「有給休暇の管理をきちんとやらなければ」と思いながらも、日々の業務に追われてなかなか手が回らない——中小企業の経営者や人事担当者の方であれば、そのような状況に心当たりがあるのではないでしょうか。実は、2019年4月の労働基準法改正によって、有給休暇に関する使用者の義務は大幅に強化されました。知らないまま放置していると、労働基準監督署の調査で指摘を受けたり、罰則の対象となったりするリスクがあります。
この記事では、中小企業が今すぐ確認すべき有給休暇管理のルールと、現場で実践できる具体的な対応策をわかりやすく解説します。法律の内容を正確に押さえながら、「では実際どうすればいいか」という視点で整理していきますので、ぜひ自社の管理体制を見直す際の参考にしてください。
有給休暇に関する法改正の主要ポイントをおさえる
まず、2019年4月に施行された労働基準法改正のポイントを整理します。この改正は、有給休暇の取得率が低い日本の現状を改善するために導入されたものです。中小企業も例外なく対象となるため、内容を正確に理解することが必要です。
年5日の時季指定義務
改正の中でも特に重要なのが、年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、使用者が年5日を取得させる義務が課された点です。「時季指定義務」と呼ばれるこのルールでは、対象となる従業員が自分で5日分の有給休暇を取得できていない場合、使用者（会社）が取得する時季を指定しなければなりません。
「従業員が自分で申請すれば済む話では？」と思われる方もいるかもしれませんが、それは誤解です。5日取得できていない場合の責任は使用者側にあります。義務を果たせなかった場合、労働基準法違反として30万円以下の罰金が課せられる可能性があります。なお、計画的付与（後述）や従業員が自ら申請して取得した日数は、この5日にカウントされます。
年次有給休暇管理簿の作成・保存義務
改正によって、すべての事業者に年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存が義務付けられました。管理簿に記載すべき事項は以下のとおりです。
- 基準日（有給休暇を付与した日）
- 付与日数
- 取得した時季・日数
- 残日数
「特に作成していない」というケースが中小企業では少なくありませんが、労働基準監督署の調査が入った際に未整備であれば指摘対象となります。ExcelやGoogleスプレッドシートなどで作成することも可能ですので、早急に整備することをお勧めします。
有給休暇の時効と繰り越しルール
2020年4月以降に発生した有給休暇については、時効が2年間となっています。以前は1年間の時効でしたが、民法改正に伴い延長されました。「前年分の有給は1年で消えるから繰り越し分は少ない」という古い認識のまま運用している事業者もいますが、これは誤りです。最大で前年分20日＋当年分20日＝40日分が繰り越せる計算になります。
中小企業が陥りやすい誤解と正しい理解
現場では、有給休暇に関するさまざまな誤解が残っています。以下の代表的なケースを確認し、自社の運用と照らし合わせてみてください。
「パート・アルバイトには有給は関係ない」は誤り
雇用形態に関わらず、6か月以上継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者には有給休暇を付与する義務があります。週1日しか勤務していないパートタイム労働者であっても、この条件を満たせば有給休暇が発生します。付与日数は所定労働日数に応じた「比例付与」で算出します。小売業や飲食業など、パート・アルバイトが多い業種では特に注意が必要です。
「有給申請を断ることができる」は原則として誤り
労働基準法第39条第5項では、「業務の正常な運営を妨げる場合」に限り、使用者は取得の時季を変更する権利（時季変更権）を持つと定めています。ただし、これはあくまで「時季を変更できる」権利であり、取得そのものを拒否することはできません。繁忙期であっても「忙しいから」という理由だけでは時季変更権の行使は認められないケースが多く、変更後に取得できる機会を確保することが必要です。時季変更権を乱用した場合は違法となり得ます。
「有給を買い取ればいい」は原則として違法
未取得の有給休暇を金銭で買い取ることは、原則として違法です。買い取りを認めてしまうと、取得させないことが常態化するおそれがあるためです。ただし、退職時に取得しきれなかった有給休暇を退職金や賃金として支払う形での精算は、違法ではありません。
「管理職は対象外」は誤り
労働基準法上の「管理監督者」であっても、年次有給休暇の付与と取得管理は必要です。管理監督者は労働時間・休憩・休日の規定が適用除外となりますが、有給休暇に関する規定は適用されます。管理職を有給管理の対象から外している場合は、速やかに見直しが必要です。
有給休暇管理の実務：雇用形態別の対応と管理体制の整備
有給休暇管理で頭を悩ませる中小企業の多くは、「入社日がバラバラで管理が大変」「パートと正社員で付与日数が違う」という状況を抱えています。ここでは、実務的な管理体制の整備方法を解説します。
付与基準日の統一で管理をシンプルに
従業員ごとに入社日が異なると、基準日も人によって異なるため管理が複雑になります。そこで有効なのが、全員の有給休暇付与日を4月1日などに統一する「一斉付与」の方法です。入社から6か月未満の従業員については、採用時に6か月分に満たない日数を前倒しで付与する形を取ることで、全員を同じ基準日で管理できるようになります。就業規則への明記が必要ですが、管理の煩雑さが大幅に軽減されます。
パート・アルバイトの比例付与日数の把握
週の所定労働日数が少ない短時間労働者には、以下のような比例付与が適用されます。
- 週4日（年169〜216日）：勤続6か月で7日、6年6か月以上で15日
- 週3日（年121〜168日）：勤続6か月で5日、6年6か月以上で11日
- 週2日（年73〜120日）：勤続6か月で3日、6年6か月以上で7日
- 週1日（年48〜72日）：勤続6か月で1日、6年6か月以上で3日
