「何度も休職を繰り返す社員、もう限界…」退職させる前に中小企業が必ず整備すべき就業規則と対応手順

精神疾患による休職者が復職後に短期間で再び休職する——この「休職と復職のループ」に頭を抱える中小企業の経営者・人事担当者は少なくありません。「どこまで対応すれば良いのか」「退職を促したいが訴訟が怖い」「チームの士気が下がっている」といった声は現場で非常に多く聞かれます。

精神疾患に関わる労務問題は、対応を誤ると労働紛争や損害賠償請求に発展するリスクがある一方、適切なルールと手順を整えることで、会社・本人・職場全体にとって合理的な出口を設計することが可能です。本記事では、複数回の休職を繰り返す社員への対応方法と、そのために不可欠な就業規則の整備ポイントを、法律の裏付けを交えながら解説します。

なぜ「休職・復職のループ」が起きるのか

複数回の休職が繰り返される背景には、大きく分けて二つの問題があります。一つは本人の症状・回復状況の問題、もう一つは会社側の制度・対応の問題です。

精神疾患（うつ病、適応障害、双極性障害など）は、症状が波状に変動しやすく、「日常生活が送れる程度の回復」と「職場での業務を支障なく遂行できる回復」の間には大きなギャップがあります。主治医が「復職可能」と診断書に記載していても、それはあくまで社会生活への復帰が可能という意味であり、フルタイムでの業務遂行を保証するものではありません。この点が適切に整理されないまま復職させてしまうことが、再発・再休職の主な原因の一つです。

一方、会社側の問題として最も深刻なのが就業規則における「通算規定」の欠如です。多くの中小企業では、休職規定はあっても「復職後に再び休職した場合の扱い」が明文化されていません。その結果、復職のたびに休職期間がリセットされ、実質的に無制限の休職が可能な状態になってしまっています。この制度上の「抜け穴」が、ループを長期化させる大きな要因となっています。

まず理解しておくべき法律の基礎知識

精神疾患を抱える社員への対応には、複数の法律が絡み合っています。対応を誤らないために、最低限押さえておくべき法律知識を整理します。

解雇に関するルール

労働契約法第16条は、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当でない解雇を無効と定めています（解雇権濫用法理）。精神疾患を理由に解雇することは、適切な手順を踏まずに行うと無効と判断されるリスクが高く、損害賠償請求の対象となる可能性があります。

また、業務が原因で精神疾患が発症・悪化した場合（業務起因性がある場合）、労働基準法第19条により、療養中の解雇が原則禁止されます。過重労働やハラスメントが背景にある場合は、業務起因性が認められる可能性があるため、「私傷病だから関係ない」と安易に判断することは危険です。

安全配慮義務と産業医の役割

労働契約法第5条は、使用者が労働者の心身の健康に配慮する「安全配慮義務」を負うことを定めています。これは単に休職を認めるだけでなく、復職後の職場環境の調整や定期的な状況確認まで含む幅広い義務です。

産業医（医師免許を持ち、職場の健康管理を専門的に担う医師）の選任は、常時50人以上の事業場に義務付けられています（労働安全衛生法）。50人未満の事業場では義務はありませんが、地域産業保健センター（各都道府県の産業保健総合支援センターを通じて無料で相談・面談が利用可能）を活用することが強く推奨されます。医学的根拠のない復職判断は、後の紛争で会社側に不利に働くことがあるためです。

自然退職（休職期間満了による退職）の扱い

就業規則に「休職期間満了時に復職できない場合は退職とする」と定めることは、法律上認められています。ただし、判例上、この「自然退職」は解雇に準じた厳しい審査を受ける傾向があります。就業規則の規定が曖昧であったり、手続きが不透明であったりすると、無効と判断されるリスクがあります。適切な規定整備と手続きの記録化が必須です。

就業規則の整備：最優先で取り組むべき課題

複数回の休職への対応において、最も重要かつ効果的な取り組みは就業規則の休職規定の整備です。ルールが曖昧なままでは、対応が後手に回り、感情的な判断を招く原因にもなります。以下の項目を必ず盛り込んでください。

① 休職発動要件の明確化

「精神疾患による欠勤が○日以上継続した場合、会社は休職を命じることができる」というように、休職を命じる条件を具体的な数字で明記します。「欠勤が続いたとき」のような曖昧な表現では、発動のタイミングで判断がぶれやすくなります。

② 休職期間の設定（勤続年数に応じた段階設定）

休職期間は勤続年数に比例して設定するのが一般的です。例えば「勤続1年未満：3か月、1年以上3年未満：6か月、3年以上：12か月」といった形です。期間が長すぎると会社の負担が増し、短すぎると回復の機会を奪うことになります。業種・規模・財務状況を踏まえて自社に合った設定を行ってください。

③ 通算規定の整備（最重要）

これが最も重要な項目です。「復職後○か月以内に同一または類似の傷病により再び休職した場合、前回の残余休職期間と通算する」という規定を明記します。

この規定がなければ、復職のたびに休職期間がリセットされ、理論上は何度でも繰り返すことが可能になってしまいます。通算規定があることで、期間満了による自然退職という明確な出口を設計できます。「同一または類似の傷病」の範囲もできる限り具体的に定めておくと、後の争いを防げます。

