「給与ゼロでも社会保険料は発生する」休職者対応で中小企業が絶対に知っておくべきお金の話

ある日突然、従業員から「体調不良で休みたい」という申し出があったとき、あなたはすぐに対応できますか。休職中の給与をどうするのか、社会保険料は誰がどのように負担するのか、傷病手当金の申請はどう進めるのか――こうした問いに即座に答えられる中小企業の経営者・人事担当者は、決して多くありません。

実際、休職者への対応は「とりあえず休んでもらっている」という状態になりがちです。しかし、適切な手続きや取り決めを怠ると、復職後のトラブル、社会保険料の未払い問題、休職者との信頼関係の悪化といった深刻な問題に発展することがあります。

本記事では、休職中の給与と社会保険料の仕組みを法律的な根拠とともに整理し、中小企業が実務でつまずきやすいポイントを具体的に解説します。

休職中の給与支払い義務――法律はどう定めているか

まず、多くの経営者が最初に疑問に思う「休職中に給与を払わなければならないのか」という点を整理します。

結論から言えば、労働基準法には休職中の給与支払いを義務付ける規定はありません。労働契約の基本原則である「ノーワーク・ノーペイの原則」（働かなければ賃金は発生しないという考え方）に基づき、就業していない期間については、原則として賃金支払義務は生じません。

では、何を根拠に給与の支払い可否を判断するのでしょうか。それが就業規則の休職規定です。就業規則に「休職中は無給とする」と定めていれば無給が適法となり、「〇ヶ月間は基本給の△%を支給する」と定めていればその内容に従う義務が生じます。就業規則の定めが会社と従業員の双方を拘束する実務上のルールになります。

問題になるのは、就業規則に休職に関する規定が整備されていないケースです。規定がなければ、給与を払うべきかどうかの判断基準が存在しないため、従業員との間で「払う・払わない」をめぐるトラブルに発展しやすくなります。

また、休職に入る前に年次有給休暇を取得する運用は一般的に行われています。有給休暇の取得期間中は通常どおり給与の支払いが必要です。有給休暇を使い切ったタイミングで休職に切り替えるという流れが多いため、この区切りを就業規則や運用ルールで明確にしておくことが重要です。

休職中も社会保険料は発生し続ける――「給与ゼロ＝保険料ゼロ」は誤解

休職に関して最も多い誤解の一つが、「給与が支払われないなら社会保険料も発生しないはずだ」という思い込みです。これは正しくありません。

健康保険・厚生年金保険（いわゆる社会保険）の被保険者資格は、雇用関係が継続している限り維持されます。つまり、給与がゼロであっても、在籍している限り社会保険の加入資格は失われず、保険料の発生も止まりません。

社会保険料の計算のベースとなるのは「標準報酬月額」（毎月の給与をいくつかの等級に区分した金額）です。この標準報酬月額は原則として4〜6月の給与をもとに決定され、休職によって収入がゼロになっても自動的に見直されるわけではありません。休職前の給与水準に基づく保険料がそのまま適用されます。

育児休業や産前産後休業には「保険料免除制度」（一定の条件を満たすと社会保険料の負担がなくなる制度）がありますが、傷病や私的な事情による一般的な休職にはこの免除制度は適用されません。支払い猶予の制度もないため、毎月必ず保険料が発生します。

具体的なコスト感をイメージするために一例を示します。月収30万円の従業員が1年間休職した場合、健康保険料の会社負担分は月額でおおよそ1万5,000〜1万8,000円程度、厚生年金保険料の会社負担分は月額で約2万7,000円前後が発生するとされています（保険料率や標準報酬月額によって異なります）。会社負担分だけでも年間で50万円を超える可能性があります。長期休職が発生した場合の経営への影響を事前に把握しておくことは、非常に重要です。

本人負担分の社会保険料をどう回収するか――徴収方法の実務

社会保険料は会社と従業員がそれぞれ約半分ずつ負担する仕組みです（労使折半）。通常は給与から本人負担分を天引きして会社がまとめて納付しますが、休職中に給与が支払われないと、この天引きができなくなります。

そのため、本人負担分の社会保険料については、以下のような方法で対応することが一般的です。

毎月振込で徴収する：休職者に対して毎月、本人負担分の保険料を指定口座に振り込んでもらう方法です。確実に回収できる一方、休職者の経済的負担が継続するため、傷病手当金の受給状況などと合わせて説明することが求められます。
会社が一時立替し、復職時に一括精算する：会社が本人負担分を一時的に立て替えておき、復職後に給与から分割控除するという方法です。運用しやすい反面、精算額が大きくなること、そして給与からの控除には後述する法律上の注意点があります。
退職時に精算する：復職せずに退職となった場合の精算方法としてあらかじめ取り決めておく方法です。

どの方法を選ぶにしても、必ず書面で取り決めを行うことが不可欠です。口頭の合意のみでは「そんな話は聞いていない」というトラブルになりかねません。休職開始前に、給与の取り扱いと社会保険料の徴収方法を記載した合意書を取り交わしておくことを強く推奨します。

また、復職後の給与控除については注意が必要です。労働基準法第24条（賃金全額払いの原則）では、賃金は全額を支払わなければならないと定めています。立替分の社会保険料を給与から控除するためには、労使協定または本人の書面による同意が必要とされています。この手続きを省略すると法違反となる可能性があるため、注意してください。

