「先月、残業が80時間を超えた社員がいるんですが、何か対応しなければいけませんか？」——人事担当者からこのような相談を受けることは、産業保健の現場では珍しくありません。法律上の義務は知っていても、実際にどのような手順で動けばよいのか、具体的なフローが整備されていない企業は中小企業を中心に数多く存在します。
月80時間を超える時間外・休日労働は、労働安全衛生法が定める面接指導の実施義務が生じる重要な閾値（しきいち）です。この閾値は、過労死の労災認定基準とも重なる水準であり、放置すれば従業員の健康被害だけでなく、企業の法的リスクにもつながります。しかし現実には、「誰が何時間残業しているかを毎月正確に把握できていない」「産業医との日程調整が煩雑で面接が後回しになっている」という声が後を絶ちません。
本記事では、月80時間超の面接指導を確実に実施するための管理フローを、法律の根拠とともに実務ベースで解説します。担当者が変わっても機能する仕組みの構築を目指している経営者・人事担当者の方に、ぜひ最後までお読みいただければと思います。
なぜ月80時間が重要な基準なのか——法律上の根拠を整理する
まず、月80時間という数字がなぜ重要なのかを、法律の観点から確認しましょう。この水準は、二つの重要な規制と連動しています。
労働安全衛生法第66条の8が定める面接指導義務
労働安全衛生法第66条の8は、時間外・休日労働が月80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる労働者に対して、使用者が医師による面接指導を実施しなければならないことを定めています。一般労働者の場合、労働者本人からの「申出」が実施要件の一つとなっています。
なお、研究開発業務に従事する労働者については第66条の8の2が適用され、月100時間超の場合は本人の申出がなくても義務的に実施しなければなりません。また、高度プロフェッショナル制度（いわゆる「高プロ」）の対象者には第66条の8の4が適用されます。さらに、第66条の9では月80時間未満であっても必要と認める場合に面接指導等の措置を講じる努力義務が定められており、80時間をやや下回る水準でも注意が必要です。
時間外労働の上限規制との連動
労働基準法第36条（いわゆる「36協定」）に基づく時間外労働の上限規制においても、月80時間は重要な数字です。特別条項付き36協定を締結している場合でも、複数月の平均では月80時間以内に収めることが義務付けられており、単月は100時間未満が上限とされています。つまり、この水準を超えることは上限規制違反と面接指導義務違反の両方のリスクを同時に生じさせます。
違反した場合のリスク
面接指導を実施しなかった場合、労働安全衛生法第120条に基づき50万円以下の罰金が科される可能性があります。さらに重大なリスクとして、過労死や精神疾患が発生した場合の民事上の損害賠償責任があります。「知らなかった」「人手が足りなかった」という言い訳は、安全配慮義務違反の判断において考慮されない場合があります。
Step1：労働時間の正確な把握体制を整える
面接指導の管理フローを機能させるためには、その前提として労働時間の正確な把握が不可欠です。労働安全衛生法第66条の8の3は、使用者が客観的な方法により労働時間を把握することを義務付けています。
客観的な記録方法を優先する
タイムカード・ICカード・パソコンのログイン・ログアウト記録・勤怠管理システムのログなど、客観的な記録を労働時間把握の主軸に置くことが原則です。従業員の自己申告のみに頼る方法は、過少申告が発生しやすく、原則として客観的方法の補完的な手段と位置づけるべきとされています。在宅勤務・テレワーク時の労働時間についても、PC接続ログや業務報告書との突合を行い、実態を反映した記録を残しましょう。
起算日と集計期間を統一する
中小企業で特に多い問題が、集計期間の不統一です。部署ごとに締め日が異なっていたり、月をまたいだ際の扱いが担当者によって異なっていたりすると、「誰が80時間を超えているか」を正確に把握できません。毎月1日〜末日を基本単位として統一し、可能であれば賃金計算期間と合わせることで、集計の手間と誤りを減らすことができます。
管理職・みなし労働時間制の適用者も対象に含める
