従業員が病気やメンタル不調で休職するとき、会社側が「給与はどうなるのか」「社会保険料は誰が払うのか」「傷病手当金の手続きは何をすればよいのか」と戸惑うケースは少なくありません。特に専任の社労士や産業医がいない中小企業では、初めて経験する担当者が一人で対応することも多く、後になって「手続きの説明が遅れて従業員が生活に困った」「社会保険料を立て替え続けて退職時に回収できなくなった」といったトラブルが生じることがあります。
本記事では、休職開始から復職・職場定着までの一連の流れを軸に、給与の取り扱い、社会保険料の発生と回収方法、傷病手当金の申請手順、復職時の賃金設定など、中小企業の経営者・人事担当者が押さえておくべき実務ポイントを整理します。法律上の根拠も交えながら解説しますので、ぜひ自社の就業規則や運用ルールの見直しにお役立てください。
休職中の給与はどう扱うべきか：ノーワーク・ノーペイの原則と就業規則の役割
まず、休職中の給与について基本的な考え方を確認しましょう。労働基準法上、「ノーワーク・ノーペイの原則」があります。これは、労働者が労務を提供しない期間については、原則として使用者に賃金の支払い義務はないという考え方です。つまり、私傷病（業務外の病気やケガ）による休職の場合、会社は給与を支払わなくても法律違反にはなりません。
ただし、就業規則で「休職中も一定割合の給与を支払う」旨を定めることは適法です。たとえば「休職開始から3ヶ月は基本給の50%を支給する」といった規定を設けている企業もあります。就業規則に規定があれば、その規定に従って支払い義務が生じます。反対に規定がなければ、原則として無給になります。
自社の就業規則に休職規定があるかどうか、あるとすれば給与はどう定められているかを、休職発生前に必ず確認しておくことが重要です。規定がない場合は、その都度の場当たり的な対応がトラブルの原因になります。できれば社会保険労務士に依頼して、休職・復職に関する規定を整備することをお勧めします。
有給休暇と休職の関係
休職に入る前に、従業員が残っている年次有給休暇を消化したいと希望するケースがあります。本人が希望する場合は有給休暇を取得させることが可能であり、有給休暇取得日については通常どおり給与が発生します。ただし、会社側から「有給休暇を消化してから休職に入るよう」強制することはできません。あくまで本人の意思に基づく選択です。
休職中の社会保険料：発生し続けることを必ず本人に説明する
休職中に関して最も誤解が多いのが、社会保険料（健康保険・厚生年金）の取り扱いです。休職中であっても被保険者としての資格は継続するため、社会保険料は毎月発生し続けます。給与の支払いがない月であっても、会社と本人の両方の負担分が発生する点を押さえてください。
なお、育児休業や介護休業中は社会保険料が免除される制度がありますが、私傷病による一般的な休職にはこの免除制度は適用されません。この違いを知らずに「休職中は保険料が免除になる」と思い込んでいる担当者も見受けられます。
問題になるのは、給与が無給になった月に社会保険料をどう回収するかです。主な方法は次の3つです。
- 給与が残っている月に合算して控除する（給与額が保険料以上ある場合）
- 本人に毎月振込で支払ってもらう
- 休職中は会社が立替え、復職後の給与から順次精算する
いずれの方法であっても、休職開始時に必ず書面で取り決めをしておくことが重要です。特に立替・復職後精算の方法を選ぶ場合は、休職が長引いたり退職に至ったりしたときに回収できなくなるリスクがあります。長期化が見込まれる場合は合意書を取り交わしておくと安心です。
一方、雇用保険料は賃金に対して課されるものであるため、無給の月は発生しません。この点は社会保険料とは異なりますので混同しないようにしましょう。
傷病手当金の仕組みと会社の役割：申請者は本人、会社は証明者
業務外の病気やケガで休職する場合、従業員が健康保険から受け取ることができる給付が傷病手当金です（健康保険法第99条）。これは従業員の生活を支える重要な制度ですが、会社側が「会社が申請する手続き」だと誤解しているケースがあります。
正確には、申請者は被保険者本人であり、会社は申請書の「事業主証明欄」に必要事項を記入する役割を担います。この証明の遅れが申請全体の遅延につながるため、会社は速やかに対応することが求められます。
