「健康診断を毎年実施しているが、結果票をどう管理すればよいかよくわからない」「担当者が変わるたびに管理方法がバラバラになってしまう」——中小企業の人事担当者や経営者から、このような声を耳にすることは少なくありません。
健康診断の実施そのものは義務として認識されていても、その後の結果の保管・管理・活用については、法的要件を十分に把握できていないケースが多く見受けられます。しかし、健康診断結果の不適切な管理は、労働安全衛生法違反や個人情報保護法違反につながるリスクをはらんでいます。
本記事では、中小企業の経営者・人事担当者が知っておくべき健康診断結果の保管・管理方法について、法的根拠をふまえながら実務レベルで解説します。担当者が変わっても組織として適切に運用できる体制づくりのヒントとして、ぜひお役立てください。
健康診断結果の管理は「受け取るだけ」では終わらない
多くの企業が見落としがちなのが、健康診断は「実施すれば義務終了」ではないという点です。労働安全衛生法では、実施後の一連の対応まで含めて事業者の義務として定められています。
具体的には、以下の流れがすべて義務の対象となります。
- 健康診断結果の記録・保存（第66条の3）
- 労働者本人への結果通知（第66条の6）
- 有所見者（検査で異常が認められた労働者）への医師・歯科医師からの意見聴取（第66条の4）
- 医師の意見にもとづく就業上の措置の実施（第66条の5）
健康診断結果を受け取ったあと、引き出しにしまったまま放置している——そのような状態は、法的なコンプライアンス（法令遵守）の観点から見ると大きなリスクをはらんでいます。まずは、これら一連の流れを「セットで義務」として認識することが出発点です。
法律で定められた保存期間と対象となる健康診断の種類
健康診断結果の保存期間は、健康診断の種類によって異なります。労働安全衛生規則に定められた主な保存期間は以下のとおりです。
- 一般健康診断（定期健診など）：5年
- 特殊健康診断（有機溶剤・鉛・放射線など）：基本7年
- じん肺健康診断：管理区分に応じて7年・30年、または永久保存
- 歯科医師による健康診断：5年
- 海外派遣労働者の健康診断：5年
特に注意が必要なのは、じん肺（粉じん作業に従事する労働者に発生しやすい肺の病気）に関する健康診断です。管理区分（症状の重さの分類）によっては、永久保存が義務となる場合があります。製造業や建設業など、粉じんが発生しやすい職場では特に確認が必要です。
また、退職した従業員の記録についても、保存期間が満了するまで保管し続ける義務があります。「退職したから廃棄してよい」という判断は誤りです。退職年月日を記録し、期限管理を徹底してください。
保存期間終了後の廃棄については、シュレッダーや専門業者への委託など、情報漏洩が起こらない方法を選ぶ必要があります。廃棄の記録を残しておくことも、万が一のトラブル対応のために有効です。
健康診断結果は「要配慮個人情報」——適切なアクセス管理が不可欠
健康診断の結果は、個人情報保護法において「要配慮個人情報」に分類されます。これは、人種・信条・病歴などと同等に、取り扱いに特段の配慮が必要とされる情報です。通常の個人情報よりも厳格な管理が求められます。
要配慮個人情報として扱う際の主なポイントは以下の3点です。
- 利用目的の限定：健康診断結果は、就業上の措置（業務内容の変更や就業制限など）を検討する目的のためにのみ利用できます。採用選考や人事評価に使用することは、目的外利用として個人情報保護法違反・プライバシー侵害になりえます。
- アクセス権限の限定：閲覧できる担当者は、人事担当者・産業医・会社が指定した最小限の関係者に絞る必要があります。上司や管理職が「部下の健康状態を知るのは当然」と考えてアクセスすることは、業務上の必要性がない限り原則として認められません。
- 安全管理措置の実施：情報漏洩を防ぐためのアクセス制限・物理的なセキュリティ確保・デジタル管理時の暗号化などが義務づけられています。
