2019年4月に施行された働き方改革関連法により、使用者（企業）には年次有給休暇を年5日取得させる義務が課されました。施行から数年が経過した今も、「制度は知っているが、実際の運用方法がわからない」「パートやアルバイトが対象になるとは知らなかった」という声が中小企業の経営者・人事担当者から多く聞かれます。
この義務を正しく履行しなければ、労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。人手不足が慢性化する中小企業にとって、「誰かが休むと業務が回らない」という現実は切実な悩みです。しかし、だからといって義務を放置することは、法的リスクだけでなく、従業員の離職や職場環境悪化にもつながりかねません。
本記事では、有給休暇の時季指定義務について、対象者の判断基準から具体的な管理方法、繁忙期対策まで、中小企業がすぐに実践できる形で解説します。
有給休暇の時季指定義務とは：制度の基本を整理する
有給休暇の時季指定義務は、労働基準法第39条第7項・第8項に定められた制度です。端的に言えば、「年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、使用者が年5日の有給休暇を確実に取得させなければならない」という義務です。
この制度が導入された背景には、日本の有給休暇取得率の低さがあります。従来は「労働者が申請しなければ与えなくてよい」という運用が慣行として残っていましたが、働き方改革によって使用者側に積極的な関与義務が課されました。
制度の基本ルール
- 付与基準日から1年以内に5日を取得させなければならない
- 労働者が自ら申請して取得した有給休暇の日数も、5日のカウントに含めることができる
- 後述する計画的付与で取得した日数もカウント可能
- 使用者が時季を指定する際は、あらかじめ労働者の意見を聴取し、できる限り希望に沿うよう努めなければならない（努力義務）
重要なのは、従業員が「有給を取りたくない」「残しておきたい」と言った場合でも、使用者の義務は免除されないという点です。従業員の意向は参考情報であり、最終的には使用者が時季を指定して取得させる必要があります。
誰が対象になるか：パート・アルバイトも含まれる
多くの中小企業経営者が誤解しているのが、「有給休暇の時季指定義務は正社員だけが対象」という思い込みです。実際は雇用形態ではなく、付与される有給休暇の日数（年10日以上）で判断されます。
パート・アルバイトへの付与日数の目安
週所定労働日数と継続勤務年数によって、付与日数は異なります。例えば、週4日勤務のパートタイム労働者は、勤続3年6ヶ月以上になると年間10日以上の有給休暇が付与されます。この時点から時季指定義務の対象となります。
週3日勤務の場合は、勤続5年6ヶ月以上で年10日以上の付与となり、義務の対象に入ります。つまり、長く働いているパートスタッフほど対象者になりやすいと理解しておきましょう。
管理職・役員待遇者への適用
いわゆる「管理監督者」（労働基準法第41条に該当する役職者）であっても、年次有給休暇の規定は適用されます。管理職だからといって義務の対象外になるわけではありません。ただし、実態として管理監督者の要件（経営上の決定権への参加、賃金等の優遇措置など）を満たしていない「名ばかり管理職」の問題も別途存在するため、注意が必要です。
雇用形態が複数混在する職場では、全従業員の付与日数を一覧化した管理台帳を整備し、誰が義務対象者かを定期的に確認することが不可欠です。
年5日のカウント方法：時間単位有給の取り扱いに注意
年5日の達成状況を管理する際に、カウントのルールを誤ると、実際には義務を果たせていないケースが生じます。特に注意が必要なのが時間単位有給休暇の取り扱いです。
カウントできるもの・できないもの
- カウントできる：労働者が自発的に申請・取得した有給休暇（1日単位）
- カウントできる：半日単位の有給休暇（0.5日としてカウント）
- カウントできる：計画的付与で取得した有給休暇
- カウントできない：時間単位で取得した有給休暇
