従業員が病気やケガで休職することになった際、「給与はどうするのか」「社会保険料の支払いはどうなるのか」と頭を抱える経営者・人事担当者の方は少なくありません。休職は突然発生することも多く、制度を十分に理解していないまま対応した結果、退職時に社保料の未払いが判明してトラブルになったり、従業員に誤った説明をして不信感を招いたりするケースも実際に起きています。
特に中小企業では、休職者の対応経験自体が少ないために「そのつど調べながら対応している」という企業も多いのが実態です。しかし、法律・制度の理解不足や就業規則の未整備は、労務トラブルに直結します。
本記事では、休職中の給与・社会保険料・傷病手当金・住民税の取り扱いについて、中小企業の経営者・人事担当者が知っておくべき基本的な知識と実務対応のポイントをわかりやすく解説します。
休職中の給与支払い義務はあるのか
結論から言えば、法律上、休職中の給与支払いを会社に義務付ける規定は原則として存在しません。労働基準法や民法では「ノーワーク・ノーペイの原則」という考え方が基本とされており、労務の提供がない場合には賃金を支払わなくてよいとされています。
ただし、「支払わなくていい」と「支払ってはいけない」は別の話です。給与の支給有無は、各会社の就業規則の定めによって決まります。無給・有給・一部支給のいずれの方針も選択できますが、どれを採用するにしても就業規則への明記が必須です。
なお、傷病（病気・ケガ）による休職のうち、業務外の私傷病が原因の場合は無給とするのが一般的です。一方、業務中の事故や業務に起因する疾病（いわゆる「労災」）の場合は、別途、労災保険の補償制度が適用されます。労災の場合は健康保険の傷病手当金ではなく、労働基準監督署に労災保険の「休業補償給付」を申請することになります（給付基礎日額の60%に加え、休業特別支給金20%が上乗せされ、実質的には給付基礎日額の80%相当が補償されます）。
まず自社の就業規則に休職中の給与取り扱いが明記されているかを確認し、記載がない場合は速やかに整備することが重要です。
傷病手当金の仕組みと会社が果たすべき役割
休職中の従業員の生活を支える主な制度が、健康保険の「傷病手当金」です。会社が誤解しやすいポイントを含めて、制度の概要を整理します。
支給要件と支給額
傷病手当金は、以下の要件をすべて満たす場合に支給されます。
- 業務外の傷病による療養中であること（業務上は労災が適用されるため対象外）
- 連続して3日間以上、労務に就けない状態（待期期間）があること
- 4日目以降の就労不能日について支給対象となること
支給額は、標準報酬日額（直近12ヶ月の標準報酬月額の平均を30で割った額）の3分の2相当です。支給期間は、2022年1月の法改正以降、同一傷病について通算1年6ヶ月とされています（改正前は支給開始日から暦上の1年6ヶ月でしたが、改正後は就労できた日を除いた「通算」での計算に変わっています）。
申請は従業員本人が行う
よくある誤解として、「傷病手当金は会社が申請するもの」と思っている担当者がいます。しかし申請者はあくまでも従業員本人です。会社の役割は、申請書の「事業主証明欄」に必要事項を記載して証明することです。この記載漏れや遅延が原因で支給が遅れるケースがあるため、会社側の対応は迅速に行うことが求められます。
有給休暇と傷病手当金の関係
有給休暇を消化している間は、給与が支給されているため傷病手当金は受け取れません（重複受給は不可）。一般的に、最初の待期3日間を有給休暇で消化するケースが多いですが、これは従業員本人の選択です。
従業員への説明が不十分だと「有給を使わなければよかった」「なぜ最初から教えてくれなかったのか」というトラブルにもなりかねないため、休職開始時に丁寧な情報提供を行うことが重要です。
メンタル不調による休職の場合は、職場復帰の支援も含めた継続的なフォローが必要になります。従業員と会社の橋渡し役としてメンタルカウンセリング（EAP）を導入している企業では、傷病手当金の案内なども含めた包括的なサポートを活用しているケースが増えています。
休職中の社会保険料はどう扱うのか
休職中に多くの会社が頭を悩ませるのが、社会保険料（健康保険・厚生年金）の取り扱いです。
在籍している限り社会保険料は発生し続ける
「休職中は社会保険を脱退できる」と思っている経営者・担当者がいますが、これは誤りです。在籍している限り、被保険者の資格は継続されるため、会社負担分・本人負担分ともに毎月保険料の支払い義務が生じます。
休職中は給与が発生しない（または少ない）ため、通常の給与天引きができません。この場合、以下のいずれかの方法で本人負担分を徴収する必要があります。
- 毎月、本人が会社口座に振り込む：立替不要で精算漏れが防げる一方、本人の手続き負担が大きい
- 会社が立て替えて復職時に精算する：本人の手続き負担が少ないが、そのまま退職となった場合に回収できないリスクがある
- 会社が立て替えて退職時の最終給与・退職金から精算する：シンプルだが、長期休職になると立替額が膨らむ
なお、休職中は標準報酬月額の随時改定（月変）は原則として行われません。休職中の給与の変動は「固定的賃金の変動」とはみなされないため、保険料の算定基礎となる標準報酬月額は休職前の金額が継続して適用されます。
退職時トラブルを防ぐための書面合意が重要
