「5年で申込権が発生」無期転換ルールの落とし穴と中小企業がやるべき実務対応まとめ

「うちの契約社員、もうすぐ5年になるけど、何か手続きが必要なの？」——中小企業の経営者や人事担当者から、こうした声をよく耳にします。2013年4月に施行された労働契約法第18条の無期転換ルールは、すでに10年以上が経過し、多くの企業で申込権を持つ従業員が現れ始めています。にもかかわらず、「何をいつまでに準備すればよいか」「転換後の待遇はどう設定すればよいか」といった実務上の疑問は、依然として多くの中小企業で解消されていません。

対応が遅れると、従業員とのトラブル、最悪の場合は損害賠償リスクにもつながります。本記事では、無期転換ルールの基本から実務対応まで、中小企業の経営者・人事担当者が今日から動けるよう、具体的かつ正確にお伝えします。

無期転換ルールとは何か——労働契約法第18条の要点整理

無期転換ルールとは、同一の使用者との有期労働契約が通算で5年を超えた場合、労働者が申し込むことで無期労働契約（期間の定めのない契約）に転換できる制度です。根拠となる法律は労働契約法第18条であり、2013年4月1日以降に締結された有期労働契約から通算が始まります。

制度の要点を整理すると、次のとおりです。

• 通算契約期間が5年を超えた時点で、労働者に申込権が発生します。
• 申込みがあった場合、使用者は拒否することができません（法律上、承諾したものとみなされます）。
• 転換のタイミングは、申込みをした有期契約が終了した翌日からです。つまり、申込みをした契約期間が終わるまでは有期契約のまま継続します。
• 転換後の労働条件は、別段の定めがない限り、直前の有期契約と同一です。

また、有期契約の空白期間（クーリング期間）が一定以上あると、通算がリセットされます。具体的には、通算契約期間が1年以上の場合は空白が6ヶ月以上、1年未満の場合は通算期間の2分の1以上の空白があれば、それ以前の通算期間はリセットされます。同一使用者との契約であれば、職種や部署が変わっても通算されることも覚えておく必要があります。

よくある誤解——「無期転換＝正社員化」ではありません

実務上、最も多い誤解が「無期転換したら正社員にしなければならない」というものです。これは誤りです。無期転換後の労働条件は、就業規則や労働条件通知書で別段の定めをしない限り、転換直前の有期契約と同一でよいとされています。つまり、週3日勤務のパートタイマーであれば、転換後も「無期パートタイマー」として同じ勤務形態・賃金水準を維持することができます。

同様によくある誤解として、「無期転換したら解雇・雇い止めが一切できない」というものがあります。確かに、有期雇用のように「契約期間満了」を理由にした雇い止めはできなくなりますが、正社員と同様の解雇ルールが適用されるだけであり、整理解雇や懲戒解雇など、正当な理由があれば解雇は可能です。無期転換を過度に恐れて採用自体を躊躇することは、かえって人材確保の機会を損なうことになりかねません。

これらの誤解が解消されることで、「無期転換への備え」が精神的なハードルではなく、整理可能な実務課題として見えてくるはずです。

通算期間の管理と申込権発生の把握——誰が・いつ対象になるかを正確に

実務上の最大の課題の一つが、「誰がいつ申込権を持つのか」の把握です。パートタイマー、アルバイト、契約社員など複数の有期雇用形態が混在する中小企業では、これを感覚で管理しようとするとミスが生じます。

まず取り組むべきことは、有期雇用労働者の通算期間を一覧管理する台帳の整備です。台帳には少なくとも次の情報を記録してください。

• 氏名・雇用形態
• 最初の契約開始日（2013年4月1日以降）
• 契約更新回数と各契約の開始・終了日
• クーリング期間の有無とその期間
• 通算契約期間の合計
• 申込権発生予定時期

申込権は「5年を超えた時点」に発生しますが、正確には5年を超えることになる契約期間中に申込みが可能になります。たとえば、1年契約を5回更新した場合、6回目の契約（通算6年目）の期間中に申込権が発生します。この申込権は、当該有期契約が終了するまでの間に行使する必要があります。

管理ツールとしては、Excelでの台帳管理でも十分対応可能ですが、更新のたびに記録を更新するルールを社内で徹底することが重要です。申込権発生の数ヶ月前にアラートを設定しておくと、事前に社員への説明や社内調整ができ、余裕をもった対応につながります。

転換後の労働条件設定と就業規則の整備——実務の核心部分

無期転換を円滑に進めるために欠かせない準備が、無期転換社員に適用する労働条件の明確化と就業規則の整備です。転換後の労働条件が不明確なまま申込みを受けてしまうと、後からトラブルになるリスクがあります。

転換後の労働条件をどう設定するか

前述のとおり、法律上は「別段の定めがない限り直前の有期契約と同一」でよいとされています。ただし、実務上は転換後の処遇について明示的に定めておくことが、労使双方にとって安心につながります。一般的な対応としては以下が挙げられます。

• 無期転換社員用の就業規則（または別規程）を整備する：正社員規則とは別建てにするのが一般的です。賃金、所定労働時間、休暇、人事評価の仕組みなどを明記します。
• 雇用形態の名称を明確にする：「無期パートタイマー」「無期契約社員」など、呼称を定めることで社内管理が容易になります。
• 転換後の労働条件通知書を書面で交付する：申込みを受けたら書面で受領確認を行い、転換後の労働条件通知書を速やかに交付します。