また、厚生労働省は2018年に「労働者の心身の状態に関する情報の適切な取扱いのための指針」を公表しています。この指針では、健康情報の取り扱いルールを事業者が文書として定め、労働者に周知することが推奨されています。社内規程の整備も、リスク管理の観点から検討してみましょう。
紙・デジタル別の保管方法と実務的なポイント
健康診断結果の保管は、紙媒体とデジタル媒体でそれぞれ注意すべき点が異なります。自社の状況に合った方法を選びつつ、法的要件を満たすことが重要です。
紙媒体で保管する場合
紙の健康診断結果票を管理する際は、以下の点に注意してください。
- 施錠できるキャビネットに保管し、担当者以外が触れない環境を整える
- 外部機関（健診機関）から届く通知書（原票）と、社内で作成する健康診断個人票（様式第5号等）を紐づけて管理する
- 医師の意見欄・就業措置欄も含めて記録を完結させる
- 担当者が変わる際の引き継ぎ手順（鍵の管理・ファイルの場所など）をマニュアル化しておく
特に担当者の引き継ぎ不備は、中小企業でよく起きるトラブルです。「前任者しか場所を知らなかった」「鍵の在りかがわからない」といった事態を防ぐためにも、管理手順を文書化して組織として共有することをお勧めします。
デジタル・クラウドで管理する場合
ペーパーレス化やクラウド管理への移行を検討している企業も増えています。デジタル管理のメリットは、検索・集計のしやすさや、担当者変更時の引き継ぎのスムーズさにあります。ただし、以下の点には十分注意が必要です。
- パスワード保護・暗号化・定期的なバックアップを実施する
- アクセスログ（誰がいつ閲覧したかの記録）を残す仕組みを構築する
- クラウドサービスを利用する場合は、国内データセンターを使用しているか、セキュリティ基準（ISO27001などの認証取得など）を確認する
- クラウド事業者との間で、個人情報の取り扱いに関する契約（委託契約）を締結する
デジタル化は管理の効率化に有効ですが、セキュリティ対策が不十分なままでは情報漏洩リスクが高まります。導入前にシステム選定の基準を設け、専門家や情報システム担当者に相談のうえ進めることをお勧めします。
有所見者への対応と産業医との連携フロー
健康診断で異常が認められた「有所見者」への対応は、企業が最も悩みやすいポイントの一つです。法律では、有所見者に対して産業医や医師から意見を聴取し、その意見にもとづいて就業上の措置を検討・実施することが義務づけられています。
実務上の対応フローは以下のとおりです。
- ステップ1：健康診断結果を会社が受領し、個人票に記録する
- ステップ2：労働者本人に結果を通知する（義務）
- ステップ3：有所見者について、産業医または担当医師から就業に関する意見を聴取する（義務）
- ステップ4：医師の意見をもとに、就業上の措置（業務内容の変更・労働時間の短縮・作業環境の改善など）を検討・実施する
- ステップ5：実施した措置内容を記録し、保管する
産業医（事業場の労働者の健康管理を担う医師）との連携は、この対応フローを適切に機能させるうえで欠かせません。しかし、中小企業では産業医の選任義務（常時50人以上の労働者を使用する事業場が対象）に該当しない場合も多く、「誰に相談すればよいかわからない」という声もあります。
産業医の選任義務がない規模の事業場でも、地域産業保健センター（労働者数50人未満の事業場を対象とした無料の支援機関）を活用したり、外部の産業医サービスを利用したりすることで、専門的なサポートを受けることが可能です。有所見者の対応に不安がある場合は、こうした外部リソースの活用を検討してみてください。
また、健康診断の結果だけでなく、労働者のメンタルヘルス面が気になる場合は、メンタルカウンセリング（EAP）の導入も有効な選択肢の一つです。身体面と心理面の両方からサポートする体制を整えることで、より包括的な健康管理が実現できます。
