「また休職してしまった…今度はいつ戻ってくるのか」「もう何度目だろう、周りのメンバーも限界に近い」——そうした声を、人事担当者や経営者の方から聞くことは珍しくありません。
休職を繰り返す従業員への対応は、中小企業にとって特に深刻な経営課題です。代替要員の確保が難しい環境下で、一人の長期離脱が業務全体に波及し、残った社員への負担が積み重なっていく。しかも「どこまで待てばいいのか」「解雇してもいいのか」という判断基準が見えず、対応が後手後手になってしまう——こうした悩みを抱えながら、正解を探し続けている担当者が多くいます。
この記事では、繰り返す休職への対応策と、トラブルを未然に防ぐための就業規則整備について、法律的な根拠も踏まえながら実務的に解説します。「とにかく何から手をつければいいか」という方にも、具体的なポイントをお伝えしていきます。
なぜ休職が繰り返されるのか——問題の本質を理解する
再休職・複数回休職が起きる背景には、いくつかの共通したパターンがあります。まずその本質を理解しておくことが、適切な対応の第一歩になります。
復職の判断基準が曖昧なまま職場復帰している
主治医（かかりつけ医や専門医）が「復職可能」と診断書に書いたからといって、それがそのまま「職場で問題なく働ける状態」を意味するわけではありません。主治医の役割は患者の治療であり、職場環境や業務内容を熟知したうえで判断しているケースは少ないのが現実です。
会社として産業医（従業員の健康管理を専門に支援する医師）の意見を確認せずに、主治医の診断書だけで復職を認めてしまうと、職場の実態に合わない状態で復帰することになり、短期間での再発につながりやすくなります。
職場環境・業務負荷の根本的な改善がなされていない
休職の背景に過重労働や職場の人間関係のトラブル、ハラスメントが潜んでいる場合、それらが解消されないまま復職すれば、再び同じ状況に追い込まれるリスクが高まります。「原因への対処」なしに「症状の回復」だけを確認して復帰させるのは、再休職を招く構造を放置していることと同じです。
就業規則に再休職への備えがない
多くの中小企業の就業規則では、休職期間の上限は定めてあっても、「復職後に再発した場合の扱い」が明記されていないケースが見受けられます。この場合、再休職のたびに「また最初から休職期間がリセット」されてしまい、事実上いつまでも在籍し続けるという状況が生まれやすくなります。これは会社にとっても、本人にとっても健全な関係ではありません。
知っておくべき法律の基本——解雇・休職・合理的配慮
休職対応を進めるうえで、最低限押さえておきたい法律上のポイントを整理します。
休職制度は法律上の義務ではない
まず大前提として、休職制度は労働基準法などで義務付けられたものではなく、会社が就業規則で任意に設ける制度です。ただし、休職規定がない状態で従業員が病気や怪我で働けなくなった場合、即座に解雇することは「解雇権の濫用（らんよう）」として無効になるリスクが高くなります。労働契約法第16条は、解雇に「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」を求めており、この基準を満たさない解雇は法的に無効となります。
つまり、休職規定は「従業員を守る制度」であると同時に、「会社が適切な手順を踏んで雇用を終了させるための制度」でもあります。規定がないことは、会社にとって大きなリスクです。
休職期間満了による退職は有効な手段となりうる
就業規則に「休職期間が満了しても復職できない場合は自然退職（または解雇）とする」と明確に定められており、その内容を本人にも周知している場合、期間満了による退職処理は有効な手段となりえます。これは解雇権の濫用には当たらないと判断されるケースが多いですが、規定が曖昧な場合や事前通知がない場合はトラブルになりやすいため、就業規則の文言と運用の両面での準備が重要です。
傷病手当金は「通算1年6か月」に変わっている
業務外の病気や怪我で休職する場合、健康保険から傷病手当金が支給されます。2022年の健康保険法改正により、同一疾病での傷病手当金の支給は「通算で1年6か月」となりました。つまり、一度復職して受給を止めた後に同じ病気で再休職しても、残りの期間分しか受給できない仕組みです。これは本人への説明時にも重要な情報となります。
精神疾患には「合理的配慮」の提供義務がある
うつ病などの精神障害を持つ従業員に対しては、障害者雇用促進法（第36条の3）に基づき、会社は合理的配慮（業務内容の調整、勤務時間の短縮など）を提供する義務があります（2016年施行）。「配慮できない」と一律に拒否することはできませんが、「過度な負担とならない範囲」という条件がついているため、すべての要求を無条件に受け入れる必要はありません。どこまでが合理的配慮の範囲かは、個別の状況によって異なります。