会社が社保料を立て替えている場合、退職時に「知らなかった」「同意していない」というトラブルになることがあります。これを防ぐために、休職開始時に本人との間で「社会保険料の精算方法」を書面で合意しておくことが非常に重要です。また、退職時の最終給与や退職金から控除する場合は、労働基準法第24条の賃金全額払い原則との関係から、事前に書面での同意を取得しておく必要があります。
住民税の徴収はどう対応するか
給与から特別徴収（天引き）している住民税も、給与が支払われない月は徴収ができなくなります。この場合、実務上は以下の3つの対応策が考えられます。
- 会社が立替払いし、後日精算する：社保料と同様に、精算漏れや退職時の回収不能リスクがある
- 普通徴収に切り替えて本人が直接納付する：市区町村に切替の申請が必要。長期休職の場合はこの方法が実務的
- 復職後にまとめて徴収する：短期の休職であれば現実的だが、長期化すると金額が増え本人の負担が集中する
休職が長期化しそうな場合は、早めに普通徴収への切替申請を市区町村に行うことが実務上のベストプラクティスとされています。切替手続きを怠ると、会社が住民税を立て替え続けることになり、経営上の負担にもつながります。
就業規則の整備と休職開始時の説明が最大の予防策
ここまで解説してきた内容は、すべて就業規則への明文化と休職開始時の丁寧な説明によって、多くのトラブルを未然に防ぐことができます。
就業規則に盛り込むべき項目
- 休職事由の種類と要件（私傷病・家族の介護・業務外傷病など）
- 休職期間の上限（勤続年数に応じて段階的に設定するケースが多い）
- 休職中の給与の取り扱い（無給・有給・一部支給の別）
- 社会保険料の負担方法と精算方法
- 住民税の徴収方法
- 復職の要件と手続き
- 休職期間満了時の取り扱い（自動退職とするか、解雇とするかなど）
休職開始時に従業員へ説明すべき事項
制度の理解が不十分なまま休職に入ると、後々「聞いていなかった」というトラブルになります。休職開始時に、以下の事項を書面で説明・交付することを推奨します。
- 給与の支給有無と傷病手当金の申請方法・支給額の目安
- 社会保険料の本人負担分の徴収方法（振込先・タイミング）
- 住民税の徴収方法
- 復職・退職の手続きフロー
- 休職期間の上限と満了後の対応
また、長期的なメンタル不調が原因の休職の場合、産業医との連携が復職支援の質を大きく左右します。産業医が在籍している企業では、主治医の診断書だけでなく産業医の意見書も踏まえた復職判定が可能になります。まだ産業医との契約がない企業は、産業医サービスの活用を検討してみてください。
実践ポイントのまとめ
休職中の給与・社会保険料の取り扱いは、法律と社内規定の両面から理解することが不可欠です。以下に、特に重要なポイントを整理します。
- 給与支払い義務は法律上ないが、就業規則に明記することが必須。私傷病は無給が一般的
- 傷病手当金の申請者は従業員本人。会社は事業主証明欄を速やかに記載する
- 有給休暇消化中は傷病手当金との重複受給は不可。従業員に事前に正確な情報を提供する
- 休職中も社会保険料は発生し続ける。本人負担分の徴収方法を休職開始時に書面で合意する
- 退職時精算を選択する場合は、最終給与・退職金からの控除について事前に書面での同意を取得する
- 住民税は長期休職の場合、普通徴収への切替が実務的な対応策
- 就業規則の休職規定を整備し、ケースごとに判断が異ならないようにする
休職者対応は、その後の復職支援や職場環境の整備にまでつながる重要なプロセスです。制度の理解と適切な情報提供を通じて、従業員と会社双方が安心して休職・復職に臨める体制を整えることが、中小企業における労務管理の質を高める第一歩となります。
Q. 休職中の社会保険料は、会社と本人のどちらが全額負担するのですか？
休職中も社会保険料（健康保険・厚生年金）の負担割合は変わらず、会社と本人がそれぞれ規定の割合で負担します。給与がないため本人負担分を天引きできない場合は、毎月の振込、会社による立替後の精算など、事前に取り決めた方法で徴収します。退職時に精算する場合は、後のトラブルを防ぐためにも休職開始時に書面で合意しておくことが重要です。
Q. 傷病手当金はいつから受け取ることができますか？
傷病手当金は、連続して3日間労務に就けない状態（待期期間）を経た4日目以降の就労不能日を対象として支給されます。有給休暇を消化している期間は給与が支払われるため、傷病手当金は受け取れません。待期期間の3日間を有給休暇で消化するケースが多く見られますが、いつから申請するかは従業員本人の判断によります。
Q. 就業規則に休職規定がない場合、どのように対応すればよいですか？
就業規則に休職規定がない場合、ケースごとに場当たり的な対応になりやすく、労使トラブルのリスクが高まります。まずは休職事由・休職期間・給与の取り扱い・社会保険料の精算方法・復職要件などを盛り込んだ休職規定を整備することが必要です。就業規則の変更・新設には労働者代表の意見聴取と所轄労働基準監督署への届出が必要になります。社労士や産業医などの専門家に相談しながら整備を進めることをおすすめします。
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