従業員が病気やメンタルヘルス不調で休職した場合、「どのくらいの頻度で連絡すればいいのか」「何を話せばいいのか」「連絡しすぎるとハラスメントになるのではないか」と悩む経営者・人事担当者は少なくありません。特に専任の人事担当者がいない中小企業では、前例もなく手探りで対応しているケースが多いのが実態です。
しかし、休職中の従業員を完全に放置することは、労働契約法第5条に定められた安全配慮義務（使用者が労働者の生命・身体の安全に配慮しなければならない義務）の観点から問題になり得ます。休職中であっても労働契約は継続しており、会社は一定の関与を続ける必要があります。
この記事では、休職中の従業員との定期面談について、頻度・内容・記録方法・復職判断まで、実務で使えるポイントを体系的に解説します。
なぜ休職中の定期面談が必要なのか
休職中の従業員との連絡を「業務の押しつけになるのでは」「プレッシャーを与えてしまうのでは」と懸念するあまり、完全に連絡を断ってしまう会社があります。この対応は一見「配慮」のように見えますが、実際にはいくつかのリスクを生じさせます。
- 状況把握の遅れ：体調の変化や経済的な困窮など、早期に対処すべき問題が見逃される
- 復職準備の遅延：職場環境の整備やフォロー体制の検討が後手に回る
- 安全配慮義務違反のリスク：「会社は何もしてくれなかった」という主張の根拠になり得る
- 孤立感・不信感の増大：従業員が「忘れられている」と感じ、復職意欲が低下することがある
厚生労働省が公表している「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」でも、休職開始から復職後のフォローアップまでを一連のプロセスとして捉え、各段階での会社の関与を推奨しています。定期面談はその中核を担う取り組みです。
ただし、面談の実施にあたっては必ず本人の同意を得ることが大前提です。一方的に連絡を強制することは、かえって不信感を生む原因になります。
面談の頻度とタイミング：「連絡しすぎ」と「放置」の間を取る
休職者への連絡頻度に法的な規定はありませんが、実務上の目安として月1回程度が一般的に適切とされています。ただし、休職の経過フェーズによって調整が必要です。
急性期（休職直後〜1〜2週間）
特にメンタルヘルス不調の場合、休職直後は心身ともに疲弊しており、連絡自体が負担になります。この時期は「休職に関する事務手続きの案内（傷病手当金の申請方法など）を書面やメールで送る程度にとどめ、体調確認の連絡は控えることが望ましい」とされています。「安心して休んでください。連絡は月1回程度にします」と事前に伝えることで、従業員側の不安を軽減できます。
回復期（1〜2か月以降）
日常生活が安定してきたと思われる段階から、月1回の定期面談を開始します。面談の方法は対面にこだわらず、電話・オンライン・メールなど本人の状態に合わせて選択してください。外出が難しい時期には電話やメール、ある程度回復した段階では短時間の対面面談が効果的です。
復職準備期（復職1〜2か月前）
復職に向けた具体的な調整が必要になるこの時期は、面談頻度を2週間に1回程度に増やすことも検討します。復職支援プランの作成や職場環境の整備など、会社側の準備も並行して進める必要があるためです。
なお、就業規則や休職規程に「休職中は月1回の状況報告を行う」といった条項を盛り込んでおくと、面談実施の根拠が明確になり、従業員・会社双方にとって安心できる仕組みになります。
面談で話すべきこと・避けるべきこと
「何を話せばいいかわからない」という声は、人事担当者から最もよく聞かれる悩みの一つです。業務の話をしていいのか、体調を深く聞いてもいいのかと迷うのは当然のことです。以下に、確認すべき内容と避けるべき言動を整理します。
面談で確認すべき主な内容
- 現在の体調・治療状況：通院は続けているか、主治医の見通しはどうか
- 日常生活のリズム：起床・就寝・外出など、規則正しい生活が送れているか（復職判断の重要な指標になります）
- 生活上の困りごと・不安：経済的な不安、傷病手当金の手続き状況など
- 本人の意思・復職への気持ち：無理に引き出す必要はないが、自然な会話の中で確認する
- 次回面談の日程調整：次のコンタクト時期を双方で合意しておく
面談で避けるべき言動
- 「いつ戻れるの？」「早く復帰してほしい」など、復職を急かす発言
- 業務の進捗確認や引き継ぎ依頼など、実質的な業務依頼
- 「みんなも大変だよ」「頑張れ」といった、本人の状況を軽視するような言葉かけ
- 休職原因（特にハラスメント等）について会社側の立場から弁解・反論すること
- 診断名や病状の詳細を必要以上に聞き出すこと
面談の基本姿勢は「現状を把握し、必要なサポートを提供する」ことです。「あなたのことを気にかけています」というメッセージを伝えることが、従業員の孤立感の解消と回復の促進につながります。
面談の内容に不安がある場合や、メンタルヘルス不調の従業員への対応に専門的なサポートが必要な場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の活用も有効な選択肢です。専門のカウンセラーが従業員を直接サポートする仕組みを整えることで、人事担当者の負担を分散させることができます。
面談記録の残し方：トラブルを防ぐための記録管理
面談の内容を記録していないケースは、中小企業では特に多く見られます。しかし、記録がないと万が一のトラブル（「会社から復職を強要された」「不当な対応があった」などの主張）に対して、会社側が適切な対応をしていたことを証明できません。
面談記録には以下の項目を必ず含めましょう。
- 面談の日時・場所・方法（対面／電話／メールなど）
- 参加者（担当者名・従業員名）
