「それ解雇扱いになりますよ」と言われる前に知っておきたい！休職期間満了での退職手続きと法的リスクの回避策

従業員が病気やメンタルヘルス不調で休職し、定められた休職期間が終わっても復職できない。このような状況で、会社側はどのような対応を取ればよいのか——多くの中小企業の経営者や人事担当者が頭を悩ませている場面のひとつです。

「就業規則に『期間満了で退職』と書いてあるから、そのまま手続きすれば大丈夫だろう」と考えていると、後から労働審判や訴訟に発展するリスクがあります。休職期間満了による退職は法的に「解雇ではない」とされる一方で、手続きや判断プロセスが不適切であれば、実質的な解雇と同視されて会社側が責任を問われるケースも実際に起きています。

本記事では、休職期間満了による退職の手続きを適法・適正に進めるための基本知識と、法的リスクを最小化するための実践ポイントをわかりやすく解説します。就業規則の整備から復職判断、退職通知のタイミングまで、実務に直結する内容をまとめました。

休職期間満了退職とは何か——解雇との違いを正確に理解する

まず、「休職期間満了退職（自然退職）」と「解雇」の法的な違いを整理しておきましょう。

解雇とは、会社側が一方的に労働契約を終了させる行為です。労働契約法第16条では「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」には解雇権の濫用として無効と定めています。また、労働基準法第20条では解雇の少なくとも30日前に予告するか、予告手当（30日分以上の賃金）を支払う義務があります。

一方、休職期間満了による退職は、就業規則に定めた休職期間が終了した時点で、会社が一方的に「解雇する」のではなく、あらかじめ定めた条件（復職できない場合は退職）が自然に成就したとして労働契約が終了するものです。理論上は解雇ではないため、解雇予告や予告手当は原則として不要とされています。

ただし、注意が必要なのは「就業規則に書いてあれば自動的に有効」とはならない点です。裁判例では、手続きの適正さや合理的配慮の有無が問われ、実質的に解雇と同視されると判断された事例もあります。特に、精神疾患を抱える従業員への対応では、障害者雇用促進法に基づく合理的配慮（障害のある労働者が働きやすいように職場環境や業務内容を調整すること）の検討が義務付けられており、これを怠ると差別的取り扱いと認定されるリスクがあります。

また、業務上の傷病（仕事が原因のケガや病気）の場合、労働基準法第19条により休業中およびその後30日間は解雇が禁止されています。メンタルヘルス不調の原因が業務に関連している可能性がある場合は、労災（業務上災害）との切り分けを慎重に行う必要があります。

法的リスクの根本：就業規則の整備が最優先課題

休職・退職をめぐるトラブルの多くは、就業規則の不備や記載の曖昧さに起因しています。労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場は、退職に関する事項を就業規則に記載し、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。

就業規則の休職・退職規定に最低限盛り込んでおくべき内容は以下のとおりです。

• 休職事由：どのような場合に休職命令を発令できるか
• 休職期間の上限：勤続年数等に応じた期間の明示
• 期間満了時の取り扱い：「復職できない場合は退職とする」旨の明文化
• 休職期間の通算規定：短期間復帰後に再休職した場合の期間計算方法
• 復職要件：主治医の診断書の提出と、産業医または会社指定医による判断を経ること
• 会社指定医診断の規定：会社が必要と認める場合、指定した医師の診断を受けさせることができる旨

特に「休職期間の通算規定」は見落とされがちです。一度復職してすぐに再休職を繰り返す従業員への対応において、通算規定がないと休職期間がリセットされてしまい、実質的に無期限の休職を認めることになりかねません。

就業規則が古いままになっている場合、または休職規定が存在しない場合は、社会保険労務士や弁護士に依頼して速やかに整備することを強くお勧めします。

復職可否判断のプロセス——主治医の診断書だけを信頼してはいけない理由

休職期間中に主治医（かかりつけ医）から「復職可能」という診断書が提出されるケースは少なくありません。しかし、主治医の診断書だけをもとに復職の可否を判断することはリスクがあります。

主治医は患者（従業員）の症状改善を目指す立場であり、職場環境や業務内容への適応能力まで詳しく把握していないことがほとんどです。「日常生活が送れる状態」と「職場で継続的に業務を遂行できる状態」は異なります。

一方で、「主治医が復職OKと言っているのに会社が拒否すると訴えられる」という誤解も根強くあります。実際には、会社側は産業医（労働者の健康管理を担う医師）や会社指定医の意見をもとに独自に復職可否を判断する権限があります。ただし、拒否する場合はその理由を合理的に説明できる記録を残すことが不可欠です。

適切な復職判断プロセスの流れは以下のとおりです。

• 従業員が主治医の診断書を会社へ提出する
• 産業医が面談を実施し、業務遂行能力・職場適応性について意見書を作成する
• 必要に応じて会社指定医による診断を実施する
• 産業医の意見を踏まえ、会社として復職可否を最終判断する
• 判断結果とその根拠を書面で本人へ通知する

また、完全復職が難しい場合でも、すぐに退職処理に進むのではなく、試し出勤（リハビリ出勤）やリワーク支援プログラムの活用、職務変更・時短勤務・配置転換などの合理的配慮を検討した事実と結果を記録として残しておくことが重要です。この記録が後のトラブル発生時の重要な証拠となります。

