「うちには専任の人事担当者も産業医もいないけれど、従業員のメンタル不調やハラスメントの相談にはどう対応すればいいのか」——中小企業の経営者や人事担当者から、こうした声を聞く機会は少なくありません。
実際、従業員が10人、20人規模の会社では、人事労務を総務や経理と兼務しているケースが多く、メンタルヘルスや相談対応の専門知識を持った人材を社内に置くことは現実的に難しいでしょう。しかし、「人手がないから仕方ない」と対応を先送りにし続けることは、法的リスクの観点からも、職場環境の観点からも、企業にとって大きなダメージをもたらす可能性があります。
この記事では、中小企業が外部相談機関と連携する体制をどのように構築すればよいか、法律上の義務の確認から具体的な実務手順まで、わかりやすく解説します。「専門家に丸投げすれば大丈夫」という誤解も含め、正しい理解と実践の第一歩を踏み出すための情報をお届けします。
なぜ今、外部相談機関との連携が必要なのか
まず前提として確認しておきたいのが、企業が従業員に対して負う「安全配慮義務」です。これは労働契約法第5条に定められた事業主の義務であり、従業員の心身の健康に配慮する責任は、企業規模に関係なく全ての使用者に課せられています。
加えて、2022年4月からはパワーハラスメント防止法（労働施策総合推進法）の改正により、中小企業においても職場のパワーハラスメント防止措置が義務化されました。この措置の一つとして「相談窓口の設置」が明確に求められており、「社内窓口か外部窓口か、あるいは両方の併用か」のいずれかで対応することが認められています。
さらに、セクシャルハラスメントについては男女雇用機会均等法、マタニティハラスメントについては育児介護休業法に基づく相談体制の整備も、すべての事業主に義務付けられています。
つまり、「うちは小さい会社だから関係ない」という認識は、法律上すでに通用しません。社内に専門家がいないからこそ、外部相談機関との連携が、現実的かつ効果的な解決策になるのです。
外部相談機関の種類と役割を正しく理解する
ひとくちに「外部相談機関」といっても、その種類や役割はさまざまです。自社の課題に合った機関を選ぶためにも、まず主要な機関の特徴を整理しておきましょう。
EAP（従業員支援プログラム）
EAP（Employee Assistance Program）とは、従業員とその家族のメンタルヘルスや生活上の悩みに対して、カウンセリングや情報提供などを行う民間サービスです。電話・オンライン・対面など複数のアクセス手段を持つ事業者が多く、月額契約で導入する形態が一般的です。職場復帰支援や危機介入（自殺念慮のある従業員への緊急対応など）まで対応できる事業者もあります。
費用は事業者や規模によって異なりますが、従業員一人当たり月数百円から数千円程度の契約が多く、中小企業でも比較的導入しやすい選択肢といえます。メンタルカウンセリング（EAP）の導入を検討する際は、守秘義務の範囲や対応可能なケースの種類を事前に確認することが重要です。
産業保健総合支援センター・地域産業保健センター
都道府県ごとに設置されている産業保健総合支援センターは、産業医・保健師・カウンセラーへの相談や職場への出張支援を無料で提供している公的機関です。また、従業員数50人未満の小規模事業場を対象とした地域産業保健センターも全国に設けられており、産業医・保健師による個別相談や健康指導を無料で受けることができます。
コスト面での不安が大きい中小企業にとって、まず活用を検討すべき機関といえるでしょう。「外部機関との連携に予算が取れない」という場合も、こうした公的支援から始めることは十分に現実的です。
社会保険労務士・弁護士
就業規則の整備や労務管理全般のサポートには社会保険労務士（社労士）が、ハラスメントが深刻化して労使紛争に発展するリスクがある場面には弁護士が頼りになります。顧問契約のほか、スポットでの相談対応も可能な事務所が多く、「何かあったときに相談できる専門家」として関係を構築しておくことが理想的です。
連携体制を構築するための実務的なステップ
外部機関の種類を把握したら、次は実際に連携体制を整備する手順を確認しましょう。以下のステップを参考に、自社の状況に合わせて進めてください。
ステップ1：自社の課題とリスクを棚卸しする
まず「現在どのような課題があるか」を整理します。休職者の有無、ハラスメントに関する過去の相談・トラブルの実績、従業員のストレス状況などを確認し、どの種類の外部機関が必要かを特定します。すべてを一度に整備しようとせず、優先度の高い課題から着手することが現実的です。
ステップ2：必要な外部機関を選定し、契約・登録を行う
課題の棚卸しをもとに、対応する外部機関を選定します。コストを抑えたい場合は産業保健総合支援センターや地域産業保健センターの無料サービスから始めるのが得策です。民間のEAPや社労士との顧問契約については、複数の事業者から見積もりを取り、サービス内容と費用を比較検討しましょう。
契約時には、守秘義務の範囲と会社へのフィードバック内容を必ず明確にしておくことが重要です。「従業員の相談内容がどこまで会社に伝わるのか」を事前に定めておかないと、後にトラブルの原因になります。
ステップ3：社内の対応フローを文書化する
外部機関への相談が発生した後、社内では誰が何をするのかをフローチャートとして文書化します。「誰が相談窓口の一次対応を行うか」「外部機関につなぐ判断基準は何か」「外部対応後の社内フォローはどうするか」——これらが明確でないと、いざというときに対応が混乱します。担当者の名前・連絡先を含めて具体的に記載しておくことが大切です。
ステップ4：従業員への周知と管理職への研修を行う
