「産業医から就業制限の意見書が届いた」社員への人事対応、会社がやるべき7つの手順

産業医から「この社員には就業制限が必要です」と告げられたとき、経営者や人事担当者はどう動けばよいのでしょうか。「業務が回らない」「本人が働きたいと言っている」「具体的に何をすればいいかわからない」——こうした戸惑いを抱えながら、対応が後手に回ってしまうケースが中小企業では少なくありません。

就業制限への対応を誤ると、労働安全衛生法上の義務違反となるだけでなく、社員の健康悪化による損害賠償リスクにもつながります。一方で、正しい手順を踏めば、会社も社員も守れる対応が可能です。本記事では、産業医が就業制限を勧告した場合の人事対応手順を、法的根拠とともに実務レベルで解説します。

産業医の「就業制限」とは何か——法的な位置づけを確認する

まず前提として、産業医の就業制限意見がどのような法的性格を持つのかを整理しておきましょう。

労働安全衛生法第66条の5第2項は、「事業者は、健康診断や面接指導の結果に基づき、産業医等の意見を踏まえて必要な就業上の措置を講じなければならない」と定めています。また同法第13条では、産業医が「事業者に対して勧告できる権限」を持つことが明記されており、2019年の法改正でこの権限はさらに強化されました。勧告内容は衛生委員会へ報告することも義務化されています。

重要なのは、産業医の意見は「命令」ではなく「意見」であるという点です。法律上、最終的な就業措置の決定権は会社（事業者）にあります。しかし、産業医の意見を合理的な理由なく無視して社員を働かせ続けた場合、労働契約法第5条に定める使用者の安全配慮義務違反となり、社員の健康状態が悪化したときに会社が損害賠償責任を問われる可能性があります。

「意見に過ぎないから従わなくてよい」という判断は法的に非常に危険です。産業医の意見には、合理的な理由がない限り従うことが実務上の原則です。

STEP1〜2：産業医意見書の受け取りと会社方針の決定

産業医意見書で確認すべき3つのポイント

就業制限への対応は、産業医からの意見書を正確に受け取るところから始まります。口頭での指示だけで動き出すことは避け、必ず書面（産業医意見書）の交付を求めてください。意見書には以下の3点が明記されていることを確認しましょう。

• 制限の種類と内容：全面的な就業禁止なのか、残業禁止・出張禁止・業務量の軽減といった部分的な制限なのかを具体的に確認する
• 制限期間の目安：「〇週間程度」「次回面談まで」など、いつまで制限が続くかの目安
• 再評価の時期：次回の産業医面談や状況確認のタイミング

意見書の内容が曖昧な場合は、産業医に追記・修正を依頼することをためらわないでください。判断材料が不明確では、会社として適切な措置を取れません。産業医サービスを活用することで、実務的で具体性のある意見書を継続的に受け取りやすくなります。

会社としての方針決定と記録保存

意見書を受け取ったら、会社として「どのような措置を取るか」を決定し、その内容と理由を記録に残します。産業医の意見と会社の対応内容が一致している場合も、一致していない場合も、どのような判断をしたかを文書化しておくことが後の紛争対策になります。

もし産業医の意見と異なる対応を取らざるを得ない事情がある場合（たとえば代替人員の手配に数日かかるなど）は、その理由と暫定措置を記録し、できるだけ速やかに産業医意見に沿った対応へ移行する計画を立ててください。

STEP3：本人への説明と同意形成——拒否された場合の対処法

就業制限対応で現場が最も頭を抱えるのが、「本人が働きたいと主張して拒否する」ケースです。特にメンタルヘルス不調の場合、本人に病識（自分が病気であるという認識）がないことも多く、説得が難しい状況も生じます。

この場合、会社が取るべきスタンスは明確です。就業制限の指示は「本人の希望に委ねるものではなく、安全配慮義務に基づく業務命令である」ことを丁寧かつ明確に伝えてください。本人の同意が必要な「お願い」ではなく、会社の命令権限の範囲内にある指示です。

説明の際に押さえておきたいポイントは以下のとおりです。

• 説明は口頭だけで済ませず、書面でも行い内容を記録として保存する
• 必要に応じて複数回、段階を踏んで説明の機会を設ける
• 会社だけでの説得が難しい場合は、産業医から本人へ直接説明してもらう場面を設定する
• 本人が依然として拒否する場合も、「業務命令への違反」として手続きを進めることができる

なお、産業医の意見と主治医（かかりつけ医）の診断書の内容が食い違うケースもあります。主治医は日常生活の回復を基準に判断する傾向があるのに対し、産業医は就労環境や業務の具体的な負荷を踏まえて判断します。両者の意見が異なる場合は、産業医に主治医の診断書を確認してもらったうえで、改めて会社としての判断を下すことが適切です。