傷病手当金の主な要件と支給額
- 対象：業務外の疾病・負傷による療養で仕事を休んだ場合
- 待期期間：連続3日間休んだことが必要（この3日間は支給対象外）。4日目以降から支給
- 支給額：直近12ヶ月の標準報酬月額の平均額 ÷ 30日 × 3分の2
- 支給期間：支給開始日から通算1年6ヶ月（2022年の法改正により、途中で出勤した日は期間を消費しない通算制に変更）
なお、給与が支払われている間は傷病手当金は原則として支給されません。ただし、支払われた給与の額が傷病手当金の額を下回る場合は、その差額分が支給されます。たとえば、就業規則で「休職中は基本給の30%を支給する」と定めている場合、傷病手当金との差額を受け取ることができます。
会社が行う実務上の対応
休職が決まったら、できる限り早く従業員に傷病手当金制度の存在と申請方法を案内することが重要です。従業員本人が制度を知らないまま時間が経過し、生活費に困るケースがあります。申請書類は協会けんぽや健康保険組合のウェブサイトから入手でき、医師の意見書と事業主証明の両方が必要です。
申請は月に1回など区切りのよいタイミングで行うことが多く、そのたびに事業主証明欄への記入が必要になります。担当者が変わっても対応できるよう、申請書の処理フローを社内で明確にしておきましょう。
業務上の疾病・負傷は労災保険が適用される：傷病手当金との違い
休職の原因が業務上の疾病または負傷（例：過重労働による精神疾患、職場でのケガなど）である場合は、健康保険ではなく労災保険の適用となります。この場合、傷病手当金は支給されません。
労災保険の「休業補償給付」では、給付基礎日額の60%が支給され、さらに「休業特別支給金」として20%が上乗せされるため、実質的に給付基礎日額の80%を受け取ることができます。
業務上か業務外かの判断が難しいケース（特にメンタル不調の場合）もありますが、この判断を会社側だけで行うのはリスクが高く、産業医や社会保険労務士への相談が不可欠です。メンタル不調による休職が増加している昨今、こうした判断を適切に行うために産業医サービスの活用が有効な選択肢の一つとなっています。
復職時の給与設定と試し出勤の法的位置づけ
休職からの復職にあたっては、給与の設定と「試し出勤」の扱いについて事前に整理しておく必要があります。
復職後の給与：段階的な設定は可能か
復職後の給与については、就業規則の定めが基準になります。「復職後は一定期間、給与を段階的に引き上げる」という規定を設けることは、合理的な内容であれば可能とされています。ただし、根拠のない減額や、事前の説明なく一方的に給与を下げることはトラブルの原因になります。復職日・給与額・勤務条件を書面で確認することが実務上の基本です。
また、復職後に勤務形態が変わった場合（例：短時間勤務への移行）は、社会保険の月額変更届（随時改定）の要否を確認することも忘れずに行ってください。随時改定とは、固定的賃金の変動などによって標準報酬月額が2等級以上変わった場合に届け出が必要になる手続きです。
試し出勤（リハビリ出勤）の扱い
本格的な復職の前段階として「試し出勤（リハビリ出勤）」を設けるケースが増えています。この制度の法的位置づけを曖昧にしたままにすると、賃金や労災の問題が発生することがあります。
- 労務提供として扱う場合：会社は最低賃金以上の給与を支払わなければならず、労働時間の管理も必要です。この場合、傷病手当金は受給できなくなります。
- 労務提供として扱わない場合：会社は賃金を支払わなくてもよく、傷病手当金の受給継続が可能です。ただし、会社は業務上の指示・指揮命令を行わないことが条件であり、あくまで「職場に慣れるための観察期間」として明確に位置づける必要があります。
どちらの扱いにするかを事前に決め、従業員本人と書面で合意しておくことが不可欠です。口頭だけの取り決めでは、後になって認識の齟齬が生じやすくなります。
主治医の「復職可」診断書だけで復職を決める必要はない
主治医が「復職可能」と記載した診断書を提出した場合でも、会社はその診断書のみをもって復職を決定しなければならないわけではありません。最高裁判例においても、会社は産業医の意見や職場環境等を総合的に判断した上で復職可否を決定できると示されています。
