「設置だけでは意味がない」中小企業のハラスメント相談窓口を”機能させる”運用の全手順

「ハラスメント相談窓口を設置しなければならないとは聞いているが、実際にどう動けばよいかわからない」。中小企業の経営者・人事担当者からは、このような声が後を絶ちません。専任担当者を置く余裕がなく、社内の人間関係も密接で、「誰が相談を受けるのか」「相談内容が漏れないか」という不安が先に立つのは当然のことです。

しかし、2022年4月の法改正により、従業員規模を問わずすべての事業主にハラスメント相談窓口の設置が義務付けられています。「うちは小さい会社だから」という理由は、法的には通用しません。また、義務だから渋々設置するという姿勢では、窓口は形骸化し、かえってリスクを高める結果にもなりかねません。

本記事では、中小企業が直面する現実的な課題を踏まえつつ、ハラスメント相談窓口を「設置するだけ」で終わらせず、実際に機能させるための考え方と実践的な手順を解説します。

なぜ中小企業にとってハラスメント相談窓口が難しいのか

大企業であれば、人事部・法務部・コンプライアンス担当が分業して対応できます。しかし中小企業では、経営者や総務担当者が一人で何役もこなすことが普通です。そうした環境でハラスメント相談窓口を設けようとすると、特有の困難がいくつも重なって立ちはだかります。

中立性の確保が難しい

従業員数が少ない職場では、相談窓口の担当者と相談者・行為者が顔見知りであることがほぼ避けられません。「あの人に話したら、すぐ上司に伝わる」という不信感があれば、従業員は相談をためらいます。相談件数がゼロであっても、それは「問題がない職場」の証明にはなりません。むしろ「相談できない環境になっている」サインとして受け止めるべきです。

秘密保持への不安が相談を阻む

小規模な職場では、誰かが相談窓口を利用したこと自体が噂になりやすく、「自分が相談したとすぐわかってしまう」という懸念が生じます。このような環境では、たとえ窓口を設置しても利用者が現れない可能性があります。秘密保持の仕組みと、それを従業員に信頼してもらうための取り組みが不可欠です。

経営者・上司が加害者になるケース

中小企業では経営者や上位職位者が加害者になるケースも珍しくありません。社内の窓口担当者が権力構造の中にいる以上、公正な調査・対応を期待することは困難です。このような構造的な問題に対して、社内だけで解決しようとすることには明確な限界があります。

法律が求める「相談体制整備」の具体的な内容

事業主に義務付けられている措置を正確に理解することが、適切な体制づくりの第一歩です。以下の三つの法律が、業種・規模を問わず適用されます。

• 労働施策総合推進法（いわゆるパワハラ防止法）：パワーハラスメント（※職場での優越的な関係を背景にした業務上不要な言動で、就業環境を害するもの）への対応義務。2022年4月から中小企業も義務の対象となりました。
• 男女雇用機会均等法：セクシャルハラスメントへの対応義務。事業規模を問わず以前から義務化されています。
• 育児・介護休業法：妊娠・出産・育児・介護に関連したハラスメント（マタニティハラスメント、パタニティハラスメントなど）への対応義務。こちらも規模を問わず義務化されています。

これらの法律に基づき、事業主が講じなければならない主な措置は次のとおりです。

• ハラスメントを許さないという方針の明確化と全従業員への周知・啓発
• 相談を受け付け、適切に対応するための相談窓口の整備
• 相談があった際の迅速な事実確認と被害者保護・行為者への適切な対応
• 相談者・行為者を含む関係者のプライバシー保護
• 相談したことを理由とした不利益取り扱いの禁止

これらの義務を怠った場合、厚生労働省による是正勧告や企業名公表、民事訴訟での損害賠償請求、さらには労働契約法第5条が定める安全配慮義務（※事業主が労働者の生命・健康を守るために必要な配慮をする義務）違反に基づく使用者責任を問われるリスクがあります。

中小企業が取り組みやすい相談窓口の設置方法

「専任担当者がいない」という現実の中でも、工夫次第で実効性のある窓口を設けることは可能です。重要なのは、社内だけで抱え込もうとしないことです。

社内窓口と外部窓口の併用が基本

中立性・専門性・秘密保持の三点を同時に満たすには、社内窓口と外部窓口を組み合わせる体制が最も現実的です。社内窓口は身近に相談できる場として機能させ、外部窓口（社会保険労務士・弁護士・EAPサービスなど）は、社内では言い出しにくい相談や、経営者・管理職が関係するケースの受け皿として活用します。

外部委託については費用が気になるところですが、顧問社労士と契約している場合は、ハラスメント相談対応をその業務範囲に含めることも検討できます。EAP（従業員支援プログラム）は、従業員のメンタルヘルス支援を外部専門機関に委託する仕組みで、ハラスメント相談の受け皿としても機能します。複数従業員が利用する形でコストを分散できるサービスも増えています。

担当者の選定基準を明確にする

社内窓口の担当者は、誰でもよいわけではありません。以下の要件を意識して選定することが重要です。

• 相談者・行為者と直接の利害関係がない立場にあること
• 守秘義務を厳守できる信頼性があること
• 相談者の話を評価・批判せずに聞ける傾聴力があること
• 必要に応じて外部専門家につなぐ判断ができること

また、担当者は複数人設定し、相談者が担当者を選べる環境を整えることが望ましいといえます。

相談手段を複数用意する

対面だけに限定すると、心理的ハードルが高くなります。メールや専用フォーム、電話、匿名の投書箱など、複数の相談手段を設けることで、相談のしやすさが格段に向上します。匿名での相談を受け付けることも、初めの一歩を踏み出しやすくする効果があります。

