「有給5日取得義務化」対応チェックリスト｜罰則30万円を避けるために中小企業が今すぐやるべきこと

2019年4月の労働基準法改正により、年次有給休暇の取得義務化が施行されてから数年が経過しました。しかし、中小企業の現場では「人手不足でとても取らせられない」「そもそも誰が対象なのかわからない」「管理する仕組みが整っていない」といった声が今も多く聞かれます。違反した場合は1人につき30万円以下の罰金が科せられる可能性があり、決して軽視できない問題です。

本記事では、中小企業の経営者・人事担当者を対象に、有給休暇義務化の基本ルールの確認から、実務対応のチェックリストまでをわかりやすく解説します。自社の対応状況を見直す機会としてお役立てください。

有給休暇義務化とは何か｜制度の基本をおさらいする

まず、制度の基本を正確に理解しておくことが対応の第一歩です。有給休暇の取得義務化は労働基準法第39条第7項に基づき、2019年4月1日から施行されています。その内容を一言で言えば、「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、使用者（会社）が年5日を取得させる義務を負う」というものです。

ここで重要なのは、取得させる義務は使用者側にあるという点です。「従業員が自分で申請しないから会社は関係ない」という考え方は通用しません。従業員が有給休暇を取得しなかった場合でも、会社が適切な対応を取っていなければ法違反となります。

対象となる労働者の範囲

対象者について誤解が多いため、以下に整理します。対象となるのは年次有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者です。雇用形態や職種による例外はなく、次の点に注意が必要です。

• 管理職（管理監督者）も対象：労働基準法上の管理監督者は時間外労働の規制が除外されますが、有給休暇の付与・取得義務は別の話です。管理職にも年5日取得させる義務があります。
• パート・アルバイト・契約社員も対象になり得る：週の所定労働日数と勤続年数によって付与日数が決まります。たとえば週4日勤務の場合、入社6ヶ月後の付与は7日（対象外）ですが、3年6ヶ月後には10日付与となり義務の対象となります。
• 対象外となるのは付与日数が10日未満の者のみ：週1〜2日程度の勤務で付与日数が少ない短時間労働者の一部は対象外です。ただし、勤続が長くなれば対象になることがあるため、定期的な確認が必要です。

自社のパート・アルバイトが対象かどうかを把握できていない場合は、早急に確認することをお勧めします。

よくある誤解と落とし穴｜違反リスクを正しく認識する

実務の現場では、善意であっても誤った理解のまま運用しているケースが少なくありません。代表的な誤解を確認しておきましょう。

誤解①「年度末に5日まとめて取らせれば問題ない」

形式上は5日に達したとしても、年度末に集中させるやり方にはリスクがあります。繁忙期と重なった場合に取得が困難になり、結果として義務を果たせなくなる可能性があります。年間を通じた計画的な管理が必要です。

誤解②「取得を勧めたら後は本人の責任」

口頭で「取っていいよ」と伝えただけでは不十分です。会社には時季指定（取得する時期を指定すること）を行う義務があります。従業員が自ら申請しない場合には、会社側から取得日を指定しなければなりません。

誤解③「計画年休（計画的付与）を入れれば何でもOK」

計画年休制度（労使協定に基づき会社が計画的に取得日を定める制度）を活用すること自体は有効な対策ですが、従業員の個人的な事情を一切無視して良いわけではありません。労使協定の締結手続きや運用において、対象者への公平な割り当てが求められます。

罰則は1人につき適用される

義務に違反した場合の罰則は30万円以下の罰金です（労働基準法第120条）。重要なのは、この罰則が対象労働者1人ごとに適用される点です。10人が未取得のまま放置されていれば、最大で300万円の罰金リスクが生じます。労働基準監督署の調査対象になることも念頭に置いておく必要があります。

管理体制の整備チェックリスト｜台帳・システム・基準日の整理

義務への対応において最も重要な基盤が、管理体制の整備です。以下のチェックリストを使って自社の現状を確認してください。

年次有給休暇管理簿の作成（義務）

年次有給休暇管理簿の作成・保存は法令で義務付けられています（労働基準法施行規則第24条の7）。記載が必要な項目は次の3点です。

• 取得した時季（具体的な日付）
• 取得した日数
• 管理の起点となる基準日（有給休暇が付与された日）

この管理簿は3年間の保存が義務付けられています。紙でも電子データでも構いませんが、いつでも確認・提示できる状態に整えておくことが重要です。

管理体制チェックリスト

• 全労働者（正社員・パート・アルバイト・管理職を含む）の付与日数・基準日・取得状況を一覧で把握できる台帳が存在するか
• 給与計算ソフトや勤怠管理システムで取得状況を自動集計できる環境が整っているか
• 年度途中で「残り取得が必要な日数」を定期的に確認できる仕組みがあるか
• 年次有給休暇管理簿を3年間保存できる体制が整っているか

基準日の一本化で管理を効率化する

入社日がばらばらな場合、それぞれの付与日が管理の起点（基準日）となるため、管理が複雑になります。この問題を解消するために有効なのが基準日の一本化です。たとえば毎年4月1日を全員の基準日とする方法があります。

ただし、入社が10月の従業員に翌年4月まで待たせるわけにはいかないため、法定付与日より前倒しで付与する必要があります。前倒し付与分は法定付与数以上であれば問題ありません。一本化により管理負担が大幅に軽減されるため、特に人数が多い企業には検討をお勧めします。