シフト制で所定労働日数が固定されていない場合は、直近6か月の実績をもとに算出します。これらを個別に把握して管理簿に記録しておくことが重要です。
申請・承認フローの明文化
口頭での有給申請のみを認めている職場では、後になって「申請した・していない」のトラブルが起きやすくなります。申請様式・申請期限・承認ルートを就業規則や社内規程に明記し、書面または電子データでの記録を残すことが重要です。市販の勤怠管理システムには有給休暇の申請・承認・残日数管理を一元化できるものも多く、従業員数が少ない中小企業でも比較的低コストで導入できます。
年5日取得を確実に実現するための仕組みづくり
「従業員が有給を取らない（取れない）」という状況は、多くの中小企業が抱える共通の悩みです。しかし、先述のとおり、5日取得できていない場合は会社側が義務違反となります。業務を回しながらも確実に取得させるための仕組みを整えることが求められます。
計画的付与制度の活用
計画的付与制度とは、労使協定（会社と従業員代表との書面による合意）を締結することで、5日を超える分の有給休暇について、会社が計画的に取得時季を指定できる制度です。夏季休暇や年末年始休暇の一部を有給休暇として充当する方法が代表的で、業務の繁閑に合わせて計画的に休暇を設定できます。
ただし、計画的付与制度は労使協定が必要であり、一方的に会社が決めることはできません。従業員との丁寧な協議が前提となります。
取得状況の定期モニタリング
年度末に近づいてから「5日未取得の人がいた」と慌てないよう、四半期ごと（3か月ごと）に取得状況を確認し、取得が遅れている従業員を早めに把握する仕組みが有効です。管理職が自分の部下の状況を把握できていないケースも多いため、人事担当者が全体を俯瞰して声がけを行う体制が望ましいといえます。
時季指定を行う際の注意点
従業員が自ら有給を申請せず、5日取得の達成が困難な場合、使用者が時季を指定することが義務となります。その際、法律上は従業員の意見を聴くことが要件とされており、一方的に会社が日程を決めることはできません。「この時期に有給を取ってほしい」と伝えたうえで、従業員の希望を確認してから日程を確定させる手順を踏む必要があります。
従業員のメンタルヘルスや体調管理の観点からも、有給取得の推進は重要です。休暇が取りやすい職場環境の整備は、長期的な離職防止や生産性向上にもつながります。従業員が心身の不調を抱えている場合には、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も含めて、包括的なサポート体制を検討することをお勧めします。
今すぐ着手すべき実践ポイント
ここまでの内容を踏まえ、中小企業が優先して取り組むべき実践ポイントをまとめます。
- 対象者の洗い出し：年間10日以上の有給休暇が付与されている従業員を全員リストアップし、現時点での取得日数を確認する
- 管理簿の整備：基準日・付与日数・取得時季・残日数を記録する管理簿をExcelや勤怠システムで作成し、3年間保存できる体制を整える
- 就業規則の確認：有給休暇の付与・申請・承認・時季変更に関する規定が最新の法律に対応しているか確認し、必要であれば改定する（常時10人以上の事業場は就業規則の作成・届出義務あり）
- パート・アルバイトの比例付与の確認：短時間労働者への有給付与が正しく行われているか、付与日数の計算に誤りがないか確認する
- 計画的付与の検討：業務の繁閑を踏まえて、労使協定による計画的付与を導入することで、年5日取得の確保と業務継続の両立を図る
- 管理職への教育：現場の管理職が時季変更権の正しい使い方や、部下への有給取得促進の方法を理解できるよう社内研修を実施する
従業員の健康管理という観点では、有給休暇の適切な取得は過重労働防止にも直結します。長時間労働が続いている従業員がいる場合は、産業医サービスを活用して専門家による健康管理体制を整備することも、経営リスクの低減に有効な手段のひとつです。
まとめ
有給休暇に関するルールは、2019年の法改正によって使用者の義務が大幅に強化されました。年5日の時季指定義務、年次有給休暇管理簿の作成・3年保存義務、パート・アルバイトへの比例付与——これらはいずれも企業規模に関係なく適用されるルールです。
「うちは小さな会社だから関係ない」「従業員が申請しないだけだから問題ない」という認識は、法的なリスクにつながります。まずは現状の確認から始め、管理簿の整備、就業規則の見直し、取得促進の仕組みづくりを順番に進めていきましょう。
有給休暇の適切な管理は、労務リスクの回避だけでなく、従業員が働きやすい環境を整えることにもつながります。採用・定着・生産性向上といった経営課題にも関わるテーマとして、ぜひ前向きに取り組んでいただければと思います。
よくある質問
パートタイム従業員にも有給休暇を付与する必要がありますか？
はい、必要です。雇用形態に関わらず、6か月以上継続して勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者には有給休暇を付与する義務があります。週の所定労働日数に応じた「比例付与」の日数を正確に計算して付与してください。「パートだから関係ない」という対応は労働基準法違反となります。
繁忙期に有給申請があった場合、断ることはできますか？
原則として有給取得そのものを拒否することはできません。業務の正常な運営を妨げる場合に限り、取得する時季を別の日に変更するよう求める「時季変更権」を行使することは認められています。ただし、「忙しい」というだけでは認められないケースも多く、変更後に必ず取得できる機会を確保する必要があります。取得自体を拒否し続けることは違法です。
年次有給休暇管理簿はどのように作成すればよいですか？
記載すべき事項は、①基準日（有給休暇を付与した日）、②付与日数、③取得した時季・日数、④残日数の4項目です。Excelや勤怠管理システムで作成することができ、紙の帳票でも問題ありません。作成後は3年間保存する義務があります。労働基準監督署の調査の際に提示を求められる場合がありますので、常に最新の状態を維持しておくことが重要です。
