「有給5日取得義務、知らなかったでは済まない」中小企業が今すぐ整備すべき有給管理ルール完全ガイド

なぜ今、有給休暇の管理が経営リスクになるのか

「うちの会社は従業員が自分で申請すれば有給を取れる。それで十分だ」——そう思っている経営者や人事担当者は、今すぐその認識を改める必要があります。2019年4月の労働基準法改正によって、有給休暇の管理は単なる「従業員の福利厚生」ではなく、使用者に課せられた法的義務となりました。

対応が不十分なまま放置すれば、労働基準監督署の調査で是正勧告を受けるだけでなく、対象者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性もあります。さらに、従業員の不満が蓄積して離職率が上がり、採用コストが増大するという負のスパイラルに陥る企業も少なくありません。

本記事では、中小企業の経営者・人事担当者が実務でつまずきやすいポイントを中心に、有給休暇の管理と時季指定ルールについて正確かつわかりやすく解説します。

有給休暇の基本ルールをおさらいする

付与日数と継続勤務年数の関係

有給休暇の付与は、労働基準法第39条に基づいて行われます。入社後6か月継続して勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、最低10日の有給休暇を付与しなければなりません。その後は勤続年数が増えるごとに付与日数が増え、6年6か月以上の継続勤務で年間20日が上限となります。

重要なのは、この権利が正社員だけに適用されるわけではないという点です。週の所定労働日数が4日以下、または週30時間未満のパート・アルバイトにも、勤務日数に応じた「比例付与」が適用されます。「うちはパートに有給を出していない」という対応は明確な法違反です。契約更新をまたいでも継続勤務として通算されるため、長期間働いているパート従業員への対応を早急に見直す必要があります。

時効と繰り越しのルール

有給休暇には付与日から2年間の消滅時効があります。当年度に取得しきれなかった有給は翌年度に繰り越すことができ、最大で40日まで蓄積されます。ただし、繰り越した日数はあくまで「使える権利」であり、使用者が意図的に取得を妨げることは許されません。

「年5日の取得義務」——中小企業が最も誤解しやすいルール

2019年4月の改正で導入された「年5日の時季指定義務」は、中小企業にとって特に影響の大きい制度です。内容を正確に理解しておくことが不可欠です。

制度の対象者と使用者の義務

この制度の対象となるのは、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者です。使用者は、有給休暇の付与日から1年以内に、労働者が自ら取得した日数が5日に満たない場合、使用者が時季（取得する日）を指定して休ませる義務を負います。

ここで多くの企業が誤解しているのは、「従業員が申請しなければ与えなくてよい」という考え方です。これは完全に誤りです。申請がなくても、使用者が積極的に取得を促し、必要であれば時季を指定することが法律上求められています。

5日にカウントできるもの・できないもの

労働者が自ら申請して取得した有給休暇は、当然5日の実績としてカウントされます。また、後述する「計画的付与制度」を活用して取得させた日数も、5日の実績に含めることができます。ただし、計画的付与制度と5日取得義務は別の制度であり、計画的付与を導入したからといって義務が自動的に果たされるわけではありません。計画付与の日数が5日に満たない場合は、別途指定が必要になります。

違反した場合の罰則

年5日の取得義務に違反した場合、対象者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。10人の従業員が義務を果たせていなければ、理論上は最大300万円の罰金リスクがあると認識しておく必要があります。

時季変更権——「繁忙期だから断ってよい」は通用しない

従業員から有給休暇の申請があった際に、使用者が取得日を変更できる権利を「時季変更権」といいます（労働基準法第39条第5項）。この権利の行使条件は、法律上「事業の正常な運営を妨げる場合」に限られており、現実には非常に厳格に解釈されます。

時季変更権が認められる条件

重要なのは、単に「繁忙期だから」「人が少ないから」という理由だけでは、時季変更権の行使は認められないという点です。裁判例においても、代替要員の確保が客観的に困難であることが判断の重要な基準とされています。言い換えれば、使用者は代替要員を確保しようとする努力をしたうえで、それでも困難な場合に初めて変更権を行使できます。

時季変更権を行使する際の実務上の注意点

• 口頭ではなく書面または記録に残る方法で通知する（メール・書面が望ましい）
• 変更を認める場合は、代替となる具体的な時季を提示することでトラブルを防止する
• 何度も変更権を行使したり、取得を事実上不可能にするような対応は、権利の濫用として違法となる可能性がある
• 申請を口頭で曖昧に「先延ばし」することは、記録が残らず後のトラブルの原因になる