相談窓口を整備しても、従業員に知られていなければ活用されません。入社時のオリエンテーション、社内掲示、イントラネットへの掲載など、複数の方法で継続的に周知することが必要です。
また、管理職には「部下を相談窓口につなぐ方法」を具体的に教える研修が有効です。「部下が不調そうに見えるがどう声をかけていいかわからない」という管理職の戸惑いを解消することが、相談窓口の利用率向上に直結します。
ステップ5：定期的に見直しと運用訓練を行う
連携体制は一度作ったら終わりではありません。年に1回程度、「外部機関との契約内容は適切か」「フローに改善点はないか」「従業員への周知は十分か」を見直す機会を設けましょう。
守秘義務と情報共有——従業員の安心が利用率を左右する
外部相談機関の利用率が低い企業に共通する課題の一つが、「相談したことが会社にバレるのではないか」という従業員の不安です。この不安を解消しない限り、どれだけ優れた相談窓口を設置しても活用されません。
EAPをはじめとする外部相談機関の基本原則は、「個人の相談内容は本人の同意なく会社に報告しない」というものです。ただし、この原則が従業員に伝わっていなければ意味がありません。
具体的には以下の点を従業員に明示することが効果的です。
- 外部相談機関に話した内容は、原則として会社には伝わらないこと
- 相談したことを理由に、評価や処遇に不利益が生じることは一切ないこと
- 会社に情報が共有される場合（本人の同意がある場合や緊急対応が必要な場合など）の条件
これらをルールとして文書化し、就業規則や社内規程に盛り込むことで、従業員の信頼を高めることができます。
よくある誤解と失敗事例——外部委託は「丸投げ」ではない
外部相談機関との連携を検討する際に、経営者・人事担当者が陥りやすい誤解があります。その代表が「外部機関に委託すれば、会社の安全配慮義務は果たせる」という考え方です。
外部機関への委託はあくまでも補完的な手段であり、安全配慮義務の主体はあくまでも事業主です。外部機関が適切に対応していたとしても、会社が従業員の状況を把握せず、必要なフォローアップを怠っていた場合、法的責任を問われる可能性があります。
また、「相談窓口を設置したが誰も使わない」という失敗事例も少なくありません。その原因の多くは、周知不足・守秘義務の説明不足・アクセス方法の複雑さにあります。「設置した」という事実で満足するのではなく、実際に使われる仕組みを作ることが重要です。
さらに、「外部機関に紹介した後、社内で誰が何をするかを決めていなかった」という役割分担の不明確さも、深刻な混乱を招く失敗パターンです。外部対応と社内対応を切り分けて、それぞれの役割を明文化しておくことが不可欠です。
実践ポイント：今日からできる3つのアクション
記事の内容を踏まえ、まず取り組むべき具体的なアクションを3点挙げます。
- 産業保健総合支援センターに連絡する：都道府県ごとに設置されており、無料で専門家への相談が可能です。費用をかけずに連携体制の第一歩を踏み出せます。
- ハラスメント相談窓口の担当者と連絡先を明文化する：社内担当者名・外部機関名・連絡先を一枚にまとめ、全従業員に配布または掲示します。これだけで「誰に相談すればよいかわからない」という状況を大きく改善できます。
- 管理職向けの小勉強会を開く：「部下が不調なサインに気づいたらどうするか」「相談窓口へのつなぎ方」を30分程度で共有するだけでも、現場の対応力は格段に向上します。
外部相談機関との連携体制を強化したい場合、専門的なサポートとして産業医サービスを活用することも、体制構築の有力な選択肢の一つです。
まとめ
外部相談機関との連携体制の構築は、中小企業にとって「余裕があればやること」ではなく、法的義務と安全配慮義務の観点から今すぐ取り組むべき経営課題です。
社内に専門家がいないからこそ、外部機関を上手に活用することが現実的な解決策になります。公的機関を含めれば無料から利用できる選択肢もあり、コストを理由に先送りにする必要はありません。
大切なのは、外部機関に「丸投げ」するのではなく、社内の対応フローと組み合わせた一体的な体制を作ること。そして、その体制を従業員に周知し、実際に使われるよう継続的に運用していくことです。一度整備してしまえば、職場の安心感と信頼は確実に高まります。まずは今日できる小さな一歩から始めてみてください。
よくある質問（FAQ）
従業員が10人以下の小規模な会社でも、相談窓口の設置は義務ですか？
はい、パワーハラスメント防止措置（相談窓口の設置を含む）は、2022年4月以降、従業員規模に関わらずすべての事業主に義務付けられています。社内に専任担当者を置くことが難しい場合でも、外部機関への委託による相談窓口の設置が認められていますので、産業保健総合支援センターや民間のEAPを活用した対応が可能です。
外部相談機関に従業員が相談した内容は、会社に報告されますか？
原則として、個人の相談内容は本人の同意なく会社に報告されません。これはEAPをはじめとする外部相談機関の基本的な守秘義務の原則です。ただし、本人が同意した場合や、生命に関わる緊急事態が発生した場合など、例外的に情報共有が行われるケースもあります。契約時に具体的な条件を確認し、従業員にも事前に説明しておくことが、相談窓口の利用率向上につながります。
外部相談機関の導入にはどのくらいの費用がかかりますか？
費用は機関の種類によって大きく異なります。産業保健総合支援センターや地域産業保健センター（50人未満の事業場向け）は無料で利用できる公的機関です。民間のEAPは月額契約が一般的で、従業員一人当たり月数百円から数千円程度の費用感が多いとされています。まずは無料の公的機関から活用を始め、ニーズが明確になった段階で民間サービスの導入を検討するアプローチが、コストを抑えながら体制を整備する現実的な方法といえます。