時間単位の有給休暇は、労使協定（労働者の過半数を代表する者または労働組合と締結する協定）によって導入できる制度ですが、年5日の義務達成にはカウントされません。時間単位有給を多く使っている職場では、別枠で管理しなければ「5日達成できていない」という状況が生まれやすいため、給与システムや管理台帳の設計時に区別を明確にしておきましょう。
年次有給休暇管理簿の整備義務
使用者には年次有給休暇管理簿の作成・保存（3年間）が義務付けられています。記載しなければならない項目は以下の3点です。
- 時季：実際に取得した日付
- 日数：取得した日数の累計
- 基準日：有給休暇が付与された日（付与日）
給与ソフトの出勤管理機能だけで対応しているケースが見受けられますが、法定の管理簿には上記3項目が必須です。給与ソフトがこれらを網羅していない場合は、別途エクセル等で補完する必要があります。労働基準監督署の調査では管理簿の提出を求められることがあるため、日常的な整備が重要です。
計画的付与制度と繁忙期対策：中小企業が実践しやすい方法
「5日取得させたいが、業務が忙しくていつ休ませればよいかわからない」という声は非常に多く聞かれます。こうした中小企業に特に有効なのが計画的付与制度の活用です。
計画的付与制度の仕組み
計画的付与制度（労働基準法第39条第6項）とは、労使協定を締結することで、有給休暇の一部を使用者が計画的に指定できる制度です。ポイントは「年間5日を超える部分のみ」が対象という点です。
例えば、年間10日の有給休暇が付与されている労働者の場合、5日分は計画的付与に充てることができます。夏季休暇（お盆期間）・年末年始・ゴールデンウィークなど、もともと業務が落ち着く時期にあわせて計画的付与を設定することで、効率的に義務の5日を達成させることが可能です。
計画的付与の導入手順
- 過半数代表者（または過半数労働組合）と書面による労使協定を締結する
- 協定には対象となる労働者の範囲、付与する時季（具体的な日程）を記載する
- 就業規則にも計画的付与に関する規定を設ける
- 協定の締結後、対象従業員に計画を周知する
なお、過半数代表者とは「管理監督者でなく、かつ労働者の過半数から選出された代表者」であり、使用者が指名することはできません。適切な手続きを踏まずに締結した場合、協定が無効となるリスクがあるため、選出プロセスを明確に記録しておきましょう。
繁忙期との調整
農業・小売・飲食・観光など、季節的な繁忙期がある業種では、「年末年始は絶対に休めない」という現実があります。この場合、労働基準法第39条第5項の時季変更権（「事業の正常な運営を妨げる場合」に別の時季への変更を求めることができる権利）を活用できますが、使い続けることはできません。
実務的な対応策として、繁忙期を就業規則に明記し、その期間を避けた年間取得計画を期初に立案することが有効です。「この月からこの月は時季指定を避ける」というルールを明文化したうえで、繁忙期以外の時期に集中的に取得できるスケジュールを組むことで、義務の達成と業務継続の両立が図れます。ただし、時季変更権は義務対象期間の終了間際には認められにくくなるため、期末に未取得者が残らないよう早めの対応が求められます。
違反した場合のリスク：罰則と労働基準監督署の調査
時季指定義務に違反した場合のペナルティは、30万円以下の罰金（労働基準法第120条）です。この罰則は労働者1人につき1件として適用される可能性があります。従業員が10人いて全員が未取得であれば、最大300万円の罰金リスクがあるという計算になります。
また、罰金だけでなく、労働基準監督署による是正勧告・指導の対象になる可能性もあります。昨今は行政の監督が強化されており、特に従業員からの申告をきっかけに調査が入るケースも少なくありません。調査が入った際に管理簿が整備されていなければ、義務違反を認定されるリスクが高まります。
法的リスクへの対応だけでなく、従業員が適切に休暇を取得できる環境を整えることは、長期的な人材定着や職場の健康維持にも直結します。従業員のメンタルヘルスケアに課題を感じている場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も合わせて検討することで、休暇取得促進と心理的安全性の向上を同時に図ることができます。
実践ポイント：中小企業が今すぐ取り組める5つのステップ
