「賃金デジタル払い」導入で失敗しない！中小企業が今すぐ確認すべき実務対応7つのチェックリスト

2023年4月、労働基準法施行規則の改正により「賃金のデジタル払い」が解禁されました。スマートフォン決済アプリなどのデジタルウォレットへ直接給与を受け取れるようになるこの制度は、労働者の利便性向上や給与振込コスト削減の可能性を持つ一方で、中小企業の経営者・人事担当者からは「何から手をつければいいかわからない」「誤った対応をして労基法違反になったらどうしよう」という声が多く聞かれます。

本記事では、制度の基本的な仕組みから実務上の導入ステップ、よくある誤解と対応策まで、法令に基づいて整理します。制度への対応を検討している方はもちろん、「今すぐ導入する予定はないが最低限の知識は持っておきたい」という方にも役立つ内容です。

賃金デジタル払いとは何か：制度の基本をおさえる

賃金デジタル払いとは、労働基準法第24条が定める「賃金支払いの5原則（通貨払い・直接払い・全額払い・毎月払い・一定期日払い）」のうち、「通貨払いの原則」に例外を設け、厚生労働大臣が指定した資金移動業者のアカウント（デジタルウォレット）に賃金を払い込める制度です。

根拠法令は労働基準法施行規則第7条の2であり、2023年4月1日から施行されています。銀行口座への振込が「法令上の例外として認められてきた制度」であるのと同様に、デジタル払いも「一定の要件を満たした場合に認められる例外」として位置づけられます。

制度の主要要件は以下のとおりです。

• 対象者の同意が必須：労働者本人の個別同意なく実施することは労働基準法違反となります。
• 利用できる事業者の限定：厚生労働大臣の指定を受けた資金移動業者のみ利用可能です。
• 1口座あたりの上限は100万円以下：残高がこの上限を超える場合、超過分は銀行口座等へ自動送金される仕組みが必要です。
• 資金保全の義務：指定業者には、破産等の際に7営業日以内に全額払い戻しを保証する資産保全措置が求められます。
• 手数料の不当転嫁の禁止：振込手数料などを労働者に不当に負担させることは認められません。
• 原則として円建て：外貨建てでの支払いは原則として認められていません。

なお、制度開始後も実際に指定を受けた事業者の数は少数にとどまっており、2024年時点ではPayPayや楽天ペイ等が申請・検討中とされています。最新の指定状況は厚生労働省のウェブサイトで随時公開されているため、導入前に必ず確認してください。

中小企業が直面しやすい5つの誤解と正しい理解

制度の新しさもあり、現場では多くの誤解が見受けられます。誤った理解のまま運用を開始すると、労働基準法違反による30万円以下の罰金や労使トラブルの原因となりかねません。代表的な誤解を5点確認しておきましょう。

誤解1：会社が一方的にデジタル払いへ切り替えられる

デジタル払いは労働者個人の同意を得ることが法律上の絶対条件です。「就業規則を改定した」「労使協定を締結した」というだけでは不十分であり、個別の同意書取得が必要です。同意なき実施は労働基準法違反となります。

誤解2：人気のスマホ決済アプリであれば何でも使える

PayPayや楽天ペイなどよく知られたサービスであっても、厚生労働大臣の指定を受けていない段階では賃金の支払いには利用できません。指定の有無は必ず厚生労働省の公表情報で確認してください。独自判断での導入は違法となります。

誤解3：銀行振込を全廃してデジタル払いに完全移行できる

1口座あたりの上限が100万円以下に設定されているため、月額賃金が100万円を超える労働者については銀行口座との併用が必要です。また、超過分の自動送金フローを事前に整備しておく必要があります。

誤解4：労使協定を締結すれば全員をデジタル払いにできる

労使協定はデジタル払いを「実施できる枠組み」を会社全体として用意するものです。個別の労働者への適用には、その都度、労働者本人の同意が別途必要です。協定だけで全員に適用することはできません。

誤解5：一度同意したら撤回できない

労働者には同意を撤回する権利が保障されています。会社側は同意の撤回手続きについても就業規則や同意書に定めておく必要があります。撤回を不当に制限することは認められません。

導入前に整備すべき書類と手続き

デジタル払いを導入する際には、複数の書類整備と法令上の手続きが必要です。順序を間違えると労働基準監督署への届出が後手に回るケースもあるため、以下のフローを参考に準備を進めてください。

ステップ1：指定資金移動業者の選定

まず厚生労働省のウェブサイトで最新の指定事業者リストを確認し、自社の給与システムと連携できる事業者を選定します。事業者を選ぶ際の確認ポイントとしては、資産保全措置の内容・不正利用時の補償体制・振込手数料の水準・給与ソフトとのAPI連携の可否などが挙げられます。現時点で給与計算ソフトが対応していない場合は、ベンダーへの問い合わせを先行させてください。

