「中小企業の残業を月20時間削減した5つの施策｜助成金活用で費用ゼロも可能」

「残業を減らしたいが、仕事は減らない」——中小企業の経営者・人事担当者から最も多く聞かれる声のひとつです。働き方改革関連法の施行から数年が経過した今も、時間外労働の削減は多くの企業にとって依然として大きな課題です。

特に中小企業においては、人手不足・採用難・管理職の意識改革・法令対応への不安など、複数の問題が絡み合っており、「やるべきことはわかっているが、どこから手をつけるべきかわからない」という状況が少なくありません。

本記事では、残業削減を中小企業が実効性をもって進めるための施策を、法令の基礎知識から実務的な取り組みまで体系的に解説します。人事専任担当者がいない企業でも実践できる内容をまとめましたので、ぜひ自社の状況と照らし合わせながらお読みください。

まず押さえておくべき「時間外労働の上限規制」の基本

残業削減に取り組む前提として、現行法令の内容を正確に理解しておくことが欠かせません。違反リスクを把握せずに対策を後回しにすることは、経営上の大きなリスクにつながります。

2019年4月（中小企業は2020年4月）に施行された働き方改革関連法により、時間外労働には法的な上限が設けられました。主な規制内容は以下のとおりです。

• 原則：月45時間・年360時間
• 特別条項付き36協定を締結した場合でも：年720時間以内、単月100時間未満（休日労働含む）、2〜6か月平均で80時間以内（休日労働含む）、月45時間超は年6回まで

これらの上限に違反した場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります（両罰規定あり。使用者個人だけでなく、法人にも罰則が適用される制度です）。

また、2023年4月からは、月60時間を超える時間外労働に対する割増賃金率50%以上の規定が中小企業にも適用されています。それまで中小企業には猶予措置がありましたが、この猶予はすでに廃止されている点に注意が必要です。

さらに、建設業・運輸業・医師などの業種については、2024年4月から上限規制が適用開始されました（いわゆる「2024年問題」）。これらの業種の経営者は、特に緊急度の高い対応が求められます。

36協定の見直しと勤怠管理の客観化から始める

残業削減の実務的な第一歩は、36協定（時間外・休日労働に関する協定）の適切な管理と、勤怠データの正確な把握です。

36協定の管理で見落としがちなポイント

36協定（「さぶろくきょうてい」と読みます。労働基準法第36条に基づく協定で、時間外・休日労働を行わせるために労使間で締結・届出が必要な書類です）は、締結・届出なしに時間外労働をさせると労働基準法違反になります。

中小企業においてよく見られる問題点は次の3点です。

• 毎年の更新漏れ：36協定は毎年更新が必要です。社内カレンダーに登録し、担当者が変わっても更新が止まらない仕組みを作りましょう。
• 特別条項の上限をギリギリで設定している：特別条項は「本来例外的な場合にのみ使うもの」です。上限いっぱいに設定しておけば安心、という発想では根本的な残業削減につながりません。まず業務量そのものの見直しを優先させてください。
• 労働者代表の選出方法が不適切：使用者が労働者代表を指名することは無効です。挙手・投票など民主的な方法で選出する必要があります。選出方法が不適切だと、協定自体が無効となるリスクがあります。

勤怠管理の客観的記録義務

2019年4月からは、管理監督者を含む全労働者の労働時間を客観的な方法で把握・記録する義務が使用者に課されています。タイムカード・ICカード・PCログなどが対象であり、自己申告制のみでは原則として認められません。

まず勤怠データを正確に集計し、部署別・個人別に時間外労働の実態を数値化することが、施策の出発点となります。「サービス残業」や「持ち帰り仕事」も含めた実態把握が欠かせません。残業が多い時期・曜日・業務の種類を分析することで、根本原因が初めて見えてきます。

業務の棚卸しと効率化で「仕事量そのもの」を減らす

勤怠管理ツールを導入したり、定時退社日を設定したりしても、仕事量が変わらなければ残業の根本原因はなくなりません。残業削減に本気で取り組むには、業務そのものを見直す「棚卸し」のプロセスが必要です。

実務的に有効なアプローチとして、「やめる・減らす・変える・任せる」という4つの視点で業務を仕分ける方法があります。

• やめる：誰も読んでいない報告書、形式だけの押印、惰性で続いている定例会議など、廃止できる慣行的業務を洗い出す
• 減らす：会議時間の上限設定、報告書のフォーマット簡素化など、頻度や工数を圧縮する
• 変える：紙ベースの手続きをデジタル化する、承認フローを見直すなど、やり方を変える
• 任せる：外部委託（アウトソーシング）・派遣・ITツール（RPA・チャットツールなど）への置き換えを検討する

また、業務の標準化・マニュアル化によって属人性を排除することも重要です。特定の人しかできない業務が多い組織では、その人への負荷集中が慢性化しやすく、残業削減の妨げになります。

