「うちは人手不足で、正直なところ有給を取らせる余裕がない」——中小企業の経営者からよく耳にする本音です。しかし、2019年4月に施行された働き方改革関連法により、年次有給休暇の取得は経営者側の努力目標ではなく、法律上の義務となりました。違反した場合は罰則もあり、「知らなかった」では済まされません。
本記事では、中小企業が特に直面しやすい課題に焦点を当て、有給休暇の取得義務化に対して具体的にどう対応すればよいかを、法的根拠をふまえながら解説します。制度の概要から管理体制の整備、よくある誤解の解消まで、実務に直結する情報をお届けします。
有給休暇取得義務化の基本をおさらいする
まず、制度の根幹を正確に把握しておきましょう。根拠法令は労働基準法第39条です。2019年4月の改正により、使用者（会社側）には以下の義務が課されました。
- 年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して
- 毎年5日、使用者が時季（取得する時期）を指定して取得させること
- 基準日（付与日）から1年以内に5日の取得を完了させること
重要なのは、「付与すること」ではなく「実際に取得させること」が義務であるという点です。10日以上の有給を付与していても、取得日数が5日に達していなければ義務違反となります。
また、対象となる労働者は正社員だけではありません。パート・アルバイト・契約社員であっても、勤続6か月以上かつ全労働日の8割以上出勤している場合、付与日数が10日以上になれば義務の対象です。「うちはパートが多いから関係ない」という認識は誤りであり、雇用形態にかかわらず要件を確認する必要があります。
違反した場合の罰則は30万円以下の罰金ですが、注意が必要なのはこれが労働者1人につきの金額だという点です。複数の労働者で義務を果たせていなければ、人数分の罰金が科される可能性があり、企業規模が小さくても決して軽視できない金額になります。
中小企業が陥りやすい3つの誤解
制度への理解が不十分なまま運用してしまい、気づかないうちに法律違反の状態に陥っているケースがあります。実務上よく見られる誤解を整理します。
誤解①「本人が申請しないから与えなくていい」
「休むと迷惑をかける」という職場風土や、忙しさへの遠慮から、従業員が自ら有給休暇を申請しないケースは珍しくありません。しかし法律上、従業員が申請しない場合でも使用者が時季を指定して取得させる義務があります。本人の意向に関係なく、会社側が主体的に動かなければなりません。
誤解②「繰越分の有給でカウントできる」
前年度から繰り越された有給休暇を使って5日を満たそうとする企業がありますが、これは原則として認められていません。5日取得義務のカウントは、当該年度に新たに付与された日数の中での取得が基本です。管理の際は付与年度を明確に区別することが必要です。
誤解③「計画年休を導入すれば手続き不要で解決する」
計画年休制度（後述）は有効な手段ですが、労使協定の締結が必須です。協定なしに会社が一方的に休暇日を指定しても無効となり、義務を果たしたことにはなりません。制度を活用する際は、必ず正規の手続きを踏む必要があります。
人手不足の中小企業でも実践できる管理体制の整備
有給休暇の取得義務を果たすうえで、まず取り組むべきは「見える化」です。誰が・いつ・何日取得したかを正確に把握できなければ、年度末に「気づいたら間に合わない」という事態が起こります。
年次有給休暇管理簿の作成と保存
法律上、年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存は義務です（労働基準法施行規則第24条の7）。記載事項は「時季（取得した日付）」「日数」「基準日（付与日）」の3項目です。エクセルで作成することも可能ですが、人数が増えると管理の手間も増大するため、勤怠管理システムの活用が漏れの防止に役立ちます。
基準日の統一による管理の簡略化
入社日がばらばらの場合、それぞれの基準日も異なり、管理が煩雑になります。実務上は全員の基準日を4月1日などに統一する方法が有効です。ただし、統一によって本来の付与日より前倒しになる場合、その分の有給は正規の付与として扱われます。この方法は法律上も認められており、多くの企業が採用しています。
定期的な中間チェックの仕組みをつくる
基準日から1年という期間があっても、年度末に集中して対応しようとすると業務への影響が大きくなります。基準日から2〜3か月ごとに取得状況を確認し、取得が進んでいない従業員に対して早めに時季を指定する習慣をつけることが重要です。特に繁忙期を控えた時期には、閑散期のうちに計画を立てておくことが有効です。
繁忙期を抱える業種への現実的な対応策
小売・飲食・製造業など、繁忙期と閑散期の差が大きい業種では、取得タイミングの調整が難しいという声が多く聞かれます。こうした業種でも対応できる現実的な手段を紹介します。
計画年休制度の活用
計画年休制度とは、労使協定（会社と従業員代表との書面による合意）を締結することで、会社が有給休暇の取得日をあらかじめ指定できる仕組みです。夏季休暇・年末年始・GW・創立記念日などに上乗せする形で5日分を確保するケースが多く、中小企業でも比較的導入しやすい方法です。
労使協定には「対象となる労働者の範囲」「有給休暇を与える時季に関する定め」などを盛り込む必要があります。社会保険労務士に相談しながら作成することをお勧めします。
半日・時間単位の取得を認める