ステップ2：就業規則・賃金規程の改定

デジタル払いを選択肢として明記するため、就業規則および賃金規程の改定が必要です。改定内容には「デジタル払いを選択できる旨」「利用できる指定業者名」「上限額の扱い」「手数料の負担区分」「同意の撤回手続き」などを盛り込みます。改定後は、常時10人以上の労働者を使用する事業場は労働基準監督署への届出が必要です。

ステップ3：労使協定の締結

労働組合がある場合は労働組合と、ない場合は労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）とのあいだで労使協定を締結します。協定書には、デジタル払いを実施できる旨および基本的な条件を明記します。ひな形については厚生労働省が参考様式を公表していることがあるため確認することをお勧めします。

ステップ4：個別同意書の取得

希望する労働者から書面または電磁的方法（メール等）による同意書を取得します。同意書には「利用する指定業者名」「振込口座（デジタルウォレット）の情報」「同意した日付」「同意を撤回できる旨」を含めることが望ましいとされています。同意書は退職後も一定期間保管する必要があります（労働基準法上の書類保存義務）。

ステップ5：給与システムへの登録・初回支払いの確認

給与計算ソフトまたは経理システムへデジタル払い対象者の口座情報を登録し、初回支払い後に正確に送金されたか・超過分の処理が適切に行われたかを確認します。特に月額賃金の変動が大きい労働者（歩合給・残業代の増減がある場合）は、100万円超過の可能性に注意した管理フローを整えておくことが重要です。

コスト・手数料の整理：何が会社負担で何が自己負担か

デジタル払いに関するコスト面は、中小企業から特に多く質問が寄せられる項目です。

まず法令上の原則として、労働者に不当な手数料を負担させることは禁止されています。ただし「一切の手数料を会社が負担しなければならない」と法律が定めているわけではなく、合理的な理由があり金額も妥当であれば労働者負担とすることも検討の余地があります。重要なのは、負担区分を就業規則・賃金規程に明確に定めておくことです。

コスト面の整理として実務上確認すべき点を以下に示します。

• 振込手数料：事業者によっては銀行振込より低コストになる場合もありますが、事業者ごとに異なるため必ず比較検討してください。
• 給与ソフトのシステム改修費：対応していないソフトを使用している場合、改修費用や乗り換えコストが発生する可能性があります。ベンダーへの確認を優先してください。
• 少人数対応のコスト：1〜2名だけデジタル払いを希望する場合、専用のシステム改修が非効率になることがあります。その場合は手動処理による対応の可否と工数を事前に試算しておくことをお勧めします。
• 同意書管理・書類保存のコスト：電磁的方法による保管を活用することで、紙管理のコストを削減できる場合があります。

実践ポイント：中小企業が特に注意すべき運用上の管理事項

制度の枠組みを整えたあとも、日々の運用で見落としが生じやすいポイントがあります。以下の管理事項を運用マニュアルや業務チェックリストに組み込んでおくと安心です。

• 毎月の残高・超過チェック：デジタルウォレットの残高が100万円に近づく労働者については、超過分の自動送金先（銀行口座等）が正確に設定されているかを毎月確認します。給与額が変動する労働者には特に注意が必要です。
• 指定業者の指定状況の継続確認：指定が取り消された場合、その業者への払い込みは違法となります。厚生労働省の公表情報を定期的に（少なくとも半期に1回程度）確認する運用を設けてください。
• 同意書の適切な保管：同意書は労働基準法上の書類として一定期間の保存が求められます。退職者の分も含め、電磁的保存も活用しながら管理してください。
• 同意撤回への迅速な対応：労働者から同意撤回の申し出があった場合は、次の給与支払日までに銀行口座払いへ切り替えられる体制を整えておきます。切り替えが間に合わない場合の対応手順もあらかじめ定めておくことが望ましいです。
• 新入社員・途中採用者への説明：制度開始後に入社した労働者に対しても、デジタル払いの選択肢があることを入社時に説明し、希望する場合は同意書を取得する手続きを採用フローに組み込んでください。
• 複数口座への按分指定の確認：銀行口座とデジタルウォレットに按分して給与を受け取ることも可能です。労働者から按分の希望があった場合の対応手順と、給与システム側での設定可否を事前に確認しておきましょう。

まとめ：段階的な準備と正確な情報収集が導入成功の鍵

賃金デジタル払い制度は、労働者の利便性向上や給与振込の選択肢拡大という意義を持ちますが、導入にあたっては個別同意の取得・就業規則改定・労使協定締結・指定業者の確認という複数のステップを法令に沿って踏む必要があります。

特に中小企業においては、給与計算ソフトの対応状況やシステム改修コスト、少人数対応の効率性など、現実的な課題も存在します。「制度があるから急いで導入しなければならない」ということはなく、希望する労働者がいる場合に適切な準備を経て対応することが現実的な対処法といえます。

制度はまだ運用の歴史が浅く、指定事業者の動向や厚生労働省の通達・Q&Aも随時更新されています。自社での判断に迷う場合は、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署へ相談することも有効な選択肢です。正確な情報を継続的に収集し、労使双方にとって安心できる運用体制を整えることが、この制度を適切に活用するための第一歩となります。

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