「契約社員が5年を超えると何が起きる？」無期転換ルールで中小企業が今すぐやるべき対応策を完全解説

「うちの会社にも、もうすぐ5年になるパートさんがいるんだけど、どうすればいいんだろう……」

中小企業の経営者や人事担当者から、こうした声を耳にする機会が増えています。無期転換ルールは2013年4月に施行されてから10年以上が経過しましたが、実務レベルでの対応が追いついていない企業は今も少なくありません。「なんとなくは知っているけれど、自社でどう管理すればいいのかわからない」「無期転換されたら、人件費が一気に上がってしまうのでは」という不安を抱えたまま、場当たり的な対応をしているケースも見受けられます。

放置しておけば、気づかないうちに法的リスクが積み上がっていきます。本記事では、無期転換ルールの基本から、中小企業が実務でつまずきやすいポイントまでを体系的に解説します。正確な制度理解と適切な雇用管理を整えることで、トラブルを防ぎ、会社と働く人の双方にとって納得感のある職場づくりにつなげていただければ幸いです。

無期転換ルールとは何か――基本をおさらいする

無期転換ルールは、労働契約法第18条に基づく制度です。有期労働契約（期間を定めた労働契約）が同一の使用者との間で通算5年を超えた場合、労働者本人が申し込めば、期間の定めのない契約（無期契約）に転換しなければならないというルールです。使用者はこの申し込みを拒否することができません。

対象となるのは、2013年4月1日以降に開始した有期労働契約を通算して5年を超えた労働者です。契約社員、パートタイム労働者、アルバイト、嘱託社員など、雇用形態の名称を問わず、有期労働契約であれば対象となります。

ここで注意が必要なのは、申込権が発生するタイミングです。通算5年を超えた「契約期間中」に申し込みを行う権利が生まれます。そして、転換が実際に効力を持つのは、申し込みのあった契約期間が満了した翌日からです。つまり、「5年を超えたら即日転換」ではなく、労働者が自ら申し込んで初めて手続きが進む仕組みになっています。

また、クーリング期間（空白期間）という概念もあります。契約と契約の間に6か月以上の空白期間がある場合、それ以前の契約期間はリセットされます。ただし、契約期間が1年未満の場合は「契約期間×2分の1以上」の空白でリセットとなります。この仕組みを悪用して意図的に空白を設けることは、法の趣旨に反するとして問題視されることがあるため、安易に利用するべきではありません。

「人件費が増える」は本当か――転換後の労働条件設計

無期転換について経営者が最も懸念するのが、「正社員と同じ処遇にしなければならないのか」という点です。結論から言えば、無期転換後に正社員と全く同じ待遇にする義務はありません。

労働契約法第18条によれば、無期転換後の労働条件は、原則として転換前の有期契約の条件が引き継がれます。ただし、就業規則や労使協定で別段の定めをすれば、転換後の条件を変更することも可能です。つまり、「無期パート」や「無期契約社員」といった区分を就業規則に定め、従来の賃金水準や労働時間のままで無期契約に転換することが認められています。

ただし、ここで注意しなければならないのがパートタイム・有期雇用労働法（パート・有期法）が定める同一労働同一賃金のルールです。無期転換によって「無期雇用のパート」になった場合でも、正社員との間に不合理な待遇差がある場合は法律違反となりえます。具体的には、基本給・賞与・手当・福利厚生・教育訓練などのそれぞれについて、職務内容や責任の程度、異動・転勤の有無などに照らして「不合理でないか」を確認する必要があります。

実務上の対応として推奨されるのは、以下の取り組みです。

• 「無期転換社員就業規則」の整備：転換後の労働者に適用する賃金・労働時間・休暇・福利厚生等を明確に規定する
• 正社員との待遇差の根拠を整理：職務内容や異動の有無など、待遇差の理由を書面で整理しておく
• 転換後の処遇を事前に労働者へ説明：申し込み前に条件を明示し、認識のずれを防ぐ

人件費の上昇を過度に恐れるよりも、転換後の労働条件を整理・明文化することで、会社として管理可能な範囲に収めることが現実的な対応といえます。

契約期間の通算管理――「気づいたら5年超え」を防ぐ方法

中小企業の現場で特に多いのが、「誰がいつ5年を超えるのか把握できていない」という問題です。契約更新のたびに担当者が変わったり、紙の台帳で管理していたりすると、気づかないうちに申込権が発生していたというケースが起こりえます。

通算管理を適切に行うために、以下の仕組みを整えることをお勧めします。

個人別の契約台帳を作成・維持する

有期雇用の労働者一人ひとりについて、最初の契約開始日・各更新日・更新後の終了日・通算期間を記録した台帳を作成します。ExcelやGoogleスプレッドシートなどを活用し、担当者が変わっても引き継げるよう整備します。

4年経過時点でアラートを設定する

通算期間が4年に達した時点で担当者に通知が届く仕組みをつくり、転換の準備（就業規則の確認、労働条件の整理、労働者への説明など）を余裕をもって進められるようにします。

2024年4月からの明示義務に対応する

2024年4月から、労働契約締結・更新のたびに、通算契約期間や無期転換申込権の有無を書面で明示することが義務付けられました。これは改正労働基準法施行規則によるもので、対応できていない場合には行政指導の対象となる可能性があります。労働条件通知書のフォーマットを見直し、必要な記載事項を追加しているか確認が必要です。