1日単位の取得が難しい場合、半日単位や時間単位での取得を認めることで、取得のハードルを下げることができます。時間単位の取得は年5日分を上限として、労使協定の締結により導入できます。繁忙期でも午前だけ、午後だけという形で柔軟に対応できるため、従業員にとっても取得しやすくなります。
業務の属人化を減らす取り組みとの連動
「一人が休むと業務が回らない」という問題の根本は、業務の属人化にあります。マニュアルの整備や複数人が同じ業務をこなせる体制づくりは、有給休暇の取得を促すだけでなく、リスク管理の面でも重要です。短期的には手間がかかりますが、中長期的な経営安定につながります。
職場文化を変えるためのコミュニケーション戦略
制度や仕組みを整えるだけでは、有給取得が進まない場合があります。「休むと周囲に迷惑をかける」という意識が根付いている職場では、文化そのものを変えるアプローチが必要です。
経営者・管理職が率先して取得する
従業員が有給取得をためらう最大の原因の一つは、上司が休んでいないことです。経営者や管理職が自ら有給休暇を取得し、それを周囲に示すことが、取得しやすい雰囲気をつくるうえで最も効果的です。「取っていい」と言葉で伝えるだけでなく、行動で示すことが重要です。
上長による積極的な声かけを仕組み化する
取得が進んでいない従業員に対しては、上長が個別に声をかけて取得を促す仕組みをつくることが有効です。定期的な面談の場で有給取得状況を確認し、「この時期に取るのはどうですか」と具体的に提案する形が望ましいです。また、産業医サービスを活用し、職場環境全体のストレス状況や働き方の課題を専門家の視点から定期的にチェックしてもらうことも、職場文化改善の後押しになります。詳しくは産業医サービスをご参照ください。
取得状況を定期的にオープンにする
部署別や全社的な取得率を定期的に共有することで、取得が「当たり前のこと」として認識されていく効果があります。個人情報の取り扱いには配慮しつつ、組織全体として取得を促進している姿勢を継続的に発信することが大切です。
実践ポイントのまとめ
- 法的義務の確認：年10日以上の有給が付与される労働者（正社員・パートを問わず）に対し、毎年5日を実際に取得させる義務がある
- 管理簿の整備：年次有給休暇管理簿を必ず作成し、3年間保存する。エクセルまたは勤怠管理システムを活用する
- 基準日の統一：全従業員の基準日を統一することで、管理の手間とミスを大幅に減らせる
- 計画年休制度の検討：労使協定を締結したうえで、夏季や年末年始などに合わせて一斉取得を計画する
- 定期的な中間チェック：年度末に慌てないよう、2〜3か月ごとに取得状況を確認し、早めに時季指定を行う
- 文化の変革：経営者・管理職が率先して取得し、上長による声かけを習慣化する
- 半日・時間単位の導入検討：繁忙期がある業種では、細かい単位での取得を認めることで取得ハードルを下げる
有給取得が進まない背景には、過重労働や職場のストレス、人間関係の課題が潜んでいることもあります。そうした状況にはメンタルヘルス面からのサポートも有効です。従業員が気軽に相談できる窓口として、メンタルカウンセリング（EAP）の導入もあわせてご検討ください。
まとめ
有給休暇の取得義務化は、2019年の施行から数年が経過した今も、中小企業にとって対応が十分に進んでいないケースが多く見られます。「人手が足りない」「従業員が申請しない」という現場の実情は理解できますが、それは法律上の義務を免除する理由にはなりません。
大切なのは、管理体制の整備・計画年休制度の活用・職場文化の変革という3つの柱を同時に進めることです。どれか一つだけでは不十分であり、仕組みと文化の両面から取り組むことで、義務を果たしながら従業員が働きやすい職場環境を実現することができます。
まずは自社の年次有給休暇管理簿を点検し、現在の取得状況を正確に把握するところから始めましょう。「気づいたら年度末で間に合わない」という事態を防ぐためにも、今日から動き出すことが最善の対策です。
よくある質問（FAQ）
Q1. パートタイマーでも有給休暇の取得義務の対象になりますか？
はい、対象になります。雇用形態を問わず、勤続6か月以上かつ全労働日の8割以上出勤している労働者のうち、年次有給休暇が10日以上付与される方は義務の対象です。週の労働日数が少ないパートタイマーでも、所定労働日数に応じた比例付与の結果として10日以上になる場合があります。各従業員の付与日数を個別に確認することが重要です。
Q2. 従業員が「有給を使いたくない」と言っている場合でも会社が指定しなければなりませんか？
はい、法律上は使用者が時季を指定して取得させる義務があります。従業員本人の希望がない場合でも、会社側が主体的に時季を指定する必要があります。ただし、実務上は従業員の意見を聴いたうえで、本人の都合に合った時期を調整しながら指定することが望ましいとされています。取得を望まない従業員に対しても、丁寧に制度の趣旨を説明し、合意形成を図るプロセスが大切です。
Q3. 有給休暇管理簿はどのような形式で作ればよいですか？
法令上の様式の定めはなく、エクセルや既存の勤怠管理システムで作成して構いません。ただし、「基準日（付与日）」「付与日数」「取得した時季（日付）」「取得日数」の4項目は必ず記録するようにしましょう。また、作成した管理簿は最後の記録日から3年間の保存が義務付けられています。厚生労働省のウェブサイトでも参考様式が公開されていますので、活用することをお勧めします。