時季指定と計画年休の活用｜実務的な取得促進の方法

管理体制が整ったら、次は実際に5日取得させるための仕組み作りです。主に「個別の時季指定」と「計画年休制度の活用」の2つのアプローチがあります。

時季指定の手順

時季指定とは、会社が「この日に有給休暇を取得してください」と指定することです。ただし、一方的に押し付けるものではなく、労働者の意見を聴いたうえで指定することが求められます。実務的な手順としては次のように整理できます。

• 取得が進んでいない従業員を定期的に把握する（例：残取得日数が3日以下になったらアラートを設定する）
• 上司または人事担当者から取得を促す声がけを行う
• 従業員から希望日を聴取する
• 業務上の調整をして取得日を確定し、書面またはメールなど記録が残る方法で通知する

就業規則に時季指定に関する手続きを明記しておくことも重要です。規定がない場合は速やかに追加してください。

計画年休制度の活用

計画年休（計画的付与）とは、労使協定を締結することで、会社が計画的に有給休暇の取得日を定める制度です。夏季休暇・年末年始・ゴールデンウィーク前後のいわゆる「ブリッジ休暇」として活用することで、業務計画に組み込みながら効率的に取得日数を確保できます。

この制度を活用した日数は、5日取得義務のカウントに含めることができます。人手不足で個別の希望休暇への対応が難しい企業にとっては、特に有効な手段です。ただし、労使協定の締結が必要であり、対象者全員に公平に割り当てることが原則です。また、従業員ごとに残っている有給日数との兼ね合いも確認が必要です。

従業員のメンタル不調や体調管理上の理由から有給休暇の取得が難しいケースでは、メンタルカウンセリング（EAP）を活用して職場環境を整えることも、長期的な取得促進につながります。

就業規則の改定と職場文化の見直し｜対応を根づかせるために

制度の整備が整っても、「取りづらい雰囲気」が残っている職場では有給休暇の取得が進みません。制度面と職場文化の両面からアプローチすることが重要です。

就業規則の整備チェックリスト

• 時季指定義務に関する条文が就業規則に記載されているか
• 計画年休制度を導入する場合、その根拠となる条文が就業規則に含まれているか
• 常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の変更を労働基準監督署へ届出しているか
• 就業規則の変更の際に労働者代表の意見書を添付しているか

就業規則は法律の変更や自社の運用実態に合わせて定期的に見直すことが理想的です。特に2019年以降の改定を行っていない場合は、早急に確認・更新をお勧めします。

取りやすい職場文化をつくる取り組み

仕組みを整えても「忙しそうな上司に言いにくい」「休むと周りに迷惑をかける」という雰囲気が残っていると、取得は進みません。以下のような取り組みが有効です。

• 管理職・上司が率先して有給休暇を取得する（経営者・管理職のモデル行動）
• 業務の属人化を解消し、誰かが休んでもカバーできる体制を整える
• 取得実績を定期的に開示し、取得を促す雰囲気を醸成する
• 有給休暇取得に関する方針を経営トップから明確にメッセージとして発信する

従業員の健康と働きやすさを守ることは、生産性の向上や離職率の低下にも直結します。義務への対応を単なるコンプライアンス（法令遵守）の問題としてではなく、人材定着・職場改善の機会として捉えることが大切です。産業医サービスを活用することで、職場の健康管理体制を強化し、従業員が安心して休暇を取れる環境づくりを支援することもできます。

実践ポイント｜今日から始める対応の優先順位

「やるべきことは多いが、何から手をつければよいかわからない」という方のために、対応の優先順位を整理します。

• 【最優先】全労働者の付与日数・取得状況の現状把握：まず現状を把握しないことには何も始まりません。台帳や勤怠システムを使って、今期中に5日取得できていない労働者を洗い出してください。
• 【次に着手】年次有給休暇管理簿の整備：法定の記載事項（時季・日数・基準日）を満たした管理簿を作成し、3年保存できる体制を整えます。
• 【並行して】就業規則の確認・改定：時季指定に関する条文の有無を確認し、不足があれば改定します。10人以上の事業場は監督署への届出も忘れずに。
• 【中期的に】計画年休・基準日一本化の検討：管理効率化と計画的な取得促進のために、労使協定の締結や基準日統一を検討してください。
• 【継続的に】取得状況のモニタリングと声がけ：仕組みを作って終わりではなく、定期的な確認と促しを継続することが義務の履行につながります。

まとめ

有給休暇の取得義務化は、施行から数年が経過した今もなお対応が追いついていない中小企業が多く見られます。「人手が足りない」「取らせたくても業務が回らない」という現実の制約があることは理解できますが、法律の義務は免除されません。

重要なポイントを改めて整理すると、対象は雇用形態を問わず年10日以上付与される全労働者であること、取得させる義務は使用者にあること、管理簿の作成・保存が義務であること、違反すると1人当たり30万円以下の罰金リスクがあること——これらは最低限押さえておくべき基本事項です。

対応の第一歩は、現状の把握です。まず全労働者の取得状況を確認し、管理簿の整備と就業規則の見直しを進めてください。計画年休や基準日の一本化は、業務運営との両立を図りながら義務を果たすための有効な手段です。制度の整備と合わせて、職場文化の改善にも取り組むことで、従業員が安心して働き続けられる職場環境を実現していきましょう。

労働法改正への対応や安全衛生管理体制の整備には、INTERMINDの産業医サービスが力になります。専門家による継続的なサポートで法令対応を進められます。