【罰金30万円も】有給休暇5日取得義務の正しい管理方法と中小企業がすべき対応策

「うちの会社、有給休暇をちゃんと5日取らせているつもりだけど、本当に大丈夫だろうか」——そんな不安を抱えている経営者や人事担当者は少なくありません。2019年4月に労働基準法が改正され、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、使用者が年5日を取得させる義務が法律で定められました。違反した場合は労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があり、決して軽視できるリスクです。

特に中小企業では、人員不足や業務の繁忙を理由に休暇取得が後回しになりがちです。また、管理担当者が他の業務と兼務しているために、誰がいつ何日取得したかを正確に把握しきれていないケースも多く見受けられます。年度末になってから「まだ5日取れていない従業員がいる」と慌てて対応する——そのような状況は、法令違反のリスクはもちろん、従業員のモチベーション低下にもつながります。

本記事では、有給休暇5日取得義務の基本的な制度内容から、実務で使える管理方法、よくある誤解とその対処法まで、中小企業の経営者・人事担当者に向けてわかりやすく解説します。

有給休暇5日取得義務の基本を正確に理解する

まず、制度の根拠と対象範囲を正確に把握しておくことが重要です。

根拠となる法律と義務の内容

有給休暇5日取得義務は、労働基準法第39条第7項に定められています。使用者（会社）は、年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対し、付与日（基準日）から1年以内に、少なくとも5日の年次有給休暇を取得させなければなりません。労働者本人が自ら申請して取得した日数が5日に満たない場合、会社が取得する時季（日付）を指定して取得させる義務が生じます。

また、労働基準法第39条第8項により、使用者には年次有給休暇管理簿の作成・保存義務もあります。管理簿には①取得した時季、②取得日数、③基準日の3項目を記載し、3年間保存しなければなりません。

対象者の範囲——パート・アルバイトも含まれる場合がある

「有給休暇5日取得義務は正社員だけの話」と思っている方がいれば、それは誤解です。対象となるのは年次有給休暇が10日以上付与される全ての労働者であり、雇用形態は問いません。

パートタイム・アルバイトの場合、週の所定労働日数と継続勤務年数に応じて有給休暇の付与日数が決まります。たとえば、週4日勤務で2年6ヶ月以上継続勤務している労働者には10日の有給休暇が付与されるため、義務の対象になります。週3日勤務であっても、3年6ヶ月以上継続勤務すれば同様です。

さらに、管理監督者（いわゆる管理職）も対象に含まれます。「管理職だから関係ない」という理解は誤りですので注意が必要です。

違反した場合の罰則

5日の有給休暇を取得させなかった場合、労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。対象者が複数いれば、人数分の罰則が適用される点も見落としてはなりません。管理簿を作成・保存していない場合も同様の罰則対象となります。「知らなかった」では済まされない制度であることを、経営者・人事担当者はしっかり認識しておく必要があります。

何日数がカウントされるか——取得形態ごとの正しい理解

有給休暇の取得形態にはいくつかの種類があり、5日のカウント対象になるものとならないものがあります。ここを正確に理解しておかないと、「取得させたつもりでいたら義務を果たしていなかった」という事態になりかねません。

カウントできる取得方法

• 労働者が自ら申請して取得した場合：カウント可能。最も基本的な取得方法です。
• 使用者が時季指定して取得させた場合：カウント可能。従業員が申請しない場合に会社が取得日を指定する方法です。
• 計画年休制度（後述）に基づく取得：カウント可能。労使協定を締結して会社が一括指定する方法です。
• 半日単位の有給休暇：カウント可能。午前・午後それぞれ0.5日として、2回で1日分として算定できます。

カウントできない取得方法

• 時間単位の有給休暇：カウント不可。時間単位の有給休暇は5日義務の算定対象に含まれません。

時間単位の有給休暇は、労使協定を結ぶことで導入できる便利な制度ですが、5日取得義務のカウントには使えません。「時間単位有給を合計8時間（1日分）取らせれば1日分になる」という考え方は認められていないため注意が必要です。半日有給と時間単位有給の違いをしっかり区別して管理しましょう。

実務で使える管理の仕組みを構築する

義務を確実に果たすためには、日常的な管理の仕組みが不可欠です。年度末に慌てないために、以下のような管理体制を整えることをお勧めします。

基準日を統一して管理を簡素化する

入社日がバラバラだと、従業員ごとに基準日（有給休暇の付与日）が異なり、管理が煩雑になります。そこで有効なのが基準日の統一化です。たとえば、全員の基準日を4月1日に統一することで、年1回まとめて管理・確認ができるようになります。

ただし、基準日を統一する際には注意点があります。変更によって付与される有給休暇の日数が従来より減ることは認められません（労働者に不利な変更はNGです）。統一する場合は、本来の付与日より前倒しで付与する形をとり、日数が不利にならないよう調整する必要があります。

年次有給休暇管理簿を整備・運用する

前述のとおり、管理簿の作成・保存は法律上の義務です。形式はExcelでも構いませんが、少なくとも以下の3項目は必ず記録してください。

• 取得した時季（具体的な年月日）
• 取得日数（累計）
• 基準日

クラウド型の勤怠管理システムを導入している場合は、有給休暇の取得状況を自動で集計・可視化できる機能が備わっていることも多く、管理の効率化に役立ちます。専用システムの導入が難しい場合でも、Excelの管理シートを作成し、毎月または四半期ごとに更新するサイクルを確立しましょう。

