「相談したら人事に筒抜け？」中小企業が今すぐ整備すべきメンタルヘルス相談の秘密保持ルール

「相談窓口を設置したのに、誰も使ってくれない」——そんな悩みを抱える中小企業の経営者・人事担当者は少なくありません。厚生労働省の調査でも、メンタルヘルス対策に取り組む事業所は増加傾向にある一方、従業員が実際に相談行動を起こすかどうかは別の話です。相談窓口が機能しない最大の理由のひとつが、「相談したことが人事に知られるのではないか」という従業員の不安と不信感です。

本記事では、中小企業がメンタルヘルス相談の秘密保持をどのように設計し、従業員の信頼を獲得していくかについて、法律的な根拠を踏まえながら実務的な視点で解説します。

なぜ従業員はメンタルヘルス相談をためらうのか

従業員が相談をためらう背景には、いくつかの根深い不安があります。

• 人事評価への影響を恐れている：「メンタルが弱い」と評価されて昇進・昇給に不利になるのではないか、という懸念は非常に多くの職場で聞かれます。
• 匿名性が保ちにくい：特に社員数が数十人規模の中小企業では、相談窓口に足を運んだこと自体が周囲に見えてしまいます。「あの人が相談に行った」という情報はすぐに広まる可能性があります。
• 担当者が「身近すぎる」：総務・人事が兼任している場合、相談担当者は日常的に接する同僚でもあります。プライベートな悩みを話しにくいのは当然のことです。
• 制度の詳細が知らされていない：相談内容がどう取り扱われるのか、どこまで秘密が守られるのか、明文化されていない職場では「何となく不安」が払拭されません。

これらの不安は、制度の設計と運用を見直すことで、かなりの程度解消できます。そのためにはまず、秘密保持に関わる法律上の義務と原則を正確に理解しておく必要があります。

知っておくべき法律と規制：秘密保持は義務である

メンタルヘルス相談における秘密保持は、単なる「配慮」ではなく、法律によって裏付けられた事業者の義務です。主要な法的根拠を整理します。

個人情報保護法における「要配慮個人情報」

健康やメンタルヘルスに関する情報は、個人情報保護法第2条3項において「要配慮個人情報」に分類されています。これは通常の個人情報よりも厳格な取り扱いが求められるカテゴリであり、収集・利用・第三者への提供にあたっては原則として本人の明示的な同意が必要です。相談目的で収集した情報を人事評価に転用することは、目的外利用として法律違反になります。

労働安全衛生法の規定

労働安全衛生法第104条は、産業医が収集した健康情報の適正管理を事業者に義務付けています。産業医が従業員の健康情報を事業者（会社）に提供できるのは、就業上の措置（業務内容の変更や休業など）を判断するために必要な範囲に限定されています。「産業医は会社側の人間だから何でも共有できる」という誤解は、法律上も実務上も誤りです。

また、同法第66条の10に基づくストレスチェック制度（従業員50人以上の事業所に義務付け）では、検査結果を本人の同意なく事業者に提供することは明確に禁止されています。

厚生労働省の指針

2018年に策定された「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのための指針」は、事業者に対して健康情報の取扱規程を策定するよう求めています。また、「労働者の心の健康の保持増進のための指針（メンタルヘルス指針）」では、個人情報保護の徹底が相談機能の実効性を左右する重要な要素として位置付けられています。

安全配慮義務との関係

労働契約法第5条に定める安全配慮義務（事業者が労働者の生命・健康を守るために必要な配慮をする義務）は、秘密保持と一見矛盾するように見えることがあります。しかし、従業員がメンタルヘルス不調の兆候を示しているにもかかわらず相談できる環境を整えなかった場合、放置したことによる損害賠償リスクが生じる可能性があります。秘密保持の徹底こそが、相談しやすい環境を作り、安全配慮義務の履行につながるという理解が重要です。

信頼される相談体制の設計：4つの基本原則

法律の枠組みを踏まえたうえで、実際に従業員から信頼される相談体制を設計するための基本原則を説明します。

原則1：情報管理ルールを文書化して開示する

「相談内容は人事評価・処遇に影響しない」という原則を、就業規則や社内規程として明文化し、全従業員に周知することが第一歩です。口頭での説明だけでは「言った・言わない」になりかねません。「誰が相談内容を知るのか」「どの範囲で情報が共有されるのか」「緊急時にはどうなるのか」を事前に文書として示すことで、従業員は安心して相談できます。

原則2：情報共有の原則と例外を明確にする

相談内容の取り扱いは、以下の原則と例外を社内ルールとして整理しておきましょう。

• 原則：相談者の同意なく、上司・経営者・人事担当者に内容を開示しない
• 例外：自傷や他害の具体的なリスクが認められる場合は、産業医や緊急連絡先など最小限の関係者への情報提供が許容される

重要なのは、この例外についても事前に相談者へ説明しておくことです。医療の世界でいう「インフォームドコンセント（十分な説明に基づく同意）」的な対応として、「こういう場合は例外的に共有することがある」と最初に伝えておくことで、信頼関係を損なわずに安全管理を行うことができます。

原則3：相談ルートを複数用意する

特に中小企業では、社内の相談窓口だけでは「身近すぎて話せない」問題を解決できません。外部の相談窓口（EAP＝従業員支援プログラム）を社内窓口と併用することが効果的です。EAPとは、外部の専門機関が提供する相談サービスで、従業員は会社に知られることなく専門家にアクセスできます。