同一労働同一賃金との関係

無期転換後も、正社員との待遇差が生じる場合は注意が必要です。パートタイム・有期雇用労働法（2020年改正で有期雇用労働者が対象に追加）に基づき、基本給・賞与・各種手当などについて、正社員と不合理な待遇差を設けることは禁止されています。

待遇差が生じる場合には、「職務内容の違い」「人材活用の仕組みの違い」「その他の事情」に照らして、合理的な説明ができる必要があります。無期転換を機に、正社員との待遇差の根拠を整理し、説明できる体制を整えておくことをお勧めします。この点の整備が不十分な場合、従業員からの待遇格差の申し出や労使トラブルにつながることがあります。

職場のメンタルヘルスや従業員の不満が蓄積している場合、メンタルカウンセリング（EAP）を活用することで、個別の不満や不安を早期にキャッチし、トラブルを未然に防ぐことも有効です。

雇い止めリスクと定年後再雇用者への特例——見落とせない重要事項

転換回避目的の雇い止めは重大リスク

無期転換申込権の発生を避けるために、通算5年に近づいた段階で契約を更新しないという対応を検討する企業があります。しかし、これは非常に大きなリスクを伴う行為です。

労働契約法第19条（雇い止め法理）により、反復更新されてきた有期契約については、「雇用継続に対する合理的な期待」が認められる場合、雇い止めが無効と判断される可能性があります。さらに、転換申込権の発生を意図的に回避しようとしたことが明らかな場合、公序良俗違反として雇い止め自体が無効となるリスクもあります。こうした対応は法的リスクだけでなく、職場の信頼関係を損ない、採用ブランドにも悪影響を与えます。

無期転換への対応は、回避するものではなく、計画的に準備して円滑に移行するものと捉えることが、中長期的に見て経営にとっても安全な判断です。

定年後再雇用者への特例——有期特措法の活用

60歳定年後に有期契約で再雇用された従業員（嘱託社員など）については、専門的知識等を有する有期雇用労働者等に関する特別措置法（有期特措法）に基づく特例が設けられています。

具体的には、第二種計画認定と呼ばれる申請を都道府県労働局に行い、認定を受けることで、定年後再雇用者については無期転換申込権を発生させないことが可能になります。認定を受けるためには、高年齢者の雇用管理に関する措置（例：職業能力の開発・向上、勤務時間制度の弾力化など）と、事業主に定年後引き続き雇用されることを周知する措置を講じることが要件となります。

認定の申請から取得まで数週間から数ヶ月かかる場合があります。定年後5年を超えて再雇用している、あるいはこれから再雇用が見込まれる場合には、早めの申請を強くお勧めします。認定なしで定年後再雇用者を通算5年超雇用した場合は、通常の無期転換ルールが適用されることになります。

今日から始める実践ポイント——中小企業が取り組むべき5つのステップ

無期転換対応を着実に進めるために、以下の5つのステップで実務を整備することをお勧めします。

• ステップ1：現状把握の台帳作成
  全有期雇用労働者の通算契約期間を一覧化し、申込権発生予定時期を確認します。2013年4月以降の契約から遡って整理が必要です。
• ステップ2：社内フローの整備
  申込みを誰が受け付け、誰が承認し、どの書類を交付するかを明文化します。申込書の書式も事前に用意しておきます。
• ステップ3：就業規則・労働条件の整備
  無期転換社員用の就業規則（または規程）を整備し、転換後の賃金・勤務条件を明確にします。既存の正社員規則との整合性も確認してください。
• ステップ4：雇用契約書への明記
  有期契約更新時の雇用契約書に、無期転換申込権に関する説明を記載します。これにより「知らなかった」というトラブルを防ぐことができます。
• ステップ5：定年後再雇用者がいる場合は早期に計画認定を申請
  有期特措法に基づく第二種計画認定の申請を早急に行います。申請先は都道府県労働局（雇用環境・均等部・室）です。

なお、転換後の労働環境整備の一環として、産業医サービスを活用した健康管理体制の強化も、従業員の長期的な定着と安心して働ける職場づくりに有効です。特に無期転換により長期雇用が前提となった場合、メンタルヘルス対策を含む健康管理は一層重要になります。

まとめ

無期転換ルールは、従業員を守るための重要な制度ですが、適切な準備をすれば中小企業にとっても対応は十分可能です。要点を改めて整理します。

• 通算5年超の有期契約労働者には申込権が発生し、使用者は拒否できません。
• 転換後は「無期パート」「無期契約社員」として転換前と同じ条件のままでよく、正社員化は義務ではありません。
• 転換回避目的の雇い止めは法的リスクが高く、避けるべきです。
• 定年後再雇用者については有期特措法の計画認定を早めに取得することが重要です。
• 同一労働同一賃金の観点から、正社員との待遇差の合理的根拠を整理しておく必要があります。

「知らなかった」では済まされない時代に、無期転換ルールの実務対応は経営リスク管理の一つです。台帳整備から始めて、一歩ずつ確実に社内体制を整えていきましょう。