ステップ1：全従業員の対象者リストを作成する
まず、パート・アルバイトを含む全従業員の付与日数を確認し、年10日以上付与されている対象者を特定します。勤続年数と所定労働日数をもとに一覧表を作成し、定期的（少なくとも年1回）に更新する習慣をつけましょう。
ステップ2：基準日を統一する
入社日がバラバラであると管理が非常に煩雑になります。毎年4月1日など一斉基準日への統一を検討してください。ただし、統一によって本来より早期に有給を消滅させることは認められないため、統一前に付与されていた有給日数については不利益にならないよう経過措置・調整付与が必要です。
ステップ3：年度初めに取得計画を立てる
基準日に合わせて、年間の取得スケジュールを従業員とともに確認します。計画的付与を活用する場合は、この時点で労使協定の内容を確認・更新します。取得意向の聴取は書面またはシステムで記録に残しましょう。
ステップ4：年次有給休暇管理簿を整備・更新する
法定の管理簿（基準日・日数・時季の3項目）を整備し、取得のたびに更新します。エクセル管理の場合は、フォーマットに3項目が含まれているかを改めて確認してください。3年間の保存が必要です。
ステップ5：期末3ヶ月前に未取得者をチェックし早期指定する
基準日から9ヶ月が経過した時点で未取得日数が残っている従業員を確認し、速やかに時季を指定します。時季変更権が行使しにくい期末ギリギリの指定は避け、従業員が実際に休暇を取得できる余裕のあるスケジュールを確保することが重要です。また、産業医サービスを活用することで、従業員の健康状態を踏まえた休暇取得の推進を医学的観点からサポートしてもらうことも選択肢の一つです。
まとめ
有給休暇の時季指定義務は、正社員だけでなくパート・アルバイトも対象となり、違反すれば1人当たり最大30万円の罰金が科される可能性のある重大な法的義務です。「従業員が取りたくないと言っている」「繁忙期で難しい」という事情があっても、使用者の義務は免除されません。
しかし、適切な管理台帳の整備、基準日の統一、計画的付与制度の活用という3つの柱を押さえれば、中小企業でも無理なく対応することができます。とりわけ計画的付与制度は、業務スケジュールと休暇取得を計画的に組み合わせられるため、人員に余裕のない職場でも義務達成と業務運営の両立を図りやすい手段です。
まずは今期の対象者リストの作成と管理簿の見直しから着手し、労働基準法が求める水準のコンプライアンス体制を整えていきましょう。従業員が安心して休める職場環境は、採用力の向上や離職率の低下にもつながる、経営基盤を支える重要な投資です。
よくある質問（FAQ）
Q1. 従業員が「有給を取りたくない」と言っています。それでも時季指定しなければなりませんか？
はい、使用者の義務は免除されません。労働者本人の意向は時季の調整に活用できますが、「取らなくていい」という同意は免責の根拠にはなりません。従業員の希望を聴取したうえで、できる限り希望に沿った時季を指定し、確実に取得させることが使用者の法的義務です。
Q2. 時間単位の有給休暇を多く使っている従業員は、年5日の義務をクリアしていますか？
時間単位で取得した有給休暇は、年5日の義務達成カウントには含められません。半日単位（0.5日）はカウント可能ですが、時間単位は別枠での管理が必要です。時間単位有給の取得が多い職場では、5日の義務を別途1日・半日単位で達成させる管理が不可欠です。
Q3. 計画的付与を導入するには何が必要ですか？
過半数代表者（または過半数労働組合）との書面による労使協定の締結が必要です。また、就業規則への規定の追加も求められます。計画的付与の対象となるのは年間付与日数のうち5日を超える部分のみで、労働者に最低5日分の自由取得日数が残るよう設計する必要があります。
Q4. 年次有給休暇管理簿はどのように保存すればよいですか？
法律上、最後に記入した日から3年間の保存が義務付けられています。紙・電子データいずれの形式でも構いませんが、法定の3項目（基準日・取得日数・取得時季）がすべて記録されていることを確認してください。給与ソフトの出退勤記録だけでは要件を満たさない場合があるため、専用フォーマットの整備を推奨します。
