「5年で無期転換？中小企業が今すぐ確認すべき雇用管理の落とし穴と対応策」

有期雇用で働くスタッフを長年活用してきた中小企業の経営者・人事担当者の方から、「気づいたら無期転換の話が出てきて困っている」「雇い止めをしたら問題になると聞いたが、どこまで本当なのか」といった相談が増えています。

無期転換ルールは2013年4月に施行された労働契約法第18条に基づく制度ですが、施行から10年以上が経過した現在もなお、制度の詳細を正確に把握できていない企業は少なくありません。特に中小企業では、制度理解の不足から誤った対応をとってしまい、労働紛争に発展するケースも報告されています。

本記事では、無期転換ルールの仕組みを正確に理解したうえで、雇用管理の整備と労働条件設計の実務ポイントをわかりやすく解説します。コスト面の不安を抱えながらも「正しく対応したい」と考える経営者・人事担当者の方にとって、具体的な指針となる内容を目指しています。

無期転換ルールの基本的な仕組みと「よくある誤解」

まず制度の根幹を正確に押さえておきましょう。無期転換ルールとは、同一の使用者（雇用主）との有期労働契約が通算5年を超えた場合、労働者が申し込みをすれば無期労働契約（期間の定めのない契約）に転換されるという制度です。

ここで多くの企業が誤解しているのが、「5年を超えたら自動的に無期転換になる」という認識です。実際には、転換は労働者からの申し込みを条件としており、申し込みがなければ転換は発生しません。ただし、申し込みがあった場合は使用者に承諾義務があり、拒否することはできません。

もう一つ重要な点は、「無期転換」と「正社員化」は同じではないということです。法律上、無期転換後の労働条件は別段の定めがない限り、転換直前の有期契約と同一条件とされています。つまり、転換したからといって自動的に正社員と同じ賃金・待遇になるわけではありません。ただし、同一労働同一賃金（パートタイム・有期雇用労働法）の観点から、正社員との不合理な待遇差は禁止されており、この点は後述します。

通算期間のカウントにはクーリング期間というルールもあります。有期契約の空白期間（契約と契約の間）が6ヶ月以上ある場合、それ以前の通算期間はリセットされます。ただし、通算契約期間が1年未満の場合はその1/2以上の空白期間があればリセットとなります。このルールを利用して意図的に契約を空けることは、後述する理由から慎重な判断が必要です。

通算期間の正確な計算と雇用台帳による管理体制の構築

無期転換ルールへの対応において、最も基本的かつ重要な実務作業が通算契約期間の正確な把握と管理です。契約社員・パート・アルバイトなど複数の有期雇用類型が混在する企業では、誰がいつ申込権を持つのかを把握できていないケースが多く見られます。

まず確認すべき点として、通算期間のカウントは2013年4月1日以降に開始または更新した契約から始まります。それ以前の契約期間は原則として通算に含まれません。更新回数は関係なく、契約期間の合計で判断します。

実務管理のために、以下の項目を含む有期雇用台帳（管理表）を作成することを強くお勧めします。

• 氏名・雇用形態（契約社員・パート等）
• 最初の契約開始日（2013年4月1日以降のもの）
• 現在の契約終了日
• 更新回数
• 通算契約期間（年・月単位）
• 申込権発生予定時期
• クーリング期間の有無・期間

この台帳をエクセルや人事管理システムで整備し、通算4年を経過した時点でアラートが出る仕組みを設けることが理想的です。4年経過時点でアラートが出れば、残り1年の間に「無期転換を受け入れるか」「雇用継続の必要性を見直すか」という経営判断を余裕を持って行うことができます。

なお、派遣社員については注意が必要です。派遣社員の有期雇用通算期間は派遣元（派遣会社）でカウントされます。派遣先である自社での受け入れ期間と混同しないようにしてください。派遣社員を自社で直接雇用した場合は、その時点から新たな有期契約として通算がスタートします。

無期転換後の労働条件設計：人事制度の整備ポイント

無期転換を受け入れるにあたって、多くの企業が頭を悩ませるのが転換後の労働条件をどのように設計するかという問題です。ここを事前に整備しておかないと、申し込みがあった際に対応が後手に回ります。

前述のとおり、法律上は転換後も転換直前の有期契約と同一条件が維持されます。しかし、それをそのまま放置すると、将来的に正社員との待遇差が問題になる可能性があります。そこで多くの企業が採用しているのが、「無期転換社員」という独自の雇用区分を就業規則に設ける方法です。

この方法では、正社員とは別のコースや等級を設定し、転換後の賃金・手当・休暇・退職金などを明確に規定します。重要なのは、正社員との待遇差について職務内容・配置転換の範囲・責任の程度といった合理的な根拠を整理できるようにしておくことです。同一労働同一賃金の観点から、不合理な待遇差は法的問題となりうるため、待遇差の説明ができる根拠を整備することが求められます。

具体的な検討事項として、以下の点を事前に決定しておきましょう。

• 賃金・時給の水準：転換前からの継続か、等級に基づく見直しか
• 諸手当の扱い：通勤手当・家族手当・皆勤手当などの適用有無
• 休暇制度：有給休暇（法定分は当然適用）以外の特別休暇の扱い
• 福利厚生：健康診断・慶弔見舞金・社員食堂等の利用可否
• 退職金：退職金制度の適用有無（中小企業では設けていないケースも多い）

また、社会保険については、無期転換によって新たに適用が必要になるケースは少ないと考えられます。週の所定労働時間・月の所定労働日数の要件を満たしている場合は、有期・無期にかかわらず既に加入義務があるためです。ただし、転換を機に労働時間・日数を見直す場合は適用の可否を改めて確認してください。

