「義務化対応で何から始める？」中小企業のハラスメント相談窓口を低コストで確実に設置する方法

2022年4月、パワーハラスメント防止措置の義務化がついに中小企業にも適用されました。それ以前から、セクシュアルハラスメントや妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメントについても、相談体制の整備は法律で定められた使用者の義務です。しかし、「何をどこまで整備すれば義務を果たしたことになるのか」「人員もコストも限られているのに、どうやって窓口を設ければいいのか」と頭を抱えている中小企業の経営者・人事担当者は少なくないはずです。

本記事では、法律の要点を踏まえながら、中小企業が実際に機能するハラスメント相談窓口を設置・運用するための具体的な方法を解説します。「形だけ作っても意味がないのでは」という懸念にも正面からお答えします。

なぜ今、相談窓口の整備が急務なのか

まず、法的な背景を整理しておきましょう。職場のハラスメント対策に関連する主な法律は以下の通りです。

• 労働施策総合推進法（パワハラ防止法）：2020年6月に大企業で義務化され、2022年4月からは中小企業も対象となりました。事業主には、相談体制の整備を含む「雇用管理上の措置」が義務付けられています。
• 男女雇用機会均等法（第11条）：セクシュアルハラスメントに関する相談体制の整備が事業主の義務とされています。
• 育児・介護休業法（第25条）：妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント（いわゆるマタハラ・パタハラ）についても同様の措置義務があります。

義務違反が是正されない場合、厚生労働大臣による企業名の公表というリスクがあります。また、ハラスメントを放置した場合、労働契約法第5条に定める安全配慮義務違反（使用者が労働者の生命・健康を職場の危険から守る義務）として損害賠償請求や労働災害認定につながる可能性もあります。

法的リスクだけではありません。ハラスメントが放置される職場では優秀な人材が離れ、採用にも悪影響が出ます。中小企業にとって人材確保は経営上の最重要課題のひとつであることを考えると、相談窓口の整備はコストではなく経営への投資と捉える視点が重要です。

厚生労働省の指針が定める「相談体制」の最低要件

「何をどこまで整備すれば法的義務を満たせるのか」という疑問に答えるため、厚生労働省の指針が示す相談体制の要件を確認しておきましょう。指針では、以下の4点が求められています。

• 相談窓口をあらかじめ設置すること（社内・社外どちらでも可）
• 相談担当者があらかじめ決められていること
• 相談内容に応じた適切な対応ができる体制であること
• 相談者が不利益な取り扱いを受けないことが担保されていること

注意すべき点は、「窓口を設置すること」と「窓口が機能すること」は別物だということです。担当者を決め、ルールを文書化し、従業員に周知し、実際に相談を受けて対応できる状態を維持して初めて義務の履行といえます。「作って終わり」では、法的義務を果たしたとはみなされません。

中小企業に最適な窓口の設計：内部と外部の組み合わせ

内部窓口だけでは生じる構造的な問題

中小企業でよく見られる失敗が、「社長や役員が相談窓口を兼任する」というケースです。加害者が経営層だった場合に相談できない構造になってしまうため、利益相反（自分の利益と相手の利益が衝突する状態）が生じ、かえって従業員の不信感を高める結果になります。

また、小規模な職場では「相談担当者が自分の直属の上司と仲が良い」「担当者と加害者が同期入社で親しい」といった関係性が生まれやすく、相談者が「話したことが漏れるかもしれない」と感じて窓口を敬遠するケースが少なくありません。

外部窓口の積極活用が有効

こうした構造的な問題を解消するために効果的なのが、外部窓口の活用です。具体的な選択肢としては以下が挙げられます。

• 社会保険労務士（社労士）：労務管理の専門家であり、ハラスメント対応の知識も豊富。顧問社労士がいる場合は相談窓口の一つとして活用できます。
• EAP（Employee Assistance Program：従業員支援プログラム）：メンタルヘルスを含む従業員の問題を包括的に支援する外部サービス。電話・オンラインでの相談対応が可能なものも多く、中立性・秘密保持の面で信頼を得やすい特長があります。
• 弁護士事務所：法的判断が必要なケースや、加害者への対応で法律上の問題が絡む場合に適しています。

費用感は委託先やサービス内容によって異なりますが、EAPサービスの場合、従業員数十人規模の中小企業向けには月額数万円程度のプランも存在します。まずは顧問社労士や商工会議所に相談するところから始めるのが現実的です。

望ましい体制の形

実務的には、内部窓口と外部窓口を併用する体制が最も望ましいとされています。内部窓口は日常的な相談の入口として機能させ、より専門的な対応や中立性が求められるケースは外部に繋ぐという役割分担を明確にしておくと、相談者の安心感も高まります。

内部担当者を選ぶ際は、役職の高さよりも話しかけやすい人物かどうかを重視してください。また、異性への相談がしやすいよう、男女のバランスも可能な範囲で考慮することが望まれます。

相談フローの明文化と運用ルールの整備

窓口を設置しても、「相談を受けた後に何をすればいいかわからない」という状態では担当者も困惑し、対応が場当たり的になりがちです。あらかじめ相談フローを文書化しておくことが不可欠です。

