の交付においては、休職期間中の賃金記録が雇用保険の基本手当（いわゆる失業手当）の算定に影響します。無給期間が長い場合は賃金支払い基礎日数が不足することもあるため、算定対象月の確認を丁寧に行ってください。

実践ポイント——今日から始められる整備事項

休職・復職に関するトラブルの多くは、就業規則の不備や手続きの準備不足が原因です。以下の点を確認・整備しておくことで、実際に休職が発生した際の対応がスムーズになります。

• 就業規則に休職規定を設ける：休職事由、休職期間、給与の有無、傷病手当金との調整、復職条件、時短復職時の処遇を明記する
• 傷病手当金の申請フローを文書化しておく：申請書の入手先、提出先、会社証明の記載方法を担当者が迷わない形でまとめておく
• 社会保険料の徴収方法を事前に決めておく：無給休職が発生した場合の対応方針（毎月振込 or 復職後分割控除）を就業規則または社内規程に定めておく
• 復職判定のプロセスを明確にする：産業医面談の実施、会社判断のタイミング、書面通知の手順を整備する
• 産業医・専門家との連携体制を整える：メンタルヘルス疾患による休職は特に複雑な判断を要するため、メンタルカウンセリング（EAP）などの外部資源を活用する体制を事前に構築しておく

まとめ

休職・復職時の給与・保険手続きは、法律の知識と実務的な手順の両方が求められる複合的な業務です。休職中の給与支払い義務はないものの、傷病手当金の案内・申請サポート、社会保険料の処理、復職後の給与設定など、会社として適切に対応すべき事項は多岐にわたります。

特に重要なのは、就業規則に休職・復職に関する規定を整備しておくことと、手続きを担当者任せにせず会社としての対応フローを明文化しておくことです。休職者が出てから慌てて対応するのではなく、事前の準備が従業員との信頼関係を守り、会社側のリスクを最小化することにつながります。

法改正や制度変更も定期的に行われるため、最新情報の確認や専門家への相談も積極的に活用していただくことをお勧めします。