取得状況の定期確認と早期フォロー

年度末に慌てないためには、定期的な取得状況の確認が重要です。目安として以下のタイミングでチェックするとよいでしょう。

• 基準日から6ヶ月後：各従業員の取得日数を確認し、残り必要日数を把握する。
• 基準日から9ヶ月後（残り3ヶ月）：未達の従業員に個別に声をかけ、取得予定を確認・調整する。
• 基準日から11ヶ月後（残り1ヶ月）：依然として未達の場合は、使用者が時季指定を行う。

このような段階的なフォロー体制を設けることで、ギリギリになって無理な休暇取得を強いることなく、計画的に義務を果たすことができます。

就業規則に時季指定の手続きを明記する

使用者が時季指定を行う場合、その手続きと方法を就業規則に記載する義務があります（労働基準法第89条）。「従業員が5日の有給休暇を取得しない場合、会社が取得時季を指定することがある」という趣旨の規定を設けておかないと、実際に時季指定を行う際の根拠が曖昧になります。就業規則を見直し、必要な記載が含まれているかどうか確認してください。

計画年休制度を活用して取得を促進する

従業員が自発的に有給休暇を申請しにくい職場環境では、計画年休制度（年次有給休暇の計画的付与）の導入が有効な手段となります。

計画年休制度とは

計画年休制度とは、労使協定（会社と労働者の代表が締結する協定）を結ぶことで、会社が有給休暇の取得日をあらかじめ指定できる制度です。5日分の有給休暇のうち、最大5日まで計画的に付与することが可能です。なお、残りの5日（労働者が自由に使える部分）は計画付与の対象外となります。

実際の活用例

• 夏季休暇・年末年始休暇と有給休暇を組み合わせて長期連休を設定する
• ゴールデンウィークの飛び石連休部分を有給休暇で埋める
• 工場や店舗の定期メンテナンス・棚卸し期間に設定する
• 全社一斉のリフレッシュ休暇日を設ける

導入に必要な手続き

計画年休制度を導入するには、労使協定の締結が必要です。労働者の過半数を代表する者（労働組合がある場合は労働組合）と書面で協定を締結し、就業規則にも計画的付与に関する規定を設ける必要があります。個々の従業員の同意は不要ですが、労使協定で定めた日には全員が有給休暇を取得することになるため、業務への影響を考慮した上で日程を設定することが重要です。

実践ポイント——中小企業がすぐに取り組めること

ここまでの内容を踏まえ、特に中小企業の経営者・人事担当者が優先して取り組むべきポイントを整理します。

まずは対象者と現状の取得状況を把握する

最初のステップは、自社に有給休暇5日取得義務の対象者が何人いるかを確認することです。正社員だけでなく、パート・アルバイトも含めて、年次有給休暇が10日以上付与されている従業員をリストアップしてください。その上で、各自の現時点での取得日数を集計し、義務を達成できているかどうかを確認します。

管理簿と取得確認サイクルを今すぐ整備する

まだ管理簿を整備していない場合は、Excelでも構いませんので早急に作成してください。市販のテンプレートやクラウド勤怠システムを活用すると、作成・運用の負担を大きく軽減できます。また、管理簿を作成するだけでなく、定期的に更新・確認するサイクルを業務フローに組み込むことが重要です。

半日有給を積極的に活用させる

繁忙期に丸1日休みを取ることが難しい業種・職種では、半日有給の活用を積極的に促しましょう。午前だけ、または午後だけ有給休暇を取得する形で0.5日ずつカウントでき、2回で1日分として義務日数に算入できます。従業員にとっても、業務への影響を最小限にしながら休暇を取得しやすくなるメリットがあります。

取得を促す声かけと職場環境の改善

「有給を取れと言われても業務が忙しくて無理」という従業員の声には、職場全体で向き合う必要があります。有給休暇を取ることへの心理的ハードルを下げるために、上司自身が率先して有給休暇を取得する文化をつくることが効果的です。また、特定の従業員に業務が集中しないよう、業務の属人化解消や業務の標準化・マニュアル化にも取り組むことが、長期的な休暇取得促進につながります。

就業規則の見直しと計画年休の検討

就業規則に時季指定の手続きが記載されていない場合は、速やかに追記・改定を行ってください。また、計画年休制度の導入を検討することで、従業員が取得申請をしなくても確実に義務日数を確保しやすくなります。特に、夏季・年末年始などに全社一斉で休暇を設定しやすい業態の企業には、導入のメリットが大きい制度です。

まとめ

有給休暇5日取得義務は、2019年4月の法改正によって施行されてから数年が経過した今も、適切に管理できていない中小企業が少なくないのが現状です。しかし、違反した場合の罰則は1人につき30万円以下の罰金であり、複数の対象者がいれば相当の金額になります。コンプライアンス（法令遵守）の観点からも、早急に管理体制を整えることが求められます。

重要なポイントを改めて整理すると、対象者は正社員だけでなく年次有給休暇が10日以上付与されるパート・アルバイトも含まれること、時間単位の有給休暇は5日のカウントに含まれないこと、年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存が義務であること、就業規則への時季指定に関する規定の記載が必要であること、そして計画年休制度を活用することで計画的な取得促進が可能であることが挙げられます。

管理が複雑に感じられる場合でも、基準日の統一や勤怠管理システムの活用によって業務負担を軽減することは十分に可能です。まずは現状の対象者と取得状況の把握から着手し、段階的に管理の仕組みを整えていくことをお勧めします。不明な点がある場合は、社会保険労務士や最寄りの労働基準監督署に相談することも有益な選択肢です。

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