2019年4月に施行された労働基準法の改正により、使用者（会社）は年間10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、年5日の有給休暇を確実に取得させることが義務付けられました。施行から数年が経過した現在もなお、中小企業では「誰が対象なのかわからない」「管理が追いつかない」「従業員が休まないと言っている」など、実務対応に悩む声が絶えません。
この義務に違反した場合、1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法第120条）。複数の従業員が未達であれば、人数分の罰金が科されるリスクもあります。「うちの会社は大丈夫だろう」という感覚は、思わぬ労務リスクにつながりかねません。
本記事では、中小企業の経営者・人事担当者が実務で直面しやすい課題を整理しながら、年5日の有給休暇取得義務を確実にクリアするための具体的な対応方法を解説します。
まず確認：誰が「年5日取得義務」の対象になるのか
この義務の対象者は、年間10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者です（労働基準法第39条第7項）。正社員だけでなく、契約社員・パートタイマー・アルバイトも含まれます。また、よく見落とされがちなのが管理監督者（課長・部長など）です。管理監督者は一部の労働時間・休憩・休日規定の適用が除外されますが、有給休暇に関する規定は適用されますので、年5日取得義務の対象です。
パートタイマーの比例付与に注意
パートタイマーの有給休暇は「比例付与」といって、所定労働日数に応じた日数が付与されます。たとえば週4日勤務で勤続3年半以上の場合、付与日数は10日となり、年5日取得義務の対象になります。週3日勤務でも勤続5年半以上で10日付与されるため対象です。
「パートだから関係ない」と思って対応を後回しにしているケースは少なくありませんが、パートタイマーを多く雇用している企業ほど未対応のリスクが高まります。まず自社のパートタイマー全員の付与日数を確認することが第一歩です。
「取得させる義務」は会社にある：よくある誤解を解く
実務上でとくに多い誤解が「従業員が有給休暇を取りたくないと言えば会社の責任ではない」というものです。しかし、法律上この義務を負うのは使用者（会社側）であり、従業員が取得を断っても違反になります。
また、「有給休暇を20日付与しているから問題ない」と思っている経営者もいますが、付与ではなく実際に取得させることが義務です。20日付与していても取得が4日にとどまれば、5日取得義務を満たしていないことになります。
従業員が「休みたくない」と言ったときの対処法
従業員本人が休暇取得を望まない場合でも、会社は就業規則に基づいて時季を指定して取得させる義務があります。時季指定を行う際は、事前に労働者の意見を聴取し、できる限り希望に配慮することが求められます（労働基準法第39条第8項）。ただし、意見を聴いたうえで会社が時季を指定すること自体は適法です。
重要なのは記録を残すことです。「従業員に意見を聴いた」「この日に時季指定した」という事実を、書面やメールで記録しておくことが、後のトラブルや労働基準監督署の調査に対応するうえで欠かせません。なお、時季指定の手続きについては、就業規則への記載も義務付けられています。
計画的付与制度と時季指定の違いを正確に理解する
有給休暇の取得を促進する仕組みとして、計画的付与制度と使用者による時季指定があります。この2つは混同されやすいため、それぞれの内容を整理します。
計画的付与制度（労働基準法第39条第6項）
計画的付与制度とは、労使協定を締結することで、有給休暇の付与日数のうち5日を超える部分について、会社が計画的に取得日を指定できる制度です。たとえば、夏季休暇や年末年始の一部を有給休暇に充てるといった活用が一般的です。
ここで注意が必要なのは、計画的付与の対象は「5日を超える部分」に限られることです。付与日数が10日の場合、計画的付与できるのは最大5日分のみとなります。この5日分を年5日取得義務のカウントに含めることはできますが、計画的付与だけで年5日義務をすべてカバーすることはできないという構造になっています。計画的付与制度の活用は推奨されますが、それだけで義務が完結するわけではないことを理解しておく必要があります。
使用者による時季指定
使用者による時季指定は、労働者の自発的な取得や計画的付与の合計が5日未満になると見込まれる場合に、会社が取得する日を指定するものです。こちらは労使協定なしに実施できますが、就業規則への記載と意見聴取のプロセスが必要です。
年5日のカウントに含まれるもの・含まれないもの
年5日の達成状況を集計する際、何がカウントできて何がカウントできないかも正確に把握しておく必要があります。
- カウントできるもの：労働者が自ら請求・取得した日、計画的付与の日数、使用者の時季指定日、半日有給（0.5日としてカウント可）、時間単位有給（時間数で換算、上限5日）
- カウントできないもの：法定外の特別休暇（慶弔休暇など）、代替休暇、振替休日、欠勤・病欠
たとえば従業員が体調不良で欠勤した日は、有給休暇として申請しない限りカウントされません。欠勤が多い従業員が年度末に5日未達になるケースも珍しくないため、注意が必要です。
管理台帳の整備と基準日の統一：実務の核心
年5日取得義務を確実に履行するために最も重要な実務が、管理台帳の整備です。各従業員について、以下の情報を一覧で把握できる状態にしておくことが求められます。
- 基準日（有給休暇が10日以上付与された日）
- 付与日数
- 取得済み日数（月別）
- 残日数
- 基準日から1年以内の期末時点における取得見込み日数
基準日の統一（斉一的取り扱い）