基本的な相談フローの例

• ステップ1：相談受付　相談者の話をまず傾聴する。「調査してほしいのか、話を聞いてほしいだけなのか」など、相談者の意向を最初に確認します。
• ステップ2：事実確認　相談者、行為者（ハラスメントをしたとされる人）、関係する第三者に対して中立的に聞き取りを行います。この段階では断定的な判断を先に出さず、事実を丁寧に集めることが重要です。
• ステップ3：対応策の検討・決定　収集した情報をもとに、誰が判断するか（決裁ライン）をあらかじめ決めておきます。このとき、加害者が上司や役員である場合に備えたバイパスルート（通常の報告先を回避して対応できる経路）を必ず設けておくことが必須です。
• ステップ4：対応の実施　当事者への指導・配置転換・再発防止策の策定など、具体的な措置を実施します。
• ステップ5：フォローアップ　対応後も相談者と定期的に面談し、二次被害や再発がないか確認します。

相談対応で絶対に避けるべき言動

担当者が相談者に対して「それくらい我慢できないの？」「証拠はあるの？」といった言葉を向けることは、相談者を深く傷つけるだけでなく、二次被害（相談したことによってさらに被害が生じる状態）を引き起こします。また、グレーゾーンの事案であっても「ハラスメントかどうか判断してから動く」という姿勢は誤りです。判断を先送りにしている間に被害が深刻化するケースは少なくないため、相談を受けた時点で事実確認のプロセスを動かすことが重要です。

記録管理の重要性

相談内容・対応経緯はすべて文書で記録・保管してください。記録は後のトラブル防止に役立つだけでなく、法的紛争が生じた際の証拠にもなります。保管場所はアクセス権限を限定し、担当者以外が閲覧できない状態を維持することが、個人情報保護法上も求められます。

秘密保持と従業員への周知：信頼を生む二つの柱

秘密保持の徹底

「相談したことが社内に漏れる」という従業員の不信感は、窓口の利用率を大きく下げます。実際に多いのは、担当者が悪意なく上司に話してしまう「うっかり漏えい」です。相談内容が漏れた場合、企業は相談者から損害賠償を求められるリスクがあります。

担当者には守秘義務を就業規則や誓約書によって明確に課すとともに、研修を通じて「どこからが漏えいに当たるか」を具体的に教育することが必要です。また、相談者の情報にアクセスできる人を最小限に絞ることも徹底してください。

従業員への周知を怠らない

外部窓口を設けたにもかかわらず従業員に知らせていないため、利用率が極めて低くなるというケースも散見されます。窓口の存在を知らなければ、利用されることはありません。

周知の方法は一つに絞らず、以下のように複数の手段を組み合わせることが効果的です。

• 社内掲示板や休憩室への貼り出し
• 入社時の説明・オリエンテーション
• 給与明細や社内メールへの添付・記載
• 定期的な全体ミーティングでの案内

周知の際には、窓口の連絡先とともに「相談しても不利益な取り扱いは受けない」ことを明確に伝えることが重要です。この一言が、相談をためらっている従業員の背中を押します。

担当者のスキルアップ：研修と判断基準の共有

相談窓口が機能するかどうかは、担当者の対応力に大きく左右されます。「ハラスメントと業務上の指導の線引きに自信が持てない」という声は担当者からよく聞かれますが、これは研修と実践によって習得できるスキルです。

担当者への教育として、最低限以下の内容を取り入れることをお勧めします。

• ハラスメントの定義と判断基準（厚生労働省が公表している事例集の活用が効果的です）
• 相談者への傾聴スキル（ロールプレイによる実践的な訓練が有効）
• 秘密保持義務の範囲と漏えい時のリスク
• 相談フロー・記録方法の確認

担当者研修は一度きりではなく、定期的に実施することが重要です。法律の改正や新たな判例が出ることもあるため、年に一度は内容を見直す機会を設けてください。外部の社労士や専門家を招いて実施すると、より実践的な研修になります。

実践ポイントまとめ：今日から取り組める優先順位

ここまで解説してきた内容を、優先度の高い順に整理します。

• まず担当者を決める：役職よりも話しかけやすさ・中立性を重視し、経営者や役員は担当から外す。男女双方の担当者を置けると理想的です。
• 相談フローを文書化する：受付から事実確認・対応・フォローアップまでの手順と決裁ラインを明文化し、加害者が経営層の場合のバイパスルートも盛り込む。
• 外部窓口を検討する：顧問社労士や外部EAPサービスの活用により、中立性と専門性を担保する。費用は複数の選択肢を比較検討する。
• 秘密保持のルールを整備する：担当者への守秘義務の明示と、記録・情報へのアクセス権限の制限を行う。
• 従業員への周知を複数手段で行う：窓口の存在と「相談しても不利益を受けない」ことを明確に伝える。
• 担当者研修を定期的に実施する：ロールプレイを含む実践的な研修を年に一度以上行う。
• 定期的に見直す：相談実績がゼロの場合は「機能していないサイン」と受け止め、周知方法や体制を見直す機会とする。

まとめ

ハラスメント相談窓口の設置は、法律上の義務であるだけでなく、従業員が安心して働ける職場環境をつくるための重要な経営施策です。人員やコストに制約のある中小企業であっても、外部機関の活用と役割分担の明確化によって、十分に機能する体制を構築することは可能です。

大切なのは「形を整えること」ではなく、「実際に相談しやすい環境を作ること」です。担当者を決め、フローを文書化し、従業員に周知し、定期的に見直す——このサイクルを回し続けることが、ハラスメントのない健全な職場環境への第一歩となります。

まだ何も手を付けていないという場合は、まず顧問社労士や地域の労働局・商工会議所に相談することから始めてみてください。専門家のサポートを得ながら、一つひとつ着実に整備を進めていくことをお勧めします。

労務管理の課題を抱える企業様には、INTERMINDの産業医サービスをご検討ください。産業医と連携した従業員の健康管理体制を構築できます。