2019年4月に施行された働き方改革関連法により、年次有給休暇の取得が使用者（会社）の義務として明確に定められました。施行から数年が経過した今もなお、「どうすれば確実に年5日取得させられるのか」「違反したらどうなるのか」「パートやアルバイトにも適用されるのか」と頭を抱える中小企業の経営者・人事担当者は少なくありません。
特に中小企業では、人手不足や業務の属人化が深刻なため、社員に有給休暇を取得させることが現実的に難しいと感じているケースが多く見られます。しかし、「難しいから仕方がない」では済まされないのが現状です。本記事では、有給休暇取得義務化の基本ルールを整理したうえで、中小企業でも実践できる具体的な対応策をわかりやすく解説します。
有給休暇取得義務化とは何か——法律の基本を正確に理解する
有給休暇の取得義務化は、労働基準法第39条に基づくもので、2019年4月1日以降、すべての規模の企業に適用されています。「大企業だけの話」「うちには関係ない」と誤解している経営者もいますが、従業員1人でも雇用していれば対象となります。
義務化の主な内容は次のとおりです。年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、基準日（有給休暇が付与された日）から1年以内に、使用者が時季を指定して年5日以上取得させる義務があります。ここで重要なのは、「労働者が自分で申請しなければ会社の責任はない」という考え方が通用しないという点です。
なお、労働者が自ら申請して取得した日数や、後述する計画的付与によって取得させた日数は、この5日から差し引くことができます。つまり、労働者が自主的に3日取得した場合、使用者が時季指定すべき残りは2日となります。
また、対象となる労働者の範囲について誤解が多いため、明確にしておきます。正社員だけでなく、契約社員・パート・アルバイトも、年間の付与日数が10日以上であれば義務化の対象です。雇用形態は関係なく、付与日数で判断するという点を必ず押さえておいてください。
違反した場合のペナルティも軽視できません。年5日取得させなかった場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。複数の労働者が未取得であれば、その人数分のペナルティが重なる可能性があるため、経営へのダメージは決して小さくありません。
見落としがちな落とし穴——よくある誤解と失敗例
制度の概要は知っていても、実務上で誤った対応をしてしまっているケースは非常に多くあります。特に中小企業で見られる誤解と失敗例を確認しておきましょう。
誤解①「社員が希望しないなら取らせなくてよい」
最も多い誤解がこれです。「うちの社員は有給を申請してこない」という声をよく聞きますが、本人が申請しない場合でも、使用者が時季を指定して取得させる義務があります。「本人が望まなかったから」は免責の理由になりません。社員が申請しない背景には、申請しづらい職場の雰囲気や、制度への理解不足がある場合も多く、そこも含めて会社側が対処すべき課題です。
誤解②「有給休暇を買い取れば問題ない」
義務化された年5日については、金銭補償による代替は認められていません。退職時に残った有給休暇を買い取ることとは全く別の話です。買い取りで処理しようとすると、かえって違反となるリスクがあります。
誤解③「管理職は対象外」
労働基準法上の「管理監督者」（いわゆる管理職）は、労働時間等の規定が一部適用除外となりますが、年次有給休暇に関する規定は適用除外とならず、義務化の対象です。管理職だからといって有給取得を免除することはできません。
失敗例：年度末に未取得者が大量発生
期中の管理を怠り、年度末になって「まだ5日取得していない社員が多数いる」と発覚するケースは後を絶ちません。年度末に一斉に取得させようとすると業務が混乱し、現場からの反発も招きます。四半期ごとに取得状況を確認し、早めに対処する仕組みが不可欠です。
管理体制の整備——有給休暇管理簿の作成と運用
有給休暇の取得義務化に対応するためには、まず年次有給休暇管理簿（管理台帳）の整備が必要です。これは法的義務であり、取得時季・取得日数・基準日を労働者ごとに記録し、3年間保存しなければなりません。労働基準監督署の調査対象にもなるため、「作っていなかった」では済まされません。
管理簿の作成・運用に当たっては、以下のポイントを押さえてください。
- 基準日の統一化：全社員の基準日を4月1日など特定の日に統一すると、管理が格段に楽になります。ただし、統一によって一部の社員の付与日数が実質的に減少しないよう注意が必要です。既存社員に不利益が生じる場合は経過措置を設け、労使間でのトラブルを防ぎましょう。
- システムの活用：ExcelやクラウドのHRシステムを活用して管理簿を整備することが現実的です。年度末に5日未達成者を自動で通知するアラート機能があると、対応の遅れを防ぎやすくなります。
- パート・アルバイトの管理を忘れない：比例付与（週所定労働日数に応じて付与日数が変わる仕組み）によって10日以上付与される労働者は義務化の対象です。週4日以下・年216日以下の勤務でも、勤続年数によっては10日以上付与される場合があります。シフト制の場合は、雇用契約書に所定労働日数を明確に記載することが重要です。
取得を促進するための実践的アプローチ
制度を整えるだけでなく、実際に取得が進む環境づくりが必要です。以下に、中小企業でも取り入れやすい取得促進策を紹介します。
上司・管理職が率先して取得する
