「従業員に有給休暇を取らせたいが、うちは少人数で業務が回らなくなってしまう」「パートやアルバイトも義務の対象になるのか知らなかった」——中小企業の経営者や人事担当者から、このような声をよく耳にします。
2019年4月に施行された労働基準法の改正により、年次有給休暇の取得義務化が始まりました。施行から数年が経過した今もなお、対応が不十分なまま運営している企業は少なくありません。違反した場合には労働者1人あたり最大30万円の罰金が科される可能性があるため、「なんとなく対応している」では済まない状況です。
本記事では、有給休暇取得義務化の制度内容を正確に整理しながら、人手不足や繁忙期の問題を抱える中小企業でも実践しやすい対応方法を具体的に解説します。
有給休暇取得義務化とは：制度の基本を正確に理解する
まず、制度の根拠と対象者について正確に把握しておきましょう。
根拠法令は労働基準法第39条第7項です。年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、使用者（会社）は毎年5日以上の有給休暇を時季を指定して取得させる義務を負います。重要なのは「労働者が申請しなかったから取れなかった」では免責にならない点です。5日に達していない場合、会社側が積極的に時季（取得する日）を指定しなければなりません。
対象となる労働者の範囲
「正社員だけが対象」という誤解が中小企業では非常に多く見られます。実際の対象は以下のとおりです。
- 正社員・フルタイム労働者：入社後6ヶ月経過、出勤率80%以上で10日付与。入社と同時に義務の対象となります。
- パート・アルバイト：週所定労働日数や年間所定労働日数に応じて比例付与されます。週4日以上または年間169日以上勤務するパートタイム労働者は10日以上付与されるケースがあり、その場合は義務の対象です。
週4日勤務のパート社員が複数いる企業では、実は多くの従業員が義務の対象になっている場合があります。雇用形態だけで判断せず、付与日数を個別に確認することが必要です。
カウントの仕組みと「5日」の意味
5日の取得義務は「会社が新たに5日を与える」ということではありません。労働者が自ら申請して取得した日数や、計画的付与（後述）によって取得した日数も合算してカウントできます。ただし、時間単位年休（1時間単位での取得）は5日のうち最大5日分まで換算可能ですが、労使協定の締結が前提となります。また半日単位の取得は0.5日として換算可能です。
中小企業が陥りやすい誤解と失敗パターン
制度への対応が不十分になりやすい背景には、いくつかの典型的な誤解があります。自社が該当していないか確認してみてください。
誤解1：「本人が申請しないから義務は果たせない」
これは最も多い誤解です。有給休暇の取得が5日に達していない場合、使用者が時季を指定して取得させる義務があります。従業員が「忙しいから」「申請しにくいから」という理由で取得しなかったとしても、会社の責任は免れません。従業員の申請を待つだけでは不十分であることを、管理職を含めた組織全体で認識する必要があります。
誤解2：「パートは対象外だろう」
前述のとおり、週4日以上または年間169日以上勤務するパートタイム労働者は10日以上の有給休暇が付与されるため、義務の対象です。特に小売・飲食・介護などパートが多い業種では、管理対象者が思った以上に多い場合があります。
誤解3：「繁忙期に時季変更を繰り返せばいい」
業務上やむを得ない場合は時季変更権（取得時季を変更する権利）を行使できますが、最終的に5日の取得を妨げることはできません。繁忙期を理由に変更を繰り返した結果、基準日から1年以内に5日に達しなかった場合は違反となります。
誤解4：「管理簿は就業規則に書いてあれば十分」
就業規則への記載とは別に、個人ごとの年次有給休暇管理簿を作成・3年間保存することが義務付けられています。管理簿に記載すべき項目は「時季（取得した日）」「日数」「基準日」の3点です。この管理簿が整備されていない場合も違反となりますので、注意が必要です。
人手不足でも回せる：実務的な有給管理の仕組みづくり
中小企業で最も多い悩みが「少人数で業務を回しているため、誰かが休むと現場が回らない」という問題です。しかし、仕組みを整えることで、有給取得と業務継続を両立させることは十分に可能です。
計画的付与制度の活用が特に有効
計画的付与制度とは、労使協定を締結することで、会社が計画的に有給休暇の取得日をあらかじめ指定できる制度です。たとえば、夏季休暇・年末年始・GW期間中に会社全体で一斉に取得する日を設けることで、個別管理の手間を大幅に削減できます。
この制度のポイントは以下のとおりです。
- 労使協定（事業場の労働者の過半数を代表する者との書面による協定）の締結が必要
- 計画的付与の対象にできるのは、付与日数のうち5日を超える部分（5日は個人の自由取得分として確保する必要がある）
- 全員一斉取得のほか、班・グループごとに交代で取得する方式も認められている
特定の期間に業務が集中する中小企業では、会社の閑散期に合わせて計画的付与日を設定することで、業務への影響を最小限に抑えながら義務を果たせます。
基準日の統一化で管理を効率化する
従業員ごとに入社日が異なると、基準日もバラバラになり管理が非常に煩雑になります。対策として有効なのが、4月1日など特定の日に一斉付与（基準日の統一）する方式です。
ただし、入社6ヶ月未満の従業員に10日を付与することになった場合には「短縮付与」の扱いとなるため、本来の付与日数より多く付与することになります。この点を踏まえてコスト試算をしたうえで導入を検討してください。メリットとしては、管理担当者の負担が大幅に軽減され、ミスも起きにくくなります。
取得状況の定期チェックとタイムリーな声かけ
基準日から6ヶ月が経過した時点で、各従業員の取得状況を確認することを習慣化しましょう。この時点で未取得日数が3日以上残っている場合は、残り半年での取得促進が必要なサインです。管理者から個別に「年内の取得予定を一緒に確認しましょう」と声をかける仕組みを作ると、年度末ギリギリになる事態を避けられます。