今日から始める実践ポイント：管理体制の整備チェックリスト
これまで解説してきた内容をもとに、まず取り組むべき実践ポイントをまとめます。現在の体制と照らし合わせて、抜け漏れがないか確認してみてください。
記録・保管の整備
- 健康診断個人票（様式第5号等）を整備し、原票と紐づけて保管しているか
- 健康診断の種類ごとに保存期間を把握し、期限管理の仕組みを設けているか
- 退職者の記録も保存期間満了まで保管するルールになっているか
- 廃棄時の方法と廃棄記録の保存ルールを定めているか
アクセス管理・セキュリティ
- 閲覧できる担当者を最小限に限定し、管理職が無断アクセスできない環境になっているか
- 紙媒体は施錠できるキャビネットに保管しているか
- デジタル管理の場合、パスワード保護・暗号化・アクセスログの取得を行っているか
有所見者対応
- 有所見者への結果通知を確実に行っているか
- 産業医または医師への意見聴取の手順が明確になっているか
- 就業上の措置の内容を記録・保管しているか
組織・運用体制
- 健康情報の取り扱いルールを社内規程として文書化しているか
- 担当者変更時の引き継ぎ手順をマニュアル化しているか
- パート・アルバイトなど雇用形態に関わらず、週30時間以上勤務の労働者への対応を適切に行っているか
すべてを一度に整備することが難しい場合は、優先度の高い項目から取り組みましょう。特に、保存期間の把握・アクセス制限の設定・有所見者対応フローの明確化は、コンプライアンスリスクに直結するため早期の対応をお勧めします。
まとめ
健康診断結果の保管・管理は、法律で定められた義務であると同時に、従業員の健康と企業のリスク管理の両面に深く関わる重要な業務です。「実施すれば終わり」ではなく、記録・通知・医師意見の聴取・就業措置・保管・廃棄まで一連のプロセスを適切に管理する必要があります。
特に中小企業では、担当者の変更や人員の限界から管理体制が属人化しやすい傾向があります。社内規程の整備とマニュアル化によって、組織として継続的に適切な管理ができる仕組みをつくることが重要です。
産業医や外部の専門機関を上手に活用しながら、従業員の健康を守る体制づくりを、ぜひ一歩ずつ進めていただければと思います。
よくある質問（FAQ）
Q. パートやアルバイトの健康診断結果も会社が保管する必要がありますか？
はい、雇用形態ではなく労働時間によって判断されます。週の所定労働時間が正社員の4分の3以上（目安として週30時間以上）の労働者については、一般健康診断の実施義務があり、その結果の保管も義務となります。パート・アルバイトだからといって対象外とする判断は誤りですので、ご注意ください。
Q. 退職した従業員の健康診断結果はすぐに廃棄してよいですか？
退職後もただちに廃棄することはできません。一般健康診断であれば退職後も5年間は保管義務が続きます。退職年月日を記録したうえで期限管理を行い、保存期間が満了した後にシュレッダーや専門業者への委託など、情報漏洩が生じない方法で廃棄してください。廃棄の記録を残しておくことも望ましい対応です。
Q. 上司が部下の健康診断結果を確認することは問題ありますか？
原則として、業務上の必要性がない管理職への開示は適切ではありません。健康診断結果は要配慮個人情報であり、閲覧できる者は人事担当者や産業医など最小限の関係者に限定することが求められます。就業上の措置が必要な場合のみ、必要最小限の情報を関係者と共有するにとどめてください。
Q. 産業医の選任義務がない小規模な会社でも、有所見者への医師意見聴取は必要ですか？
はい、産業医の選任義務（常時50人以上の事業場が対象）がない場合でも、有所見者への医師意見の聴取は労働安全衛生法上の義務です。地域産業保健センター（50人未満の事業場を対象とした無料の支援機関）や外部の産業医サービスを活用することで、専門的なサポートを受けることが可能です。