就業規則への明記と周知を徹底する

窓口の存在は、就業規則に明記するとともに、全従業員に定期的に周知することが必要です。入社時の説明、ポスターの掲示、社内メールでの定期通知など、複数の手段を組み合わせることが効果的です。「知らなかった」という状況を防ぐことが、相談体制の実効性につながります。

相談を受けてからの対応フロー：「受けっぱなし」をなくす

相談窓口を設置しても、その後の対応が不明確では問題の解決に至りません。対応フローを文書化し、担当者全員が共有しておくことが不可欠です。

初期対応で絶対に避けるべき言動

相談を受けた際の最初の対応が、その後の信頼関係を大きく左右します。以下のような発言は、相談者を傷つけ、窓口への不信感を招きます。

• 「証拠はありますか？」と最初から証拠を求める
• 「あなたにも問題があったのではないですか？」と相談者を責める
• 「よくある話ですよ」と軽く流す
• 「相手の言い分も聞かなければ」と即座に判断を保留する

初期対応でまず行うべきことは、相談者の話をじっくりと聞き、気持ちを受け止めることです。そのうえで、相談者がどのような対応を望んでいるかを確認し、その意向を尊重しながら次のステップを検討します。

事実確認は公正かつ慎重に

相談内容を把握した後は、事実確認のステップに入ります。この際の基本原則は次のとおりです。

• 相談者・行為者・第三者（目撃者など）に対して個別にヒアリングを行う
• メール・チャット履歴・業務記録など客観的な証拠を収集する
• ヒアリングの内容は必ず文書に記録しておく
• 調査の過程で相談者が特定されないよう、情報の管理に細心の注意を払う

調査中も、被害者が行為者と接触しないよう席替えや業務調整などの暫定的な保護措置を検討することが重要です。調査結果が出るまでの間も、被害者の状況が悪化しないようにすることが求められます。

事実確認後の措置とフォローアップ

事実確認の結果を踏まえ、就業規則の規定に基づいて行為者への懲戒処分・指導・教育などの措置を講じます。その後も、被害者・行為者双方の状況を継続的に確認し、問題の再発防止に努めることが必要です。「相談を受けて対応した」で終わりにせず、フォローアップまでを一連の対応として位置付けることが、問題の長期化を防ぎます。

「形骸化」を防ぐための継続的な取り組み

窓口を設置してからが本当のスタートです。機能しない窓口は、従業員にとって「会社はハラスメントを本気で解決する気がない」というメッセージにもなりかねません。

経営トップが姿勢を示し続ける

ハラスメント対策において、経営者の姿勢は決定的な影響力を持ちます。「当社はハラスメントを許さない」という明確なメッセージを、経営者自身が定期的に発信することが、職場の雰囲気を変える最も基本的なアプローチです。逆に、経営者が無関心であれば、どれだけ制度を整えても実効性は上がりません。

定期的な研修と周知を継続する

ハラスメントの定義や判断基準は、厚生労働省のガイドラインに示されています。「何がハラスメントにあたるか」についての共通認識を職場全体で持つために、研修は一度行えば終わりではなく、定期的に繰り返すことが重要です。管理職向けには「適切な指導とハラスメントの境界線」、一般従業員向けには「相談窓口の利用方法と不利益取り扱い禁止」をテーマに分けることで、内容の理解が深まります。

窓口の機能を定期的に検証する

従業員アンケートの実施、相談件数と内容の傾向把握、対応フローの見直しなどを通じて、窓口が実際に機能しているかを定期的に確認することが必要です。相談が来ない時期が続いた場合は、「問題がない」と楽観するのではなく、「相談しにくい要因がないか」を改めて点検する姿勢が求められます。

実践ポイント：今日からできる具体的なアクション

整理すると、中小企業がハラスメント相談窓口を実効性あるものにするための実践ポイントは以下のとおりです。

• 社内窓口と外部窓口を併設する：社労士・弁護士・EAPサービスとの連携を検討し、社内だけで抱え込まない体制を構築する
• 相談手段を複数設ける：対面・メール・電話・匿名投書など、心理的ハードルの異なる複数の方法を用意する
• 就業規則に明記し、定期的に周知する：「知らなかった」を防ぐため、入社時と年1回以上の周知を徹底する
• 対応フローを文書化する：相談受付から事実確認・措置・フォローアップまでの手順を明文化し、担当者全員で共有する
• 初期対応の基本を担当者に習得させる：傾聴の姿勢と、言ってはいけない言葉を事前に研修しておく
• 経営者が定期的にメッセージを発信する：社内会議や社内報などを通じて、経営者がハラスメントに対する姿勢を伝え続ける
• 年1回は窓口の機能を点検する：従業員アンケートや相談件数の確認を通じて、形骸化していないかを検証する

まとめ

ハラスメント相談窓口の設置は、2022年4月以降すべての事業主に義務付けられています。しかしより重要なのは、それが実際に機能するかどうかです。従業員が安心して相談できる環境が整っていれば、問題の早期発見・早期解決につながり、長期的には職場の生産性や従業員の定着率の向上にも寄与します。

中小企業だからこそ難しい側面がある一方、経営者が直接関与しやすいという強みもあります。外部専門家の力を借りながら、「設置しただけ」で終わらない実効性のある窓口を構築することが、今の中小企業に求められる対応といえます。まず一歩として、現在の体制を点検し、社労士や弁護士に相談することから始めてみてはいかがでしょうか。

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