従業員が休職した際、多くの中小企業の経営者や人事担当者が直面するのが「どのくらいの頻度で、どんな内容を連絡すればいいのか」という問題です。連絡しすぎると従業員に精神的な負担をかけてしまうのではないか、逆に連絡しなすぎると復職の見通しが立たなくなるのではないか——そういった不安を抱えながら、感覚で対応している企業が少なくありません。
実際、休職中の従業員への不適切な連絡がきっかけでハラスメント問題に発展したり、逆に連絡が途絶えたことで安全配慮義務違反を問われたりするケースも起きています。専任の人事担当者を置く余裕がない中小企業ほど、こうしたリスクに無防備なままになりがちです。
この記事では、休職中の従業員との通信頻度と内容について、法的な根拠をふまえながら、中小企業でも実践できる具体的なルールをわかりやすく解説します。
休職中でも「安全配慮義務」は続いている
まず押さえておきたいのが、休職中であっても労働契約は継続しているという点です。労働契約法第5条は、使用者（会社）が労働者の「生命・身体等の安全を確保しつつ労働できるよう必要な配慮をする義務」、いわゆる安全配慮義務を負うことを定めています。この義務は、従業員が休職している期間も消えるわけではありません。
つまり会社には、休職中の従業員の健康状態をある程度把握し続ける責任があります。「連絡すると迷惑かもしれないから、何もしない」という対応は、一見配慮しているように見えて、法的には安全配慮義務を果たしていない状態になりかねないのです。
ただし、注意が必要なのは「連絡すること自体が義務の履行」にはならないという点です。連絡の頻度が高すぎたり、内容が不適切だったりすれば、それ自体が従業員の健康を害する行為となり、安全配慮義務違反に問われる可能性があります。適切な連絡こそが義務の履行であり、過剰な連絡は義務の逸脱です。この両面を理解した上で対応することが求められます。
また、休職制度そのものは法律で義務付けられたものではなく、会社が就業規則に定めることで運用する任意の制度です。就業規則に休職に関する規定がない場合は、まず制度の整備から始める必要があります。
連絡頻度の目安と段階的な対応
「月に何回連絡すればいいか」という明確な法的基準は存在しませんが、実務的には休職の段階に応じて連絡頻度を変えることが望ましいとされています。以下に目安を示しますが、あくまで参考であり、主治医や産業医の指示がある場合はそちらを優先してください。
休職直後（1〜2週間）
休職が決まった直後は、従業員が最も不安定な状態にあることが多いため、初回の連絡は1回に留めることが基本です。この時期の連絡は、休職制度の内容・傷病手当金の申請手続き・診断書の提出期限といった「手続きの案内」に絞り、書面やメールで送付します。口頭ではなく文書にすることで、従業員が落ち着いたときに改めて確認できるという利点もあります。
安定期（休職中盤）
休職が安定してきた時期は、月1回程度の連絡が一般的な目安とされています。内容は体調の大まかな確認と、傷病手当金の継続申請など事務手続きの案内に限定します。「無理のない範囲で体調を教えてください」といった言葉が添えられていると、従業員への負担を最小化しながら状況把握ができます。
復職準備期
復職を具体的に検討する段階に入ったら、2週間に1回程度に頻度を上げることもあります。この時期は産業医や主治医を交えた面談（復職面談）が行われることも多く、連絡の内容も「復職に向けた準備の確認」が加わってきます。ただし、「いつ戻れるか」を急かすような表現は厳禁です。復職のペースはあくまで医療的判断を基にするものと理解しておく必要があります。
なお、連絡に関して専門的なサポートが必要な場合は、産業医サービスを活用することで、産業医から連絡頻度や方法について適切なアドバイスを得ることができます。
連絡してよい内容・してはいけない内容
連絡の頻度と同様に重要なのが「何を連絡するか」という内容の問題です。適切な内容と不適切な内容を明確に区別しておくことが、ハラスメントリスクを防ぐ上で不可欠です。
連絡してよい内容
- 傷病手当金の申請書類など事務的手続きの案内：これは制度上必要な連絡であり、適切な範囲内です。
- 休職期間・満了日などの制度上の情報提供：従業員が自身の状況を把握するために必要な情報です。