「繁忙期に申請が重なって困る」という場合は、時季変更権に頼るのではなく、後述する計画的付与制度や管理体制の整備によって対処する方が、法的リスクを避けながら業務を安定させる現実的な方法です。

計画的付与制度——繁忙期対策と取得促進を両立する手段

計画的付与制度とは、労使協定（使用者と労働者代表または労働組合との間で締結する書面による取り決め）を締結することで、5日を超える部分の有給休暇について、使用者が計画的に取得日を指定できる制度です（労働基準法第39条第6項）。

3種類の付与方式

計画的付与には、主に以下の3つの方式があります。企業の規模や業態に応じて選択できます。

• 全社一斉付与方式：夏季休暇・年末年始など、会社全体で一斉に休む期間に有給を充てる方法。製造業や事務系企業に多い
• 班別ローテーション方式：従業員を複数のグループに分け、順番に有給取得日を設定する方法。サービス業や小売業に適している
• 個人別付与方式：従業員が個別に年間の取得予定を申告し、それを計画として確定する方法。職種や業務内容が多様な職場に向いている

導入の手順と注意点

計画的付与制度を導入するためには、書面による労使協定の締結と保存が必要です。協定には、対象者・対象日・付与の方法などを明記します。なお、この協定は労働基準監督署への届出は原則不要ですが、締結・保存の実態がなければ制度として成立しません。

また、計画的付与で指定できるのはあくまでも5日を超える部分だけです。付与日数が10日の労働者であれば、残りの5日は本人の自由取得分として確保しておく必要があります。

有給管理台帳の整備——労基署の調査にも対応できる体制を

2019年4月から、年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存が義務化されています。管理簿には、付与日・取得日・残日数を個人別に記録することが求められます。これが整備されていない場合、労働基準監督署の調査が入った際に適切な対応ができないだけでなく、そもそも5日の義務が果たされているか自社でも確認できないという状態に陥ります。

実践ポイント——明日から取り組める管理改善の手順

ステップ1：現状の把握から始める

まず、全従業員（パート・アルバイトを含む）について、直近の有給付与日数・取得日数・残日数を一覧化します。給与ソフトや勤怠管理システムを活用できれば理想的ですが、Excelでの管理でも構いません。重要なのは、誰が・いつ・何日取得したかを常時把握できる状態を作ることです。

ステップ2：付与基準日を統一する

入社日ごとに有給の付与日が異なると、管理が非常に複雑になります。入社日を基準とする方法から、全社で4月1日など特定の日を基準日として統一する方法に切り替えることで、管理の負担が大幅に軽減されます。ただし、切り替えの際には労働者に不利益が生じないよう配慮する必要があります。

ステップ3：取得見込みのアラートを設定する

付与日から1年が経過する前に、5日に満たない状態の従業員を早期に把握し、上司や人事担当者が声をかける仕組みを作ります。年度末に集中して取得が発生すると、業務への影響が大きくなります。半年が経過した時点で取得日数が2〜3日以下の従業員には、取得を促すアラートを上げる運用が現実的です。

ステップ4：時季を指定する際は記録を残す

使用者が時季を指定して有給を取得させる場合は、書面やメールなど記録に残る方法で行うことが重要です。後から「指定した・していない」のトラブルを防ぐためでもあり、管理簿への記載と合わせて整合性を保つためでもあります。

ステップ5：管理職が率先して取得する

制度や仕組みを整えても、上司が有給を取らない職場では従業員は申請しにくくなります。管理職が積極的に有給を取得することで、申請しやすい職場文化が醸成されます。取得率の低さは制度の問題だけでなく、職場文化の問題でもあることを認識することが大切です。

まとめ

有給休暇の管理は、2019年の法改正以降、使用者の義務として法的に明確化されました。「従業員が申請しないから問題ない」「繁忙期は断ってよい」といった誤った認識は、今後の労務管理において大きなリスクをはらんでいます。

特に中小企業では、管理体制の整備が後回しになりがちですが、対応が遅れるほど未取得者が蓄積し、一度に対処しなければならない状況に追い込まれます。年次有給休暇管理簿の整備、付与基準日の統一、早期アラートの仕組みづくり、計画的付与制度の検討——これらは決して大企業だけが取り組む話ではありません。

法律を正しく理解し、従業員が安心して休める環境を整えることは、採用力の強化や定着率の向上にもつながります。まずは自社の現状を把握することから、今日一歩を踏み出してください。

労働法改正への対応や安全衛生管理体制の整備には、INTERMINDの産業医サービスが力になります。専門家による継続的なサポートで法令対応を進められます。