- 話した主な内容（体調・生活状況・本人の発言など）
- 会社側が伝えた事項・対応予定
- 次回面談の予定日
記録の形式は書式が定まっていなくても構いませんが、メールやチャットでのやり取りをそのまま保存する方法は、テキストとして残りやすく実用的です。面談後に「本日お話しした内容を以下に確認のためお送りします」とメールで送ることで、双方に記録が残り、内容の確認も兼ねられます。
なお、面談記録は健康情報（個人情報保護法上の「要配慮個人情報」）を含むため、アクセスできる担当者を限定し、厳重に管理する必要があります。他の従業員に知られることのないよう、取り扱いには細心の注意を払ってください。
復職判断の落とし穴と正しいプロセス
「主治医が復職可能と書いてくれたので、来週から出社してもらいます」という対応をしている会社は少なくありませんが、これは大きなリスクをはらんでいます。
主治医の診断書は「日常生活が送れる状態である」ことを示すものであり、「その職場の業務に適応できる」かどうかまでを保証するものではありません。職場での人間関係・業務量・環境といった要素まで踏まえた判断は、主治医だけでは難しいのが実情です。
厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」では、復職支援を以下の5つのステップで進めることを推奨しています。
- ステップ1：病気休業の開始と休業中のケア
- ステップ2：主治医による職場復帰可能の判断
- ステップ3：職場復帰の可否の検討・復帰支援プランの作成
- ステップ4：最終的な職場復帰の決定
- ステップ5：職場復帰後のフォローアップ
このプロセスで重要なのは、ステップ3において産業医や会社が独自に職場復帰の可否を判断する点です。主治医の意見書を参考にしながらも、業務内容・職場環境・本人の状態を総合的に考慮した上で復職支援プランを作成することが求められます。
50人未満の小規模事業場では産業医の選任義務はありませんが、産業医サービスを外部委託する形でこのプロセスに専門家を関与させることは十分に可能です。産業医が復職判断に関与することで、会社の判断に専門的な根拠が加わり、従業員・会社双方にとって納得感のある復職が実現しやすくなります。
実践ポイント：すぐに取り組める5つのアクション
ここまでの内容を踏まえ、明日からでも実践できる取り組みを整理します。
- 就業規則・休職規程に定期連絡の条項を盛り込む：「休職中は月1回の状況報告を行う」と明記することで、面談実施の根拠が明確になります
- 休職開始時に連絡ルールを書面で合意する：「月1回、電話またはメールで状況確認します」と最初に説明・合意することで、双方の不安が軽減されます
- 面談記録のテンプレートを作成する：日時・内容・次回予定を記載するシンプルな書式を用意しておくだけで、記録漏れを防げます
- 面談担当者を固定する：担当者が変わるたびに従業員が一から説明しなければならない状況は負担です。可能な限り同一担当者が継続して関与しましょう
- 外部専門家との連携を検討する：産業医・社会保険労務士・EAPサービスなど、自社だけで対応しきれない部分は積極的に外部リソースを活用する
まとめ
休職中の従業員との定期面談は、「連絡しすぎてはいけない」という思い込みから軽視されがちですが、適切に実施することで安全配慮義務の履行・早期復職の実現・トラブルの予防という三つの効果をもたらします。
大切なのは、「管理する」ためではなく「サポートする」ために連絡をするという姿勢です。頻度の目安は月1回程度、内容は体調・生活状況の確認を中心に、業務の話や復職の催促は避ける。記録は必ず残し、復職判断は主治医の診断書だけに依存しない。この基本を押さえることが、従業員にとっても会社にとっても安心できる休職対応につながります。
人手やノウハウが不足している中小企業ほど、産業医や外部専門家との連携が重要です。一人で抱え込まず、使えるリソースを積極的に活用しながら、従業員が安心して回復・復職できる環境を整えていきましょう。
よくある質問（FAQ）
休職中の従業員に連絡するとハラスメントになりますか？
適切な頻度・方法・内容であれば、連絡自体はハラスメントにはなりません。問題になるのは「過度な連絡」「業務依頼」「復職の強要」といった不適切な内容です。月1回程度の体調確認は、むしろ安全配慮義務の履行として必要な行為といえます。ただし、必ず本人の同意を得た上で実施することが前提です。
産業医がいない中小企業でも休職対応できますか？
はい、対応は可能です。50人未満の事業場には産業医の選任義務はありませんが、外部の産業医サービスや社会保険労務士、EAPサービスを活用することで、専門的なサポートを受けながら適切な休職対応を進めることができます。特に復職判断の場面では、専門家の関与が従業員・会社双方の安心につながります。
主治医が「復職可能」と判断したら、すぐに復職させるべきですか？
主治医の判断はあくまで「日常生活が送れる状態か」を示すものです。職場の業務内容や人間関係への適応力まで保証するものではありません。会社としては、厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」に基づき、産業医や職場の実態を踏まえた独自の復職可否判断と復帰支援プランの作成を行うことが望ましいとされています。
面談記録はどのように管理すればよいですか？
面談記録は健康情報を含む要配慮個人情報に該当するため、アクセスできる担当者を限定し、厳重に管理する必要があります。紙の場合は施錠できる場所に保管し、電子データの場合はアクセス権限を設定するなどの対策が必要です。また、記録の作成後は本人に内容を確認してもらうか、メールで送付して双方に記録が残るよう工夫すると安心です。