傷病手当金の仕組みと会社が果たすべき役割

業務外の病気やけがで休職した場合、従業員が受け取れる可能性があるのが「傷病手当金」です。これは健康保険から支給される給付金であり、休職中の生活を支える重要な制度です。会社側がその仕組みを理解し、従業員への案内と手続きへの協力を適切に行うことが求められます。

傷病手当金の支給要件と支給額

傷病手当金を受け取るには、いくつかの条件を満たす必要があります。

業務外の病気・けがによる療養であること（業務上の場合は労災保険の対象となります）
連続する3日間の待期期間（欠勤）を満たしていること
4日目以降の仕事に就けない日（欠務日）について支給されること
労務不能であることについて、医師の意見書（証明）があること

支給額は、標準報酬日額（標準報酬月額を30で割った金額）の3分の2相当です。支給期間は、2022年1月の法改正以降、同一の傷病について通算1年6ヶ月となっています（以前は支給開始日から1年6ヶ月でしたが、改正後は実際に受け取った期間の合算で1年6ヶ月となり、途中で復職して再び休職した場合でも通算で計算されます）。

給与と傷病手当金の調整ルール

傷病手当金は、会社から給与が支払われている場合、その金額との調整が行われます。具体的には、傷病手当金の額を超える給与が支払われる場合は傷病手当金は支給されず、給与が傷病手当金の額より少ない場合はその差額が支給されます。

このため、休職中に給与の一部を支払う就業規則になっている場合は、その金額水準によって傷病手当金の支給額が変わる点を従業員に正確に説明する必要があります。

申請手続きにおける会社の役割

傷病手当金の申請は、被保険者本人が健康保険組合または協会けんぽ（全国健康保険協会）に行います。ただし、申請書には事業主（会社）が証明する欄があり、休んだ期間中に給与が支払われたかどうかなどを会社が記入する必要があります。

この事業主証明欄の記載漏れや誤りは、申請書の不備として差し戻される原因となります。また、申請が遅れると休職者が生活費を受け取れない状態が長引くリスクがあります。体調を崩している従業員が複雑な手続きを一人でこなすことは容易ではありません。会社として手続きの流れを丁寧に案内し、必要な証明書類をすみやかに準備することが、休職者への支援として重要です。

実務でつまずかないための実践ポイント

就業規則の休職規定を今すぐ点検する

休職対応のすべての基盤は就業規則にあります。休職事由（どのような場合に休職を命じるか）、休職期間の上限、休職中の給与の取り扱い（無給・一部支給の別）、復職要件、休職期間満了後の扱いなどが明確に規定されているかを確認してください。規定が曖昧または存在しない場合は、社会保険労務士などの専門家に相談して整備することを検討してください。

休職開始前に本人と書面で取り決めを行う

休職に入るタイミングで、以下の内容を書面化して本人に説明し、署名等で合意を取り付けておきます。

休職期間中の給与の取り扱い
社会保険料の本人負担分の徴収方法（毎月振込か復職時精算かなど）
傷病手当金の申請手続きの流れと会社への連絡方法
定期的な状況確認の方法（過度な連絡は避けつつ、月1回程度の報告など）

傷病手当金の申請書類を滞りなく準備する

申請書は一定期間ごと（多くの場合1〜3ヶ月ごと）に提出が必要です。会社として、事業主証明欄の記入担当者と対応フローを明確にしておきます。従業員が申請書を持参したらすみやかに証明記入を行い、漏れなく返却する体制を整えておきましょう。

長期化を見据えたコスト管理を行う

休職が長期化した場合、会社が負担する社会保険料（会社負担分）は相当な額になります。これを経営上のコストとして認識し、必要に応じて他の人員配置や業務分担の見直しを早めに検討することが、経営の安定につながります。

退職か休職かの判断は慎重に

従業員が復職できない状態が続く場合、退職を促したいという気持ちが生じることもあるかもしれません。しかし、休職期間満了前に会社から退職を一方的に迫ることは、不当解雇として法的トラブルに発展するリスクがあります。就業規則で定めた休職期間が満了し、なお復職できない場合に初めて退職・解雇の手続きを検討するというプロセスを守ることが重要です。

まとめ

休職者への対応は、給与・社会保険料・傷病手当金という複数の要素が絡み合う複雑な業務です。本記事の要点を改めて整理します。

休職中の給与支払い義務は法律上定められておらず、就業規則の定めが判断基準になる
給与がゼロであっても社会保険料は発生し続け、育児休業のような保険料免除はない
本人負担分の社会保険料の徴収方法は、休職前に書面で取り決めておくことが必須
傷病手当金は標準報酬日額の3分の2相当が通算1年6ヶ月支給される制度で、会社の協力が申請をスムーズにする
長期休職では会社負担の社会保険料が年間50万円以上になることもあり、コスト見通しの把握が必要

中小企業では人事専任担当者が不在のケースも多く、休職対応のたびに手探りで進めることになりがちです。しかし、事前に就業規則を整備し、手続きの流れを明確にしておくことで、会社・従業員双方にとって安心できる対応が実現します。不安な点がある場合は、社会保険労務士や健康保険組合への相談も積極的に活用してください。

よくある質問

Q1: 休職中に給与を支払わないことは違法ではないのですか？

労働基準法には休職中の給与支払いを義務付ける規定がありません。給与支払いの有無は「ノーワーク・ノーペイの原則」（働かなければ賃金は発生しない）に基づき、就業規則の休職規定で定めた内容に従うことになります。したがって、就業規則で「休職中は無給」と明記されていれば、給与を支払わないことは違法ではありません。