雇い止めのリスク――「5年前に辞めてもらえばいい」は通用しない

「無期転換の申し込みをされる前に、契約を更新しないで終わらせればいい」と考える経営者もいます。しかし、この考え方には重大な法的リスクが伴います。

労働契約法第19条は、有期労働契約の雇い止めに一定の制限を設けています。過去に反復更新されており、雇用の継続に対して合理的な期待が認められる場合、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当でない雇い止めは無効となります。

「5年になるから更新しない」というだけでは、客観的に合理的な理由とは認められません。雇い止めが有効とされるためには、業務量の実質的な減少、業績悪化、能力不足など、具体的かつ客観的な事実が必要です。裁判例においても、5年到達を理由とした雇い止めが濫用と判断されたケースは少なくありません。

また、手続き面でも注意が必要です。契約期間が1年以上の場合、または3回以上更新されている場合は、雇い止めを行う際に30日前までの予告が必要です。さらに、労働者から雇い止めの理由を求められた場合は、書面で明示する義務があります（労働基準法施行規則）。

万が一雇い止めを行う必要がある場合でも、「なぜ更新しないのか」という合理的な理由を積み上げ、文書として記録しておくことが不可欠です。単に無期転換を回避するためだけの雇い止めは、トラブルの温床となります。

特例制度の活用――定年後再雇用者への対応

「定年後に再雇用しているシニア社員も、5年を超えたら無期転換の対象になるのか」という疑問を持つ経営者も多くいます。この点については、有期雇用特別措置法（専門的知識等を有する有期雇用労働者等に関する特別措置法）に基づく特例制度が用意されています。

定年後に引き続き同一の事業主に再雇用された労働者については、都道府県労働局に「第二種計画認定」の申請を行い認定を受けた場合、定年後の継続雇用期間を無期転換ルールの通算期間に算入しないことができます。つまり、定年後の再雇用期間が何年続いても、無期転換の申込権は発生しません。

ただし、認定を受けずに運用していると、この特例の恩恵は受けられません。定年後再雇用者を多く抱える企業は、早めに認定申請の手続きを進めることが重要です。申請にあたっては、高年齢者雇用推進者の選任や教育訓練の実施などの要件を満たす「第二種計画」を作成し、労働局に提出する必要があります。

また、高度な専門知識を持ち、年収1,075万円以上の要件を満たす「高度専門職」についても、一定のプロジェクト期間（上限10年）について同様の特例が認められています（第一種計画認定）。こちらも活用できる状況かどうか、検討してみてください。

実践ポイント――今日から始める無期転換ルール対応

ここまでの内容を踏まえ、中小企業が今すぐ取り組むべき実践的なポイントを整理します。

ステップ1：現状把握（台帳の整備）

まず、現在在籍している有期雇用労働者全員の契約開始日・更新履歴・通算期間を一覧化します。「誰が、いつ5年を超えるか」を把握することが最初の一歩です。まだ把握できていない場合は、今すぐ着手してください。

ステップ2：就業規則の整備

無期転換後の労働者に適用する就業規則が存在しない場合は、速やかに整備します。賃金・労働時間・休暇・福利厚生・退職金の有無などを明確に規定し、正社員との待遇差の根拠も整理しておきます。就業規則の作成・変更にあたっては、労働者代表への意見聴取と労働基準監督署への届出が必要です（常時10人以上を使用する事業場の場合）。

ステップ3：申し込みへの対応手順の確立

労働者から無期転換の申し込みがあった際の対応フローを、あらかじめ社内で定めておきます。申し込みは口頭でも書面でも有効ですが、後日のトラブルを避けるために書面での申し込みを促す運用が望ましいといえます。転換時期の確認、新たな労働条件通知書・労働契約書の締結、無期転換後の就業規則の適用という流れを整えておきましょう。

ステップ4：2024年4月対応の確認

労働条件通知書のフォーマットを最新のものに更新し、通算契約期間・無期転換申込権の有無・転換後の労働条件（更新上限の有無なども含む）を適切に記載できているか確認します。

ステップ5：特例制度の必要性を検討

定年後再雇用者が5人以上いる場合や、今後増加が見込まれる場合は、第二種計画の認定申請を検討します。都道府県労働局や社会保険労務士に相談しながら、早めに手続きを進めることをお勧めします。

まとめ

無期転換ルールは、有期雇用で長く働く人の雇用安定を目的とした制度です。制度の存在は知っていても、自社の実態と照らし合わせた具体的な対応ができていない中小企業はまだ多くあります。

重要なのは、「無期転換を避けるための対策」ではなく、「適切な雇用管理を整えることで、リスクを最小化する」という発想の転換です。契約期間の通算管理を徹底し、転換後の労働条件を就業規則で明文化し、労働者に対して丁寧に説明する。この一連の対応が、労使双方の信頼関係を守り、会社の法的リスクを下げることにつながります。

「よくわからないから後回し」にしていると、気づかないうちに申込権が発生し、対応が後手に回ることになります。まずは自社の有期雇用者の状況を把握することから始め、必要であれば社会保険労務士などの専門家にも相談しながら、着実に体制を整えていただければと思います。

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