勤怠管理システムの導入は業務効率化の手段として有効ですが、ツールはあくまで「手段」です。業務量・業務プロセスの見直しと並行して進めることで、初めて効果が出ます。

管理職の意識改革と評価制度の連動が不可欠

「残業＝頑張っている」という価値観が管理職に残っている組織では、どれだけ制度を整備しても現場レベルでの改善は進みません。管理職自身が長時間労働の当事者であることも多く、部下への指導が形骸化しやすい傾向があります。

管理職の意識・スキルを変えるために、以下の取り組みが効果的です。

• 管理職研修の実施：タイムマネジメントや業務アサインメント（誰に何をどれだけ任せるか）を体系的に学ぶ機会を設ける
• NG行為の明文化：部下への仕事の丸投げ・直前の急ぎ指示・持ち帰り業務の発生を管理職のNG行為として就業規則や内規に明記する
• 評価制度への組み込み：管理職の人事評価項目に「部下の労働時間管理」「チームの残業時間」を加える。残業を減らしながら成果を出すことが評価される文化をつくる

管理職研修は外部専門機関を活用することで、より体系的かつ客観的な視点を取り入れることができます。また、従業員のメンタルヘルスや職場環境の改善を目的としたプログラムとして、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も、長時間労働が続く組織における有効な支援策のひとつとして検討に値します。

助成金・外部支援の活用で初期コストを抑える

「業務効率化のためのITツール導入や研修実施にかかるコストが捻出できない」という声は中小企業から多く聞かれます。しかし、国や都道府県には活用できる支援制度が存在します。

働き方改革推進支援助成金（厚生労働省）

厚生労働省が提供する働き方改革推進支援助成金は、中小企業を対象に、労働時間の短縮・年次有給休暇の取得促進・勤務間インターバルの導入などに取り組む際の費用を助成する制度です。主なコースには以下があります。

• 労働時間短縮・年休促進支援コース：勤怠管理システムの導入費用、就業規則の見直し費用、社労士への相談費用なども対象になる場合があります
• 勤務間インターバル導入コース：終業から次の始業までに一定の休息時間を確保する制度（勤務間インターバル制度）の導入を支援します

助成金の要件・申請期限は年度ごとに変わるため、厚生労働省の公式サイトや最寄りの労働局・社会保険労務士に最新情報を確認することをお勧めします。

産業医・専門家の活用

長時間労働が続く職場では、従業員の健康リスクも高まります。月80時間を超える時間外労働（いわゆる過労死ライン）に達している従業員がいる場合、医師による面接指導の実施が法律上義務付けられています。産業医サービスを活用することで、健康管理面からも時間外労働削減の必要性を組織全体で共有するきっかけになります。

実践ポイント：推進体制とPDCAの組み方

残業削減の施策は、単発の取り組みではなく継続的な改善サイクルとして運用することが重要です。以下に、実践的な推進ステップをまとめます。

• ステップ1：現状把握——勤怠データを集計し、部署・個人・時期別に残業の実態を数値化する。サービス残業の実態調査も並行して行う
• ステップ2：目標設定——「月の時間外労働を〇時間以内に」「年次有給休暇取得率を〇%以上に」など具体的な数値目標を設定する
• ステップ3：推進体制の構築——経営トップが推進への意思を明確に表明し（朝礼・社内通知など）、推進担当者または推進委員会を設置する
• ステップ4：施策の実行——業務棚卸し・36協定の見直し・管理職研修・ツール導入など、優先順位をつけて実行する
• ステップ5：月次モニタリング——毎月の勤怠データを確認し、目標との乖離がある部署・個人に対して原因分析と追加対策を行う

経営トップのコミットメントが明確でない組織では、現場の協力が得にくく施策が形骸化しやすくなります。「残業削減は経営課題である」というメッセージを繰り返し発信することが、推進の土台となります。

まとめ

中小企業における残業削減は、法令遵守の観点だけでなく、人材の定着・採用競争力・従業員の健康維持といった経営の根幹にかかわる課題です。「仕事が減らないから無理」という思い込みを手放し、まずは現状の見える化と業務の棚卸しから始めることが、実効性のある変化への第一歩になります。

取り組むべきことは多岐にわたりますが、すべてを一度に解決しようとする必要はありません。36協定の適切な管理・勤怠データの客観的把握・管理職の意識改革・業務効率化——これらを優先順位をつけながら着実に積み上げていくことが、持続可能な働き方改革につながります。

法令への不安がある場合は社会保険労務士へ、従業員の健康面での懸念がある場合は産業医や産業保健専門家への相談も積極的に活用してください。外部の専門知識を借りることで、社内リソースの限られた中小企業でも、実践的な施策を効率よく進めることができます。