④ 復職要件と手続きの明確化

「復職を希望する場合、主治医の診断書および産業医（または指定医師）の意見書を提出し、会社が最終的に復職の可否を決定する」という流れを明記します。主治医の診断書だけで復職を決定する運用は見直すべきです。会社が独自に判断できる仕組みを規定に盛り込むことが重要です。

⑤ 試し出勤（リハビリ出勤）制度の規定

試し出勤とは、本格復職の前に短時間・軽作業から段階的に出勤を行う制度です。「本格復職の前に、最長○週間の試し出勤期間を設けることができる。この期間中は無給または一定の手当を支給する」といった形で規定します。この制度があることで、本人にも職場にも「段階的な復帰」という安全弁が生まれます。

⑥ 既存社員への変更手続きに注意

就業規則の変更が労働者にとって不利益になる場合、労働契約法第10条により、合理的な理由と適切な手続きが必要です。新規定の導入にあたっては、全社員への内容説明と意見聴取のプロセスを書面として記録しておくことが不可欠です。

復職判断プロセスの標準化：属人的な判断をなくす

就業規則の整備と並行して、復職判断のプロセスを標準化することが必要です。担当者や経営者の感覚で判断してきた部分をフロー化することで、公平性と透明性を確保できます。

推奨する復職判断の流れは以下のとおりです。

• 本人からの復職申し出の受付：書面（復職希望届）で受け付ける
• 主治医の診断書提出：「復職可能」の記載と、想定される業務制限の有無を確認
• 産業医または嘱託医による面談・意見書作成：主治医とは独立した医学的判断を得る
• 会社による復職可否の決定：産業医意見を優先的に参照し、書面で本人に通知
• 復職プログラムの策定と書面交付：業務内容・労働時間・期間・評価基準を明示し、本人署名を取得
• 試し出勤期間の実施と定期面談：週次または隔週でフォローアップ面談を行う
• 本格復職の可否判断：試し出勤の状況を踏まえて最終決定

このプロセスで特に重要なのは、主治医の「復職可」診断書を復職の許可証として扱わないという点です。主治医は患者の日常生活への復帰を評価する立場であり、職場での業務遂行能力を直接評価することは難しい面があります。産業医や嘱託医（会社が指定する医師）による職場環境を踏まえた意見が、会社の判断においては最も重要な根拠となります。

産業医の活用について不安がある場合は、産業医サービスを通じて専門家のサポートを受けることも一つの選択肢です。特に50人未満の中小企業では、嘱託産業医を確保するだけで復職判断の精度と法的根拠が大きく向上します。

他の社員・職場全体への配慮も欠かせない

複数回の休職が繰り返される中で見落とされがちなのが、周囲の社員への影響です。休職者のフォローにより業務負荷が高まった社員が、不公平感や疲弊から離職してしまうケースも実際に起きています。

職場全体のメンタルヘルスケアという観点からも、定期的な1on1面談やストレスチェック（50人未満でも任意で実施可能）、職場環境の改善が重要です。また、休職者の状況を必要な範囲で適切に共有する（プライバシーには十分配慮しつつ）ことで、チームの不安や憶測を軽減することができます。

職場全体のメンタルヘルス支援には、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も効果的です。EAP（Employee Assistance Program：従業員支援プログラム）は、休職者本人だけでなく、その周囲で支える社員のストレスケアにも活用できます。

実践ポイント：今日から取り組める具体的ステップ

• 就業規則の休職規定を点検する：通算規定・復職要件・自然退職の条件が明記されているか確認する。整備されていない場合は早急に改定に着手する
• 復職判断フローを書面化する：誰が対応しても同じ手順を踏めるよう、フロー図と使用書類（復職希望届・産業医意見書様式など）を整備する
• 産業医または地域産業保健センターとの連携体制を作る：50人未満の事業場でも、産業保健総合支援センター（各都道府県に設置）への相談は無料で利用できる
• 復職プログラムを個別に策定し書面で交付する：「感覚的な配慮」から「文書化された合意」に切り替えることで、後の紛争リスクを大きく下げられる
• 対応記録を蓄積する：面談日時・内容・会社の判断とその根拠を記録として残す習慣をつける。記録は万一の労働紛争で会社側の主張を支える重要な証拠になる
• 弁護士・社会保険労務士への相談ラインを確保する：自然退職の適用や退職勧奨を検討する段階では、必ず専門家の助言を得てから進める

まとめ

精神疾患による複数回の休職への対応は、場当たり的な判断では立ち行かなくなります。重要なのは、①就業規則の整備（特に通算規定）、②復職判断プロセスの標準化、③産業医・専門家との連携、④対応記録の蓄積という四つの柱を整えることです。

これらは「問題社員への対処」のためだけでなく、会社全体の労務管理の健全化と、すべての社員が安心して働ける職場環境の整備につながります。特に就業規則の通算規定は、一度整備してしまえば長期にわたって機能する制度的な「安全弁」です。まだ整備できていない場合は、専門家（社会保険労務士）に相談しながら早期に取り組むことを強くお勧めします。

法律を正しく理解したうえで、記録に基づいた公正な対応を積み重ねることが、会社と社員双方にとって最善の結果をもたらす道筋となります。