具体的な復職判断プロセスとして、「主治医の診断書取得 → 産業医面談 → 会社による総合判断」という流れを就業規則または運用規程に明記しておくことが望ましいです。メンタル不調からの復職支援には、専門的な視点が欠かせません。メンタルカウンセリング（EAP）を活用して、従業員本人のサポート体制を整えることも、スムーズな職場復帰を後押しする有効な手段です。
実践ポイント：チェックリストで漏れなく対応する
ここまで解説した内容を、休職開始から復職までのフェーズ別にポイントとして整理します。
休職開始時に行うこと
- 就業規則の休職規定（休職事由・期間・給与扱い・復職条件）を確認する
- 本人に書面で休職命令または休職届受理の通知を行う
- 傷病手当金制度の存在と申請方法を速やかに本人に案内する
- 社会保険料が休職中も発生することを本人に説明し、回収方法（毎月振込・復職後精算など）を書面で取り決める
休職中に行うこと
- 月1回程度の状況確認を、就業規則の規定に基づいて実施する（過度な連絡は逆効果になる場合がある）
- 傷病手当金申請書の事業主証明欄を速やかに記入する
- 社会保険料の未回収リスクを管理し、長期化する場合は精算合意書を取り交わす
- 休職期間満了が近づいたら書面で本人に通知する（自動退職・解雇規定がある場合は特に注意）
復職時に行うこと
- 復職判断プロセス（主治医診断書→産業医面談→会社判断）を文書化する
- 試し出勤を実施する場合は、労務提供の有無と給与・保険の取り扱いを書面で明確にする
- 復職日・給与額・勤務条件を書面で確認し、本人と合意する
- 社会保険の月額変更届（随時改定）の要否を確認する
まとめ
休職・復職に関わる給与と保険の手続きは、知識なしに対応すると後から取り返しのつかない問題に発展することがあります。本記事で解説した要点を改めて整理すると、次のとおりです。
- 休職中の給与は原則として支払い義務なし（ノーワーク・ノーペイ）。ただし就業規則の定めが優先される
- 社会保険料は休職中も継続して発生するため、回収方法を休職開始時に取り決めておくことが重要
- 傷病手当金の申請者は従業員本人。会社の役割は事業主証明欄の記入であり、早期の案内が必要
- 業務上の疾病・負傷は労災保険の対象であり、傷病手当金とは区別される
- 試し出勤の法的位置づけは事前に明確化し、書面で合意することが不可欠
- 復職可否の判断は主治医診断書だけでなく、産業医意見や職場環境を含めた総合判断が望ましい
これらの対応を適切に行うためには、就業規則の整備と、社労士・産業医などの専門家との連携体制が欠かせません。専任のスタッフがいない中小企業ほど、外部の専門家リソースを積極的に活用することが、会社と従業員双方を守ることにつながります。
よくある質問（FAQ）
休職中、社会保険料の支払いが滞った場合はどうなりますか？
社会保険料を会社が納付できない場合、延滞金が発生する可能性があります。また、保険料の未納が続くと最終的に従業員の保険給付に支障をきたすケースもあります。会社が本人分を立て替えて支払い、後日精算する場合は、必ず書面で合意内容を記録しておくことが重要です。長期化が見込まれる場合は早めに社会保険労務士に相談することをお勧めします。
傷病手当金の申請はいつから始めればよいですか？
傷病手当金は、連続した3日間の待期期間が完成した後、4日目以降の休業日から支給対象となります。申請は月単位でまとめて行うことが一般的ですが、支給開始まで時間がかかることもあるため、休職が確定した時点で速やかに本人に制度を案内し、申請準備を始めることが望ましいです。なお、申請書類は協会けんぽや加入している健康保険組合から入手できます。
就業規則に休職規定がない場合、どう対応すればよいですか？
就業規則に休職・復職に関する規定がない場合、休職期間や給与の扱い、復職条件などがすべて曖昧になり、トラブルが生じやすくなります。まずは社会保険労務士に相談して、休職事由・期間・給与扱い・復職条件・満了時の取り扱いなどを定めた規定を整備することが先決です。規定整備の前に休職者が出た場合は、個別の合意書で対応しながら速やかに就業規則の改定を進めてください。
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