入社日がバラバラな場合、各従業員の基準日もそれぞれ異なるため管理が複雑になります。この課題を解消する方法として、基準日を4月1日などに統一する「斉一的取り扱い」があります。基準日を統一することで、管理台帳の作成・確認が格段に効率化されます。
ただし、基準日を統一する際は、従業員にとって不利益にならないよう付与日数や時効（2年）の扱いに注意が必要です。統一の方法については、労働基準監督署や社会保険労務士に事前に確認することをお勧めします。
進捗チェックの推奨タイミング
管理台帳を作成するだけでなく、定期的な進捗チェックを行うことが実務の要です。以下のタイミングで未達者を抽出し、必要に応じて時季指定を行う運用が効果的です。
- 基準日から6か月経過時点：2日以上取得済みか確認
- 基準日から9か月経過時点：3〜4日取得済みか確認
- 期末の2か月前：未達者に対して会社から時季指定を実施
勤怠管理システムを導入している場合は、未達アラート機能を設定することで管理負担を大幅に削減できます。エクセル管理の場合は、条件付き書式などを活用して期末2〜3か月前に未達者が自動で色分け表示されるようにするといった工夫が有効です。
実践ポイント：今日からできる5つの対応
ここまでの内容を踏まえ、実務で取り組むべき具体的なアクションを整理します。
1. 対象者リストを今すぐ作成する
まず自社で「年間10日以上の有給休暇が付与されている従業員」を全員リストアップしてください。正社員はもちろん、パートタイマー・管理監督者を含めて網羅することが重要です。把握できていない従業員がいる場合、それ自体がすでにリスクです。
2. 管理台帳を整備し、基準日を確認する
各従業員の基準日・付与日数・取得状況を一覧化した管理台帳を作成してください。基準日がバラバラで管理しにくい場合は、斉一的取り扱いによる統一を検討してください。
3. 就業規則に時季指定の手続きを明記する
使用者が時季指定を行う場合は、就業規則への記載が必要です。「会社は取得状況を確認し、5日未達が見込まれる場合は取得日を指定することがある」などの文言を盛り込んでおくことで、実際に指定が必要な場面での法的根拠が明確になります。
4. 計画的付与制度の活用を検討する
夏季休暇や年末年始に合わせて計画的付与を導入することで、従業員が意識しなくても自然に有給休暇の取得が進む仕組みをつくることができます。導入には労使協定の締結が必要なため、従業員代表との協議を早めに始めることをお勧めします。
5. メンタルヘルスと休暇取得の関係を意識する
「休めない」「忙しくて申請しにくい」という職場環境が続くと、従業員のメンタルヘルスに影響が出ることがあります。有給休暇取得を促進する取り組みと合わせて、職場のストレス状況にも目を向けることが重要です。従業員が気軽に相談できる窓口として、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も、心理的安全性の高い職場づくりの一つの選択肢として検討する価値があります。
まとめ
有給休暇の年5日取得義務は、「付与すれば終わり」ではなく「確実に取得させること」が使用者の責任として求められます。違反した場合は1人あたり30万円以下の罰金という実質的なリスクがある一方、適切な管理体制を整えることで中小企業でも十分に対応可能です。
対応の優先順位は、①対象者の把握、②管理台帳の整備、③就業規則の見直し、④定期的な進捗チェックと時季指定の順で進めることが効果的です。すでに対応済みの部分があれば、抜け漏れがないか今一度確認してみてください。
労務管理体制の整備と並行して、従業員の健康管理にも取り組みたい場合は、産業医サービスの活用も検討してみてください。休暇取得促進や職場環境の改善を、医学的な視点からサポートする体制を整えることは、持続可能な経営の基盤となります。
よくある質問
Q1. パートタイマーも年5日取得義務の対象になりますか？
はい、年間10日以上の有給休暇が付与されるパートタイマーは対象です。たとえば週4日勤務で勤続3年半以上の場合、有給休暇が10日付与されるため義務の対象となります。パートタイマーを多く雇用している企業では、比例付与テーブルに基づいて全員の付与日数を確認することが重要です。
Q2. 従業員が有給休暇の取得を断ったら、会社の責任はなくなりますか？
いいえ、取得させる義務は会社（使用者）にあります。従業員が取得を望まない場合でも、就業規則に基づいて会社が時季を指定する義務が生じます。従業員の意見を事前に聴取したうえで時季を指定し、その記録を書面やメールで残しておくことが重要です。
Q3. 計画的付与制度を導入すれば年5日の義務をすべてカバーできますか？
いいえ、計画的付与は付与日数のうち「5日を超える部分」にしか設定できないため、計画的付与だけで年5日義務をすべてカバーすることはできません。たとえば付与日数が10日の従業員に対して計画的付与できるのは最大5日分ですが、残り5日は本人の自発的取得や会社による時季指定でカバーする必要があります。
Q4. 管理監督者（課長・部長など）も対象ですか？
はい、管理監督者も年5日取得義務の対象です。管理監督者は深夜割増賃金や休憩・休日規定の一部について適用除外となりますが、有給休暇に関する規定は適用されます。見落としやすいポイントですので、管理職も含めた管理台帳を整備してください。
Q5. 入社日がバラバラで管理が大変です。基準日を統一できますか？
はい、「斉一的取り扱い」として、基準日を4月1日などに統一することができます。ただし、統一によって従業員に不利益が生じないよう、付与日数や時効（2年）の扱いに注意が必要です。具体的な手続きについては、社会保険労務士や労働基準監督署に事前に確認することをお勧めします。
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