管理監督者（いわゆる「管理職」）は労働基準法上の労働時間規制の一部が適用除外となりますが、労働安全衛生法上の健康管理の対象からは除外されません。裁量労働制の適用者についても同様です。「管理職だから労働時間を管理しなくていい」という思い込みは誤りであり、面接指導の対象から漏れないよう、全従業員を把握の対象とする体制を整えることが重要です。
Step2：月次抽出ルーティンを確立する
労働時間の把握体制が整ったら、次は毎月確実に80時間超の該当者を抽出するルーティン（定型的な手順）を構築します。この仕組みがなければ、担当者の記憶や気づきに依存した運用となり、見落としが発生します。
集計締め日の翌営業日に一覧を出力する
勤怠管理システムに80時間超のアラート機能がある場合は積極的に活用しましょう。システムがない場合は、Excelなどを使ったチェックシートを設計し、集計締め日の翌営業日に担当者が必ず確認・出力するスケジュールをカレンダーに登録しておくことを推奨します。重要なのは、この作業を「やれたらやる」ではなく毎月必ず行う定型業務として位置づけることです。
70時間超の時点で事前に警告する
理想的には、月70時間を超えた時点でアラートを設定し、部門管理職と人事担当者の双方に通知が届く仕組みを用意しましょう。これにより、80時間を超えてから慌てて対応するのではなく、超過前に業務量の調整を検討する機会を作ることができます。予防的な介入は、面接指導の発生件数そのものを減らす効果も期待できます。
担当者と確認者を明文化する
抽出作業の担当者・最終確認者・産業医への連絡担当者を業務マニュアルに明記し、引継ぎ時にも機能する体制を整えることが大切です。「前任者がやっていたから詳細がわからない」という状況が最も危険です。
Step3：申出勧奨から面接実施までのフローを整備する
80時間超の該当者が抽出されたら、次は申出勧奨→申出受付→面接実施→措置の検討という一連のフローを確実に回します。
申出勧奨は義務——書面等で通知する
労働安全衛生規則第52条の3は、使用者が80時間超の労働者に対し、面接指導を受けられることを書面またはこれに準ずる方法（メール・社内システムなど）で通知し、申出を勧奨することを義務付けています。「本人が申し出ないからやらなくていい」ではなく、申し出やすい環境を整えることが使用者の義務です。通知の記録は必ず保存しておきましょう。
通知の内容には、面接指導の目的・申出の方法・申出先の窓口（人事部門または産業保健スタッフ）・申出書の様式を明記します。様式はあらかじめ社内イントラや共有フォルダに置いておくと、従業員が申し出やすくなります。
申出があった場合の対応期限を守る
労働者から面接指導の申出があった場合、おおむね1ヶ月以内に実施することが求められています。「産業医の都合が合わない」「忙しい時期だった」という理由で先延ばしにすることは認められません。
実務上は、産業医が非常勤で月1回しか訪問しない企業も多く存在します。そうした場合には、産業医の訪問日に面接枠をあらかじめ確保しておくことが有効です。前月の集計締め後に産業医に候補者情報を共有し、訪問前に準備できるよう連携体制を整えておきましょう。産業医との連携強化については、産業医サービスを活用することで、中小企業でも安定した面接指導体制を構築しやすくなります。
本人が面接を拒否する場合の対応
「面接を受けたくない」「仕事が忙しくて時間が取れない」という理由で申出を躊躇したり、申出後にキャンセルしたりするケースも実際に起こります。この場合、使用者として適切な勧奨を行ったことを記録に残した上で、再度の勧奨を継続することが重要です。また、健康相談の場として気軽に利用できるEAPの導入も、心理的ハードルを下げる一つの手段です。
Step4：面接後の就業上の措置と記録保存を徹底する
面接指導は実施して終わりではありません。面接後の対応こそが、過重労働管理の本来の目的です。
医師の意見を聴き、就業上の措置を講じる
面接指導を行った医師から意見を聴き、必要に応じて就業上の措置（時間外労働の制限・業務の軽減・部署異動・休養など）を講じることが、労働安全衛生法第66条の8第5項に定められています。医師の意見を上司や現場に伝えるルートが整備されていない企業では、「面接はした、記録もある、でも何も変わっていない」という形骸化が起きがちです。