なお、業務が原因と認められる精神疾患は労働災害（労災）として扱われます。この場合、療養中および療養終了後30日間は解雇が制限されるうえ（労働基準法第19条）、会社の安全配慮義務違反として損害賠償請求を受けるリスクもあります。過重労働やハラスメントが背景にある場合は、特に慎重な対応が求められます。
就業規則に盛り込むべき休職規定の要点
繰り返す休職への対応を適切に行うためには、就業規則の整備が不可欠です。以下の項目は、特に重点的に見直すべきポイントです。
休職期間の「通算規定」を設ける
最も重要な整備項目の一つが、再休職時の期間計算ルールです。例えば「復職後6か月以内に同一または類似の疾病により再度休職する場合は、前回の休職期間と通算する」という形で規定しておくことで、休職期間が無限にリセットされる事態を防げます。
また、精神疾患と身体疾患で休職期間を分けて設定している企業もあります。精神疾患は回復に時間がかかるケースが多いことを踏まえ、勤続年数別に「勤続3年未満は最長6か月、3年以上は最長1年」といった形で設定することも一つの方法です。
復職要件を明文化する
「主治医の診断書のみで復職を認める」という運用を続けていると、前述のように実態に合わない復職につながります。就業規則には「復職に際しては、主治医の診断書に加えて、会社が選任する産業医（または会社が指定する医師）の意見書を必要とする」旨を明記しておきましょう。これにより、会社が独自に就労可否を判断する根拠が生まれます。
また「会社が必要と認める場合は、指定医師への受診を命じることができる」という受診命令規定も設けておくと、主治医と産業医の意見が食い違ったときの対応がスムーズになります。
休職期間満了の効果を明確に記載する
「休職期間が満了し、かつ復職できる状態にない場合は、期間満了日をもって自然退職（または解雇）とする」という条文を明確に盛り込んでおくことが重要です。この記載がないと、期間が過ぎても在籍させ続けることになり、後から退職処理をしようとしたときに法的紛争に発展するリスクがあります。
なお、常時10人以上の従業員を雇用している事業場は、就業規則の作成と労働基準監督署への届け出が義務付けられています（労働基準法第89条）。10人未満であっても、就業規則の整備は経営上のリスク管理として強く推奨されます。
リハビリ出勤（試し出勤）制度を規定化する
完全復帰の前段階として、段階的に職場に慣れる「リハビリ出勤（試し出勤）」制度を設ける企業が増えています。この制度を導入する場合は、その期間中の労働者性（雇用関係の有無）や賃金の扱いを就業規則に明確にしておかなければ、後から「働いていたのに賃金が払われなかった」というトラブルになりかねません。
再休職を防ぐための実務対応プロセス
就業規則の整備と並行して、実際の運用面でも適切なプロセスを構築することが再発防止につながります。
休職開始時に書面で条件を明示する
休職が決まった時点で、「休職通知書」または「休職辞令」を書面で本人に交付し、以下の内容を明示することが重要です。
- 休職開始日と休職期間の上限
- 再休職の場合は期間を通算する旨
- 復職に必要な手続き（診断書・産業医面談など）
- 期間満了時の取扱い（自然退職または解雇）
「知らなかった」「聞いていない」というトラブルを防ぐために、本人の署名・受領確認を得た記録を残しておきましょう。
休職中も月1回程度の定期連絡を行う
休職中に会社が完全に放置することは、安全配慮義務の観点から問題があります。本人の状態把握と復職準備の観点から、月1回程度のメールや電話による状況確認を行い、その記録を残しておきましょう。ただし、頻繁すぎる連絡は本人にプレッシャーを与えて回復を妨げる場合もあるため、無理のない頻度と方法で行うことが大切です。
産業医が選任されていない中小企業（常時50人未満の事業場は産業医の選任義務なし）の場合は、地域産業保健センター（地産保）が提供する無料相談サービスを活用することができます。
復職時面談と復職後フォローアップを徹底する
復職を認める際には、業務内容・配置・勤務時間などの条件について面談を行い、双方が合意した内容を文書化して記録に残します。この合意書は、後から「そんな条件は聞いていない」という主張を防ぐ証拠にもなります。
復職後は、最初の3か月間を目安に月1回以上の面談（上司または人事担当者）を実施し、体調や職場適応の状況を確認するフォローアップ体制を整えましょう。早期に兆候を察知して対応することが、再休職の予防に直結します。
また、メンタルヘルス不調を抱える従業員が利用できる相談窓口として、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も有効な選択肢の一つです。外部の専門家が継続的にサポートすることで、職場内では話しにくい悩みを吐き出せる場を提供でき、再発リスクの低減が期待できます。