STEP4〜5：休職命令の実施と休職中のフォロー体制

休職命令発令前に確認すべき就業規則

休職制度は法律上の義務ではなく、各社の就業規則に定められた制度です。まず自社の就業規則を確認し、休職の発令要件・期間・延長の可否・満了時の取り扱い（退職・解雇）を把握してください。就業規則に休職規定がない場合、法的には解雇の可能性も生じてしまうため、規定の整備は喫緊の課題です。

休職命令を出す際の実務手順は以下のとおりです。

• 休職命令書を書面で交付する：休職の開始日・理由・期間・連絡方法などを明記する
• 給与・社会保険の扱いを説明する：休職中の給与は法的義務がないため就業規則の規定による。社会保険料の会社負担は休職中も継続する
• 傷病手当金の案内を行う：業務外の傷病による休業の場合、健康保険から傷病手当金（標準報酬日額の3分の2を最長1年6か月）が支給される。申請手続きの流れを本人に説明する
• 主治医への情報提供に関する同意書を取得する：復職判断の際に必要となるため、この段階で取得しておく

休職中の連絡・フォロー体制のルール化

休職中に会社が「まったく連絡を取らない」ことも「頻繁に連絡して業務の話をする」ことも、どちらも問題になり得ます。連絡の頻度・方法・内容についてあらかじめルールを決め、本人にも伝えておくことが重要です。

一般的には、月に1〜2回程度、体調確認と事務手続きに関する連絡を書面やメールで行うことが適切とされています。業務に関する内容は原則として避け、人事担当者が窓口となる体制を整えましょう。

また、産業医との定期的な情報共有も継続してください。休職中の状況報告や、復職に向けたアドバイスをもらうためにも、産業医との連携を切らさないことが重要です。社員本人に対しては、リワークプログラム（職場復帰に向けた訓練プログラム）やメンタルカウンセリング（EAP）の活用を案内し、回復を支援する姿勢を示すことが望ましいでしょう。

STEP6：職場復帰の判断——主治医の診断書だけでは不十分な理由

「主治医が復職可能と診断書に書いてくれたので復職させた。しかし再び体調を崩してしまった」——こうした事例は珍しくありません。その背景には、主治医と産業医の判断基準の違いがあります。

主治医は患者の日常生活への適応を基準に「回復した」と判断します。一方、産業医は「その人が実際の業務環境の中で継続して働けるか」を基準に判断します。そのため、主治医の復職可能診断書だけを根拠に復職を決定することは避けるべきです。必ず産業医による復職可否の判断を経由させてください。

職場復帰の進め方については、厚生労働省が公表している「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」が実務上の標準として広く活用されています。この手引きでは、復職支援を以下の5つのステップで進めることが推奨されています。

• 第1ステップ：病気休業開始および休業中のケア
• 第2ステップ：主治医による職場復帰可能の判断
• 第3ステップ：職場復帰の可否の判断および職場復帰支援プランの作成
• 第4ステップ：最終的な職場復帰の決定
• 第5ステップ：職場復帰後のフォローアップ

試し出勤やリハビリ出勤といった段階的な復帰を制度として設けておくと、復職後の再発リスクを下げるうえで有効です。ただし、この制度も就業規則への明記が必要です。復職後は産業医との定期的なフォローアップ面談を設け、業務量や勤務時間の調整を継続して行うことが再発防止の鍵となります。

実践ポイント：中小企業が今すぐ整備すべき4つのこと

産業医からの就業制限意見に適切に対応するために、日頃から準備しておくべき体制を整理します。

• 就業規則の休職・復職規定を確認・整備する：発令要件・期間・延長・満了時の扱い・試し出勤制度の有無を確認し、不備があれば社会保険労務士と連携して改定する
• 産業医との関係を形式的にしない：小規模企業では産業医との接触が少なく、意見書が形式的になりがちです。社員の健康課題を定期的に共有し、実態に沿った意見をもらえる関係を構築することが重要です
• 対応記録を必ず文書で保存する：産業医の意見書・会社の判断内容・本人への説明記録・休職命令書・復職判断資料をすべて保存しておく。紛争になった際の証拠として機能します
• プライバシー保護と周囲への説明方針を事前に決める：対象社員の健康情報は要配慮個人情報です。他の社員への説明は「体調を崩して療養中」程度にとどめ、病名等の開示は本人の同意なく行わないことを原則としてください

まとめ

産業医から就業制限が必要と判断された場合の対応は、「意見書の確認→会社方針の決定→本人説明→休職命令の実施→休職中のフォロー→復職判断」という一連のステップに沿って進めることが基本です。

対応を誤れば、安全配慮義務違反による損害賠償リスクや、社員の健康状態のさらなる悪化を招く可能性があります。一方で、正しい手順を踏み、記録を残しながら対応することで、会社と社員双方にとって最善の結果につながります。

「何から手をつければいいかわからない」という状態を脱するために、まずは自社の就業規則と産業医との連携体制を見直すことから始めてみてください。専門的なサポートを活用しながら、社員の健康と職場の安定を両立させる体制づくりを進めていきましょう。