就業上の措置の内容・実施時期・担当者を明確にし、人事部門から該当部門の管理職に正式に伝達するルートを確立しましょう。措置の実施後は、一定期間後にフォローアップを行い、実際に改善されているかを確認することも求められます。メンタルヘルス上の支援が必要な場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の活用も選択肢の一つです。
記録は5年間保存する
面接指導の実施記録（実施日・対象者氏名・医師の氏名・面接内容の要点・就業上の措置の内容など）は、5年間の保存が義務付けられています（当面は3年間の経過措置あり）。記録の様式をあらかじめ整備し、面接のたびに確実に作成・保管する運用を整えましょう。
確実な実施のための実践ポイント
- フローを文書化する：口頭での運用は担当者交代とともに消滅します。「何時間超で誰が何をするか」を1枚のフロー図に落とし、就業規則・安全衛生管理規程と連動させましょう。
- 産業医との事前連携を習慣化する：毎月の訪問前に候補者リストと関連情報を共有し、「訪問日＝面接日」として機能するよう日程を固定化します。
- 通知テンプレートを整備する：対象者への勧奨通知・申出書様式・医師への情報提供シートなど、繰り返し使える様式を整えることで担当者の負担を大幅に減らせます。
- 経営者がコミットメントを示す：過重労働対策は人事担当者だけでは機能しません。経営者が「面接指導は必ず実施する」と方針を明示し、現場管理職の協力を引き出す姿勢が重要です。
- 50人未満企業も対策を怠らない：産業医の選任義務は常時50人以上の事業場ですが、50人未満であっても面接指導の義務は適用されます。地域産業保健センターの無料相談や、嘱託産業医の活用を検討しましょう。
- リアクティブからプロアクティブへ：過労死やメンタル不調が起きてから慌てる体質を変えるために、月70時間超の段階で管理職が介入する仕組みを取り入れることが有効です。
まとめ
月80時間超の面接指導を確実に実施するためには、労働時間の把握→該当者の抽出→申出勧奨→面接実施→就業上の措置→記録保存という一連のフローを、担当者の記憶や熱意に頼らず、仕組みとして機能させることが不可欠です。
法律の義務を果たすことはもちろんですが、その本質は「長時間働いている従業員を放置しない」という使用者としての責任にあります。中小企業においてリソースが限られているからこそ、フローの標準化と外部専門職の活用を組み合わせることで、効率よく実効性のある体制を整えることができます。今回ご紹介した各ステップを参考に、自社の現状と照らし合わせながら、改善できるところから着手してみてください。
よくある質問（FAQ）
Q1. 月80時間を超えた従業員が「面接は不要」と言っている場合、面接を実施しなくてもよいですか？
一般労働者の場合、面接指導の実施には本人からの「申出」が要件となっています。ただし、使用者には申出を勧奨する義務（安衛則第52条の3）があり、勧奨を行わずに放置することは違法となります。本人が申し出ない場合でも、書面等で勧奨を行い、その記録を保存することが必要です。申出を断られた場合でも、継続的に勧奨を行うことが求められます。
Q2. 産業医が月1回しか来ない場合、1ヶ月以内の実施期限を守るのが難しいのですが、どうすればよいですか？
産業医の訪問日に面接枠をあらかじめ確保しておき、前月の集計結果を事前に共有することで、訪問当日にスムーズに面接を実施できる体制を整えることが基本的な対策です。どうしても1ヶ月以内に産業医との面接が難しい場合は、嘱託産業医との契約内容の見直しや、地域産業保健センターへの相談も選択肢となります。産業医サービスの内容を見直し、面接指導に柔軟に対応できる体制を整えることも検討してください。
Q3. 裁量労働制や管理監督者（管理職）も面接指導の対象になりますか？
はい、対象になります。裁量労働制の適用者や管理監督者は、労働基準法上の労働時間規制の一部が適用除外となりますが、労働安全衛生法上の健康管理は適用除外とはなりません。実際の労働時間（在社時間・業務時間）を客観的に把握し、80時間を超えている場合は面接指導の対象として取り扱う必要があります。「管理職だから自己管理で問題ない」という誤解が見落としにつながるケースが多いため、注意が必要です。