産業医の選任や活用方法についてご不明な点がある場合は、産業医サービスにご相談ください。復職判断を含む労働者の健康管理を専門的にサポートします。

休職期間満了退職の具体的な手続きと通知のタイミング

復職が困難と判断され、休職期間満了による退職処理を進める場合、手続きのタイミングと方法が法的リスクを大きく左右します。

退職通知は満了日の1〜2ヶ月前に書面で行う

突然「明日で退職です」という対応は、たとえ就業規則に規定があっても手続きの相当性を欠くと判断されるリスクがあります。休職期間満了日の1〜2ヶ月前を目安に、書面で本人へ通知することが望ましいとされています。

通知書には以下の内容を明記しましょう。

• 休職期間の満了予定日
• 復職を希望する場合の手続き（診断書の提出期限、産業医面談の日程等）
• 復職できない場合は就業規則○条に基づき退職となる旨
• 合理的配慮として検討した内容（職務変更・配置転換等）

連絡が取れない従業員に対しては、内容証明郵便を活用して送付記録を残しておくことが重要です。「通知した事実」を証明できる形で記録を蓄積しておきましょう。

退職確定後の事務手続き

退職日が確定したら、以下の手続きを速やかに行ってください。

• 離職票の交付：雇用保険の離職理由コードは「23：期間満了等による退職」等を正確に選択する
• 源泉徴収票の交付：退職後1ヶ月以内が原則
• 健康保険の切り替え案内：任意継続（退職後最大2年間、在職中の保険を継続できる制度）または国民健康保険への加入手続きを案内する
• 厚生年金から国民年金への切り替え案内：退職後14日以内に市区町村での手続きが必要
• 傷病手当金の継続受給に関する説明：健康保険の傷病手当金（業務外の傷病で働けない場合に最長1年6ヶ月支給される給付）は、資格喪失前から受給していた場合、退職後も継続して受け取れる場合があります（2022年改正で通算化）。退職後の生活に直結する情報ですので、丁寧に案内することが望ましいです。

繰り返す休職への対応と再発防止のための組織的アプローチ

休職・復職を短期間で繰り返す従業員への対応に疲弊している経営者や人事担当者は少なくありません。このような状況には、個別対応だけでなく組織としての仕組みづくりが求められます。

再休職を繰り返させない職場環境の整備

復職後の再発防止には、復職前の「職場復帰支援プラン」の策定が有効です。厚生労働省が示す「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」では、以下のような段階的な支援が推奨されています。

• 復職直後は業務量・責任を軽減し、段階的に通常業務へ戻す
• 定期的な産業医面談でフォローアップを実施する
• 上司・同僚への情報共有範囲を適切に設定する（プライバシーに配慮しつつ必要な配慮を伝える）
• 復職後の目標・評価基準を本人と明確に合意しておく

就業規則への通算規定の明記

前述のとおり、再休職に備えて就業規則に休職期間の通算規定を設けることが重要です。たとえば「同一または類似の傷病による休職の場合、前回の休職期間と通算する」と明記しておくことで、際限のない休職の繰り返しを防ぐ法的根拠となります。

EAPの活用による早期介入

メンタルヘルス不調が深刻化する前に、メンタルカウンセリング（EAP）（従業員支援プログラム）を活用した早期介入も有効です。外部の専門機関が従業員の相談を受け付けることで、問題を表面化させずに悪化させてしまうリスクを下げることができます。

実践ポイント：法的リスク最小化のためのチェックリスト

ここまでの内容を踏まえ、休職期間満了退職に関する法的リスクを最小化するための実践ポイントをまとめます。

• 就業規則の整備：休職事由・期間・満了退職・通算規定・復職要件を明文化する
• 休職命令書の発行：休職開始時に書面で条件・期間・満了時の処理を通知し、本人確認を得る
• 休職中の定期連絡と記録：月1回程度の状況確認を行い、すべての連絡記録を保管する
• 産業医の活用：復職判断に際して必ず産業医の意見聴取を実施し、意見書を記録に残す
• 合理的配慮の検討と記録：元の職務以外の選択肢を検討した事実・理由を文書化する
• 退職通知のタイミング：満了日の1〜2ヶ月前に書面で通知し、内容証明郵便を活用する
• 社会保険手続きの案内：傷病手当金の継続受給・健康保険・年金の切り替えを丁寧に説明する
• 専門家への相談：判断に迷う場面では社会保険労務士・弁護士に早めに相談する

まとめ

休職期間満了による退職は、適切な手続きを踏めば法的に有効な労働契約の終了手段です。しかし「就業規則に書いてあれば自動的に問題ない」という考え方は危険です。復職判断のプロセス、合理的配慮の検討、本人への事前通知、記録の蓄積——これらすべてが適正に行われていることが、法的リスク最小化の前提条件となります。

特に中小企業においては、就業規則の整備が後回しになっているケースや、産業医との連携体制が整っていないケースが多く見受けられます。問題が表面化してから対処するのではなく、平時から仕組みを整えておくことが、従業員と会社の双方を守ることにつながります。

休職・復職対応や就業規則の整備についてご不安な点がある場合は、産業医や社会保険労務士といった専門家と早めに連携することをお勧めします。