- 主治医への診断書提出依頼：就業規則に定められた手続きに基づく合理的な連絡です。
- 安否確認の言葉：「無理のない範囲でお体の状態を教えてください」程度のシンプルな言葉かけは問題ありません。
連絡してはいけない内容
- 業務の進捗報告・引き継ぎ依頼：休職中は労務提供義務が停止しているため、業務指示に該当する連絡は原則として不適切です。
- 「いつ戻れますか？」「早く復帰してほしい」といった言葉：復職を急かす言動は精神的苦痛を与える行為として、パワーハラスメントに該当する可能性があります。
- 職場の状況や同僚の不満の報告：「あなたがいなくて大変」「○○さんが困っている」などの情報は、従業員の精神的負担を増大させるだけです。
- 病状の詳細を第三者に伝える行為：健康情報は個人情報保護法上の「要配慮個人情報」にあたり、本人の同意なく上司や同僚に共有することは違法リスクを伴います。
2022年4月より、中小企業にもパワーハラスメント防止措置義務が適用されています（労働施策総合推進法）。休職中の従業員への連絡が不適切と判断された場合、会社として措置義務を果たしていないと見なされるリスクもあることを認識しておく必要があります。
連絡方法と記録の残し方
連絡方法の選択
休職中の従業員への連絡手段は、書面またはメールを基本とすることが推奨されます。理由は二つあります。一つは記録として残ること、もう一つは従業員が都合のよいタイミングで確認できることです。電話は相手の状態に関わらず即時の対応を求めるため、精神的負担をかけやすい連絡手段です。やむを得ず電話を使う場合は、事前にメールで「○月○日の午後2時頃にお電話してもよいですか」と確認を取るとよいでしょう。
また、LINEなどの個人SNSを使った連絡は、プライベートな空間への侵食になるため避けることが望ましいです。業務連絡はあくまで会社のメールアドレスや郵便などの公式チャネルを通じて行うことを徹底してください。
記録の保存
連絡の記録を残すことは、後々のトラブルを防ぐ上で非常に重要です。「そんな連絡はしていない」「復職を急かされた」といった言い分が生じたとき、記録があるかないかで対応の選択肢が大きく変わります。
具体的には、連絡した日時・方法・内容・相手の反応を記録として残してください。メールは専用フォルダに整理して保存し、電話の場合は通話後すぐに記録票を作成する習慣をつけましょう。書面を郵送した場合は、送付した文書のコピーと、可能であれば配達記録を保管しておくことが望ましいです。
連絡窓口の一本化と引き継ぎ管理
中小企業でよく見られる問題の一つが、上司・人事・経営者など複数の人間が個別に連絡してしまうケースです。これは従業員にとって混乱を招くだけでなく、同じ内容を何度も確認させられる精神的負担にもなります。最悪の場合、「会社から圧力をかけられた」と受け取られるリスクもあります。
休職者への連絡は、人事・総務の特定の1名を窓口として一本化することが基本です。上司や同僚からの連絡は原則として禁止とし、どうしても上司が連絡する必要がある場合は事前に人事担当者を通じて調整する仕組みを作りましょう。
また、担当者が変わる際の引き継ぎも重要です。連絡履歴・担当者とのやり取りの内容・産業医や主治医からの指示内容などを引き継ぎ書類としてまとめ、次の担当者が一から把握できる状態にしておきます。引き継ぎが不十分なまま連絡が途切れたり重複したりすると、従業員との信頼関係を損なうだけでなく、安全配慮義務の観点からも問題になりかねません。
従業員が連絡を拒否した場合の対処法
休職者が連絡を無視したり、「連絡しないでほしい」と申し出てきたりするケースも実際には起こります。この場合、どう対処すればよいでしょうか。
まず、本人から連絡不要の申し出があった場合は、一般的な安否確認の連絡は頻度を下げることを検討してください。ただし、傷病手当金の申請書類の提出依頼や、休職期間満了の通知といった事務的・制度的な連絡は、会社の義務として行う必要があります。こうした連絡まで止めてしまうと、かえって従業員の不利益になる可能性があります。
連絡がとれない状態が長期間続く場合は、主治医を通じて状況を確認することを検討してください。その際、主治医への問い合わせには本人の同意が必要となる場合がありますので、休職開始時に情報連携に関する同意を書面で取っておくことが理想的です。