また、連続した休暇取得を促すことも効果的です。単発での1日取得よりも、3〜5日連続での取得を推奨することで、業務カバー体制を事前に整えやすくなり、職場全体の有給取得に対する意識改革にもつながります。
年次有給休暇管理簿の整備：最低限押さえるべき実務
法的に義務化されている管理簿の整備について、実務的な観点から解説します。
管理簿に必要な項目
年次有給休暇管理簿には、少なくとも以下の3項目を記録することが求められています。
- 基準日：有給休暇が付与された日（または統一基準日）
- 付与日数・取得日数：付与された日数と実際に取得した日数
- 時季：実際に取得した日付（具体的な日にち）
ExcelやGoogleスプレッドシートを使って個人別に管理するのが最もシンプルな方法です。クラウド型の勤怠管理システムを使っている場合は、そのシステムで管理簿を自動生成できるものも多くあります。ツールの選択よりも「全員分を漏れなく管理し、3年間保存する」ことを優先してください。
時季指定の記録化を徹底する
会社が時季を指定した場合、その記録を必ず残してください。口頭での指定だけでは、後から「指定した・していない」の認識齟齬が生じるリスクがあります。書面、メール、社内システムのいずれかで指定の記録を残すことを社内ルールとして定めましょう。指定したにもかかわらず業務上の都合で取得できなかった場合の再指定も、同様に記録として残してください。
職場文化の改善と従業員への周知
制度や管理の仕組みが整っても、「休みにくい雰囲気」が残っていると実際の取得は進みません。義務化対応は、単なる法令遵守の問題ではなく、働きやすい職場環境づくりと一体で取り組む必要があります。
従業員が有給休暇を取りやすい環境を整えるには、以下のような取り組みが参考になります。
- 経営者・管理職自身が積極的に有給休暇を取得し、模範を示す
- 有給休暇の取得理由を申告させない（理由なく取れることを明示する）
- 業務のマニュアル化・引き継ぎ体制の整備で「自分がいないと回らない」という状況を改善する
- 従業員への制度説明（なぜ義務化されたか、会社としての方針）を丁寧に行う
特に多忙な職場環境では、従業員のメンタルヘルスにも影響が出ることがあります。有給取得が進まない背景に、過重労働や職場のストレスが隠れているケースも少なくありません。そのような場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の導入によって、従業員が相談しやすい環境を整えることも一つの選択肢です。
実践のための優先順位：今すぐ着手すべき3つのこと
すべてを一度に整えるのは難しいという方も多いかと思います。まずは以下の3点から着手することをお勧めします。
- 1. 管理簿の整備と現状把握：現在の取得状況を把握できていない場合、まず管理簿を作成し、未取得者を確認することから始めてください。
- 2. 計画的付与制度の検討：労使協定の締結が必要ですが、一度仕組みを作れば毎年の管理が大幅に楽になります。夏季や年末年始の休暇日程を確定させる機会に、計画的付与の枠組みに組み込むことを検討してください。
- 3. パート・アルバイトの付与日数確認：雇用形態を問わず、有給休暇の付与日数を全従業員分で確認し、10日以上付与されている方が全員管理対象に含まれているか見直してください。
また、労務管理の専門的なサポートが必要な場合や、職場の健康管理全体を見直したい場合は、産業医サービスを活用することで、法令対応と従業員の健康管理を一体的に進めることができます。
まとめ
有給休暇取得義務化への対応は、「5日取らせれば終わり」という単純なものではありません。管理簿の整備・基準日の管理・時季指定の記録化・パートを含む全従業員の把握、これらを組み合わせた継続的な仕組みが必要です。
一方で、計画的付与制度や基準日の統一化など、中小企業の実情に合わせた合理的な方法も存在します。罰則リスクへの対応というネガティブな動機からだけでなく、従業員が休みやすい職場をつくるという視点で取り組むことが、長期的には人材定着や生産性向上にもつながります。
「何から手をつければいいかわからない」という場合には、まず自社の有給取得状況を可視化することが第一歩です。現状を数字で把握することで、優先すべき課題が自然と見えてきます。
Q. パートタイム労働者にも有給休暇取得の義務化は適用されますか？
はい、適用されます。週4日以上または年間169日以上勤務するパートタイム労働者には10日以上の有給休暇が付与される場合があり、その場合は正社員と同様に5日以上の取得を使用者が確保する義務があります。雇用形態ではなく付与日数で判断してください。
Q. 従業員が有給休暇の申請をしてくれない場合、会社はどうすればよいですか？
5日に達していない場合、会社側が時季を指定して取得させる義務があります。「本人が申請しなかったから」は免責事由になりません。管理者が個別に声かけを行い、取得予定日を確認・記録することが必要です。それでも応じない場合は、会社が具体的な日程を指定したうえで書面等で通知し、その記録を残してください。
Q. 有給休暇管理簿はどのような形式で作成すればよいですか？
特定のフォーマットは法令上定められていませんが、「基準日」「付与日数・取得日数」「取得した時季（日付）」の3項目を個人ごとに記録することが必要です。ExcelやGoogleスプレッドシートでも問題ありません。作成した管理簿は3年間の保存が義務付けられています。
Q. 計画的付与制度を導入するにはどのような手続きが必要ですか？
事業場の労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者との間で、書面による労使協定を締結する必要があります。協定では取得させる時季と日数を定め、対象となる労働者の範囲も明記することが一般的です。就業規則への記載も合わせて行うことが推奨されます。