雇い止めを検討する際に知っておくべき法的リスク

「無期転換の申込権が発生する前に契約を終了させればよい」と考える経営者の方も一定数いらっしゃいます。しかし、これは非常に慎重な判断が必要な領域です。

労働契約法第19条では雇い止め法理が規定されており、過去に反復更新された有期契約や、無期契約と実質的に変わらないと期待できる合理的な理由がある有期契約については、客観的合理的理由および社会通念上の相当性がなければ雇い止めは無効と判断されます。

つまり、有期契約であっても「契約満了だから終了」という論理が通じないケースがあるということです。特に以下のような実態がある場合、雇い止めは高いリスクを伴います。

• 3回以上の更新実績がある
• 「更新する場合がある」旨の記載が契約書にある
• 口頭や態度で「長く働いてもらいたい」と伝えていた
• 業務の内容が恒常的・恒久的なものである
• 同様の業務の他の有期労働者が無期転換を受けている

また、無期転換申込権の発生を回避する目的で雇い止めを行うことは、不当な動機として問題視される可能性があります。厚生労働省もこの点について明確に注意を促しており、労働基準監督署への申告や労働審判・裁判につながるリスクも否定できません。

雇い止めを行う場合には、契約満了の30日前までに予告し、労働者から雇い止め理由の書面交付を求められた場合は速やかに明示する義務があります。雇い止めを検討する際は、社会保険労務士や弁護士に相談のうえ、慎重に進めることを強くお勧めします。

就業規則・雇用契約書の整備：制度対応の土台となる書類の見直し

無期転換ルールへの対応において、書類・規程の整備は避けて通れません。いくら運用を丁寧にしていても、就業規則や雇用契約書が実態に合っていなければ、トラブル発生時に企業を守ることができません。

まず確認が必要なのが、有期契約社員向けの就業規則（または就業規則内の特別条項）の存在です。常時10人以上の労働者を使用する事業場では就業規則の作成・届出が義務づけられていますが（労働基準法第89条）、正社員向けの規則しか整備されていないケースが多く見られます。有期契約社員に適用される規則を明確に定め、無期転換後の社員に適用される規則も別途整備しておくことが必要です。

雇用契約書については、更新のたびに以下の内容を明確に記載した書面を締結することが重要です。

• 契約期間（開始日・終了日）
• 更新の有無および更新基準（「更新する場合がある」「更新しない」等）
• 無期転換申込権に関する説明（権利が発生する場合）
• 通算契約期間と更新回数

特例制度の活用を検討している企業も一定数あるかと思います。高度専門職（年収1,075万円以上の高度専門知識を有する労働者）については無期転換まで10年、定年後再雇用者については定年後の有期雇用期間が通算対象外となる特例があります。ただしいずれも都道府県労働局への計画認定が必要であり、申請なしに特例を適用することはできません。

なお、契約書に「最大5年まで」などの更新上限を設ける方法について触れておきます。更新上限条項は、施行前から明確に設けていた場合は有効性が認められやすいとされていますが、通算期間が5年に近づいた段階で新たに設定した場合は無効と判断されるリスクが高いとされています。後付けでの上限設定は慎重に扱う必要があります。

実践ポイント：今すぐ取り組める対応チェックリスト

ここまでの内容を踏まえ、経営者・人事担当者の方がまず取り組むべきポイントを整理します。

ステップ1：現状の棚卸しを行う

自社に在籍している有期雇用労働者を全員リストアップし、それぞれの通算契約期間を計算します。2013年4月1日以降の契約を対象に、クーリング期間の有無も含めて正確に把握してください。すでに5年を超えている社員がいる場合は、申込権がすでに発生しているか、今後発生する予定があるかを確認します。

ステップ2：就業規則・雇用契約書を点検する

現行の就業規則が有期契約社員・無期転換社員の双方をカバーしているかを確認します。雇用契約書に更新基準・上限・無期転換に関する記載があるかもチェックしてください。不備がある場合は社会保険労務士に依頼して整備することを検討してください。

ステップ3：無期転換後の労働条件を事前に設計する

転換後の雇用区分・賃金水準・諸手当・休暇制度を就業規則に明文化しておきます。正社員との待遇差がある場合は、その根拠を整理しておきます。コスト面については、現在の有期雇用スタッフが全員転換した場合の概算を試算しておくことで、経営計画への影響を事前に把握できます。

ステップ4：申し込み受付の手続きフローを整える

無期転換の申し込みは口頭でも法的に有効です。そのため、書面による申込書式を事前に用意し、スタッフに周知しておくことが大切です。申し込みがあった場合に速やかに転換後の労働条件通知書・労働契約書を交付できるよう、フローを整備しておきましょう。

まとめ

無期転換ルールは、有期雇用労働者の雇用の安定を目的とした制度であり、中小企業においても法律の適用は免除されません。しかし、正確な知識と事前の準備があれば、必要以上に恐れることなく対応できる制度でもあります。

重要なのは、対処療法的に雇い止めや制度の回避を図るのではなく、自社の雇用戦略と照らし合わせながら、長期的に働いてもらいたい人材かどうかを主体的に判断することです。通算期間の管理台帳の整備、就業規則の点検、転換後の労働条件設計という三つの柱を軸に、早期から取り組むことを強くお勧めします。

制度への対応が遅れるほど、選択肢は狭まり、リスクは高まります。現状の整備状況に不安を感じている方は、まず在籍している有期雇用スタッフの通算期間の確認から始めてみてください。不明点がある場合は、都道府県労働局や社会保険労務士への相談も積極的に活用することをお勧めします。

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