よくある誤解と、判断に迷ったときの対処法
「主治医がOKなら復職させなければならない」は誤り
主治医が「復職可能」と診断書に記載していても、会社は独自に就労可否を判断する権限を持っています。特に職場環境や業務内容を熟知している産業医が「時期尚早」と判断した場合、その意見を重視することは合理的な経営判断です。ただし、その際は判断の根拠を記録に残しておくことが重要です。
「休職中は何もしなくていい」は誤り
休職中に会社が何もしないことは、安全配慮義務の観点から問題となりえます。連絡が途絶えた状態が続いたり、復職支援が全くなかったりした場合、「会社が回復を妨げた」という主張の根拠になることもあります。適切な頻度での状況把握と、復職プログラムの提示を行うことが求められます。
「休職＝解雇できない」は必ずしも正しくない
休職中でも、就業規則に期間満了による退職規定がある場合は、適切な手続きを踏むことで雇用関係を終了させることが可能です。ただし、労災認定されている場合や、会社に安全配慮義務違反がある場合は、解雇・退職処理に制限がかかることがあります。判断が難しい場合は、必ず社会保険労務士や弁護士に相談したうえで行動することを強くお勧めします。
実践ポイントまとめ——今日からできる5つのアクション
- 就業規則を点検し、休職の通算規定・復職要件・満了時の効果を明記する：これが最優先の整備項目です。規定が曖昧なまま運用すると、すべての対応が後手になります。
- 休職開始時に条件を書面で交付し、本人の署名を得る：「知らなかった」トラブルを防ぐための基本動作です。
- 産業医との連携体制を整える、または地産保・外部サービスを活用する：復職判断に医学的根拠を持たせることが、会社の判断を法的に守ることにつながります。産業医サービスの活用を検討してみてください。
- 休職中の定期連絡と復職後フォローアップを仕組み化する：個人の善意ではなく、制度として運用することが継続の鍵です。
- 複雑なケースは早めに専門家に相談する：労災の可能性がある、ハラスメントが背景にある、退職を視野に入れているといったケースは、社会保険労務士や弁護士への相談を先延ばしにしないことが重要です。
まとめ
休職を繰り返す従業員への対応は、「感情」ではなく「仕組み」で行うことが重要です。本人への配慮は大切にしながらも、就業規則という明確なルールと、書面による記録というエビデンスに基づいて対応することで、会社も従業員も守られます。
「どこまでやればいいのか」「このまま続けていいのか」という迷いが生じたとき、頼りになるのは整備された規定と、専門家のサポートです。まずは自社の就業規則を見直すことから、今日始めてみてください。
よくある質問
休職期間中に傷病手当金をもらっている従業員を、期間満了で退職させることはできますか？
傷病手当金の受給中であっても、就業規則に休職期間満了による退職・解雇の規定が明記されており、本人へ事前に書面で通知している場合は、原則として期間満了による退職処理は有効と判断されるケースがあります。ただし、労災認定されている場合は療養期間中および終了後30日間は解雇が禁止されています（労働基準法第19条）。また業務上の疾病・精神疾患の場合は安全配慮義務違反が問われる可能性もあるため、必ず社会保険労務士や弁護士に相談したうえで対応することをお勧めします。
産業医がいない中小企業でも、復職判断を適切に行う方法はありますか？
常時50人未満の事業場には産業医の選任義務はありませんが、それでも復職判断に医学的根拠を持たせることは重要です。地域産業保健センター（地産保）では産業医への無料相談が利用できます。また外部の産業医サービスを契約ベースで活用する方法もあります。主治医の診断書だけで判断するリスクを考えれば、こうした外部リソースを積極的に活用することが、会社を守ることにつながります。
復職後に業務軽減や配置転換を求められた場合、どこまで応じる必要がありますか？
障害者雇用促進法では、精神疾患（うつ病等）を含む障害のある従業員に対して、合理的配慮を提供する義務を定めています（第36条の3）。ただし「過度な負担とならない範囲」という条件が付いており、すべての要求を無条件に受け入れる義務はありません。業務軽減・勤務時間短縮・配置転換などを検討する際は、産業医の意見も参考にしながら、対応の可否とその理由を記録に残しておくことが大切です。何が「過度な負担」に当たるかは個別の状況によって異なるため、判断に迷う場合は専門家への相談を推奨します。
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