こうした複雑なケースへの対応に不安がある場合は、メンタルカウンセリング（EAP）をはじめとした外部の専門機関を活用することも、有効な選択肢の一つです。
今日から始める実践ポイント
- 連絡窓口を1名に絞る：まず社内で「誰が窓口か」を明確に決め、上司・同僚からの個別連絡を禁止するルールを作りましょう。
- 連絡テンプレートを用意する：「何を言えばいいかわからない」という担当者の迷いを防ぐため、休職直後・安定期・復職準備期それぞれの連絡文のひな形を作成しておくと実務がスムーズになります。
- 記録票を作成して記録を習慣化する：連絡のたびに日時・方法・内容・相手の反応を記録するシートを用意し、フォルダ管理して保存します。
- 産業医・主治医の意見を確認して指示を文書で取得する：連絡頻度や方法について専門家の指示がある場合は、その内容を書面で受け取り保管してください。
- 就業規則の休職規定を確認・整備する：休職期間・満了後の取り扱い・診断書の提出義務など、制度上の根拠が就業規則に明記されているか確認しましょう。
- 「復職を急かす言葉」を使わない研修を実施する：上司・経営者が無意識にプレッシャーをかけていることも多いため、NG表現の周知だけでも大きな予防効果があります。
まとめ
休職中の従業員との連絡は、「しすぎてもいけない、しなさすぎてもいけない」という難しいバランスが求められます。しかし、基本的な考え方を整理すれば、対応の方向性は明確になります。
安全配慮義務を果たすために連絡は必要ですが、その連絡自体が従業員を傷つけるものであってはなりません。連絡は事務的な手続きと安否確認に限定し、業務指示や復職の催促は含めない——この原則を守るだけでも、多くのリスクを回避できます。
また、連絡窓口の一本化・記録の徹底・産業医や主治医との連携という仕組みを整えることで、担当者が変わっても一貫した対応が可能になります。専任の人事担当者がいない中小企業こそ、こうした仕組みを早めに整えておくことが、経営上のリスク管理としても重要です。
一人で抱え込まず、産業医や外部の専門機関も積極的に活用しながら、従業員が安心して療養し、適切なタイミングで復職できる環境づくりに取り組んでいきましょう。
よくある質問
休職中の従業員に月何回連絡するのが適切ですか？
法律上の明確な基準はありませんが、一般的な目安として休職安定期は月1回程度、復職準備期は2週間に1回程度とされています。ただし、主治医や産業医から連絡頻度について指示がある場合はそちらを優先してください。従業員から「連絡を控えてほしい」という申し出があった場合は、事務的な手続き連絡を除いて頻度を下げることも検討する必要があります。
休職中の従業員に業務の引き継ぎをお願いしてもよいですか？
原則として避けるべきです。休職中は労務提供義務が停止しており、業務の引き継ぎや進捗報告の依頼は業務指示に該当する恐れがあります。場合によってはパワーハラスメントと見なされる可能性もあります。業務の引き継ぎは休職前に完了させるか、在籍している他の従業員で対応することが基本です。
連絡を無視する休職者にはどう対応すればよいですか？
まずは連絡手段を変えてみる（電話からメールへ、またはその逆）ことが有効な場合があります。それでも応答がない場合は、主治医を通じて本人の状況を確認することを検討してください。その際は本人の同意が必要になることがあるため、休職開始時に情報連携に関する同意書を取得しておくと対応がスムーズになります。長期間連絡が取れない場合は、産業医や社会保険労務士に相談しながら対応方針を決めることをお勧めします。
上司が直接休職者に連絡することは問題ありますか？
好ましくない場合が多いです。上司からの連絡は、意図せず職場の状況や業務プレッシャーを伝えてしまうリスクがあります。また、複数の人間から連絡が来ること自体が従業員にとって精神的負担となります。休職者への連絡は人事・総務の特定の担当者に一本化し、上司や同僚からの個別連絡は原則禁止とするルールを設けることを推奨します。
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