取得しにくい雰囲気の最大の原因の一つは、「上司が取らないから自分も取りにくい」という心理です。経営者や管理職が積極的に有給休暇を取得することで、組織全体の取得しやすさが大きく変わります。これはコストゼロで実践できる最も効果的な施策の一つです。
年度初めに取得計画表を提出させる
年度のはじめに、全社員に対して「今年どの時期に有給休暇を取るか」の計画を提出させる仕組みを導入すると、お互いのスケジュールを調整しやすくなります。取得を「イレギュラーなこと」ではなく「年間計画の一部」として位置づけることで、申請のハードルが下がります。
計画的付与制度の活用
計画的付与制度とは、労使協定（使用者と労働者の代表が締結する書面による合意）を結ぶことで、有給休暇のうち5日を超える部分について、会社が計画的に取得日を指定できる制度です。夏季休暇・年末年始・ゴールデンウィーク期間中に一斉に付与する方法が代表的で、管理の手間を大きく減らせます。
導入には就業規則への記載と労使協定の締結が必要ですが、一度仕組みを作れば毎年の運用が安定します。なお、計画的付与は有給休暇が5日を超える部分にしか適用できないため、付与日数が少ない社員には特別休暇で補填している企業事例もあります。
繁忙期の対応——時季変更権の正しい理解
「繁忙期に有給休暇を申請されたら困る」という声は多いですが、時季変更権（じきへんこうけん）は取得自体を拒否する権利ではなく、「別の時期にずらしてください」とお願いする権利です。繁忙期を理由に一切取得させないことは違法となります。繁忙期には変更を求めつつ、代替となる取得日を一緒に設定するという誠実な対応が求められます。
実践ポイントのまとめ——今すぐ着手できる5つのステップ
有給休暇取得義務化への対応は、一度に全部やろうとするのではなく、優先度をつけて順番に取り組むことが現実的です。以下の5つのステップを参考にしてください。
- ステップ1：現状把握——全社員の有給休暇付与日数・取得日数・基準日を一覧化し、義務化対象者を特定する。
- ステップ2：管理簿の整備——年次有給休暇管理簿を作成または更新し、3年保存のルールを徹底する。ExcelやHRシステムの活用を検討する。
- ステップ3：未取得者への個別対応——基準日から1年以内に5日を達成できていない社員に対し、使用者から時季を指定して取得させる。年度末の「駆け込み対応」を避けるために、四半期ごとに進捗を確認する。
- ステップ4：取得促進の仕組みづくり——年度初めの取得計画表の提出、管理職の率先取得、計画的付与制度の導入などを検討する。
- ステップ5：パート・アルバイトの管理強化——雇用形態にかかわらず付与日数で義務化対象を判断し、シフト制社員の所定労働日数を雇用契約書で明確にする。
有給休暇の取得促進は、単なる法令遵守にとどまらず、従業員のメンタルヘルスや職場の定着率にも深く関わっています。休暇を十分に取れない職場環境は、疲労やストレスの蓄積につながりやすく、長期的には生産性の低下や離職リスクの上昇を招く可能性があります。従業員の心身の健康を守る観点からも、メンタルカウンセリング（EAP）の導入などと組み合わせながら、職場環境の改善に取り組むことが望ましいといえます。
また、職場全体の健康管理体制を強化したい場合は、産業医サービスの活用も有効な選択肢の一つです。産業医は、労働環境の改善や過重労働の予防に関する助言を行う専門家であり、有給取得促進を含む働き方の見直しをサポートする役割を担うことができます。
有給休暇取得義務化への対応は「やらなければならない義務」ですが、取り組み方によっては従業員満足度の向上や採用力の強化にもつながる前向きな施策です。まずは現状の把握と管理簿の整備から始め、着実に対応を進めていきましょう。
有給休暇を取得させなかった場合、どのようなペナルティがありますか？
労働基準法第39条に違反した場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。複数の労働者が年5日の取得要件を満たしていなかった場合は、その人数分のペナルティが重なる可能性があります。また、労働基準監督署の調査が入った場合、是正勧告の対象となるほか、悪質なケースでは書類送検に至ることもあります。罰則の重さを正確に認識し、早期に管理体制を整えることが重要です。
パートやアルバイトも有給休暇取得義務化の対象になりますか？
はい、雇用形態にかかわらず、年間の有給休暇付与日数が10日以上であれば義務化の対象となります。たとえば週3日勤務のパートでも、勤続5.5年以上になると年間10日以上の有給休暇が付与されるため、年5日の取得義務が生じます。「パートは対象外」という誤解は非常に多く見られますが、付与日数で判断することを必ず押さえておいてください。シフト制の場合は、雇用契約書に所定労働日数を明確に記載することが適切な管理の第一歩です。
計画的付与制度を導入するにはどのような手続きが必要ですか？
計画的付与制度を導入するには、就業規則への記載と労使協定（使用者と労働者の過半数代表者が締結する書面による合意）の締結が必要です。労使協定には、計画的付与の対象となる休暇日数、付与する時季、有効期間などを明記します。協定は労働基準監督署への届け出は原則不要ですが、社内での保管が必要です。夏季・年末年始・ゴールデンウィーク期間に一斉取得させる方式が管理しやすく、多くの企業で採用されています。導入前に労使協定の有効期限を毎年確認し、更新を忘れないよう注意しましょう。