外部機関との契約時には、情報提供の範囲を契約書に明記することが不可欠です。「利用率などの統計情報のみ提供し、個人を特定できる情報は一切提供しない」という条件を明確にしておきましょう。メンタルカウンセリング（EAP）を導入することで、従業員が安心して利用できる外部の受け皿を確保できます。

原則4：相談担当者の選任と教育

相談窓口の担当者は、相談者と日常的な利害関係が薄い人物を配置することが基本です。直属の上司や人事権を持つ管理職が担当することは、利益相反の観点から避けるべきです。また、担当者自身が相談内容を「抱え込まない」ための支援体制（スーパービジョン＝専門家による指導・助言の仕組み）も設けることが望まれます。

管理職（ラインケア）の誤解を解く：現場でよくある問題

相談体制の機能不全を引き起こすもうひとつの要因が、管理職の誤った対応です。「ラインケア」とは、管理職が職場の第一線でメンタルヘルス不調のサインに気づき、適切に対処することを指します。しかし、次のような誤解が現場に根強く残っています。

• 誤解：「部下の相談を聞いたら上に報告する義務がある」——実際には、就業上の措置が必要な場合に限り、必要最小限の情報のみを産業保健スタッフや人事担当者につなぐことが原則です。相談内容の詳細を上司が逐一報告する仕組みは、かえって相談を抑制します。
• 誤解：「産業医は会社側の人間だから情報を全部共有できる」——産業医は労働者の健康を守る独立した専門職です。2019年の労働安全衛生法改正で産業医の独立性・権限がさらに強化されており、診断名や相談内容を事業者に開示できるのは、就業上の措置の要否を判断するために必要な情報に限られます。

管理職に対しては、標準対応手順（SOP）を用意することが効果的です。部下から相談を受けた際の流れを「①まず傾聴する→②専門窓口につなぐ→③必要に応じて産業保健スタッフと連携する」という形でマニュアル化し、研修を通じて浸透させましょう。

また、管理職自身が「部下の相談を聞いたこと自体で評価されない」という文化も重要です。相談を受けた管理職が適切に対応したことを評価する仕組みを作ることで、ラインケアが機能します。

産業医・外部機関との情報連携：線引きの実務

相談情報の取り扱いで特に難しいのが、産業医・外部EAP・人事部門との間でどこまで情報を共有するかという問題です。実務上の線引きとして、以下の点を参考にしてください。

産業医との連携

産業医が事業者（会社）に対して提供する情報は、原則として「就業上の措置が必要かどうか」という判断結果のみです。診断名、相談内容の詳細、服薬情報などは含まれません。人事担当者が「もっと詳しく教えてほしい」と感じることがあるかもしれませんが、それは法的にも倫理的にも適切ではありません。

なお、産業医が関与した場合の就業上の措置（例：業務負荷の軽減、休職の勧告）については、産業医の意見書という形で事業者に提供され、これに基づいて会社が具体的な対応を取ります。産業医サービスを活用することで、このような情報連携の仕組みを専門家のサポートのもとで整備することができます。

外部EAPとの契約における情報管理

EAPを外部委託する際は、契約書に情報提供の範囲を必ず明記してください。一般的には「月次の利用件数・利用率などの統計情報のみを提供し、個人を特定できる情報は一切提供しない」という条件が適切です。利用者が「会社に知られるかもしれない」と感じた瞬間に利用率は低下します。

実践ポイント：今日から取り組める3つのステップ

以上の内容を踏まえ、中小企業がすぐに実践できる取り組みを3段階で整理します。

ステップ1：情報取扱規程の策定と周知

まず、メンタルヘルス情報の取扱規程を文書として作成しましょう。厚生労働省の「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのための指針（2018年）」が参考になります。規程には、①収集する情報の種類、②取り扱う担当者の範囲、③情報共有の原則と例外、④情報の保管方法と廃棄ルール——の4点を最低限盛り込みます。作成後は全従業員への説明会や書面配布によって周知を徹底します。

ステップ2：相談ルートの複線化

社内窓口のみに頼らず、外部相談窓口（EAP）または産業保健スタッフへのアクセス手段を整備します。予算が限られている場合でも、都道府県の産業保健総合支援センターや、労働者健康安全機構が提供している無料相談サービスを活用する方法があります。「社内に知られずに相談できる場所がある」という事実を従業員に知らせることが重要です。

ステップ3：管理職への研修と対応手順の整備

管理職を対象に、メンタルヘルス対応の基本知識と情報管理ルールを学ぶ研修を実施します。特に「どこまで報告すべきか」という判断基準を明確にしたSOPを配布し、迷ったときの相談先（産業保健スタッフや人事担当者）も明示しておきましょう。研修は単発ではなく、年に1回程度の定期的な実施が望まれます。

まとめ

メンタルヘルス相談の秘密保持は、従業員への「配慮」である以前に、個人情報保護法・労働安全衛生法・厚生労働省指針によって裏付けられた事業者の法的義務です。そしてその義務を誠実に果たすことが、従業員の信頼を獲得し、相談機能を実質的に機能させる唯一の方法です。

相談窓口を設置しても使われない背景には、制度設計の問題があります。情報管理ルールの明文化、複数の相談ルートの確保、管理職への適切な教育——この3つを着実に実行することで、従業員が「相談してもいい職場」という実感を持てるようになります。

中小企業だからこそ、顔が見える関係の中で「この会社は自分の情報を守ってくれる」という信頼を育てることができます。まずは情報取扱規程の整備から始め、外部専門家の力も借りながら、継続的に体制を改善していきましょう。